淺議在網(wǎng)絡(luò)時代高校圖書館過刊資源的管理利用

郭文慧

摘 要：在網(wǎng)絡(luò)信息時代高校圖書館應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的管理模式，充分調(diào)動館員的積極性，針對過刊資源的特點，開展創(chuàng)新性的服務(wù)管理模式，同時引進(jìn)國外高校圖書館過刊資源管理的先進(jìn)方法，加大過刊資源的宣傳力度和開發(fā)深度，提升過刊管理人員的服務(wù)質(zhì)量，使過刊資源更好地服務(wù)于高校的教學(xué)和科研工作。

關(guān)鍵詞：高校圖書館;過刊資源;管理利用

高校圖書館在數(shù)字化時代如何加強(qiáng)對過刊資源的科學(xué)化、規(guī)范化管理，最大程度滿足讀者的需求，在很大程度上制約著高校圖書館提升過刊資源的利用率。高校過刊資源作為館藏資源的一個重要組成部分，在過去傳統(tǒng)管理模式下存在很多弊病，如“重藏輕用”、管理后、剔舊工作欠缺等，隨著高校教育改革的不斷深入，高?？蒲泄ぷ鞯陌l(fā)展壯大，如何使期刊資源特別是過刊資源更好地為高校教育的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這就要求高校圖書館在創(chuàng)新管理服務(wù)模式、降低管理成本、提升信息服務(wù)管理空間上下足功夫。

“過刊”就是過期的雜志，圖書館會把上一年的期刊下架然后裝訂成冊，重新分類，以合訂本形式再次上架，以方便讀者查閱。過刊對于現(xiàn)刊而言，它是把上一年的現(xiàn)刊中專業(yè)性強(qiáng)，具有保存價值的期刊經(jīng)過整理、裝訂、加工后重新編目上架。在傳統(tǒng)觀念中，過刊的利用價值大打折扣，其實不然，期刊出版后1～5年利用率最高，文獻(xiàn)計量學(xué)表明：文獻(xiàn)老化的半衰期一般在4～10年之間。過刊在一定時期內(nèi)的利用率還是很高的，但如何使過刊在有限的時間內(nèi)提高它的使用率和利用率是高校圖書館提高館藏資源利用所面臨的重要問題。

一、從過刊的特點來看

一是過刊具有連續(xù)性和完整性。首先，過刊是從上一年的期刊中挑選出的具有學(xué)術(shù)價值和科研價值的期刊，經(jīng)過整理、加工、分類、錄入，然后重新上架服務(wù)讀者。其次，過刊的連續(xù)性和完整性，決定了它有一套特有的信息鏈和數(shù)據(jù)鏈，為建立過刊資源數(shù)據(jù)庫發(fā)展提供了條件，也為高校科研和教學(xué)提供了信息保障。

二是對過刊的利用率來看，重點還要看它的學(xué)術(shù)性和專業(yè)性。對于高校過刊文獻(xiàn)資源收藏范圍要從高校學(xué)科發(fā)展的趨勢來進(jìn)行調(diào)整，它不是一成不變的，要根據(jù)本校教學(xué)和科研的發(fā)展，適當(dāng)做出調(diào)整。

三是過刊的數(shù)量多，有著龐大的信息量。據(jù)統(tǒng)計全國期刊種類有9549種，以晉中學(xué)院為例，每年要訂閱期刊840種，要想從近千種期刊中挑選出具有保存價值和學(xué)術(shù)價值的期刊不僅要求期刊管理員要有全面的綜合素質(zhì)，更要求學(xué)科館員在這里發(fā)揮積極作用。高校學(xué)科的建設(shè)與發(fā)展離不開教學(xué)與科研的發(fā)展，過刊資源應(yīng)積極服務(wù)于教學(xué)與科研。學(xué)科館員應(yīng)積極關(guān)注學(xué)科的最新發(fā)展動態(tài)，對數(shù)量龐大的過刊要及時做出調(diào)整，篩選出學(xué)科價值高、專業(yè)化強(qiáng)、實用性強(qiáng)的過刊，對學(xué)科用戶的科研項目要開展定期跟蹤和咨詢，及時推送和科研項目有關(guān)的過刊信息資源，充分發(fā)揮過刊的利用率。

四是過刊的涉及面廣，信息量大，涵蓋了文學(xué)、政治、經(jīng)濟(jì)、外文、美術(shù)、數(shù)學(xué)等多個領(lǐng)域，這不僅為其再利用打下了雄厚的基礎(chǔ)，也為開發(fā)過刊資源奠定了物質(zhì)保障。

