文檔一體化在文書檔案信息化管理中的實(shí)施

摘 要：近年來，文檔管理的一體化的發(fā)展已成為員工和檔案管理員的共同關(guān)注的問題。通過引入一體化的文檔管理模式，可以對(duì)文檔和檔案管理進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和優(yōu)化。該文從文檔一體化概述、文檔一體化的必要性、文檔一體化的主要問題、文檔一體化實(shí)施的途徑方面進(jìn)行分析和研究。改善文檔和檔案的日常管理工作，提升文檔以及檔案管理的工作效率。

關(guān)鍵詞：文檔一體化 文書檔案 信息化管理 文檔管理

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ?文章編號(hào)：1672-3791（2021）10（c）-0000-00

Implementation of Document Integration in Document and Archives Information Management

SONG Zhaoxia

（Yancheng Municipal Party School of tCPC， Yancheng， Jiangsu Province， 224000 China）

Abstract： In recent years， the integrated development of document management has become a common concern of employees and archivists. By introducing an integrated document management model， documents and archives management can be standardized and optimized. This paper analyzes and studies from the document integration overview， the necessity of document integration， the main problems of document integration， and the ways to implement document integration. Improve the daily management of documents and archives， and improve the work efficiency of documents and archives management.

Key Words： Document integration; Administrative archives; Information management; Document management

通過文檔一體化，將文檔處理和檔案管理的兩個(gè)獨(dú)立存在任務(wù)，通過相互關(guān)聯(lián)性慢慢融為一體，同時(shí)將其添加到信息管理的運(yùn)用模式當(dāng)中，以實(shí)現(xiàn)文檔處理和檔案管理同時(shí)進(jìn)行對(duì)的目的。實(shí)現(xiàn)二者之間的無縫銜接，使檔案管理工作的運(yùn)作效率得到提升。要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的文檔一體化工作模式，就需要得到其他有關(guān)部門的支持與協(xié)作，以便可以在整個(gè)管理和使用周期中有效地控制和使用文檔和文件。近年來，許多部門已經(jīng)檢查了一體化文檔管理并將其實(shí)施到建筑信息系統(tǒng)中，但是沒有得到預(yù)想的效果。而這項(xiàng)工作中依然有很多發(fā)展的空間和機(jī)會(huì)，需要人們更加積極地學(xué)習(xí)和進(jìn)一步研究。

1文檔一體化概述

所謂文檔一體化是指利用信息技術(shù)在資源協(xié)調(diào)、資源整合和高效管理方面對(duì)信息技術(shù)和文件進(jìn)行綜合管理，使文件和檔案可以實(shí)現(xiàn)“一站式管理”的目標(biāo)管理機(jī)制。在文件信息管理中的文檔一體化具有以下特點(diǎn)：一是數(shù)字化。文檔一體化需要使用檔案管理系統(tǒng)和其他數(shù)字技術(shù)，這表示文檔資料要以數(shù)字化的形式存在。第二。協(xié)調(diào)和整體控制。文檔一體化是一個(gè)系統(tǒng)性非常強(qiáng)的工作，不僅要依靠檔案部門，同時(shí)還需要其他業(yè)務(wù)部門的合作和支持。第三，文檔一體化強(qiáng)調(diào)了記錄和歸檔之間的有效聯(lián)系。如果將不同的文件形成不同的檔案，就要使用不同的檔案文件數(shù)據(jù)庫(kù)，所以，確保記錄和文件案例之間的有效通信可以大大提高管理效率。

2文檔一體化的必要性

2.1規(guī)范文書檔案管理

在日常工作中運(yùn)用文檔一體化的管理模式，有必要對(duì)相關(guān)的文檔以及檔案實(shí)施分類，并且必須對(duì)文檔和檔案進(jìn)行不同類別的管理。例如：政府的官方文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃以及其他相關(guān)的文件都進(jìn)行分類保管，這樣便于后期的查找和使用。在實(shí)施文檔一體化管理時(shí)，可以利用文檔管理和電子文件系統(tǒng)來共同管理當(dāng)前文檔，并為文檔文件創(chuàng)建注冊(cè)表，以提升文檔管理的工作效率[1]。

2.2實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享，避免勞動(dòng)重復(fù)

