基于“蝴蝶效應(yīng)”下的院前急救檔案數(shù)字化分析

唐夢雅

摘 要：本文從“蝴蝶效應(yīng)”中見微知著，討論如何以推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)為契機(jī)，提升檔案管理水平，增加檔案資源利用的價值。

關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)字化;安全;蝴蝶效應(yīng)

院前急救檔案是急救醫(yī)療機(jī)構(gòu)在辦理日常行政事務(wù)以及執(zhí)行上傳下達(dá)任務(wù)過程中形成的，是具備信息存儲價值的原始資料和歷史記錄，對規(guī)范院前急救體系和數(shù)字化信息建設(shè)工作具有重要參考價值。

1 “蝴蝶效應(yīng)”概述與數(shù)字化的聯(lián)系

“蝴蝶效應(yīng)”，其理論描述為一個極小的起因，經(jīng)過一段時間及其他因素的參與作用，可以產(chǎn)生巨大和復(fù)雜的影響力。

隨著社會的發(fā)展進(jìn)步，紙質(zhì)檔案不能適應(yīng)檔案變革性的發(fā)展，可以考慮紙質(zhì)檔案數(shù)字化。電子存儲不僅能夠節(jié)約紙質(zhì)資源，還能降低時間成本，起到開源節(jié)流的作用，這種優(yōu)勢能夠暫時消除紙質(zhì)檔案的弊端。在把檔案資源進(jìn)行數(shù)字化的過程中，檔案數(shù)字化一個流程出錯可能會引起目錄數(shù)據(jù)庫、檔案掃描件等原始檔案消失的后果。因此，須謹(jǐn)防“蝴蝶效應(yīng)”帶來的連鎖反應(yīng)，助力院前急救事業(yè)穩(wěn)步向前發(fā)展。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

2.1 職工對數(shù)字化認(rèn)識欠缺

由于信息化推廣力度不夠，檔案信息化發(fā)展空間具有一定的局限性，廣大職工對檔案數(shù)字化的作用理解不深，認(rèn)識不足。認(rèn)為醫(yī)療檔案收集保管與他們沒有太大關(guān)系。出現(xiàn)了不積極配合、拖延交檔案的現(xiàn)象。

2.2 硬件設(shè)施配置不足

配備的硬件設(shè)施不足，或檔案數(shù)字化存儲設(shè)備參數(shù)未達(dá)到硬件設(shè)施要求等原因都會減慢檔案數(shù)字化的實施進(jìn)度。

2.3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存在隱患

在飛速發(fā)展的自媒體時代，網(wǎng)絡(luò)安全問題不容小覷。網(wǎng)絡(luò)是信息傳遞的載體，只有網(wǎng)絡(luò)安全檔案信息方能安全。在檔案信息的處理、存儲、傳輸過程中，如果操作不嚴(yán)謹(jǐn)、不規(guī)范、不細(xì)致，容易被計算機(jī)病毒非法存取、占用和控制，造成信息泄露。影響了檔案信息的有效保存，易引發(fā)了檔案喪失價值的危險。

2.4 管理監(jiān)督不到位

檔案數(shù)字化起步較晚，之前制定的制度不夠健全，監(jiān)管機(jī)制落實不夠全面，對檔案數(shù)字化監(jiān)督工作缺乏重視，全面履行監(jiān)督職能往往流于表面。

3 注重數(shù)字化細(xì)節(jié)管理，構(gòu)建院前急救質(zhì)控體系

檔案服務(wù)外包是政策性強(qiáng)、技術(shù)要求高的專業(yè)工作。必須按照《中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》（DA/T68.2-2020）中檔案服務(wù)外包工作規(guī)范的內(nèi)容來執(zhí)行，堅持合法、安全、可控原則開展檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作，保證本單位檔案的安全。

3.1 選擇外包操作方式更能專注院前急救業(yè)務(wù)建設(shè)

3.1.1 勞動外包檔案的優(yōu)勢。檔案數(shù)字化是把紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化成電子檔案保存，紙質(zhì)文檔材料數(shù)量繁多、冗雜，無疑增加了檔案管理工作。因此，恰當(dāng)選擇檔案數(shù)字化操作方式顯得尤為重要。自主掃描和勞動外包是檔案數(shù)字化的兩種操作方式。勞動外包通常要求檔案館（室）提供數(shù)字化設(shè)備和場地，數(shù)字化企業(yè)根據(jù)檔案機(jī)構(gòu)要求，派出相關(guān)人員開展檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)[1 ]。采取勞動外包方式更有利于日常工作，因為起源于企業(yè)的勞動外包方式歷史悠久，勞動外包公司管理制度完善，掃描人員專業(yè)性強(qiáng)，工作效率高，能夠勝任更多的檔案掃描任務(wù)，單位檔案人員更能專注發(fā)展院前急救業(yè)務(wù)管理，有效推動檔案數(shù)字化的進(jìn)程。