二、過刊管理存在的問題及對策

有些高校圖書館在過刊的管理方式上比較落后，許多期刊不能外借，不能開放式借閱。“以藏代管”的傳統(tǒng)管理方法存在很多弊端，“重藏輕用”的思想在某些高校圖書館中比較盛行，在信息網(wǎng)絡(luò)時代，過刊發(fā)揮的作用有些是現(xiàn)刊不能取代的。過刊作為館藏資源的一部分應(yīng)該和圖書管理方式一樣，不能將其束之高閣，許多高校圖書館過刊閱覽室沿用舊的管理模式不能借閱，只能閱覽，造成許多過刊只能靜靜地待在角落里，這樣不僅給讀者的查閱帶來很大不便，而且對過刊資源也造成極大浪費(fèi)，所以改變高校過刊資源的管理模式，充分調(diào)動人的積極性，變被動為主動，讓過刊資源和圖書一樣流通起來，這樣才能充分利用過刊的有限資源，使其利用最大化。

現(xiàn)刊在下架后，要及時整理和查漏補(bǔ)缺，對于短缺的期刊一定要及時補(bǔ)訂。有些高校的圖書館對于短缺的期刊不及時補(bǔ)訂，期刊中某些重要信息鏈斷開，這對高校的學(xué)科教學(xué)和科研的信息利用造成很大不便。這就要求過刊管理員在整理一年的期刊時發(fā)現(xiàn)短缺期刊時要和供貨商積極聯(lián)系，及時補(bǔ)訂，以免影響期刊的裝訂，對于短缺的期刊要做到不下架，不裝訂，以保證期刊的連續(xù)性和完整性。

高校圖書館的過刊在裝訂和利用上存在許多問題，如在晉中學(xué)院過刊裝訂一般采用外包形式，上一年的期刊經(jīng)過下架、整理、排序、打包，直接交給期刊供貨商指定的公司裝訂，期刊不論是否有收藏利用價值都要裝訂，這不僅直接影響到過刊的質(zhì)量，而且占用了過刊資源有限的空間。比如，瑞麗、大眾電影一類的雜志在學(xué)術(shù)上的價值不大，但屬于圖書館的館藏資源，對于那些收藏價值不大的期刊，是否可以建立館藏資源數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫進(jìn)行收錄，這樣既可以節(jié)省空間又可以提高館藏資源的利用率。

高校圖書館過刊資源的剔舊工作是圖書館館藏資源的重要組成部分，每年都有大量的期刊進(jìn)行整理和裝訂移交給過刊閱覽室，這給過刊閱覽室在空間和人力上無形中增加了很大壓力。在許多高校館藏圖書和圖書館實際設(shè)計的圖書藏量存在很大的差異，有的高校圖書館的圖書藏量已超過建館時標(biāo)準(zhǔn)的藏書量，這就要求高校圖書館要更新傳統(tǒng)觀念，重視過刊的剔舊工作，有針對性的剔舊納新，增加館藏活力，使圖書館過刊剔舊工作處于一個合理有序、循序漸進(jìn)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。

要盡快建立起館藏期刊剔舊標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)高校圖書館期刊剔舊數(shù)據(jù)庫聯(lián)網(wǎng)。首先，對于圖書館藏刊剔舊方式要做到靈活多樣，在減少書架冗余率的同時，積極實現(xiàn)剔舊文獻(xiàn)的二次利用。對于零翻閱率和一些娛樂性的雜志通過售賣等方式進(jìn)行剔舊，這樣既可以增加經(jīng)費(fèi)的收入又可以避免以后期刊采購的盲目性，其次，對于這部分過刊可以和其他高校圖書館進(jìn)行交換和贈送，像一些專業(yè)性強(qiáng)、閱讀率低且又不是學(xué)校科研和教學(xué)的重點學(xué)科的期刊，通過和其他高校圖書館進(jìn)行交換，可以得到一些適合本校教學(xué)發(fā)展的普及性較強(qiáng)的刊物。實現(xiàn)高校圖書館過刊剔舊數(shù)據(jù)庫聯(lián)網(wǎng)，也是基于以上工作是一項長期的、系統(tǒng)的工程，要根據(jù)具體實際工作制定相應(yīng)的剔舊標(biāo)準(zhǔn)，在工作中有計劃、有系統(tǒng)地實行，要做到專人分管，專人負(fù)責(zé)，及時除舊更新，優(yōu)化館藏資源，以適應(yīng)和激發(fā)高校師生的教學(xué)和科研需要。

