淺談基層人事檔案管理體制機制的創(chuàng)新

徐永旺

摘 要：人事檔案記錄了基層單位的相關(guān)信息，關(guān)系到基層單位的長遠發(fā)展和員工進步，因此需要高度重視基層人事檔案管理體制機制的創(chuàng)新。新時期，應(yīng)該在基層人事檔案管理體制機制中融入創(chuàng)新理念，以此才能推動人力資源的有效開發(fā)，促使基層單位穩(wěn)步發(fā)展。本文將結(jié)合基層人事檔案管理重要性、體制機制創(chuàng)新必要性等進行詳細分析，明確現(xiàn)階段的不足，制訂出針對性策略，以期為實際工作的開展提供參考。

關(guān)鍵詞：基層;人事檔案管理;體制機制;創(chuàng)新策略

人事檔案管理屬于基層單位管理工作中的重要部分，可以讓基層單位工作穩(wěn)步開展，也能實現(xiàn)人力資源的充分利用，清晰呈現(xiàn)基層單位人員配置情況，對于精神文明建設(shè)提供必要的參考依據(jù)。在新時期創(chuàng)新基層單位人事檔案管理體制機制，實現(xiàn)對基層單位內(nèi)部情況的科學(xué)把控，提出合理化和科學(xué)化決策，實現(xiàn)基層單位長遠穩(wěn)定前進。

一、基層人事檔案管理的重要性

人事檔案對于基層單位人員情況進行了詳細記錄，其可以清晰地呈現(xiàn)出人員學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治面貌和職業(yè)素養(yǎng)等多方面的情況，通過科學(xué)備份，為后續(xù)的人力資源管理提供參考，是員工發(fā)展、職業(yè)規(guī)劃的基本評判標準。人事檔案管理的前提條件是檔案信息，只有相關(guān)的信息內(nèi)容真實可靠、全面清晰，才能加強單位對人員情況的了解，對于人員管理創(chuàng)造理想條件。在新時代背景下，基層人事檔案管理的重要性日漸明顯，需要相關(guān)單位高度重視創(chuàng)新方案和手段，確保檔案管理工作趨向穩(wěn)定，達到理想化要求，在吸納人才、應(yīng)用人才、管理人才等方面展示出十足優(yōu)勢。

二、基層人事檔案管理體制機制創(chuàng)新的必要性

新階段，基層單位應(yīng)該清楚認識人事檔案管理的重要性，這對當(dāng)前市場經(jīng)濟背景下穩(wěn)步開展人力資源管理工作具有重要影響。在目前重要的社會轉(zhuǎn)型期，人才的作用日漸體現(xiàn)，人事檔案管理工作承擔(dān)著十分艱巨的任務(wù)，需要通過更為完善的體制機制推動相關(guān)工作的開展，也讓人事檔案資源發(fā)揮出最大效用。

首先，相關(guān)體制機制的建立可以體現(xiàn)出激勵性，尤其是在基層單位部門考核和成果表現(xiàn)等多個管理目標的實現(xiàn)階段。其次，體制機制的創(chuàng)新發(fā)展還能強化個人對人事檔案的監(jiān)督，對于充分體現(xiàn)人事檔案的基本利用價值具有積極影響。最后，在實踐中創(chuàng)新基層人事檔案管理體制機制，可以更好地適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)社會的基本發(fā)展需要，同時也能保證檔案規(guī)范化管理成果更加顯著。綜上所述，需要認可基層人事檔案管理體制機制創(chuàng)新的意義，厘清當(dāng)前創(chuàng)新改革的思路，采取一切行動推進相關(guān)工作。

三、基層人事檔案管理體制機制創(chuàng)新實踐現(xiàn)狀

人事檔案管理體制機制的創(chuàng)新是關(guān)鍵，但是也應(yīng)該明確當(dāng)前存在的主要問題，必須在人員素質(zhì)、體制機制和法律法規(guī)等不同方面加以分析，確保采取的實際行動體現(xiàn)出針對性。

