檔案資源體系建設(shè)視域下的檔案保護(hù)的新理念和新趨勢(shì)研究

摘 要：檔案保護(hù)是檔案管理永恒的話題，也是檔案利用的前提，更是檔案資源體系建設(shè)的重要內(nèi)容之一。伴隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，當(dāng)前，檔案保護(hù)除了面臨傳統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)，還會(huì)面對(duì)數(shù)字化時(shí)代特有的風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)，筆者從檔案保護(hù)的迫切性和必要性出發(fā)，分析了檔案保護(hù)的傳統(tǒng)方法和其存在的不足，嘗試梳理檔案保護(hù)的新理念和新方法，進(jìn)一步提出檔案保護(hù)建議，希望對(duì)行業(yè)發(fā)展有所裨益。

關(guān)鍵詞：檔案保護(hù);檔案資源;新理念;新趨勢(shì)

檔案保護(hù)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、支撐性工作，在記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)等方面具有重要作用。檔案工作人員特別是從事檔案保護(hù)工作的人員使命光榮、責(zé)任重大，需要從檔案館庫(kù)建設(shè)的庫(kù)房選址、有害因素的“八防”到檔案流通環(huán)境的條件維護(hù)等各方面展開工作，實(shí)現(xiàn)檔案保護(hù)與全過(guò)程安全管理。

1 檔案保護(hù)的迫切性和必要性

1.1 檔案具有原始性和唯一性，是一種不可再生的資源，這也注定了檔案的珍貴性

隨著社會(huì)的發(fā)展和科技進(jìn)步，檔案利用的頻率越來(lái)越高，對(duì)檔案資源的開發(fā)力度也越來(lái)越大，頻繁利用甚至破壞檔案的現(xiàn)象日漸突出，解決這些問(wèn)題迫在眉睫。

1.2 檔案從收集整理到保管利用各環(huán)節(jié)都存在被破壞的危險(xiǎn)

例如紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)期的存放過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)發(fā)黃變脆、檔案字跡褪色以至模糊不清的情況;不適宜的庫(kù)房溫濕度保管環(huán)境會(huì)造成檔案發(fā)霉、變質(zhì);頻繁翻閱，經(jīng)常性地復(fù)印檔案造成的損害也隨處可見(jiàn)。

2 傳統(tǒng)的檔案保護(hù)方法

傳統(tǒng)的檔案保護(hù)主要是檔案庫(kù)房檔案安全保護(hù)的“八防”（防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲等）、“兩調(diào)控”（溫濕度調(diào)控）、修復(fù)破損檔案（修裱、加固）及檔案復(fù)制（復(fù)印、掃描）等。由于受經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)地、人員等各方面條件的限制，目前各檔案保管機(jī)構(gòu)對(duì)檔案的保護(hù)主要是采用了以下方法：一是對(duì)有害生物的防制。在檔案整理完畢后將檔案放入冰柜一段時(shí)間，用冷凍法殺滅害蟲等。二是對(duì)破損檔案進(jìn)行針對(duì)性修復(fù)。通過(guò)檔案的加固和裝裱等手段延長(zhǎng)檔案的使用壽命。三是對(duì)保管檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。制作副本，減少對(duì)檔案原件的損害。四是對(duì)珍貴檔案啟用專業(yè)設(shè)備。如某某大學(xué)珍品檔案陳列室擁有相當(dāng)數(shù)量的珍貴檔案，為此，陳列室配備了專用的恒溫恒濕設(shè)備及專門的氣體滅火控制系統(tǒng)，并使用了價(jià)值不菲的樟木柜（防蟲防蛀、驅(qū)霉隔潮）。檔案保護(hù)效果非常明顯，但由于經(jīng)費(fèi)的限制，這些裝備在其他普通的檔案庫(kù)房難以配備。

3 檔案保護(hù)存在的不足

這些傳統(tǒng)保護(hù)措施固然對(duì)檔案保護(hù)構(gòu)建了最基本的防護(hù)堤，但現(xiàn)實(shí)中各檔案管理機(jī)構(gòu)還存在許多不足，需要不斷改進(jìn)提高。

3.1 缺乏甚至沒(méi)有專職的檔案保護(hù)專業(yè)技術(shù)人員

如某某大學(xué)檔案館作為西南地區(qū)規(guī)模最大的高校檔案館，居然沒(méi)有一個(gè)接受過(guò)系統(tǒng)教育的專職檔案保護(hù)人員。

