招標(biāo)文件標(biāo)準(zhǔn)化及信息系統(tǒng)建設(shè)的探索實踐

宋大鵬

（北京華電電子商務(wù)科技有限公司，北京 100053）

1 招標(biāo)文件標(biāo)準(zhǔn)化背景

2017 年國家發(fā)改委發(fā)布《“互聯(lián)網(wǎng)＋”招標(biāo)采購行動方案》，要求大力發(fā)展電子化招標(biāo)采購，促進(jìn)招標(biāo)采購與互聯(lián)網(wǎng)深度融合。同時，以移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能為代表的新一代信息通信（ICT）技術(shù)對于招標(biāo)咨詢行業(yè)產(chǎn)生了深刻的影響并得到廣泛推廣應(yīng)用。

《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法實施條例》對電子招投標(biāo)活動進(jìn)行了規(guī)范。《電子招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)的提出，對電子招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)的開發(fā)、檢測、認(rèn)證、運營提出了統(tǒng)一的平臺運行標(biāo)準(zhǔn)。招標(biāo)流程固定化、評標(biāo)流程固定化對招標(biāo)環(huán)節(jié)的可控、客觀、公正性起到了一定的監(jiān)督管理作用。骨架健全，還需血液循環(huán)，在招標(biāo)執(zhí)行中流轉(zhuǎn)的各種文件打通了招標(biāo)整個環(huán)節(jié)，其中招標(biāo)文件無疑是關(guān)鍵性文件，甚至對招標(biāo)結(jié)果起到?jīng)Q定性作用。招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行招標(biāo)文件編制時的耗費隱形成本巨大，成為了目前招標(biāo)工作的痛點。根據(jù)多年的招標(biāo)行業(yè)經(jīng)驗，考慮到項目的共性和特性，招標(biāo)文件結(jié)構(gòu)拆分細(xì)化為招標(biāo)文件標(biāo)準(zhǔn)化提供了契機(jī)。為保證招標(biāo)文件編制的規(guī)范性、完整性和準(zhǔn)確性，避免招標(biāo)采購過程糾紛的發(fā)生以及減少招投標(biāo)雙方的風(fēng)險，就必須對招標(biāo)文件進(jìn)行規(guī)范，編制和推行招標(biāo)文件示范文本，供招標(biāo)人編制時參考，從而更好地為招標(biāo)采購服務(wù)。

本文研究的目的在于整合原有的電子招投標(biāo)平臺，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行升級改造，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化招標(biāo)文件的編制功能及智能招評標(biāo)功能。通過標(biāo)準(zhǔn)化范本與智能化招評標(biāo)系統(tǒng)的實現(xiàn)，讓招投標(biāo)工作更加智能、高效、便捷，也盡可能減少人為的自由裁量權(quán)，實現(xiàn)應(yīng)用創(chuàng)新，打造規(guī)范、公平、公正的評標(biāo)環(huán)境。

2 招標(biāo)文件標(biāo)準(zhǔn)化模板

招標(biāo)文件標(biāo)準(zhǔn)化模板是工作的前提，目前電力行業(yè)尚未出臺規(guī)范的招標(biāo)文件“標(biāo)準(zhǔn)化版本”，因此需首先規(guī)范招標(biāo)文件格式，建立招標(biāo)文件模板數(shù)據(jù)庫，為實現(xiàn)招標(biāo)文件編制的電子化操作奠定基礎(chǔ)（如圖1 所示）。筆者所在集團(tuán)在系統(tǒng)內(nèi)外各編制單位的通力合作下，高效推進(jìn)了招標(biāo)文件標(biāo)準(zhǔn)化工作。

圖1 招標(biāo)文件標(biāo)準(zhǔn)化、結(jié)構(gòu)化功能架構(gòu)

一是組織調(diào)研制定編制規(guī)范。結(jié)合招標(biāo)文件標(biāo)準(zhǔn)化實踐制定了某集團(tuán)《招標(biāo)文件范本結(jié)構(gòu)化信息化編制規(guī)范》，作為后續(xù)標(biāo)準(zhǔn)化工作的工作指南，規(guī)范規(guī)定了范本的基本信息、標(biāo)準(zhǔn)章節(jié)目錄、系統(tǒng)變量、自定義變量、評標(biāo)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化等。

二是收集與分析典型樣例，設(shè)計招標(biāo)文件范本格式。通過收集歷年招標(biāo)文件樣例，分析典型樣例及其構(gòu)成，歸納、設(shè)計招標(biāo)文件的初步格式。在明確招標(biāo)文件初步格式的基礎(chǔ)上，深入研究招標(biāo)文件樣例，對不同項目之間的差異性和共性進(jìn)行梳理，對招標(biāo)文件范本分類管理，對其中的固化和非固化的內(nèi)容進(jìn)行梳理。編制時固化部分內(nèi)容可不做修改，非固化部分根據(jù)信息化系統(tǒng)的業(yè)務(wù)邏輯生成。