1.管理人員素質(zhì)待提升

檔案對于基層單位的發(fā)展具有理想的推動作用，因此在基層單位中扮演著重要角色，需要明確檔案管理工作的落實價值。檔案管理本身是相對復(fù)雜的工作，涉及煩瑣的流程，作為直接參與者的管理人員，更應(yīng)該具備較高的素質(zhì)，以此才能勝任該項工作。但是綜合近些年的情況，發(fā)現(xiàn)基層單位檔案管理人員出現(xiàn)了流動率較高的情況，重要原因是他們難以享受到公務(wù)員應(yīng)該享受的待遇，加之專項培訓(xùn)和教育不到位，使其綜合素質(zhì)以及工作水平較低，阻礙了基層單位人事檔案管理工作的順利開展。

2.相應(yīng)管理體制機制落后

目前，我國很多基層單位還是沿用了傳統(tǒng)的檔案管理模式，未能結(jié)合當(dāng)前的時代變化趨勢進行改革和創(chuàng)新，使基層單位調(diào)崗、人才流動等較為頻繁?；鶎訂挝辉陂_展各項工作時，均應(yīng)該具備可靠的管理體制和機制作為保障，以此才能促使相關(guān)活動穩(wěn)步推進，保證規(guī)范管理工作人員，提升檔案管理工作實效。但是，目前基層單位不具備完善的管理體制和機制，很多參與工作的人員專業(yè)意識不強，加之缺乏責(zé)任感，使人事檔案管理工作難以落實，檔案在基層單位中的基本效力無法呈現(xiàn)。

3.信息化程度不夠理想

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各個行業(yè)展示出自身優(yōu)勢，基層人事檔案管理也不例外，應(yīng)認可先進管理手段的基本利用價值。計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能夠提升人事檔案管理工作效率，對于基本的工作質(zhì)量提供必要的支持。但是結(jié)合當(dāng)前情況來看，即便是基層單位運用了現(xiàn)代化手段，但仍未明顯轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)手工操作模式，很多管理者認為現(xiàn)代化管理系統(tǒng)不夠安全，實際的可靠性亟待驗證。甚至還存在某些管理者直接將員工信息和檔案目錄存放至計算機中，一旦出現(xiàn)外界干擾和錯誤使用的情況，均能影響到檔案管理的準確度，對于后續(xù)工作的開展非常不利。

4.法律法規(guī)建設(shè)落后

結(jié)合檔案管理規(guī)定及要求，發(fā)現(xiàn)檔案的隱私性和真實性格外明顯，因此需要正視基層人事檔案管理中相關(guān)法律法規(guī)的完善程度。目前，關(guān)于該項工作的法律法規(guī)并不完善，甚至體現(xiàn)出明顯的滯后性，這對于人事檔案隱私性和真實性產(chǎn)生負面影響，以至于人事檔案的形成和使用上備受干擾，甚至還包含諸多的造假問題。在根本目標上詳細分析，基層人事檔案管理中應(yīng)該進一步優(yōu)化法律法規(guī)，由此解決管理不規(guī)范、造假嚴重等問題，實現(xiàn)科學(xué)化監(jiān)管，確保人事檔案安全和可靠。

5.信息資源建設(shè)不完善

想要順應(yīng)新趨勢發(fā)展需求，應(yīng)該在信息資源建設(shè)上給予高度關(guān)注，這樣才能強化創(chuàng)新改革力度，使基層人事檔案管理趨向科學(xué)化。在社會經(jīng)濟發(fā)展進程中，基層人事檔案管理反映出信息資源建設(shè)不完善的問題，人才流動性格外明顯，人事檔案管理需要更加快捷，以此才能更好體現(xiàn)人事檔案資源的實時性。但是，現(xiàn)階段反映出的問題是基層人事檔案信息資源建設(shè)缺乏力度，數(shù)字化和信息化明顯不足，導(dǎo)致檔案更新不到位，利用成效大大縮減。

