高校人事檔案數(shù)字化外包的風(fēng)險(xiǎn)及其應(yīng)對

萬秀萍

摘要：高校人事檔案管理工作是高校管理工作的重要組成部分，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展對高校人事檔案管理工作提出了新的要求。新形勢下，高校檔案管理工作出現(xiàn)了多元化趨向，部分高校開始嘗試高校人事檔案數(shù)字化外包工作。這一工作的開展具有其必然性，但也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。因此，我們有必要對可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，并制定科學(xué)合理的對策，切實(shí)保障高校人事檔案信息安全。

關(guān)鍵詞：高校，人事檔案，外包風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)對策略

通過與外包企業(yè)合作，既能夠利用外包企業(yè)的專業(yè)優(yōu)勢和資源優(yōu)勢，也能夠節(jié)省高校檔案部門的人力和物力，對高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)具有積極的促進(jìn)作用。但同時我們也要深刻地認(rèn)識到，高校人事檔案內(nèi)容具有一定的涉密性，采取外包方式推進(jìn)高校人事檔案數(shù)字化自身也存在著諸多風(fēng)險(xiǎn)。制定更有針對性的防范措施，確保高校人事檔案信息安全[1]。

一、高校人事檔案數(shù)字化外包的提出與應(yīng)用

由于高校在檔案管理過程中受到編制和制度機(jī)制的限制，很多檔案管理人員并非科班出身，難有足夠的時間推動人事檔案數(shù)字化建設(shè)。加之高校沒有主動地引入現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)設(shè)備和人事檔案管理信息系統(tǒng)，也在一定程度上影響了人事檔案數(shù)字化推進(jìn)工作，難以滿足信息時代背景下高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際需要。另一方面，在數(shù)字信息技術(shù)的推動之下，社會上涌現(xiàn)出了很多擁有雄厚資金實(shí)力和專業(yè)人才儲備的數(shù)字化專業(yè)企業(yè)，這些專業(yè)企業(yè)為各行各業(yè)提供專業(yè)性的數(shù)字化設(shè)備以及數(shù)字化外包服務(wù)。因此，高校人事檔案數(shù)字化外包具有其現(xiàn)實(shí)的必要性和契合性。

高校人事檔案數(shù)字化外包是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。首先，外包人員的選擇。外包人員能力和素質(zhì)的高低直接會影響高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)成效。因此，學(xué)校在選擇外包企業(yè)和人員時，要充分考慮到外包企業(yè)的綜合素質(zhì)以及對人事檔案數(shù)字化外包工作的熟練程度，最好選擇具有黨員身份的工作人員。其次，業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn)。一般外包人員很少涉及到高校人事檔案數(shù)字化相關(guān)工作。因此必須對外包人員進(jìn)行專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，包含檔案數(shù)字化建設(shè)的具體標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、高校人事檔案管理的具體特點(diǎn)以及檔案管理相關(guān)知識，加深外包人員對高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)工作的理解，更好地開展工作。三是外包安全保障。高校人事檔案信息有一定的保密性，要求外包人員在開展高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)工作過程中要有效地保護(hù)檔案安全。外包企業(yè)進(jìn)入高校檔案管理部門應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的管理制度，簽訂相應(yīng)的保密協(xié)議，并安裝必備的監(jiān)控設(shè)備，檔案管理人員要全程對高校人事檔案信息外包工作跟蹤監(jiān)督，確保數(shù)字化外包信息的安全性。四是要做好外包質(zhì)量把關(guān)。人事檔案數(shù)字化質(zhì)量關(guān)系著后期人事檔案信息資源的開發(fā)和利用，要對數(shù)字化設(shè)備運(yùn)行情況、數(shù)字化系統(tǒng)、數(shù)字化內(nèi)容進(jìn)行抽檢，確保數(shù)字化工作質(zhì)量。

二、高校人事檔案數(shù)字化外包潛藏的風(fēng)險(xiǎn)

我國部分高校已經(jīng)開始嘗試人事檔案數(shù)字化外包工作，通過與專業(yè)的數(shù)字化外包企業(yè)合作，既能夠利用外部資源實(shí)現(xiàn)對人事檔案數(shù)字化處理，也能夠節(jié)省高校在人事檔案管理過程中不必要的人力和物力投入。但從整體看，在外包過程中還存在檔案安全、檔案質(zhì)量、檔案進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)，這些問題都值得我們注意。

檔案安全風(fēng)險(xiǎn)。與紙質(zhì)的人事檔案信息不同，高校人事檔案數(shù)字化信息具有可存儲性和復(fù)制性的特點(diǎn)。這種便利性既有利于高校人事檔案信息的利用，也為高校人事檔案數(shù)字化外包埋下了隱患。一旦被某些別有用心人員利用，就可能會出現(xiàn)高校人事檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)。加之高校在人事檔案數(shù)字化外包過程中，會經(jīng)過多個流程，很多工作人員都參與其中，會對高校人事檔案數(shù)字化信息進(jìn)行頻繁操作，一旦在這一過程中出現(xiàn)了監(jiān)督或操作失誤，很容易造成高校人事檔案信息丟失或泄密。

檔案質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。一是外包人員能力素質(zhì)不夠所造成的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。部分外包工作人員屬于臨時性質(zhì)，面對內(nèi)容復(fù)雜的人事檔案信息，在數(shù)字化外包工作開展過程中如果沒有嚴(yán)格按照相關(guān)流程進(jìn)行操作，很容易造成人事檔案信息編碼不準(zhǔn)、內(nèi)容與紙質(zhì)檔案不符等問題，影響檔案數(shù)字化質(zhì)量。二是人事檔案數(shù)字化設(shè)備風(fēng)險(xiǎn)。高校在人事檔案數(shù)字化外包過程中會利用到大量的掃描設(shè)備，但當(dāng)前很多高校人事檔案管理部門的掃描設(shè)備已經(jīng)非常陳舊，對于各類紙質(zhì)檔案材料分辨能力較差，導(dǎo)致掃描質(zhì)量不高，也在一定程度上影響高校人事檔案數(shù)字化外包工作順利開展。此外，還有部分外包人員在人事檔案數(shù)字化參與過程中由于對人事檔案特點(diǎn)不熟悉，在操作過程中會耗費(fèi)大量時間，而且所完成的工作質(zhì)量不夠，也會影響人事檔案數(shù)字化外包工作[2]。

