基于分工與交易理論的檔案服務(wù)業(yè)形成發(fā)展研究

孫柯貞

摘 要：基于分工與交易理論，系統(tǒng)分析了檔案服務(wù)業(yè)形成和發(fā)展的理論內(nèi)涵、驅(qū)動(dòng)因素和未來(lái)趨勢(shì)，研究表明：檔案服務(wù)業(yè)是分工專業(yè)化和交易成本節(jié)約共同作用形成的，檔案服務(wù)需求方降低經(jīng)營(yíng)成本的利益驅(qū)動(dòng)、數(shù)字化及信息化在檔案服務(wù)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用、檔案服務(wù)規(guī)范等法規(guī)政策的頒布執(zhí)行是檔案服務(wù)業(yè)發(fā)展的驅(qū)動(dòng)因素;服務(wù)內(nèi)容鏈條化、交易模式平臺(tái)化、服務(wù)形式個(gè)性化、運(yùn)營(yíng)管理智能化是中國(guó)檔案服務(wù)業(yè)的未來(lái)發(fā)展方向。為推動(dòng)檔案服務(wù)業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，應(yīng)著重從重視檔案人才培養(yǎng)、推動(dòng)檔案新技術(shù)研發(fā)、完善檔案標(biāo)準(zhǔn)體系、引導(dǎo)供需有效銜接以及加強(qiáng)行業(yè)監(jiān)督管理等方面采取措施。

關(guān)鍵詞：檔案服務(wù)業(yè);分工理論;交易理論;動(dòng)因;趨勢(shì)

伴隨檔案工作專業(yè)化建設(shè)和社會(huì)化協(xié)作，檔案服務(wù)市場(chǎng)將原本檔案部門自身內(nèi)部所需完成的檔案業(yè)務(wù)，利用檔案產(chǎn)業(yè)鏈條的分工網(wǎng)絡(luò)正效應(yīng)，通過(guò)市場(chǎng)交易方式交由專業(yè)化的檔案社會(huì)化服務(wù)機(jī)構(gòu)完成，有效提高了檔案工作的效率和效能。為順應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，2020年國(guó)家檔案局發(fā)布新版《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》，2016年浙江省檔案局發(fā)布《關(guān)于促進(jìn)我省檔案服務(wù)業(yè)健康發(fā)展的意見(jiàn)》，為檔案服務(wù)業(yè)的快速發(fā)展提供了行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和政策依據(jù)。

檔案工作引入服務(wù)外包是機(jī)關(guān)、高校、企業(yè)等檔案工作的未來(lái)趨勢(shì)。各級(jí)檔案館和機(jī)關(guān)檔案室向社會(huì)購(gòu)買事務(wù)性管理服務(wù)，是解決檔案部門人少事多問(wèn)題的出路之一。目前，檔案服務(wù)外包業(yè)務(wù)局限于檔案整理工作流程且受政府政策的影響和制約較大，其中檔案信息安全性不足、區(qū)域分布不均衡、外包市場(chǎng)管理制度不健全、供給需求對(duì)接效率低、資質(zhì)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)缺乏、從業(yè)人員數(shù)量不足且素質(zhì)較低等因素是企業(yè)檔案服務(wù)外包存在風(fēng)險(xiǎn)的主要原因。因此，應(yīng)堅(jiān)持合理性、全面性、前瞻性等原則，鼓勵(lì)購(gòu)買服務(wù)、加強(qiáng)行政監(jiān)管、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控、加大行業(yè)交流、優(yōu)化服務(wù)保障。

綜上，檔案服務(wù)業(yè)的研究仍處于起步階段，現(xiàn)有研究主要關(guān)注檔案服務(wù)業(yè)的問(wèn)題困境、發(fā)展思路、對(duì)策建議等，對(duì)于檔案服務(wù)業(yè)的理論內(nèi)涵、驅(qū)動(dòng)因素以及發(fā)展路徑等方面尚未展開(kāi)系統(tǒng)研究。

本文嘗試從理論研究的視角厘清檔案服務(wù)業(yè)形成的理論內(nèi)涵，探討檔案服務(wù)業(yè)發(fā)展的驅(qū)動(dòng)因素，并結(jié)合理論內(nèi)涵分析其可能的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，為推進(jìn)檔案服務(wù)業(yè)的實(shí)踐發(fā)展提供理論參考。