此外，資金的投入問題也是影響到相關(guān)工作的關(guān)鍵，由于資金的投入不到位，使實際工作的開展備受阻礙，直接降低了基層人事檔案管理工作效率。

四、基層人事檔案管理體制機制創(chuàng)新實踐的策略

人事檔案管理工作對基層單位的發(fā)展具有深刻影響，應(yīng)該高度重視社會轉(zhuǎn)型期的背景，實現(xiàn)人事檔案管理體制機制上的變革及創(chuàng)新。具體來說，可以在管理體制的優(yōu)化、人員素質(zhì)的提升等多方面采取行動，由此保證管理模式的完善，轉(zhuǎn)變以往固化的管理思想，促使新時期背景下基層人事檔案管理工作進展更加理想。

1.提高相關(guān)人員專業(yè)能力及綜合素質(zhì)

人員是相關(guān)工作最為直接的參與者，因此他們的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)對工作的影響較大，需要采取合理的方式進行分析，保證通過正確的途徑提升人員素質(zhì)水平?；鶎訂挝蝗耸聶n案管理工作的開展需要高素質(zhì)、專業(yè)性人才，因此需要在日常培訓(xùn)和指導(dǎo)中強化管理人員的責(zé)任意識，使其具備認真負責(zé)、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，主動嚴格保密檔案資料?；鶎訂挝豢山Y(jié)合人員情況，積極構(gòu)建科學(xué)化管理團隊，塑造出復(fù)合型人才隊伍，使基層人事檔案管理工作有條不紊地落實?；鶎訂挝贿€應(yīng)該重點選拔具備責(zé)任心、認真負責(zé)、態(tài)度端正的員工，使其融入管理團隊中，主動接受定期考核、專項培訓(xùn)等，穩(wěn)步提高自身的綜合素質(zhì)，不斷強化專業(yè)技能。為了及時掌握最主流的檔案管理體系，需要組織員工們定時參觀學(xué)習(xí)，踐行與時俱進的管理方針，積極參與到實際的學(xué)習(xí)中。

2.優(yōu)化人事檔案管理頂層設(shè)計

人事檔案管理工作中，應(yīng)該重點考慮基層人事檔案管理的規(guī)范性，使相關(guān)條例清晰、可行。

第一，緊隨時代步伐，明確信息化管理理念的應(yīng)用優(yōu)勢和價值，真正運用信息化管理方式讓頂層設(shè)計趨向現(xiàn)代化、科學(xué)化、智能化。應(yīng)該在日常管理中轉(zhuǎn)變思想，根據(jù)現(xiàn)代化人事檔案管理需要扭轉(zhuǎn)格局，促使新時期基層人事檔案管理工作更上一層樓。第二，在管理階段還需優(yōu)化服務(wù)，需要不斷強化相關(guān)管理者的責(zé)任意識，以此提升檔案管理水平，實際工作必須在遵循規(guī)章制度的前提下加以執(zhí)行，由此對提升效率具有較大幫助，還能實現(xiàn)精準無誤的目標。相關(guān)工作部署階段，需對基層檔案管理條例、制度等進行細致劃分，確保權(quán)責(zé)清晰，確保人事檔案管理工作高效運作。綜上所述，只有將頂層設(shè)計進一步完善，才能為后續(xù)工作的開展提供支持，讓人事檔案管理工作擁有可靠保障。

3.適時完善人事檔案管理規(guī)章

在基層人事檔案工作的開展中，需要認識到人事檔案管理規(guī)章的效力，應(yīng)該采取合理的方式進一步優(yōu)化和完善。在相關(guān)工作開展時，應(yīng)該對具體的規(guī)章制度加以完善，使其發(fā)揮出最大的支持效力。首先，材料的收集應(yīng)該精準可靠，還需體現(xiàn)出即時性，這樣才能為后續(xù)管理提出具體要求。其次，合理安排人事部門的工作，讓新錄用的人員檔案完成有效移交，使人員和檔案流動同步。最后，應(yīng)該規(guī)范人事檔案材料的甄別方法，方便相應(yīng)工作順利推進，排除人事檔案中不清晰的內(nèi)容。還需在具體的實踐中規(guī)避混亂問題，以免其他信息與人事檔案信息混淆，降低相關(guān)資源的真實性。在開展具體的工作時，必須要高度重視細節(jié)之處，只有將規(guī)章制度進一步優(yōu)化，才能促使實際工作的開展有章可循，才能順利推進各項工作。