三是組織行業(yè)專家完善、評審招標(biāo)文件范本模板。為保證招標(biāo)文件科學(xué)性、權(quán)威性、實用性，召集、組建各領(lǐng)域?qū)＜医M成評審小組，詳細(xì)討論研究招標(biāo)文件范本，在聽取專家修改意見修訂范本基礎(chǔ)上，將制定的招標(biāo)文件范本提報審批，確認(rèn)最終招標(biāo)文件范本樣式。

筆者所在集團(tuán)實現(xiàn)了招標(biāo)各類文件標(biāo)準(zhǔn)化和通用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化。已發(fā)布主機(jī)、主要輔機(jī)、主體施工、設(shè)計、監(jiān)理等商務(wù)部分的標(biāo)準(zhǔn)化文件，發(fā)布了電纜、變壓器、大壩安全監(jiān)測、開關(guān)柜等通用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化文件，并要求所有采購單位按照發(fā)布的招標(biāo)采購標(biāo)準(zhǔn)和通用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購。

3 招標(biāo)文件標(biāo)準(zhǔn)化信息系統(tǒng)

招標(biāo)文件標(biāo)準(zhǔn)化、結(jié)構(gòu)化信息系統(tǒng)是招標(biāo)文件標(biāo)準(zhǔn)化工作落地的信息化系統(tǒng)，依托電子招投標(biāo)系統(tǒng)對標(biāo)書相關(guān)功能進(jìn)行擴(kuò)展，主要涵蓋招標(biāo)文件范本管理、招標(biāo)文件編制、投標(biāo)和評標(biāo)四個功能模塊。

系統(tǒng)用戶角色包括范本編制人員、范本審核人員、招標(biāo)人、招標(biāo)項目經(jīng)理、投標(biāo)人。范本編制人員負(fù)責(zé)新建和修改范本；范本審核人員負(fù)責(zé)審核、廢止、生效范本；招標(biāo)采購的業(yè)主方招標(biāo)人負(fù)責(zé)制作初版的招標(biāo)文件；招標(biāo)項目經(jīng)理負(fù)責(zé)參與招標(biāo)采購項目的管理工作，組織招標(biāo)，編輯招標(biāo)（公告）文件；投標(biāo)人參與招標(biāo)采購項目投標(biāo)，負(fù)責(zé)投標(biāo)文件制作與投標(biāo)。

3.1 招標(biāo)文件范本編制客戶端

招標(biāo)文件范本管理功能模塊，是對招標(biāo)文件范本的初始編制、滾動修編、版本升級、廢止等全過程數(shù)字化管理。該模塊通過將傳統(tǒng)文本文件轉(zhuǎn)換為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)電文，可實現(xiàn)對范本使用規(guī)則的精準(zhǔn)控制，減少招標(biāo)文件編制人的自由裁量權(quán)，有效提升招標(biāo)文件編制工作規(guī)范性。通過對范本進(jìn)行分類管理，可實現(xiàn)招標(biāo)文件范本在某集團(tuán)公司范圍內(nèi)的便捷共享和高效應(yīng)用，將有效提升管理水平和應(yīng)用效率。具體功能如下：

招標(biāo)文件范本編制客戶端——范本編制人或?qū)徍巳耸褂迷谡袠?biāo)服務(wù)端注冊的賬號，完成招標(biāo)文件范本編制客戶端的登錄。

范本編制人員對范本的管理——對本地范本的管理：查詢、新建（默認(rèn)模板新建、復(fù)制已有模板新建、導(dǎo)入文件新建）、刪除、導(dǎo)出模板文件、上傳至平臺服務(wù)端。編制人新建范本時需選擇采購類型、產(chǎn)業(yè)類型、項目類型。

范本編制人員對平臺范本的管理——獲取平臺范本列表，查詢、下載、刪除、導(dǎo)出以及重新修改平臺范本。

范本審核人對平臺范本的管理——對平臺范本的管理：獲取平臺范本列表，查詢、下載、刪除、生效、廢棄、導(dǎo)出平臺范本。

范本制作——編制人使用招標(biāo)文件范本編制客戶端，依據(jù)基礎(chǔ)范本編制結(jié)構(gòu)化范本。包括對招標(biāo)公告、評標(biāo)辦法、投標(biāo)文件格式等內(nèi)容的編輯，將基礎(chǔ)范本中的系統(tǒng)變量和招標(biāo)人自定義變量標(biāo)記上系統(tǒng)可識別的書簽。