一、檔案服務(wù)業(yè)形成的理論內(nèi)涵

檔案管理工作從傳統(tǒng)封閉的自我完成到借助市場(chǎng)分工的外包化并形成檔案服務(wù)業(yè)，這一組織變遷或替代過(guò)程有其必然的理論內(nèi)涵：技術(shù)進(jìn)步的專業(yè)分工深化和資源配置優(yōu)化的交易成本節(jié)省。

1.檔案服務(wù)業(yè)形成的分工理論內(nèi)涵

分工理論認(rèn)為，分工是通過(guò)市場(chǎng)來(lái)協(xié)調(diào)的，通過(guò)推進(jìn)專業(yè)化生產(chǎn)，獲取產(chǎn)品或服務(wù)最適合生產(chǎn)規(guī)模所帶來(lái)的規(guī)模經(jīng)濟(jì)。檔案服務(wù)業(yè)是社會(huì)分工和專業(yè)化發(fā)展的產(chǎn)物，通過(guò)檔案工作的專業(yè)化分工，使檔案服務(wù)供需雙方的業(yè)務(wù)活動(dòng)能夠集中于各自核心職能上。檔案管理活動(dòng)是企業(yè)等市場(chǎng)主體的重要職能之一，為了充分發(fā)揮其核心業(yè)務(wù)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，企業(yè)將這一職能外化于企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理，由獨(dú)立的檔案服務(wù)企業(yè)來(lái)提供。企業(yè)等市場(chǎng)主體的檔案服務(wù)需求，帶動(dòng)了專門從事檔案服務(wù)產(chǎn)品供給的企業(yè)主體，而專注于產(chǎn)品供給的檔案服務(wù)企業(yè)通過(guò)自身運(yùn)營(yíng)積累的技術(shù)知識(shí)和行業(yè)內(nèi)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，不斷提高其檔案服務(wù)的供給效率，獲得專業(yè)化報(bào)酬遞增效應(yīng)。在這一過(guò)程中，企業(yè)等市場(chǎng)主體將核心業(yè)務(wù)之外的檔案工作職能市場(chǎng)化，與通過(guò)市場(chǎng)機(jī)制承接其檔案業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移的檔案服務(wù)企業(yè)形成分工關(guān)系，是檔案管理活動(dòng)的內(nèi)容聚焦，為檔案服務(wù)業(yè)的形成和發(fā)展提供了市場(chǎng)空間，其本質(zhì)就是在分工深化的過(guò)程中企業(yè)等市場(chǎng)主體將提供部分或全部檔案管理服務(wù)的職能逐漸從“內(nèi)部經(jīng)營(yíng)”轉(zhuǎn)向“外部購(gòu)買”的結(jié)果。

2.檔案服務(wù)業(yè)形成的交易理論內(nèi)涵

交易成本理論起源于《企業(yè)的性質(zhì)》，文中認(rèn)為“利用價(jià)格機(jī)制是需要支付成本的”。對(duì)于檔案服務(wù)需求方來(lái)說(shuō)，檔案管理作為專業(yè)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，使檔案服務(wù)需求主體在組織內(nèi)部進(jìn)行檔案管理活動(dòng)時(shí)，需要投入一系列的專用性資產(chǎn)和相應(yīng)的管理資源，同時(shí)還要面臨因?yàn)榻M織內(nèi)部的機(jī)會(huì)主義行為等所帶來(lái)的效率損失，使檔案服務(wù)需求主體有沖動(dòng)利用市場(chǎng)交易來(lái)完成這一活動(dòng)，而檔案管理活動(dòng)外包也會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的交易成本。因而，檔案管理活動(dòng)采取市場(chǎng)交易手段還是采取內(nèi)部經(jīng)營(yíng)手段，是通過(guò)交易成本和管理成本的比較確定的。對(duì)于檔案服務(wù)企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理的專業(yè)化經(jīng)營(yíng)使其能夠積極面對(duì)行業(yè)內(nèi)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，通過(guò)引進(jìn)新技術(shù)和經(jīng)營(yíng)中的“干中學(xué)”，不斷提高其檔案服務(wù)的供給效率，使檔案管理活動(dòng)在更大市場(chǎng)范圍內(nèi)運(yùn)作，進(jìn)一步降低生產(chǎn)成本，獲取專業(yè)化報(bào)酬遞增效應(yīng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)單個(gè)檔案服務(wù)需求主體所不能達(dá)到的高質(zhì)量檔案管理服務(wù)的低成本提供。在檔案服務(wù)的市場(chǎng)交易過(guò)程中，只有檔案服務(wù)的市場(chǎng)交易成本低于其內(nèi)部經(jīng)營(yíng)成本時(shí)，檔案需求主體才會(huì)選擇通過(guò)市場(chǎng)交易購(gòu)買檔案服務(wù)，而檔案服務(wù)的專業(yè)化生產(chǎn)和規(guī)模化經(jīng)營(yíng)使高質(zhì)量檔案管理服務(wù)的市場(chǎng)交易成本低于其內(nèi)部管理成本成為可能。

