淺析建筑工程施工內(nèi)業(yè)資料管理問題

滕美玲

摘要：建筑工程施工內(nèi)業(yè)資料是工程建設(shè)不可分割的一部分，它能夠讓工程建設(shè)有跡可循，使施工質(zhì)量有據(jù)可查。目前，施工企業(yè)在內(nèi)業(yè)資料管理方面仍舊存在一些問題，本文就內(nèi)業(yè)資料管理問題現(xiàn)狀、問題產(chǎn)生的原因進行分析，并就解決措施進行探討。以期內(nèi)業(yè)資料管理工作得到重視并走向正規(guī)化。

關(guān)鍵詞：建筑工程施工;內(nèi)業(yè)資料;問題分析;措施

隨著我國建筑行業(yè)迅猛發(fā)展，施工技術(shù)水平不斷提高，新科技、新工藝不斷融入施工建設(shè)中，使得一些施工企業(yè)在發(fā)展潮流中，工作重心偏重于工程建設(shè)，忽略了內(nèi)業(yè)資料的管理?！笆濉币?guī)劃對建筑業(yè)提出了更為嚴(yán)格的要求，要想圓滿完成任務(wù)就要改革，創(chuàng)新發(fā)展建筑企業(yè)的管理體系，在強化施工外業(yè)管理的同時，嚴(yán)抓施工內(nèi)業(yè)資料管理工作，使企業(yè)管理體系標(biāo)準(zhǔn)化。

一、內(nèi)業(yè)資料管理的重要性

建筑工程施工內(nèi)業(yè)資料是一種以文字、圖像、圖表等手段記錄施工過程的一系列文件材料，它貫穿于工程建設(shè)的全過程，在工程施工，交工、竣工過程中有著非常重要的作用。涵蓋施工技術(shù)資料、施工過程記錄資料、施工安全資料和竣工驗收資料。一個完整的工程，既包括工程實體本身，又包括工程內(nèi)業(yè)資料。完整的內(nèi)業(yè)資料是工程竣工驗收的必要內(nèi)容;是工程管理、質(zhì)量評定、驗收備案和創(chuàng)優(yōu)評審的重要依據(jù);尤其在工程移交后，為建設(shè)單位對工程進行管理維護、維修改造、新建擴建提供原始依據(jù)。

二、內(nèi)業(yè)資料管理存在的問題分析

（一）內(nèi)業(yè)資料崗位不重視

施工單位在工程施工中，不重視內(nèi)業(yè)資料崗位，側(cè)重實體建設(shè)和施工進度，忽略內(nèi)業(yè)資料管理工作。如：在工程建設(shè)中，為節(jié)省人員、節(jié)省開支，不設(shè)置專職資料員崗位，一人多崗，使得資料管理人員一心多用、精力不足、專業(yè)能力不夠，無法集中精力去收集、整理文件資料，顧此失彼，導(dǎo)致資料整理不及時、不規(guī)范、不齊全，大大降低了資料的有效利用價值。對于一些建設(shè)周期短的工程，一些施工企業(yè)沒有內(nèi)業(yè)員，工程完工后，企業(yè)采用臨時聘用一名資料員的方式，一次做完所有施工內(nèi)業(yè)資料。這種內(nèi)業(yè)資料只為應(yīng)付了事，缺乏真實性，已經(jīng)失去了它的價值。

（二）內(nèi)業(yè)資料員不專業(yè)

內(nèi)業(yè)資料員不專業(yè)主要分為四種情況：第一種情況，資料員所學(xué)專業(yè)為非工程專業(yè)，對工程不熟悉，對專業(yè)名詞不理解，容易出現(xiàn)資料內(nèi)容填寫混亂、錯誤，資料分類不規(guī)范。第二種情況，內(nèi)業(yè)資料員不經(jīng)培訓(xùn)直接上崗，專業(yè)度不達標(biāo)，容易導(dǎo)致許多問題。如：文件處理不合邏輯，上傳下達不及時;材料進場檢試驗無證明、重要節(jié)點無記錄、隱蔽工程無影像等。第三種情況，資料員不進入施工現(xiàn)場，對現(xiàn)場施工情況不了解，內(nèi)業(yè)與外業(yè)嚴(yán)重脫離，導(dǎo)致時間線混亂，缺乏及時性。第四種情況，同一個內(nèi)業(yè)員同時兼任兩個或兩個以上工程的資料員，無法保證對一個工程的實時跟蹤，因此資料員對工作不熟悉，嚴(yán)重影響內(nèi)業(yè)資料的質(zhì)量。

（三）內(nèi)業(yè)資料整理不真實、同步

內(nèi)業(yè)資料的整理應(yīng)與工程實際進度一致，資料真實可靠。目前，在一些施工單位內(nèi)部仍舊存在應(yīng)付檢查模式，資料跟不上施工進度，迎接檢查時，臨時補資料，不符合生產(chǎn)實際。如：內(nèi)容日期混亂、工程“零缺陷”、人員簽字均為一人代簽、抽檢資料缺項少項等。如此一來，內(nèi)業(yè)資料就是去了它本身存檔價值。