3.1.2 選擇勞動外包公司。選擇勞動外包公司，一是只選擇政府定點采購的供應(yīng)商，從政府定點采購的供應(yīng)商中擇優(yōu)選取一家中標(biāo)供應(yīng)商來進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描。二是要在價格、品質(zhì)、口碑、規(guī)模、成功案例、專業(yè)性程度等方面進(jìn)行研究對比，優(yōu)中選優(yōu)。三是對于使用的供應(yīng)商須簽訂合同和保密協(xié)議，明確工作職責(zé)，規(guī)范合作方式。

3.1.3 明確外包服務(wù)的范圍。明確院前急救檔案數(shù)字化服務(wù)外包的具體內(nèi)容和依據(jù)。院前急救檔案數(shù)字化服務(wù)外包內(nèi)容不包括商業(yè)秘密、個人隱私。價值珍貴的檔案，面臨字跡消褪、載體脆化等危險的歷史檔案，具有特色的檔案，以及與重要專題相關(guān)性高的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化[2 ]。因此，30年、永久的文書、科研、設(shè)備、會計等院前急救檔案材料均需列入數(shù)字化范疇，以保持檔案收集材料的完整性。

3.1.4 專人監(jiān)督勞動外包公司。當(dāng)勞動外包公司人員開展加工服務(wù)期間，必須對其實施有效監(jiān)督，確保掃描公司遵守制度準(zhǔn)則，規(guī)范約束自身行為。檔案管理人員嚴(yán)格審核外包人員的資格，督促其遵守紀(jì)律，執(zhí)行檔案法律規(guī)定，防止外包人員私自夾帶信息外出，嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記管理制度，每日清點登記檔案盒數(shù)量及檔案文件份數(shù)，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。

3.2 掌握加工流程有助于提高管檔水準(zhǔn)

根據(jù)DA/T31-2017《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》文件規(guī)定：紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)包括數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交等[3 ]。

數(shù)字化加工人員在提取檔案時需依次進(jìn)行拆卷、校對頁數(shù)、區(qū)分高掃和平掃、數(shù)據(jù)信息采集等工作[4 ]。這些前期工作決定檔案數(shù)字化加工能否順利進(jìn)行。第二步是掃描人員對領(lǐng)出的檔案原件分類整理，在檔案文件上蓋檔章、編寫校對頁碼，圖像處理，形成圖像文件后導(dǎo)入檔案管理信息系統(tǒng)，同時在系統(tǒng)上錄入電子目錄、審驗數(shù)據(jù)并備份，最終進(jìn)行圖像質(zhì)檢。最后經(jīng)中心檔案驗收小組驗收，發(fā)現(xiàn)掛接問題由掃描方整改，整改結(jié)束后及時清點檔案材料，把檔案入庫上架。

數(shù)字化各步驟之間環(huán)環(huán)相扣、息息相關(guān)，正如“蝴蝶效應(yīng)”會影響數(shù)字化每一環(huán)節(jié)的發(fā)展，數(shù)字化前處理是檔案數(shù)字化初始程序，有效明確檔案的匹配性和一致性，對檔案關(guān)鍵節(jié)點進(jìn)行科學(xué)判定和統(tǒng)籌規(guī)劃。數(shù)字化處置的步驟非常重要，其能夠更好地對檔案原件實施保護(hù)，會對檔案掃描的質(zhì)量造成深遠(yuǎn)影響。數(shù)字化后處理處置不當(dāng)不利于數(shù)據(jù)的真實性、有效性，而且會影響數(shù)據(jù)備份保存和處理。

3.3 質(zhì)控體系有效提升數(shù)字化安全系數(shù)

檔案質(zhì)量是檔案管理的重要基礎(chǔ)性工作，建立檔案數(shù)字化質(zhì)控體系，需做好事前準(zhǔn)備、事中監(jiān)督、事后檢查三個方面的工作，以保證檔案數(shù)字化的質(zhì)量可靠、準(zhǔn)確。

事前準(zhǔn)備，開展數(shù)字化操作之前，先制定工作計劃、實施方案、檔案鑒定方式方法、技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等，并且措施要得當(dāng)，簡單扼要，便于操作和對照執(zhí)行。使檔案數(shù)字化有章可循，有法可依，有條不紊地實施計劃并取得良好的效果。