二、檔案服務(wù)業(yè)發(fā)展的驅(qū)動(dòng)因素

1.檔案服務(wù)需求方降低經(jīng)營(yíng)成本的利益驅(qū)動(dòng)

檔案管理是企業(yè)日常管理中重要但煩瑣的工作，企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)管理需要配備專業(yè)的檔案庫(kù)房、裝具、監(jiān)控設(shè)備和檔案管理專員等。由于檔案管理業(yè)務(wù)并非普通企業(yè)等檔案服務(wù)需求方的主業(yè)，在資源投入上受到很多限制且無(wú)法形成規(guī)模效應(yīng)，也無(wú)法明確核算企業(yè)應(yīng)該投入的人員成本，普遍將增加企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理成本。但以外包等形式與檔案服務(wù)企業(yè)合作，則有利于核算和控制企業(yè)檔案管理項(xiàng)目成本，對(duì)項(xiàng)目成本能進(jìn)行有效管理。檔案服務(wù)業(yè)的快速發(fā)展，使企業(yè)可以在檔案市場(chǎng)上選擇適宜的合作伙伴，促使檔案在企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮作用的同時(shí)，有效降低檔案服務(wù)需求方的經(jīng)營(yíng)成本。

2.數(shù)字化、信息化在檔案服務(wù)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)等先進(jìn)信息技術(shù)已普遍應(yīng)用于檔案服務(wù)領(lǐng)域，這些數(shù)字化和信息化技術(shù)的應(yīng)用使檔案管理便利快捷的同時(shí)，也使機(jī)關(guān)、高校、企業(yè)等檔案工作部門面臨較為明顯的檔案數(shù)字化和信息化技術(shù)壁壘。這也導(dǎo)致這些檔案工作部門具有強(qiáng)烈的檔案技術(shù)服務(wù)需求，需要社會(huì)化的檔案技術(shù)服務(wù)企業(yè)為其順利開(kāi)展檔案工作提供服務(wù)。此外，信息技術(shù)的進(jìn)步使檔案服務(wù)需求方可以利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)方便地查詢到所需的檔案信息，滿足其日常檔案信息需求，而且檔案服務(wù)供需雙方可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行日常溝通交流，了解客戶的各種信息，有效降低信息不對(duì)稱等不利條件。

3.檔案服務(wù)規(guī)范等法規(guī)政策的頒布執(zhí)行

檔案服務(wù)系統(tǒng)包含了詳盡的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、各類環(huán)節(jié)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、信息化及數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)等，避免了在實(shí)際工作中，出現(xiàn)檔案服務(wù)企業(yè)執(zhí)行各自檔案信息標(biāo)準(zhǔn)的情況。這就有效降低了檔案服務(wù)企業(yè)在從事檔案工作外包過(guò)程中的信息搜尋成本、談判成本等交易成本，進(jìn)而推動(dòng)檔案服務(wù)交易的順利完成。因此，檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化是檔案服務(wù)業(yè)進(jìn)行專業(yè)化分工的必要前提。2018年國(guó)家檔案局頒布實(shí)施的《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》、2020年國(guó)家檔案局發(fā)布的新版《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》以及2016年浙江省檔案局發(fā)布的《關(guān)于促進(jìn)我省檔案服務(wù)業(yè)健康發(fā)展的意見(jiàn)》，為檔案服務(wù)業(yè)的專業(yè)化和規(guī)范化運(yùn)作提供了重要的政策指導(dǎo)，必將明顯降低檔案服務(wù)業(yè)的交易成本。

三、中國(guó)檔案服務(wù)業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)