（四）內(nèi)業(yè)資料未能有效整合、統(tǒng)一管理

施工企業(yè)在施工過程中，部門與部門之間的溝通合作不緊密，質(zhì)量檢測部門、技術(shù)指導(dǎo)部門、安全檢查部門等分工不夠明確，在實際生產(chǎn)中各個環(huán)節(jié)的管理銜接不恰當(dāng)，不能及時溝通，導(dǎo)致質(zhì)檢報告、技術(shù)文件、安全資料出現(xiàn)偏差、遺漏、重復(fù)現(xiàn)象，工程資料多數(shù)散落在質(zhì)檢員、技術(shù)員、安全員手中，未能有效整合及統(tǒng)一管理。

（五）竣工圖紙不準(zhǔn)確

工程圖紙是建筑工程重要的信息載體，工程必須嚴(yán)格按照施工圖紙進行施工建設(shè)。但在實際現(xiàn)場施工中，會遇到一些復(fù)雜的外界環(huán)境因素，這就需要根據(jù)實際情況對施工圖紙進行一些變更和調(diào)整，工程竣工后，提交的竣工圖時必須如實的體現(xiàn)這些調(diào)整和變動的內(nèi)容。然而，在實際生產(chǎn)中，一些施工單位對這些技術(shù)資料缺乏重視，用施工圖充當(dāng)竣工圖，或者只將少許變動內(nèi)容體現(xiàn)出來，出現(xiàn)遺留和錯誤現(xiàn)象，使竣工圖紙不準(zhǔn)確。

（六）工程監(jiān)理在資料監(jiān)督審查方面作用不明顯

工程施工過程中，仍存在一些監(jiān)理不作為現(xiàn)象。如：對施工單位送審文件資料審查不仔細(xì)或不按時簽字發(fā)放，檢試驗資料含糊評價，以做老好人的姿態(tài)參與其中，只做表面工作，未真正落實責(zé)任義務(wù)?；蛘?，只注重工程質(zhì)量與進度，對施工過程中形成的資料不予重視，起不到監(jiān)督審查作用。

（七）內(nèi)業(yè)資料未按照歸檔規(guī)范整理及歸檔不及時

工程竣工后，內(nèi)業(yè)資料遲遲不移交，或移交之前不進行自查，交至檔案館時，頻繁整改，不能通過檔案驗收。未按照歸檔要求整理資料，資料編號不統(tǒng)一、內(nèi)部文件缺少簽章、重要內(nèi)容未歸檔入卷;需要放入歸檔資料中的檢驗試驗合格證、質(zhì)量合格證等原件缺失或用復(fù)印件替代;歸檔資料裝訂形式不符合歸檔要求等。

三、解決措施

（一）工程內(nèi)業(yè)資料作為反應(yīng)工程建設(shè)活動的，真實性、準(zhǔn)確性、完整性

建筑行業(yè)要加強內(nèi)業(yè)資料管理標(biāo)準(zhǔn)化，強化各參建方職責(zé)，提高對內(nèi)業(yè)資料管理的關(guān)注度，自上而下的重視工程內(nèi)業(yè)，轉(zhuǎn)變重生產(chǎn)輕內(nèi)業(yè)的固有思想。

（二）健全管理制度，加強管控力度

1.強化內(nèi)業(yè)資料管理的重視度，企業(yè)要建立健全科學(xué)完善的檔案管理體系，責(zé)任到崗，以完善的管理機制制約資料管理工作的開展實施;加強思想意識教育，不斷強化資料管理的重要性，提高工程資料管理人員的管理意識。

2.在資料管理過程中，要使資料整理處于受控狀態(tài)，施工建設(shè)中，逐層設(shè)置負(fù)責(zé)人，對資料進行檢查管控、統(tǒng)一管理，防止出現(xiàn)錯誤、丟失等情況。

3.施工建設(shè)中設(shè)置專職資料員，專人專崗，保證資料質(zhì)量，資料員要經(jīng)崗前培訓(xùn)后方可上崗，務(wù)必保證資料員專業(yè)，編制及收集的資料準(zhǔn)確、可靠;定期對資料員進行崗位培訓(xùn)及業(yè)務(wù)考核，提高業(yè)務(wù)水平。

4.建立資料編制及管理制度，嚴(yán)格按照制度執(zhí)行。由于施工各環(huán)節(jié)會形成非常多資料，如材料進場、質(zhì)量檢測、技術(shù)交底、設(shè)計變更資料等，這使得資料管理工作量大且繁雜，容易出現(xiàn)混亂、丟失現(xiàn)象，嚴(yán)格的管理制度會使工作更加得心應(yīng)手。如非必要情況，資料不許外借，若要借出，必須嚴(yán)格執(zhí)行資料借閱制度，防止資料丟失現(xiàn)象發(fā)生。