3.2 檔案保護(hù)作為體系建設(shè)普遍缺乏前瞻性、完整性和針對(duì)性

檔案資源、檔案利用和檔案保護(hù)共同構(gòu)成了檔案三大體系，這足以說(shuō)明了檔案保護(hù)的重要性。但絕大部分部門未開展甚至還有不少部門不知道需要對(duì)本部門的檔案保護(hù)體系從微觀技術(shù)層面到宏觀管理層面做有效的全面評(píng)估。

3.3 檔案保護(hù)應(yīng)急管理流于形式

檔案災(zāi)害性事件的應(yīng)急管理是檔案保護(hù)體系中極為重要的一環(huán)，但各檔案管理機(jī)構(gòu)制定的應(yīng)急處理程序普遍存在不完整、缺乏針對(duì)性的問(wèn)題。如見(jiàn)過(guò)太多單位的應(yīng)急演練都是進(jìn)行消防和逃生，反而對(duì)在緊急情況下如何對(duì)檔案實(shí)施有效保護(hù)極少涉及，明顯本末倒置。

3.4 工作人員缺乏保護(hù)意識(shí)

強(qiáng)調(diào)檔案的利用和管理，對(duì)檔案的保護(hù)則相對(duì)忽視的現(xiàn)象在各級(jí)檔案部門普遍存在。檔案破損、發(fā)霉等情況很多是由于相關(guān)工作人員缺乏保護(hù)意識(shí)所導(dǎo)致。所以必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，樹立檔案保護(hù)意識(shí)。不僅要增加檔案管理人員的基礎(chǔ)檔案知識(shí)儲(chǔ)備，還要開展對(duì)檔案管理人員的檔案保護(hù)技術(shù)的培訓(xùn)工作，讓檔案工作人員能夠針對(duì)本單位檔案的具體情況采取相應(yīng)正確的檔案保護(hù)措施，不斷提高檔案保護(hù)水平。

3.5 相當(dāng)數(shù)量的檔案庫(kù)房和設(shè)備不達(dá)標(biāo)

檔案庫(kù)房大部分是由辦公用房改造而成的，并未對(duì)庫(kù)房的門窗采取相應(yīng)的防火防盜措施，而且?guī)旆块T窗的材質(zhì)是普通的木質(zhì)和單層玻璃，因而也無(wú)法做到防熱防潮。多數(shù)基層單位檔案庫(kù)房中的設(shè)備不符合檔案保護(hù)要求。庫(kù)房多采用熒光燈或節(jié)能燈等照明設(shè)備，這些燈具放出的光線中含有較多的紫外線，不利于照片、影像資料的保護(hù)。

3.6 電子檔案保護(hù)技術(shù)措施明顯不足

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，電子檔案是未來(lái)檔案業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)，對(duì)電子檔案的保護(hù)工作也顯得尤其重要。目前技術(shù)的不成熟，給電子檔案保護(hù)工作帶來(lái)了不少難題。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)安全在檔案保護(hù)體系中更加關(guān)鍵，但現(xiàn)實(shí)中普遍缺乏前瞻性強(qiáng)、針對(duì)性明確的檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理和應(yīng)急處置程序。有些部門雖然制定了網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)的檔案保護(hù)應(yīng)急處置程序，但很少能進(jìn)行具有實(shí)戰(zhàn)意義的應(yīng)急演練。

3.7 檔案保護(hù)研究交流明顯不足

很多圖書館和博物館都下設(shè)了古籍修復(fù)中心和文物科技保護(hù)中心。在資料的保護(hù)上，圖書館、博物館都有自己獨(dú)到的見(jiàn)解和方法。但目前檔案部門同圖書館、博物館等機(jī)構(gòu)的交流和合作尚處于較低水準(zhǔn)。本來(lái)高校檔案館在這方面的條件得天獨(dú)厚，但實(shí)際上檔案館和本校圖書館、博物館的交流和合作都還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

4 檔案保護(hù)必須堅(jiān)持新理念，把握新趨勢(shì)

4.1 檔案保護(hù)應(yīng)該堅(jiān)持新的理念

4.1.1 檔案保護(hù)要堅(jiān)持動(dòng)態(tài)保護(hù)理念。檔案保護(hù)貫穿于檔案運(yùn)行的動(dòng)態(tài)全過(guò)程，從檔案的形成、歸檔整理、入庫(kù)保管，到利用服務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，都需要實(shí)施有效管理和科學(xué)保護(hù)。這種動(dòng)態(tài)性體現(xiàn)在檔案庫(kù)房管理保護(hù)的適時(shí)性，在繼續(xù)加強(qiáng)相對(duì)靜態(tài)的檔案庫(kù)房保護(hù)前提下，擴(kuò)展保管保護(hù)的工作范圍。需要前移做好檔案形成的前端監(jiān)督，也要后延強(qiáng)化檔案利用的后端監(jiān)管指導(dǎo)，確保檔案載體與信息的有效存儲(chǔ)和長(zhǎng)期讀取。

