高校后勤管理內(nèi)部控制存在的問題及應對措施

胡 敏，牛星星

(商洛職業(yè)技術(shù)學院，陜西 商洛 726000)

高校后勤管理工作涉及領域廣泛，包括校園綠化、餐飲住宿、基本建設等方面內(nèi)容，其主要任務是服務高校師生，保證高校教科研工作的正常開展，具有一定的非營利性質(zhì)。但是，在這些相關(guān)工作的處理過程中會有資金和財產(chǎn)的使用，且資金一般流動頻繁金額較大，經(jīng)濟風險也相對較高。因此，對高校后勤管理工作建立和實施內(nèi)部控制是十分有必要的。大到建設項目，小到具體崗位人員使用，都應有相關(guān)制度的規(guī)范和指引，只有這樣才能規(guī)范權(quán)力運行，使后勤管理工作更加規(guī)范，更加標準，更有章法，提高后勤服務的效益和效率。據(jù)調(diào)查，目前我國多數(shù)高校后勤內(nèi)部控制體系不健全，規(guī)章制度有漏洞，導致工作流程出紕漏，部分工作人員脫離規(guī)章制度辦事，給后勤管理工作造成困難，所以查找問題研究對策完善高校后勤內(nèi)部控制體系勢在必行。

1 高校后勤管理內(nèi)部控制存在的問題

1.1 內(nèi)部控制環(huán)境方面

1.1.1 從業(yè)人員素質(zhì)偏低，內(nèi)控意識急需提高。高校后勤人員一般數(shù)量較大，來源龐雜，文化水平和業(yè)務水平偏低，服務意識較差，自主學習能力不強，工作出錯概率本身偏高。相較于專業(yè)教師團隊，高校容易忽略對后勤部門人員的培訓，提供的發(fā)展機會少，致使他們學習態(tài)度消極，不利于整體素質(zhì)的提高。高校后勤部門作為高校組成部分，也是一個非營利組織，沒有自負盈虧的責任，無須進行成本控制，在資源使用效率和資金使用規(guī)范等問題上都有隨意性[1]，致使后勤管理人員的經(jīng)濟風險意識比較淡薄，內(nèi)部控制得不到重視。

1.1.2 規(guī)章制度不健全，管理流于形式。根據(jù)國家相關(guān)文件要求，多數(shù)高校后勤部門都進行了后勤內(nèi)控制度的建設，但是在制度的及時性、科學性、可執(zhí)行性方面存在著一定的問題。比如，后勤部門運營業(yè)務已經(jīng)變更，但是相應規(guī)章制度沒有及時更新，員工找不到參考標準；在內(nèi)部控制制度的設計過程中，對事前審批、事中檢查、事后評估工作的流程不夠完善，致使事后控制普遍，事前和事中管理缺乏，容易造成無法挽回的事故和損失；還有的制度雖有建立但缺乏可操作性，增加員工執(zhí)行隨意性，導致結(jié)果不盡如人意。

1.2 控制活動方面

1.2.1 崗位設置不科學，經(jīng)濟風險偏高。目前，高校后勤崗位設置多有風險，具體表現(xiàn)為：①有些不相容的崗位未完全分離，如會計與出納、采購與驗收、物資保管與記錄、工程項目的計劃與實施等崗位設置和權(quán)限存在模糊不清的問題，提高營私舞弊風險出現(xiàn)的可能性。②很多高校由于便于管理或人手不夠等原因?qū)е抡袠?、采購、驗收、倉庫保管等重要崗位未定期輪崗，容易讓權(quán)力過于集中到某個人身上，形成脫離法律法規(guī)約束的利益圈。③崗位設置未結(jié)合現(xiàn)實需求，崗位之間權(quán)限不明，事務被多頭管理或處于真空之中，管理混亂。

1.2.2 年度預算編制不科學、執(zhí)行不到位。一些高校后勤部門以為預算控制只與財務部門有關(guān)，對本部門預算編制不夠重視，僅僅簡單參照上年收入支出做簡單的加減確定本年預算收入支出情況，編制方法程序簡單，過程隨意，并且很不規(guī)范，缺乏對資金使用的科學性、長遠性的分析。預算執(zhí)行過程中，由于預算制度不合理，多頭審批等原因，使預算對后勤經(jīng)濟活動的約束力較弱，預算與執(zhí)行常處于脫節(jié)狀態(tài)。

1.3 風險評估與信息溝通體系方面

1.3.1 風險管理意識淡薄，風險評估機制不健全。目前很多高校后勤部門對風險管理的重要性認識不到位，風險意識淡薄，在日常管理中不做風險評估，缺乏科學的風險評估機制。有的雖有風險評估機制，但其標準多直接從國內(nèi)外風險評估組織引入，較少與高校后勤實踐相結(jié)合，不具有實際指導意義，而且只側(cè)重于事后控制，對風險的反應相對滯后，也沒有完善的配套措施處理風險事件。