在信息技術(shù)等新技術(shù)帶來(lái)的專業(yè)化分工、檔案服務(wù)市場(chǎng)深化以及檔案服務(wù)法規(guī)體系完善的作用下，檔案服務(wù)業(yè)勢(shì)必向縱深發(fā)展。結(jié)合當(dāng)前檔案服務(wù)業(yè)的現(xiàn)狀特征，研判中國(guó)檔案服務(wù)業(yè)的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，可以歸納為服務(wù)內(nèi)容鏈條化、交易模式平臺(tái)化、服務(wù)形式個(gè)性化、運(yùn)營(yíng)管理智能化等四個(gè)方面。

1.服務(wù)內(nèi)容鏈條化

目前，檔案服務(wù)業(yè)基于“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)下的細(xì)分行業(yè)，深度精細(xì)化服務(wù)，促使檔案服務(wù)業(yè)綜合型的全產(chǎn)業(yè)鏈服務(wù)外包發(fā)展。其中，單一型檔案服務(wù)外包主要涉及檔案整理單一環(huán)節(jié)，外包服務(wù)內(nèi)容主要包含歸檔寄存、數(shù)字化整理等，服務(wù)外包組織之間聯(lián)結(jié)性較弱;綜合型全產(chǎn)業(yè)鏈檔案服務(wù)外包是指涉及檔案的形成、利用、銷毀各個(gè)環(huán)節(jié)，形成全產(chǎn)業(yè)鏈的檔案服務(wù)外包閉環(huán)，具體來(lái)講包含檔案寄存、數(shù)字化、整理、管理咨詢、開(kāi)發(fā)利用、銷毀等6種服務(wù)。從長(zhǎng)期來(lái)看，全產(chǎn)業(yè)鏈服務(wù)是檔案服務(wù)業(yè)重要發(fā)展方向，旨在向檔案服務(wù)需求主體提供一站式的檔案服務(wù)方案。

2.交易模式平臺(tái)化

一般而言，檔案服務(wù)交易模式演變可以概括為自我管理、直接交易、委托交易等三個(gè)階段。

在自我管理階段，由于相關(guān)檔案管理環(huán)節(jié)社會(huì)分工未能實(shí)現(xiàn)，檔案服務(wù)需求方和供給方為同一市場(chǎng)主體，其服務(wù)水平也僅處于低水平的滿足自我需求階段;在直接交易階段，隨著檔案服務(wù)社會(huì)分工的逐步實(shí)現(xiàn)，檔案服務(wù)企業(yè)開(kāi)始出現(xiàn)并迅速發(fā)展，檔案服務(wù)需求主體在市場(chǎng)機(jī)制作用下與檔案服務(wù)企業(yè)進(jìn)行一對(duì)一的直接交易;在檔案服務(wù)需求個(gè)性化和檔案服務(wù)產(chǎn)品多樣化的共同作用下，檔案服務(wù)的供需雙方將借助于交易中間商以快速達(dá)成市場(chǎng)交易。因此，交易模式平臺(tái)化是檔案服務(wù)業(yè)的重要交易模式。

3.服務(wù)形式個(gè)性化

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)強(qiáng)度的逐步增加，檔案服務(wù)業(yè)也將發(fā)展為買方市場(chǎng)。要想在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中保持相對(duì)于其他企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，根據(jù)波特的差異性戰(zhàn)略，檔案服務(wù)企業(yè)必須以現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)理念為指導(dǎo)，重視和挖掘用戶的個(gè)性化檔案服務(wù)需求，不斷拓寬檔案工作服務(wù)領(lǐng)域、持續(xù)創(chuàng)新檔案工作服務(wù)體系、主動(dòng)完善個(gè)性化檔案服務(wù)方案。通過(guò)對(duì)檔案服務(wù)用戶個(gè)性化需求的不斷滿足，以增強(qiáng)檔案服務(wù)企業(yè)所獲得的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。在服務(wù)內(nèi)容方面，檔案服務(wù)企業(yè)可以針對(duì)用戶檔案需求的自身特色，基于先進(jìn)的檔案加工處理技術(shù)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，“點(diǎn)對(duì)點(diǎn)”地為客戶提供特色化檔案數(shù)字化加工等服務(wù)。