3.2 招標(biāo)客戶端

招標(biāo)文件編制功能模塊，是基于招標(biāo)人選用的招標(biāo)文件范本，自動嵌入招標(biāo)項目相關(guān)信息，并自動生成招標(biāo)文件初稿。招標(biāo)文件編制人須按照范本預(yù)設(shè)規(guī)則編制項目招標(biāo)文件，可提升招標(biāo)文件編制質(zhì)量和規(guī)范性。通過對投標(biāo)文件結(jié)構(gòu)、文件模板、響應(yīng)內(nèi)容的精準(zhǔn)控制，將有利于規(guī)范招標(biāo)文件編制，提升招標(biāo)質(zhì)量；同時，通過招標(biāo)文件編制軟件與某集團(tuán)公司招標(biāo)計劃管理系統(tǒng)的無縫銜接，確保招標(biāo)文件編制、流轉(zhuǎn)和使用的版本一致性，進(jìn)而提升招標(biāo)工作效率。具體功能如下：

啟動招標(biāo)客戶端——招標(biāo)人直接登錄招標(biāo)客戶端，制作招標(biāo)文件；招標(biāo)項目經(jīng)理通過招標(biāo)服務(wù)端制作招標(biāo)（資審、公告等）文件節(jié)點，選擇項目計劃或招標(biāo)項目，啟動招標(biāo)客戶端。

招標(biāo)人編輯招標(biāo)文件——招標(biāo)人登錄招標(biāo)客戶端后，選擇招標(biāo)文件范本，編輯資格條件、評標(biāo)辦法以及范本中規(guī)定的招標(biāo)人可編輯部分；編輯完成后，將采購計劃和結(jié)構(gòu)化招標(biāo)文件提交到招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)。

招標(biāo)項目經(jīng)理編輯招標(biāo)文件——招標(biāo)項目經(jīng)理登錄招標(biāo)服務(wù)端，通過采購計劃創(chuàng)建招標(biāo)項目，制作招標(biāo)文件的節(jié)點，啟動招標(biāo)客戶端，對招標(biāo)階段的招標(biāo)文件進(jìn)行編輯。啟動招標(biāo)客戶端時，需下載采購計劃中的招標(biāo)文件，在此基礎(chǔ)上繼續(xù)編輯。招標(biāo)項目經(jīng)理對招標(biāo)文件的編輯包括：同步項目信息、編輯招標(biāo)公告、編輯評標(biāo)辦法、制作結(jié)構(gòu)化報價表、導(dǎo)入招標(biāo)工程清單、編輯投標(biāo)文檔結(jié)構(gòu)。

項目經(jīng)理上傳招標(biāo)文件——招標(biāo)項目經(jīng)理使用招標(biāo)客戶端完成招標(biāo)文件制作后，可上傳到電商平臺，繼續(xù)后續(xù)招標(biāo)操作。

資格預(yù)審文件編輯——資格預(yù)審文件跟招標(biāo)文件為兩份文件，對于有資格預(yù)審階段的項目，招標(biāo)人需要提交資格預(yù)審文件和招標(biāo)文件。制作資格預(yù)審文件需要選擇資格預(yù)審文件的范本。

3.3 投標(biāo)客戶端

投標(biāo)功能模塊，要求投標(biāo)人須按招標(biāo)文件規(guī)定的文件結(jié)構(gòu)、文件模板進(jìn)行投標(biāo)文件編制，有效避免投標(biāo)人修改投標(biāo)函、法人授權(quán)函、廉潔承諾書等標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容的情況。投標(biāo)人還須對招標(biāo)文件規(guī)定的詳細(xì)評審內(nèi)容進(jìn)行逐一響應(yīng)，同時，投標(biāo)人須使用合法的數(shù)字證書進(jìn)行電子簽章和電子簽名，確保投標(biāo)文件具有法律效力和防止篡改。投標(biāo)人對經(jīng)電子簽名的投標(biāo)文件本地加密后，再上傳服務(wù)器完成投標(biāo)，確保投標(biāo)文件保密性和安全性。具體功能如下：

登錄投標(biāo)客戶端——投標(biāo)人使用在招標(biāo)服務(wù)端上注冊的賬號信息，在投標(biāo)客戶端完成登錄。

項目列表和詳情——投標(biāo)人登錄客戶端后，可查看到本人參與的項目列表信息，進(jìn)入某一具體項目，可查看該項目的詳情。

下載參與項目的招標(biāo)文件和澄清文件——使用在招標(biāo)服務(wù)端上注冊的賬號，登錄投標(biāo)客戶端；在投標(biāo)客戶端上可查看到投標(biāo)人參與的項目列表，進(jìn)入要參與的項目，可完成招標(biāo)文件和澄清文件的下載和查看。

