高校聲像檔案安全體系的建設(shè)

王亦婷

摘 要：高校聲像檔案管理對(duì)于學(xué)校的建設(shè)非常重要，要維護(hù)聲像檔案的安全。建立檔案安全體系，可以防止聲像檔案遭到破壞，讓聲像檔案發(fā)揮積極的作用。本文主要介紹高校聲像檔案管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題、高校聲像檔案安全體系建設(shè)、建設(shè)檔案安全體系措施。

關(guān)鍵詞：高校聲像;檔案;安全體系;建設(shè)

1 高校聲像檔案管理現(xiàn)狀和問(wèn)題

高校在實(shí)際教學(xué)中需要用到聲像檔案，它可以用比較形象的方式向?qū)W生呈現(xiàn)重要的資料，特別是醫(yī)學(xué)資料，書(shū)本上的知識(shí)和圖像不能立體地顯示人體的結(jié)構(gòu)，聲像資料卻可以很直觀地顯示出來(lái)，采用這種方式可以提高教學(xué)的效果。可是很多學(xué)校沒(méi)有認(rèn)識(shí)到聲像檔案管理的重要性，導(dǎo)致很多檔案出現(xiàn)破壞甚至丟失的情況。

1.1 聲像檔案收藏量少

很多學(xué)校的檔案館主要是存放紙質(zhì)的圖書(shū)，學(xué)校重視圖書(shū)的管理工作，聲像檔案的管理沒(méi)有得到學(xué)校的重視，它的數(shù)量非常有限。有些重要的聲像資源沒(méi)有收入到檔案館，不能滿足教學(xué)需要或者學(xué)校活動(dòng)需要。聲像檔案的資料沒(méi)有整理完整，影響學(xué)校聲像檔案的管理工作。

1.2 不合理的管理方式

不同的檔案在管理方式方面存在一定的差異，在整理和收集資料時(shí)需要采用合適的方法。很多管理人員不了解正確的整理方法，采用普通的方法管理這些聲像檔案，導(dǎo)致很多資源受到破壞，給學(xué)校造成損失。沒(méi)有注意它的保存環(huán)境，沒(méi)有做好相關(guān)的登記工作，導(dǎo)致聲像資源受到影響，出現(xiàn)不能使用的情況。有些借閱者沒(méi)有及時(shí)把檔案歸還，導(dǎo)致聲像資源出現(xiàn)丟失的情況。

1.3 沒(méi)有得到有效的利用

學(xué)校沒(méi)有重視它的管理工作，使得很多資源出現(xiàn)問(wèn)題。不合理的管理和存放方式會(huì)影響聲像檔案的功效，在使用的過(guò)程中也會(huì)對(duì)聲像檔案造成一定的損壞。在一些重要的活動(dòng)時(shí)間，學(xué)校需要使用聲像資源，資源和實(shí)際的需要之間不能實(shí)現(xiàn)平衡導(dǎo)致它們沒(méi)有得到很好的利用。醫(yī)學(xué)院在研究人體結(jié)構(gòu)時(shí)也需要用到聲像檔案，如果不能很好地利用這些資源，會(huì)影響教學(xué)效果。

2 聲像檔案種類、特點(diǎn)

2.1 聲像檔案的種類

它的種類比較多，不同載體存儲(chǔ)的信息內(nèi)容不一樣。第一，錄音形式的聲像檔案。這種形式的檔案利用相關(guān)的軟件錄制聲音，比較方便保存?？梢凿浺舻脑O(shè)備比較多，磁帶等都可以進(jìn)行錄音。第二，影片的形式。它可以利用磁帶或者數(shù)字記錄信息，然后利用設(shè)備將錄制的影片存放到載體中。影片聲像檔案運(yùn)用的設(shè)備形式比較多，可以利用攝影機(jī)等設(shè)備進(jìn)行錄制。還可以運(yùn)用比較高科技的設(shè)備進(jìn)行錄制，數(shù)碼相機(jī)等都可以實(shí)現(xiàn)這種功能。第三，照片?？梢岳孟鄼C(jī)等設(shè)備進(jìn)行記錄信息，運(yùn)用相關(guān)的感光材料作為記錄的材料，把圖片通過(guò)相關(guān)的技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)。

2.2 聲像檔案的特點(diǎn)

聲像檔案的形式比較特別，它可以實(shí)現(xiàn)聲音和錄像的結(jié)合，可以記錄詳細(xì)的信息，保存重要的資料，是學(xué)校重要的資源。

第一，真實(shí)性。高校聲像檔案記錄高校的情況，特別是學(xué)?；顒?dòng)或者重要的事件的信息。它可以通過(guò)聲音和畫(huà)面的形式記錄真實(shí)的情況。它比較真實(shí)，反映的信息也比較真實(shí)。在保存時(shí)也比較方便。管理時(shí)需要采用合適的方法，防止出現(xiàn)問(wèn)題，給檔案館造成損失。第二，反映的信息比較準(zhǔn)確。它是根據(jù)真實(shí)的情況進(jìn)行記錄的，記錄中的信息不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤的情況。在記錄學(xué)校重大事件時(shí)，采用錄像或者照片的形式記錄，把當(dāng)時(shí)的情況清晰地記錄下來(lái)，成為學(xué)校的資源，具有它的價(jià)值和意義。在拍攝錄像時(shí)，可以把聲音和事件的始末記錄在案，通過(guò)人物的解說(shuō)可以了解事件的情況。出現(xiàn)丟失或者損壞，都會(huì)給學(xué)校造成損失。第三，可以記錄成為系統(tǒng)。高校的發(fā)展歷史比較長(zhǎng)，利用聲像檔案記錄學(xué)校的發(fā)展歷史，可以把收集的資料整理成系統(tǒng)，研究學(xué)校發(fā)展的事情和大事件的情況，對(duì)于了解學(xué)校的發(fā)展歷程具有一定的幫助。第四，比較直觀。聲像檔案不像以前的檔案形式，完全是文字的方式記錄信息，查看起來(lái)不方便。聲像檔案可以通過(guò)多種形式反映信息，照片、錄音、錄像等都可以。觀察起來(lái)比較方便和直接，記錄的信息比較全面和真實(shí)。聲像檔案的形式比較多，記錄的信息比較全面，反映的情況比價(jià)真實(shí)。它具有這些優(yōu)點(diǎn)，可以充分利用。