4.運(yùn)營(yíng)管理智能化

數(shù)字化、智能化作為新一輪技術(shù)浪潮的基礎(chǔ)，為各類產(chǎn)業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展提供了技術(shù)可能，也深化了相關(guān)產(chǎn)業(yè)的分工程度。檔案服務(wù)業(yè)作為典型的“數(shù)字經(jīng)濟(jì)”，其運(yùn)營(yíng)管理的智能化處理勢(shì)在必行。當(dāng)前，檔案服務(wù)企業(yè)的智能化管理主要側(cè)重于硬件方面，如建設(shè)智能化的檔案庫(kù)房等，而在面向客戶的產(chǎn)品服務(wù)智能化運(yùn)營(yíng)則略顯不足。例如，利用人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)產(chǎn)品的個(gè)性化供給等。即使基本實(shí)現(xiàn)智能化檔案庫(kù)房等硬件方面，但由于智能化運(yùn)營(yíng)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范尚不統(tǒng)一，使其智能化質(zhì)量水平有待提高。因此，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)等新一代數(shù)字化技術(shù)的智能化運(yùn)營(yíng)管理是檔案服務(wù)業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)之一。

四、結(jié)論與政策建議

本文基于分工與交易理論，系統(tǒng)分析了檔案服務(wù)業(yè)形成的理論內(nèi)涵、發(fā)展的驅(qū)動(dòng)因素和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，研究表明：檔案服務(wù)業(yè)是分工專業(yè)化和交易成本節(jié)約共同作用形成的，檔案服務(wù)需求方降低經(jīng)營(yíng)成本的利益驅(qū)動(dòng)、數(shù)字化信息化在檔案服務(wù)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用、檔案服務(wù)規(guī)范等法規(guī)政策的頒布執(zhí)行是檔案服務(wù)業(yè)發(fā)展的驅(qū)動(dòng)因素，服務(wù)內(nèi)容鏈條化、交易模式平臺(tái)化、服務(wù)形式個(gè)性化、運(yùn)營(yíng)管理智能化是中國(guó)檔案服務(wù)業(yè)的未來(lái)發(fā)展方向。為推動(dòng)檔案服務(wù)業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，應(yīng)著重從以下方面采取政策措施：其一，重視檔案人才培養(yǎng)。支持高校檔案專業(yè)根據(jù)檔案外包服務(wù)行業(yè)發(fā)展情況，開(kāi)展檔案專業(yè)人才培養(yǎng)質(zhì)量提升建設(shè)工程;支持各級(jí)檔案管理部門、行業(yè)協(xié)會(huì)，開(kāi)展檔案行業(yè)從業(yè)人員的技能培訓(xùn)和技能競(jìng)賽。其二，推動(dòng)檔案新技術(shù)研發(fā)。積極利用5G、區(qū)塊鏈等新一代信息技術(shù)，加強(qiáng)新型檔案服務(wù)技術(shù)的推廣應(yīng)用。其三，完善檔案標(biāo)準(zhǔn)體系。在不斷完善檔案外包服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的同時(shí)，總結(jié)先進(jìn)地區(qū)檔案服務(wù)業(yè)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步在全國(guó)層面推廣一系列支持檔案服務(wù)業(yè)發(fā)展的政策規(guī)劃和平臺(tái)搭建。其四，引導(dǎo)供需有效銜接。定期開(kāi)展機(jī)關(guān)、高校、企業(yè)等檔案工作部門的檔案服務(wù)需求信息，加強(qiáng)檔案外包服務(wù)市場(chǎng)供求情況分析，通過(guò)公共檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的信息平臺(tái)、傳統(tǒng)媒介渠道和互聯(lián)網(wǎng)，及時(shí)向全社會(huì)發(fā)布本地區(qū)檔案外包服務(wù)信息。建立檔案外包服務(wù)信息異地發(fā)布合作機(jī)制，通過(guò)簽訂對(duì)口檔案外包服務(wù)合作協(xié)議等，促進(jìn)檔案外包服務(wù)資源在區(qū)域間優(yōu)化配置，提高檔案服務(wù)供需的市場(chǎng)匹配度。其五，加強(qiáng)行業(yè)監(jiān)督管理。檔案服務(wù)業(yè)管理部門要制訂行業(yè)監(jiān)督管理?xiàng)l例，加強(qiáng)對(duì)檔案服務(wù)供需雙方市場(chǎng)行為的監(jiān)管。

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（作者單位：河南工業(yè)大學(xué)檔案館）