三、高校人事檔案數(shù)字化外包風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對

高校人事檔案數(shù)字化外包是人事檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢。在開展人事檔案數(shù)字化外包工作過程中一定要選擇優(yōu)秀的外包公司，做好人事檔案數(shù)字化外包過程管理，對高校人事檔案數(shù)字化外包工作進(jìn)行科學(xué)評估，確保高校人事檔案數(shù)字化外包質(zhì)量更好的服務(wù)，高效的檔案管理工作。

優(yōu)選外包公司。高校要給予人事檔案數(shù)字化外包工作足夠的重視，并通過公開招標(biāo)的方式選擇最好的外包公司與其合作。從目前看，開展檔案數(shù)字化外包的公司越來越多，但真正的取得保密資質(zhì)，能夠開展高校人事檔案數(shù)字化的公司并不多。因此在招標(biāo)之前應(yīng)與多家數(shù)字化公司進(jìn)行溝通，了解數(shù)字化公司是否從事過高校人事檔案數(shù)字化工作，以及企業(yè)的規(guī)模和業(yè)務(wù)能力，通過全方位、多途徑的了解數(shù)字化外包企業(yè)，進(jìn)而做到優(yōu)中選優(yōu)。一是要全面了解公司的資質(zhì)和背景，要將具備國家秘密載體印制資質(zhì)證書作為硬性條件。二是要重點(diǎn)考察公司的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)。只有從事過高校人事檔案數(shù)字化的公司，才能夠提升人事檔案數(shù)字化外包工作效率，確保工作質(zhì)量，盡量降低不必要的風(fēng)險(xiǎn)。

做好過程管理。高校干部人事檔案數(shù)字化外包就是要借助外部企業(yè)專業(yè)的技術(shù)、設(shè)備和人才，為高校人事檔案數(shù)字化工作開展服務(wù)，因此外包企業(yè)與當(dāng)?shù)毓芾聿块T屬于合作關(guān)系。在具體開展過程中，不能因?yàn)楹炗喠撕贤蛯⒏咝８刹咳耸聶n案數(shù)字化“一包了之”，高校檔案管理部門要選派精干力量對外包工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，制定更為嚴(yán)格的流程和標(biāo)準(zhǔn)。對于外包企業(yè)參與高校干部人事檔案數(shù)字化工作進(jìn)行全程監(jiān)督，確保高校干部人事檔案數(shù)字化工程進(jìn)度、工程質(zhì)量和信息安全。在工作開展過程中，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)與外包企業(yè)的溝通和互動，先小批量的對人事檔案進(jìn)行數(shù)字加工，并針對存在的問題進(jìn)行商討，通過制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)指導(dǎo)規(guī)范，進(jìn)一步提升工作人員的操作能力和熟練度，同時通過過程管理對于發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)也能夠及時地與高校檔案部門和外包企業(yè)進(jìn)行溝通，盡量將可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)消滅在萌芽狀態(tài)。

優(yōu)化評估機(jī)制。為了確保高校干部人事檔案數(shù)字化外包工作質(zhì)量有必要對結(jié)果進(jìn)行評估和抽查。高校檔案管理部門應(yīng)與數(shù)字化公司進(jìn)行對接，并成立聯(lián)合評估小組，對高校干部人事檔案數(shù)字化成果進(jìn)行抽查和驗(yàn)收，對于存在的問題要做好登記，并及時地做出解決方案。評估和抽查工作要分階段進(jìn)行，第一階段應(yīng)在整個工程完成30%進(jìn)行，對于發(fā)現(xiàn)的共性問題要及時地進(jìn)行商討，并統(tǒng)一整改完善。第二階段應(yīng)在整個工程完成60%進(jìn)行，通過兩次抽查，既能夠發(fā)現(xiàn)一些問題，也避免一次性抽查所造成的返工和浪費(fèi)問題。最后一階段為總驗(yàn)收。對于抽查過程中出現(xiàn)的錯誤數(shù)據(jù)，要根據(jù)相關(guān)要求進(jìn)行重新校對和修改，直到整個工程驗(yàn)收合格，才可以支付最后一批工程款項(xiàng)。通過評估機(jī)制的有效落實(shí)，確保高校干部人事檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)信息安全[3]。

總之，高校將干部人事檔案數(shù)字化外包，既緩解了檔案管理部門的工作壓力，也能夠讓檔案工作人員集中精力開展核心業(yè)務(wù)工作。在工作開展過程中，一方面，要選擇優(yōu)秀的外包企業(yè)進(jìn)行合作；另一方面，也要對存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有針對性的識別，更好的服務(wù)高校人事檔案管理工作。 PR

參考文獻(xiàn)：

[1]楊紅.人事檔案數(shù)字化外包的風(fēng)險(xiǎn)防控[J].蘭臺內(nèi)外， 2019， （23）：61-62.

[2]原月，熊瑤，王紅軍.航天企業(yè)檔案數(shù)字化外包的檔案質(zhì)量和信息安全風(fēng)險(xiǎn)分析和對策[J].沈陽航空航天大學(xué)學(xué)報(bào)， 2019，（04）：92-97.（責(zé)任編輯：李雪威）