三、過刊的裝訂

過刊的裝訂工作是過刊管理的重要組成部分，過刊裝訂質(zhì)量與過刊利用率的提高有重要關(guān)系，并且決定著過刊管理工作的科學(xué)性和合理性。

第一，大部分高校圖書館的期刊裝訂都是對外承包出去的，承包商裝訂期刊的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，高校圖書館裝訂的要求不明確，并且對于短缺的期刊和期刊供貨商溝通不積極，致使裝訂的期刊不能保證其連續(xù)性和統(tǒng)一性，在很大程度上影響了過刊的利用效率，這就要求過刊裝訂在規(guī)范和嚴(yán)謹(jǐn)上下大功夫，這對于保障過刊的管理和利用起著至關(guān)重要的作用。

第二，裝訂時間周期要縮短，盡量避開過刊資源利用的高峰期，以免影響讀者的畢業(yè)論文設(shè)計和科研教學(xué)需求。首先，每年前半年是學(xué)生論文設(shè)計的高峰期，需要查詢資料的人很多，再加上上一年期刊的尾刊這段時間才陸陸續(xù)續(xù)送來，所以上一年期刊的裝訂最好安排在第二年的下半年;其次，為保證讀者查閱資料的便利，過刊的裝訂時間應(yīng)放在暑期或是寒假進(jìn)行，這樣既保證了裝訂時間，又不影響過刊閱覽的正常開放。在裝訂過刊時要分批次進(jìn)行，先裝訂學(xué)術(shù)型期刊，再裝訂學(xué)習(xí)型期刊，最后是休閑型期刊，錯開裝訂可以避免借閱高峰期，又可以緩解過刊閱覽室的壓力。

第三，過刊裝訂為了便于讀者的查閱，盡量做到厚度不要超過3厘米，對于學(xué)術(shù)性期刊、學(xué)習(xí)型期刊和休閑型期刊的區(qū)分，不僅要在書脊編目序號上進(jìn)行查閱，而且可以從三種期刊的裝訂編目卡的顏色上加以區(qū)分，用醒目的色彩來區(qū)分，這樣不僅可以方便讀者快速找到自己所需要的資料，而且也便于過刊管理員對期刊的管理。

第四，缺乏高水平的過刊管理人員，是高校圖書館普遍存在的問題。由于在傳統(tǒng)的圖書館管理中，人們對于圖書館的管理長期處于“重藏輕用，重書輕刊”的狀態(tài)，對于過刊的管理更是不夠重視，過刊管理人員的工作只是充當(dāng)“守門人”。由于缺乏過刊管理的專業(yè)知識，再加上圖書館對于過刊管理人員的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)和交流機(jī)會的缺乏，過刊管理工作人員的積極性調(diào)動不起來，人員的頻繁更換，過刊的管理長期處于一種渙散狀態(tài)。要想改變這種狀態(tài)，一是要引進(jìn)高水平的圖書館管理人才，二是對于現(xiàn)有過刊管理人員要加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，在做好過刊下架、整理、打包、裝訂、分類、編目和重新上架的工作后，要重視對于現(xiàn)有過刊的深層次開發(fā)。

四、創(chuàng)新過刊管理服務(wù)模式，提升過刊管理人員服務(wù)意識

一是對過刊的管理要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化分類和著錄，規(guī)范過刊資源管理方式是創(chuàng)新服務(wù)的基礎(chǔ)。對于過刊的管理方式不僅要規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，過刊和圖書管理一樣，都采用《中圖法》進(jìn)行分類和著錄，對同一內(nèi)容的期刊或更名后內(nèi)容仍相同的期刊要放在一起集中管理，標(biāo)準(zhǔn)化的分類和著錄不僅有利于科學(xué)的排架，也便于讀者查閱資料，使過刊管理員及時掌握某一學(xué)科領(lǐng)域的期刊在某一年的覆蓋率，不僅為高校圖書館的各項評估工作準(zhǔn)備數(shù)據(jù)資料，也為高校建立圖書館過刊館藏數(shù)據(jù)庫奠定了物質(zhì)保障。

二是過刊的管理不僅要做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，而且要認(rèn)真做好過刊資源的整合工作，要建立具有特色的多種數(shù)據(jù)庫。針對高校的畢業(yè)生論文季以及高校職稱評定所需的科研論文可以從過刊中的學(xué)術(shù)期刊中搜集整合，并且依托中國知網(wǎng)等大型學(xué)術(shù)期刊平臺對過刊資源進(jìn)行深度挖掘，建立過刊資源的論文集庫，為廣大教師的教學(xué)、科研以及申報科研課題提供必要的保障。