編輯投標(biāo)文件——投標(biāo)人進(jìn)入要投標(biāo)的項目，啟動投標(biāo)文件的編輯，完成結(jié)構(gòu)化響應(yīng)、指標(biāo)綁定、報價表清單的編輯等。投標(biāo)文件的結(jié)構(gòu)化制作包括根據(jù)招標(biāo)文件要求展示和響應(yīng)技術(shù)規(guī)范、資質(zhì)證明文件、報價表等；可以依據(jù)招標(biāo)文件要求導(dǎo)入工程量清單；支持評審指標(biāo)項關(guān)聯(lián)到投標(biāo)文件等。投標(biāo)人在投標(biāo)前，可檢查投標(biāo)文件的完整性，包括是否有文件、是否有簽章、評審指標(biāo)的響應(yīng)情況、投標(biāo)報價情況。

加密投標(biāo)、撤標(biāo)——投標(biāo)人對投標(biāo)文件簽名、加密后上傳至招標(biāo)服務(wù)端；投標(biāo)截止之前可撤回投標(biāo)文件重新投遞。投標(biāo)人完成投標(biāo)文件的編輯后，可插入CA鑰匙，對投標(biāo)文件進(jìn)行簽名和加密，并將投標(biāo)文件上傳，完成投標(biāo)；在投標(biāo)截止前，可撤回投標(biāo)文件重新編輯，重新投標(biāo)。

3.4 評標(biāo)功能

評標(biāo)功能模塊，可實現(xiàn)電子評標(biāo)系統(tǒng)自動提取所有有效投標(biāo)的響應(yīng)內(nèi)容，自動生成評標(biāo)因素對比表，有效提升評標(biāo)工作效率。通過對比投標(biāo)文件中記錄的投標(biāo)人電腦硬件信息，輔助進(jìn)行圍標(biāo)串標(biāo)審查；根據(jù)評委打分結(jié)果，自動匯總形成商務(wù)、技術(shù)、綜合匯總表；根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)模板，自動生成評標(biāo)報告和監(jiān)督報告；評標(biāo)結(jié)果全部經(jīng)過電子簽名，確保電子評標(biāo)的有效性。

4 實施及應(yīng)用情況

4.1 文件范本、信息系統(tǒng)與招標(biāo)業(yè)務(wù)深度融合

通過招標(biāo)文件標(biāo)準(zhǔn)化信息系統(tǒng)的建設(shè)，筆者所在集團(tuán)的電子招標(biāo)系統(tǒng)實現(xiàn)了招標(biāo)文件自動生成，促進(jìn)了信息系統(tǒng)與招標(biāo)采購業(yè)務(wù)的深入融合。招標(biāo)文件自動編制系統(tǒng)基于招標(biāo)文件范本和采購需求計劃，打通計劃和招標(biāo)的中間環(huán)節(jié)，實現(xiàn)招標(biāo)文件線上編輯與傳遞，文件直接通過服務(wù)器進(jìn)行存儲，保證文件流轉(zhuǎn)全流程可追溯。

4.2 有效指導(dǎo)招標(biāo)人、代理機(jī)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化地開展工作，提高工作效率

在實踐中，面對復(fù)雜的采購項目時，從業(yè)人員花費大量時間編制招標(biāo)文件，生搬硬套，甚至將工程、貨物、服務(wù)的不同標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行雜糅，嚴(yán)重影響了招標(biāo)采購業(yè)務(wù)的正常開展。招標(biāo)文件范本及信息系統(tǒng)的搭建大大緩解了這一窘境，在綜合考量各類品目特點的基礎(chǔ)上編制采購文件，迅速入門，基于項目業(yè)務(wù)類型個性化要求，實現(xiàn)了招標(biāo)文件結(jié)構(gòu)模塊劃分及內(nèi)容的固定，編制過程可自動套用模板，變量自動替換，僅需維護(hù)標(biāo)識可編輯的個性內(nèi)容，大大提高工作效率。

4.3 提升整體采購管理水平和采購質(zhì)量

招標(biāo)文件范本在全集團(tuán)范圍內(nèi)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對商務(wù)部分的投標(biāo)須知、資格審查要求、評審方法和標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)部分的公共條款進(jìn)行統(tǒng)一描述，可以有效限制招標(biāo)人、代理機(jī)構(gòu)在采購文件中設(shè)置不平等要求。招標(biāo)文件范本的制訂更加科學(xué)和嚴(yán)謹(jǐn)，內(nèi)容更加全面客觀、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)準(zhǔn)確、評分標(biāo)準(zhǔn)可量化，可以有效減少采購文件的重大缺陷和歧義，在一定程度上提高采購效率和質(zhì)量，同時也避免了可能出現(xiàn)的人工疏漏，減少后期招標(biāo)采購風(fēng)險的發(fā)生。