3 聲像檔案在實(shí)際管理中有哪些問(wèn)題

3.1 聲像檔案記錄的內(nèi)容存在丟失的情況

檔案館的人員數(shù)量不足，安排管理的人員能力不高，在記錄重要的信息時(shí)沒(méi)有掌握到記錄的方法，導(dǎo)致重要的信息沒(méi)有記錄完整。在管理中沒(méi)有采用合適的管理方法，導(dǎo)致出現(xiàn)丟失的情況。

3.2 管理和存儲(chǔ)

學(xué)校需要重視聲像檔案的管理工作，根據(jù)他們的重要程度和種類特點(diǎn)采用不同的保存方法。在采用聲像檔案的存儲(chǔ)方式時(shí)需要避免它們?cè)獾狡茐?，在存放資料時(shí)要保證資料的全面性。存放位置要根據(jù)要求進(jìn)行設(shè)置，防止光線等因素影響聲像檔案。對(duì)存放位置進(jìn)行清理，控制保存位置的光線和溫度變化。不要在存放地點(diǎn)擺放危險(xiǎn)物品，防止出現(xiàn)火災(zāi)等損壞這些資源。在主要的聲像檔案管理的地方，要定期檢測(cè)它們的情況，控制濕度，清除灰塵等。在保存時(shí)不可以使用對(duì)檔案有損壞的化學(xué)劑，它們會(huì)對(duì)檔案和人體造成一定的傷害?？梢园惭b一些專門(mén)存放的裝置，根據(jù)聲像檔案的特點(diǎn)控制光線和濕度。這種管理方法可能管理費(fèi)用比較高，學(xué)校可以根據(jù)自身的情況采用合適的方法管理。

4 解決聲像檔案管理中各項(xiàng)問(wèn)題的辦法

4.1 聲像檔案安全管理

學(xué)校和學(xué)生需要認(rèn)識(shí)到聲像檔案安全管理的重要性，根據(jù)需要建立安全體系，維護(hù)它們的安全。學(xué)校的管理者需要采取措施幫助管理檔案，把主要的檔案放在比較安全的位置，重視存放位置的環(huán)境，可以安排人員管理。做好聲像檔案的記錄工作，這樣方便查找，可防止出現(xiàn)丟失的情況。分析學(xué)校在管理聲像檔案中的問(wèn)題，根據(jù)具體的問(wèn)題采取措施進(jìn)行處理，提高管理的效率。在學(xué)校建立完善的管理制度，聲像檔案出現(xiàn)問(wèn)題要追究責(zé)任。

4.2 加強(qiáng)監(jiān)督

建立聲像檔案安全體系，需要完善各項(xiàng)管理制度，加強(qiáng)對(duì)聲像檔案的監(jiān)督，這樣可以維護(hù)它們的安全。學(xué)校中的老師或者學(xué)生在利用聲像檔案后需要及時(shí)歸還，超過(guò)規(guī)定時(shí)間沒(méi)有歸還需要提醒他們?？梢愿鶕?jù)安裝相關(guān)的設(shè)備，方便管理。重要的檔案需要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的流程才可以借用，沒(méi)有獲得批準(zhǔn)不可以使用重要的聲像檔案。采用數(shù)字化的聲像管理方式可以通過(guò)設(shè)置權(quán)限或者加密的方式限制人員使用信息資源。

4.3 重視聲像檔案安全宣傳

可以在學(xué)校宣傳聲像檔案安全意識(shí)，讓學(xué)生認(rèn)識(shí)到它的意義。在使用的過(guò)程中注意保護(hù)它們，使用完后及時(shí)歸還。

4.4 提高管理人員的素質(zhì)

重視管理人員能力的培養(yǎng)，聲像檔案的存放環(huán)境會(huì)影響檔案的質(zhì)量，嚴(yán)重的會(huì)出現(xiàn)不能使用的情況，給學(xué)校造成損失。管理人員要定期清理存放位置的衛(wèi)生，清理灰塵等，保持室內(nèi)溫度和濕度。重視聲像檔案的記錄工作，及時(shí)跟進(jìn)檔案的使用情況。學(xué)校可以安排他們參加培訓(xùn)，增長(zhǎng)檔案管理知識(shí)，學(xué)習(xí)正確的管理和存放方法，鍛煉管理能力?？梢岳孟嚓P(guān)技術(shù)幫助管理工作，提高管理水平和效率。

結(jié)束語(yǔ)

高校聲像檔案對(duì)于學(xué)校的發(fā)展和建設(shè)非常重要，要重視它們的管理工作。建立聲像檔案安全系統(tǒng)，利用相關(guān)技術(shù)維護(hù)檔案的安全。把重要的檔案進(jìn)行備份，這樣可以防止重要的信息出現(xiàn)丟失的情況。重視檔案管理者的能力的培養(yǎng)，按照相關(guān)要求管理檔案，防止聲像檔案受到其他因素的影響。

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（作者單位：寧夏醫(yī)科大學(xué)檔案館）