5.采用“一帶一師徒”制。對于剛步入工作中的新人，雖然有滿腔熱情，但面對復(fù)雜的資料整理工作還是迷茫的，不知如何著手，采用“一帶一師徒”制是最便捷有效的措施，徒弟跟著師傅從實際工程建設(shè)中逐漸積累和學(xué)習(xí)經(jīng)驗，并將遇到的問題及時反饋給師傅獲得答案，從而快速提升自身能力。

6.制定管理計劃，定期進行資料檢查，保證內(nèi)業(yè)資料的編制與工程進展同步，確保資料真實、準(zhǔn)確。

7.科學(xué)化管理、建檔。在開展資料管理和歸檔工作中，資料的分類和與歸檔是較為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，是否按照規(guī)定要求對資料進行分類與歸檔，對以后的應(yīng)用與查閱有較大影響。因此，竣工驗收資料要嚴(yán)格把關(guān)，確保歸檔資料完整齊全、及時有效，真正發(fā)揮內(nèi)業(yè)資料在工程管理中的應(yīng)有作用，為工程管理提供有效、及時的服務(wù)。

（三）充分發(fā)揮工程監(jiān)理的監(jiān)督管理職能

工程監(jiān)理作為工程建設(shè)的第三方，要秉持守法、誠信、公正和科學(xué)的原則，對整個工程建設(shè)進行實時監(jiān)控。除了對工程進行計劃管理、安全管理、質(zhì)量控制、計量與支付等方面進行嚴(yán)格管控，在施工單位內(nèi)業(yè)資料方面，也要發(fā)揮監(jiān)督檢查職能。監(jiān)理對施工單位報審資料，要認(rèn)真核實檢查及時簽發(fā)，督促資料及時跟蹤報送，實事求是，避免補簽、編造現(xiàn)象;在工程竣工后，認(rèn)真審查竣工資料，保證按時歸檔驗收。

（四）建設(shè)單位發(fā)揮主導(dǎo)作用，全面系統(tǒng)管控

1.建設(shè)單位要在工程開工前做好前期準(zhǔn)備工作，分類收集保存好工程立項文件、設(shè)計文件、勘察文件等;在施工過程中，監(jiān)督好各個施工環(huán)節(jié)，及時跟蹤檢查資料形成情況;工程竣工后，及時辦理竣工手續(xù)，核查竣工圖及竣工驗收文件，為檔案驗收做好準(zhǔn)備工作。

2.對現(xiàn)場施工和監(jiān)理進行不定期檢查，實時掌握施工進展情況以及內(nèi)業(yè)資料與施工進度的跟進情況，確保內(nèi)業(yè)資料系統(tǒng)、完整。

3.組織、監(jiān)督和檢查各參建單位工程資料的形成、積累和最終立卷歸檔工作，確保歸檔資料順利通過檔案館的驗收，為后期工程整體竣工驗收提供便利條件。

（五）檔案館要嚴(yán)格執(zhí)行和落實檔案驗收標(biāo)準(zhǔn)

對接收進館的檔案資料認(rèn)真核查整理，對不符合標(biāo)準(zhǔn)的資料予以退回返工重做，保證歸檔資料質(zhì)量和實用價值。這樣不僅能更好地為工程建設(shè)服務(wù)，也能加強工程建設(shè)單位對資料管理的重視。

（六）創(chuàng)新發(fā)展資料管理體系及管理模式

加強工程建設(shè)過程中信息化的應(yīng)用，在科學(xué)技術(shù)和信息化快速發(fā)展的今天，建筑行業(yè)對企業(yè)管理理念以及管理模式提出來更高的要求，企業(yè)要跟上時代發(fā)展，其管理體系和模式就要做出相應(yīng)的變化，工程資料的管理方式就要進步和創(chuàng)新，尤其是加強信息化、自動化、智能化在工程中的廣泛應(yīng)用。所以掌握信息技術(shù)并熟練應(yīng)用于工程建設(shè)中，將大大提高資料管理效率和管理質(zhì)量。

四、結(jié)語

我國的經(jīng)濟迅速發(fā)展，各個行業(yè)都在探索改革完善自身體系、提高自身實力，從而達到在競爭中不被淘汰的目的。建筑工程施工資料是反應(yīng)施工現(xiàn)場實體最終成果的重要資料，是工程建設(shè)不可或缺的部分，它的管理狀況影響著工程整體的發(fā)展趨勢。因此，必須加強對建筑工程內(nèi)業(yè)資料管理的重視度，加強對資料員的選拔培養(yǎng)，優(yōu)化管理制度，從而提高企業(yè)在整個建筑行業(yè)的綜合實力。

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