以往的檔案記錄方法以及檔案管理，雖然大部分部門都增加管理方式上的投資力度，同時(shí)增加對(duì)物力、財(cái)力、人力的投資，但是工作效率卻沒有得到有效改進(jìn)和提高，其原因是由于出現(xiàn)重復(fù)分類和處理的問題。現(xiàn)如今，通過運(yùn)用一體化的文檔管理模式進(jìn)行工作，能夠盡可能避免重復(fù)工作，減少不必要的浪費(fèi)[2]。

3文檔一體化的主要問題

3.1文書檔案的歸檔范圍不夠明確

一般而言，文檔中會(huì)有很多類別條目，并且每個(gè)類別條目具有不同的功能和用途。管理部門應(yīng)改善文件綜合管理的實(shí)施，建立文件檔案的分類記錄和分類方法，并根據(jù)系統(tǒng)特征、內(nèi)容屬性等對(duì)文件檔案進(jìn)行簡(jiǎn)化分類，同時(shí)實(shí)施有效劃分，確保其條理性。雖然已經(jīng)有少部分部門開始實(shí)施文檔一體化管理，但是文檔分類并不嚴(yán)格，部分應(yīng)按規(guī)則分類的文件和材料尚未經(jīng)過科學(xué)分類，在獲取文件和使用文件的管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)上是相對(duì)繁瑣的，影響文檔一體化工作流程的開發(fā)。同時(shí)，文檔文件的存儲(chǔ)范圍不夠清晰，導(dǎo)致某些文檔處于遺落的問題，導(dǎo)致長(zhǎng)時(shí)間不能歸檔，如果長(zhǎng)期滯留在業(yè)務(wù)部門，就會(huì)出現(xiàn)文檔文件遺漏。

3.2信息技術(shù)的應(yīng)用程度低

要順利實(shí)施文檔一體化管理模式，就需要擁有一個(gè)功能強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)，同時(shí)也能使新的文檔管理模式更有發(fā)展前景。現(xiàn)如今，一些部門在日常工作中很少會(huì)選擇運(yùn)用信息技術(shù)，所以對(duì)文檔一體化管理的實(shí)施工作有一定的影響，使辦公系統(tǒng)、正式文檔處理系統(tǒng)、文件管理系統(tǒng)以及其他信息系統(tǒng)之間會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)連接不暢的問題，無法實(shí)現(xiàn)各個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，也有一些部門甚至缺少生成信息，文檔共享落后了很多;在某些部門中，大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用并不廣泛，文檔文件的搜索效率和存檔管理人員的相關(guān)數(shù)據(jù)量很低，無法滿足文檔管理的相關(guān)要求。

3.3數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)緩慢

文檔管理的重點(diǎn)是建立數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)將數(shù)字文檔文件管理落到實(shí)處。但是在創(chuàng)建文檔文件數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，某些部門會(huì)遇到問題，致使建設(shè)的速度過于遲緩。而其原因是由于沒有對(duì)文檔進(jìn)行分類整理，沒有對(duì)文件實(shí)施編號(hào)，導(dǎo)致后期的工作量增加，延長(zhǎng)建設(shè)時(shí)間。檔案在歸檔時(shí)沒有進(jìn)行檢查，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)跟不上工作需求，綜合檔案管理系統(tǒng)不健全，在存檔數(shù)據(jù)庫(kù)中創(chuàng)建文檔的職責(zé)劃分不夠清晰，并且存檔管理人員的工作量相對(duì)較高[3]。

3.4文檔一體化管理有一定的安全隱患

在對(duì)文檔一體化和存檔管理進(jìn)行深入研究之后，發(fā)現(xiàn)文檔一體化和存檔管理高度依賴于Internet，大數(shù)據(jù)和IoT的基礎(chǔ)架構(gòu)。 在這樣的環(huán)境下，當(dāng)擴(kuò)展文檔文件的一體化管理時(shí)，文檔文件管理系統(tǒng)及相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)也受到病毒和黑客的攻擊，對(duì)文檔文件構(gòu)成一定的安全威脅。