1.3.2 信息交流溝通不暢，資源配置效益低。目前很多高校后勤部門由于經(jīng)費條件限制，信息化水平偏低，信息交流平臺建設滯后，不利于信息縱向和橫向的及時、準確、全面的傳遞，影響了其與學校其他部門的交流溝通和后勤部門內(nèi)部信息資源共享，導致其無法在信息全面有效情況下做出決策，影響資源有效配置。

1.4 監(jiān)督與自我評價

1.4.1監(jiān)督力度待增強，權(quán)力運行缺乏約束。高校后勤內(nèi)部控制監(jiān)督主要分為內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督。內(nèi)部監(jiān)督是后勤部門設置專門機構(gòu)對各個相關(guān)科室人員的監(jiān)督，因其受后勤部門統(tǒng)一管轄，缺乏獨立性，監(jiān)督作用難以有效發(fā)揮。外部監(jiān)督主要有高校監(jiān)督、社會監(jiān)督和政府監(jiān)督，但是三者的監(jiān)督標準不同，相互之間沒有協(xié)調(diào)溝通機制，監(jiān)督容易流于形式，很難真正落到實處。

1.4.2 自我評價缺失，缺乏內(nèi)控自我完善機制。后勤部門內(nèi)部控制自我評價是部門定期或不定期地對內(nèi)部控制系統(tǒng)運行有效性進行評價形成評價結(jié)論并出具評價結(jié)果的過程。內(nèi)部控制自我評價非常重要，有效的自我評價可以發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制薄弱環(huán)節(jié)，完善內(nèi)部控制機制。但目前高校內(nèi)控自我評價存在諸多問題：①管理者不重視，很多內(nèi)控評價工作浮于表面，流于形式。②只注重對評價報告的撰寫，對評價過程中形成的工作底稿未能如實填寫，報告缺乏有效證據(jù)支撐，嚴重影響內(nèi)部控制缺陷的分析。③沒有根據(jù)實際情況制定詳細整改計劃，致使后期整改措施與內(nèi)部控制自我評價脫節(jié)。

2 完善高校后勤管理內(nèi)部控制的措施

2.1 優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境

2.1.1 提高人員素質(zhì)，增強內(nèi)控意識。注重培訓，全面提高從業(yè)人員素質(zhì)。制定合理培訓計劃，定期對后勤員工進行培訓。針對不同崗位員工要有不同的培訓方式和內(nèi)容，不僅關(guān)注其專業(yè)技能，還對其職業(yè)道德、服務態(tài)度等多方面進行要求，使員工能熱愛工作，樹立服務師生意識，工作能力水平適應崗位需求。加強管理，提高員工內(nèi)部控制意識。定期舉辦培訓會，學習相關(guān)財經(jīng)法規(guī)和后勤內(nèi)部控制制度，明確各自權(quán)限責任，提高員工經(jīng)濟風險意識。建立績效考核機制，用量化指標考核個人業(yè)績，將業(yè)績與個人待遇、福利掛鉤，迫使員工樹立成本意識效益意識，有效避免資源資金隨意濫用。

2.1.2 建立完善內(nèi)部控制制度。設計科學合理、切實可行的內(nèi)部控制制度是非常有必要的。具體要做到以下兩點：①建立及時科學的溝通和信息反饋機制，部署好每一個工作的所有重要步驟和要注意的細節(jié)點，明確義務辨析責任，據(jù)此制定完善規(guī)章制度并保證其隨著業(yè)務發(fā)展動態(tài)更迭，保障所有規(guī)章制度科學有效并能順利執(zhí)行，落實后勤部門內(nèi)部控制。②貫徹執(zhí)行互相牽制約束的原則，特別是涉及大量資金和利益的關(guān)鍵崗位要做好不相容職務相分離，做好崗位之間的相互監(jiān)督工作。

2.2 合理設置控制活動

2.2.1 合理設置崗位，實行崗位責任制。充分考慮各部門各業(yè)務之間的橫向和縱向聯(lián)系并結(jié)合實際業(yè)務需求來設置崗位，貫徹執(zhí)行好不相容職務相分離原則，會計與出納、采購與驗收、物資保管與記錄等崗位要分開設立，明確規(guī)定各自權(quán)限責任并由不同人員擔任，形成崗位間的內(nèi)部牽制。根據(jù)員工在不同崗位的表現(xiàn)和崗位特點實行輪崗制度，讓員工之間、崗位之間能相互監(jiān)督相互牽制，讓員工更好地了解不同崗位職責規(guī)范和業(yè)務范圍，更好地服務高校后勤。實行崗位責任制，明確員工在自己工作中要承擔的責任、擁有的權(quán)限，對于責任意識不強影響團隊目標實現(xiàn)的員工要追究其責任，對于能完成崗位所需有助于后勤內(nèi)控目標實現(xiàn)的員工要給予表彰獎勵。