4.1.2 檔案保護(hù)要堅(jiān)持整體性保護(hù)理念。一是思想觀念層面的認(rèn)識(shí)調(diào)整和改變。二是管理層面中的各項(xiàng)法規(guī)、制度的完善與執(zhí)行。三是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)保護(hù)規(guī)范的制定和貫徹，確保操作規(guī)程與檔案運(yùn)行的規(guī)范化。在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范指導(dǎo)的前提下，完成檔案實(shí)體保護(hù)、人員規(guī)范操作、技術(shù)方法與設(shè)備設(shè)施的保障、環(huán)境的監(jiān)測(cè)和管控，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)保護(hù)方向的轉(zhuǎn)型，確保檔案實(shí)體和信息的安全性。

4.1.3 檔案保護(hù)要堅(jiān)持全過(guò)程安全管理理念。檔案管理全過(guò)程是檔案工作的“收、管、用”，主要包括：接收征集、整理歸檔、保管保護(hù)與修復(fù)、開發(fā)利用與編研等過(guò)程。檔案保護(hù)必須關(guān)注入庫(kù)檔案的安全，實(shí)現(xiàn)與檔案利用的結(jié)合，確保檔案原件保護(hù)、數(shù)字信息安全，以及利用服務(wù)中的安全。研究安全保護(hù)方面更好的解決方案，并按照規(guī)范實(shí)施處理，更好地實(shí)現(xiàn)檔案全過(guò)程安全管理的目標(biāo)。

4.2 檔案保護(hù)必須把握技術(shù)發(fā)展的新趨勢(shì)

保護(hù)技術(shù)的發(fā)展，應(yīng)當(dāng)與檔案保管機(jī)構(gòu)一體化聯(lián)動(dòng)發(fā)展相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)與檔案保管機(jī)構(gòu)全面建設(shè)相配套，共同協(xié)調(diào)發(fā)展。同時(shí)積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)成果應(yīng)用于檔案管理，如LED智能光源管理、密集架光柵防撞技術(shù)、新型建筑節(jié)能材料、智能可組裝五節(jié)柜、文檔智能傳輸系統(tǒng)、AI監(jiān)控預(yù)警安全防范系統(tǒng)、新檔案?jìng)浞荽鎯?chǔ)與搶救修復(fù)技術(shù)、虛擬網(wǎng)盤智能檔案管理方案、檔案封存監(jiān)測(cè)及防護(hù)等技術(shù)。

檔案保護(hù)技術(shù)發(fā)展的新趨勢(shì)主要體現(xiàn)在：一是增強(qiáng)與信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的融合。在提高檔案利用效率的同時(shí)，關(guān)注檔案信息的安全保密。二是強(qiáng)化檔案全過(guò)程安全管理的融合。促進(jìn)檔案保管技術(shù)與檔案收集、整理、檔案利用、檔案轉(zhuǎn)移等工作緊密結(jié)合起來(lái);消除檔案活動(dòng)中安全隱患，更好地確保檔案的絕對(duì)安全，保證檔案不損壞、不損毀、不丟失。三是注重與學(xué)科新思想、新理念的融合。使檔案保護(hù)技術(shù)從關(guān)注庫(kù)房保管保護(hù)擴(kuò)展到關(guān)注檔案活動(dòng)的全過(guò)程，關(guān)注檔案和信息的安全，關(guān)注檔案學(xué)科發(fā)展的新思維、新思想，注重檔案保護(hù)的動(dòng)態(tài)性、檔案保護(hù)的整體性，注重檔案的新價(jià)值、新社會(huì)效益，以及新學(xué)科理念等。四是與新技術(shù)、新成果、新模式的融合，使檔案保護(hù)的技術(shù)支撐更加有效、更加可靠、更加科學(xué)。

綜上所述，檔案保護(hù)是一項(xiàng)長(zhǎng)遠(yuǎn)的、利國(guó)利民的工作。做好了這項(xiàng)工作，不僅能提高利用率，節(jié)約大量人力物力，還能創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。檔案工作人員只有不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，樹立檔案保護(hù)意識(shí)，科學(xué)管理，將傳統(tǒng)的檔案保護(hù)辦法與現(xiàn)代化、信息化手段有機(jī)結(jié)合，才能最大化地體現(xiàn)檔案的價(jià)值，更好地為社會(huì)服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：王建華，梅河口市人力資源和社會(huì)保障局檔案中心檔案員，研究方向：檔案管理。