4文檔一體化實(shí)施策略

4.1實(shí)施嚴(yán)格的分類整理工作

無論是曾經(jīng)還是當(dāng)下，信息化管理模式中存儲(chǔ)都是文檔文件管理的基礎(chǔ)和重要目標(biāo)。只有指定文檔文件的存儲(chǔ)區(qū)域，才能有效避免文件數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤。在實(shí)際的應(yīng)用過程中，可以根據(jù)文檔文件的內(nèi)容進(jìn)行分類，從宏觀角度分析，能夠分為4類：第一，政策性文件。政策對(duì)于企業(yè)而言，是其正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，有著非常重要的作用。政策文件確定了日常工作的相關(guān)內(nèi)容，標(biāo)準(zhǔn)的工作流程和要求是工作的重要工具和框架。第二，會(huì)議文件。包含不同會(huì)議中創(chuàng)建的文件和材料，如工作報(bào)告、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃等。第三，全面的正式文件。包括工作計(jì)劃、執(zhí)行摘要、報(bào)告摘要、調(diào)查報(bào)告等。第四，正式文件的批準(zhǔn)。包括公告、通知、信件和其他正式文件。

4.2利用各種信息技術(shù)，快速建設(shè)文檔一體化

科學(xué)合理運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)能夠保證文檔一體化管理的順利實(shí)施。第一，建立相關(guān)的檔案管理體系、辦公系統(tǒng)和官方文件處理系統(tǒng)等應(yīng)用系統(tǒng)間的連接，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸功能，同步檔案文件數(shù)據(jù)并交換網(wǎng)絡(luò)信息。 第二，促進(jìn)云共享。通過云端共享功能更好地落實(shí)文檔一體化管理工作，通過與百度、阿里等云端服務(wù)商建立合作，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)中不同層級(jí)以及部門之間的數(shù)據(jù)共享[4]。

4.3利用文檔一體化管理，促進(jìn)資源的利用

對(duì)于所有人來說，文檔的存儲(chǔ)和使用其價(jià)值是顯而易見的，并且可以用作管理和其他任務(wù)的基礎(chǔ)和參考信息。要對(duì)檔案文件進(jìn)行分類和歸納，同時(shí)建立資源數(shù)據(jù)庫(kù)。也有必要根據(jù)單位文件和檔案的實(shí)際情況，做好文件和檔案的匯編和研究工作，并確定適當(dāng)?shù)奈募蜋n案管理主題。例如：可以根據(jù)有關(guān)人力資源的相關(guān)準(zhǔn)則、法律和法規(guī)來構(gòu)建與記錄和檔案的管理有關(guān)的專題，以建立一個(gè)系統(tǒng)的文檔管理系統(tǒng)?；诖耍梢栽试S各業(yè)務(wù)部門根據(jù)本部門的相關(guān)要求對(duì)文檔和文件的分類進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，以避免以后進(jìn)行重新處理[5]。

4.4提升文檔安全管理工作的重視程度，確保文檔的安全性

為了能夠?qū)⑽臋n一體化的管理工作變成現(xiàn)實(shí)，不僅必須加強(qiáng)有關(guān)文檔和檔案的信息的管理的重視程度，同時(shí)要保證文檔和檔案的安全問題，必須構(gòu)建和實(shí)施文檔和文件的安全管理系統(tǒng)，同時(shí)使用功能強(qiáng)大的防病毒軟件和防火墻，并對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期檢查，確保沒有病毒入侵的現(xiàn)象發(fā)生。如果計(jì)算機(jī)出現(xiàn)病毒，那么就要及時(shí)進(jìn)行解決，在去除病毒的同時(shí)也要防止黑客的攻擊，還必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)保護(hù)工作，以防止損壞和丟失文檔，實(shí)施這些操作的目的就是為了提升文檔的安全性，建立安全穩(wěn)定的文檔一體化管理體系[6]。

5結(jié)語

綜上所述，當(dāng)今時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得到了飛速發(fā)展，針對(duì)文檔和檔案管理的問題而言，有必要充分改善文檔和檔案的日常管理工作，提升文檔和檔案的工作效率，人們可以通過更符合時(shí)代要求的文檔一體化的新型管理方式，提升文檔和檔案的共享性和準(zhǔn)確性等，有效地推進(jìn)文檔和檔案的管理。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：宋朝霞（1975—），女，本科，中教一級(jí)，研究方向?yàn)闄n案管理。