2.2.2 加強預算內(nèi)部控制。預算編制要有科學性，堅持“量入為出、收支平衡”[2]總原則，將后勤部門預算與學?？傤A算相結(jié)合，參照部門3年～5年收支狀況，考慮各部門人員變動和其他各項增減因素，采用科學方法合理測算預算數(shù)據(jù)，力求預算數(shù)據(jù)準確、穩(wěn)妥、全面、能綜合平衡各方面發(fā)展需要和科學使用經(jīng)費的可能性。預算編制后，要提交教代會審批，預算方案一經(jīng)批準，未經(jīng)規(guī)定程序不得隨意調(diào)整，各部門實行“經(jīng)濟責任制”，嚴格執(zhí)行“一支筆”審批制度，后勤部門負責人對本部門經(jīng)濟活動負責，并可通過財務系統(tǒng)實時查詢了解本部門預算執(zhí)行情況，保證預算合理有效實行。

2.3 完善風險評估機制，建設信息化溝通系統(tǒng)

2.3.1 尋找關(guān)鍵風險點，完善風險評估機制。高校后勤活動面臨校內(nèi)外多種環(huán)境變化，存在各種未知風險，只有在前期做好風險評估工作，才能有效應對風險。建立風險評估控制機制是完善高校后勤內(nèi)部控制的必要環(huán)節(jié)。完善高校風險評估體系，重點是找到關(guān)鍵風險點，識別其風險的高低，采取有效的風險應對策略。具體可從三方面著手：①建立風險數(shù)據(jù)庫[3]。將高校后勤在經(jīng)濟活動中可能會產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)搜集整理分析，為后期風險管理體系構(gòu)建優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持。②梳理風險控制流程。將風險數(shù)據(jù)庫中各個風險點的管理和控制貫穿于業(yè)務流程設計中，建立覆蓋單位層面和業(yè)務層面的風險管理標準化流程體系。③建立風險準備基金。后勤部門可以在日常經(jīng)營活動中按照一定方法提取適當金額的風險準備基金，當遭遇風險蒙受損失時，就能從風險準備基金里提取一定金額彌補損失，保證高校后勤活動正常運行。

2.3.2 建設信息化后勤，保證信息的有效流通。高校后勤平時可通過設立交流平臺、座談會、調(diào)查問卷等方式了解教職工和學生需求，及時改進不足之處，提高后勤服務水平。最重要的是建設信息化后勤[4]，應該結(jié)合內(nèi)部控制需求建立一個優(yōu)質(zhì)的信息化交流平臺，這可使管理人員及時、全面、準確地掌握各種信息，動態(tài)監(jiān)控部門運營狀況，有助于及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施以降低風險，提高后勤內(nèi)部控制的有效性。

2.4 加強監(jiān)督與完善自我評價機制

2.4.1 完善內(nèi)外部監(jiān)督機制，提高監(jiān)督力度。高校后勤應采取內(nèi)外部監(jiān)督相結(jié)合的方式，在橫向和縱向兩個面上對后勤內(nèi)部控制制度進行優(yōu)化，并對其執(zhí)行情況進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)控薄弱環(huán)節(jié)和潛在風險并采取措施進行補救。監(jiān)督應該常態(tài)化，貫穿于日常經(jīng)濟活動中，不拘泥于某一特定時間或特定項目。內(nèi)部要建立以防為主的內(nèi)部監(jiān)督機制，注重考評日常內(nèi)部控制制度的完善性及執(zhí)行的有效性；監(jiān)督人員實行高校委派制，工資福利直接由高校負責，接受高校領導直接領導，不受后勤領導管轄，保證監(jiān)督人員獨立性，保障其能公平公正行使監(jiān)督權(quán)力。外部要密切配合政府部門檢查，聘請會計師事務所對高校后勤會計資料進行審計，嚴防管理人員弄虛作假；設立信息交流平臺，后勤賬務定期公開公示，鼓勵師生監(jiān)督，據(jù)此對不足之處積極改進。

2.4.2 重視內(nèi)部控制自我評價，建立內(nèi)控自我完善長效機制。完善內(nèi)部控制自我評價機制：①需要領導的重視。領導帶頭，定期不定期地組織全員采取調(diào)查問卷、個別訪談、專題討論等多種方法，搜集單位后勤內(nèi)部控制設計和運行是否有效的證據(jù)，評價內(nèi)控運行結(jié)果。②重視自我評價過程。自我評價過程就是調(diào)查取證發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制薄弱點過程，只有重視對評價過程工作底稿的記錄和檢查，才能發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制缺陷，完善內(nèi)控機制。③應加強整改監(jiān)督。對于在自我評價中出現(xiàn)的內(nèi)控缺陷，要及時認定是設計缺陷還是運行缺陷，是一般缺陷還是重大缺陷，及時準確分析缺陷產(chǎn)生的原因和性質(zhì)，提出整改方案。后期還要對整改情況進行持續(xù)監(jiān)控，確保內(nèi)控缺陷都得到整改，使后勤內(nèi)部控制制度日趨完善，建立內(nèi)部控制自我完善長效機制[5]。