4.堅持與時俱進，創(chuàng)新管理模式

新時期，人事檔案管理工作面臨著新考驗，應(yīng)該正視現(xiàn)階段實際工作的進展，堅持與時俱進原則，穩(wěn)步創(chuàng)新人事檔案管理模式?；鶎尤耸聶n案管理中，應(yīng)該確保檔案信息的實時性，需要保證其是最新信息，運用新的技術(shù)手段，合理構(gòu)建人事檔案身份追蹤系統(tǒng)，定期核對和檢查人事檔案信息，隨時收集變更的內(nèi)容，做到人事檔案資料的準確性和實時性。在對應(yīng)的信息中，必須要密切關(guān)注多種資料的來源，通過多方面分析判斷人員綜合素質(zhì)。如人員信用記錄和素質(zhì)水平等，都屬于重點關(guān)注的內(nèi)容，也是著重考察的指標，管理者應(yīng)該及時登記和核對。通過這些舉措可以讓檔案信息內(nèi)容更為真實有效，發(fā)揮出檔案資源的參考價值，在緊跟時代發(fā)展進程的同時，也能在本質(zhì)上優(yōu)化傳統(tǒng)管理模式，改變以往低效率的情況。根據(jù)時代的發(fā)展趨勢，應(yīng)該不斷調(diào)整規(guī)劃方案，促使實際工作進展更加明顯。

5.重點推行網(wǎng)絡(luò)化管理

信息時代，科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展讓相關(guān)工作的開展受到影響，除了融入了新的元素外，還誕生了眾多新型模式，這對提升工作實效具有一定幫助。人事檔案信息化建設(shè)是必然趨勢，屬于新時代背景下基層人事檔案管理重點關(guān)注的內(nèi)容，應(yīng)該主動接受自動化辦公模式，明確數(shù)字化和多媒體檔案優(yōu)勢。

其一，基層人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理實踐中，需要確定相對統(tǒng)一的標準，嚴格按照具體的規(guī)范推進檔案信息化建設(shè)工作，使人事檔案管理效率和質(zhì)量同步提升。從本質(zhì)上分析，缺乏標準化的檔案信息化建設(shè)將難以落實，甚至還會埋下隱患，應(yīng)該結(jié)合國內(nèi)外標準，科學(xué)規(guī)劃檔案管理工作。

其二，需要強化高質(zhì)量檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建力度，明確人事檔案數(shù)字化形式存在的意義，將其合理運用和保存，提升監(jiān)管效力和質(zhì)量。數(shù)字化檔案重點是以數(shù)據(jù)庫的形式加以存放，因此相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫必須保證完善和可靠，還應(yīng)該體現(xiàn)出實際的效力和運用優(yōu)勢，保證為人事檔案的快速流通提供便利，使管理和利用都能及時滿足。

五、結(jié)語

當(dāng)前，我國基層單位檔案管理工作面臨著新的要求，尤其是在人力資源重要性日漸突出的今天，更應(yīng)該高度重視基層人事檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)性和合理性。通過本文的詳細概述，明確了現(xiàn)階段基層人事檔案管理體制機制創(chuàng)新的思路，在擬定的相關(guān)策略中，旨在讓基層單位認識到人事檔案管理的意義，應(yīng)該主動融入信息化元素，逐步邁上新臺階，使基層單位長遠發(fā)展擁有不竭動力，提升人力資源實際利用率，維護和諧社會的構(gòu)建。

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（作者單位：將樂縣人事人才公共服務(wù)中心）