三是加強(qiáng)過刊資源的宣傳力度。為了進(jìn)一步加大圖書館過刊資源利用率，充分發(fā)揮過刊文獻(xiàn)的作用，以加大高校師生對過刊資源的認(rèn)知度，圖書館應(yīng)開展多方位的拓展活動，如在館內(nèi)和過刊閱覽室設(shè)置過刊宣傳欄，在圖書館平臺上向讀者推送過刊資源平臺，向讀者展示過刊資源的館藏期刊、期刊的變化情況以及每一年過刊的裝訂情況，以方便讀者了解圖書館館藏期刊的種類和基本情況，從而提高過刊的利用率。

四是參照國外大學(xué)圖書館過刊資源的先進(jìn)管理經(jīng)驗，建立高校圖書館過刊合作儲存的機(jī)制。過刊相對于現(xiàn)刊來說更能體現(xiàn)某一學(xué)科領(lǐng)域的過去、發(fā)展和未來，隨著時間的流逝而更顯珍貴。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的高速發(fā)展，高校圖書館的紙質(zhì)期刊受到很大沖擊，圖書館過刊的藏與用矛盾的凸顯已經(jīng)影響高校圖書館事業(yè)的發(fā)展，建立高校圖書館合作存儲機(jī)制勢在必行。建立合作存儲必須在自愿原則的前提下以聯(lián)盟的形式參加，調(diào)節(jié)高校過刊資源的存儲和使用，在面向社會開放的前提下，盡量滿足各高校圖書館承擔(dān)管理的教學(xué)和科研任務(wù)。高校圖書館合作存儲是過刊資源保存的發(fā)展趨勢，不僅解決了高校圖書館過刊的存儲利用問題，節(jié)省了大量的人力、物力和經(jīng)費(fèi)，實現(xiàn)過刊資源共享，而且對過刊資源剔除標(biāo)準(zhǔn)的制定也有了統(tǒng)一的認(rèn)定，進(jìn)一步提高完善了高校圖書館的職責(zé)功能。

五是提高過刊管理人員的整體素質(zhì)。隨著信息化新技術(shù)的不斷發(fā)展，圖書館的管理工作逐漸由手工變?yōu)樽詣踊僮?，這就要求過刊管理員從傳統(tǒng)的觀念中走出來，充分認(rèn)識到過刊資源的重要性，努力提高自身的綜合素質(zhì)，在完成過刊資源的下架、整理、裝訂、分類、編目、典藏、上架等基本工作之外，積極和各院系合作對過刊資源進(jìn)行深層次開發(fā)，提高過刊資源的開發(fā)和利用。許多高校圖書館存在人員結(jié)構(gòu)老化、學(xué)習(xí)積極性不高、知識結(jié)構(gòu)更新緩慢，再加上經(jīng)費(fèi)的短缺，館員外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會減少，這就要求高校圖書館不僅要在硬件設(shè)施上下大功夫，而且在軟件上也要重視起來，在對館員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)要多元化，通過外聘講學(xué)等方式，不定期地邀請高校圖書館專業(yè)的專家和教授來本館進(jìn)行業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)和講座，解決工作中遇到的實際問題，通過“走出去，請進(jìn)來”的方式提高管理人員在過刊裝訂、整理和上架以及檢索方面的綜合能力，營造和創(chuàng)造出一個良好舒適的工作氛圍，提升管理人員自身服務(wù)形象和服務(wù)質(zhì)量，實行科學(xué)管理，深度開發(fā)過刊資源，實現(xiàn)過刊資源的二次或是三次開發(fā)。

總之，在信息化高度發(fā)展的社會，高校圖書館要充分認(rèn)識到過刊資源的利用價值，打破傳統(tǒng)的思想桎梏，不論從人員管理上還是過刊資源管理利用上都要摒棄原有的工作方法，把高校圖書館的過刊資源的長遠(yuǎn)發(fā)展和高校的教學(xué)科研相結(jié)合，使過刊資源從靜態(tài)管理變?yōu)閯討B(tài)管理，積極發(fā)揮人的主觀能動作用，實現(xiàn)過刊管理的服務(wù)現(xiàn)代化，方便讀者快速獲取檢索過刊資源信息，使其利用率達(dá)到最大化。

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（作者單位：山西省晉中學(xué)院圖書館）