事中監(jiān)督，在檔案數(shù)字化的進(jìn)程中，為了保證工作進(jìn)度，讓檔案數(shù)字化加工每一環(huán)節(jié)聯(lián)系緊密、相互配合、無縫銜接，需提前制定數(shù)字化操作流程和操作規(guī)范、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢查方法和相應(yīng)的處罰措施等制度，使數(shù)字化使用有操作規(guī)范，質(zhì)量有保證，有效地控制整個檔案數(shù)字化過程。

事后檢查，當(dāng)檔案數(shù)字化工作完成后，應(yīng)逐柜逐盒逐份核對，檢查檔案掛接紙質(zhì)檔案與圖片相符程度，積極組織檔案驗收小組進(jìn)行檔案數(shù)字化驗收，對掃描工作做出相應(yīng)評定。隨后檢查檔案加工過程中U盤、硬盤等移動存儲介質(zhì)是否同時移交，保證檔案數(shù)據(jù)安全有效。

4 嚴(yán)防“蝴蝶效應(yīng)”，確保數(shù)字化安全

4.1 建章立制，規(guī)范檔案信息化建設(shè)

建立《院前急救檔案信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計制度》《檔案信息安全保密安全管理制度》等完整的檔案信息化制度。從檔案收集到檔案錄入、檔案數(shù)據(jù)整理以及檔案利用各個環(huán)節(jié)，按標(biāo)準(zhǔn)操作。進(jìn)一步加強(qiáng)檔案數(shù)字化的規(guī)范管理，切實保護(hù)檔案信息保密性、真實性和完整性，提高其實際利用價值。

4.2 管控“蝴蝶效應(yīng)”帶來的風(fēng)險變數(shù)

“蝴蝶效應(yīng)”寓示著在日常信息輸入、數(shù)據(jù)傳遞中，要注重保密細(xì)節(jié)管理。除了及時收集紙質(zhì)檔案材料外，還需做好電子檔案材料收集。檔案員應(yīng)該膽大心細(xì)工作，自覺遵守檔案數(shù)字化安全管理有關(guān)規(guī)定。電子系統(tǒng)本身也可能會遭到網(wǎng)絡(luò)黑勢力的惡意攻擊[5 ]，因而在建立檔案信息系統(tǒng)后，定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全檢查和保密檢查。確保電子檔案數(shù)據(jù)及系統(tǒng)正常運行，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)的安全管控平臺。

4.3 提高認(rèn)識，提升綜合能力

加大檔案數(shù)字化工作的宣傳力度，通過出版報、簡報及大小會議等渠道宣傳，使大家充分認(rèn)識檔案數(shù)字化工作的意義和重要性，積極配合和參與檔案工作。加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)再教育，組織其參加各種檔案培訓(xùn)，既要學(xué)習(xí)檔案理論和計算機(jī)基礎(chǔ)知識，又要熟悉數(shù)字化操作，掌握處理簡單的系統(tǒng)故障，活學(xué)活用檔案軟件，提高檔案管理專業(yè)水平和技能，善于運用現(xiàn)代化檔案管理工具管檔，激發(fā)檔案人員活力，逐步培養(yǎng)一支技術(shù)過硬，服務(wù)熱情的高素質(zhì)團(tuán)隊。

4.4 強(qiáng)化監(jiān)督，保證檔案數(shù)字化質(zhì)量

檔案數(shù)字化是檔案工作的一個重要組成部分，質(zhì)量是關(guān)鍵。為了有效監(jiān)督，提高質(zhì)量，還可以引入第三方監(jiān)管機(jī)制。監(jiān)理單位受業(yè)主單位委托，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)對數(shù)字化建設(shè)項目實施監(jiān)督管理[6 ]，監(jiān)管檔案實施更安全有序，檔案信息準(zhǔn)確無誤，掛接內(nèi)容與檔案文件完全吻合，檔案數(shù)字化工作更安全可靠，質(zhì)量有保證。

參考文獻(xiàn)：

[1]錢毅，李洪.淺論檔案數(shù)字化質(zhì)量控制體系構(gòu)建研究[C].檔案事業(yè)改革與創(chuàng)新——2013年全國青年檔案工作者研討會文集，中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院、航天檔案館.

[2]DA/T68.2-2020《中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第2部分：檔案數(shù)字化服務(wù).

[3]DA/T31-2017《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》.

[4]劉麗華.新時期高校檔案數(shù)字化建設(shè)探析[N].內(nèi)蒙古財經(jīng)大學(xué)學(xué)報.

[5]王秀紅.加快機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的措施分析[J].蘭臺內(nèi)外.

（作者單位：南寧急救醫(yī)療中心）