淺談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化安全問(wèn)題及工作策略

郭中原

摘 要：社會(huì)不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也得到良好的發(fā)展，如今，越來(lái)越多的企業(yè)在工作中運(yùn)用到科學(xué)技術(shù)。其中，很多檔案相關(guān)機(jī)構(gòu)已經(jīng)通過(guò)科學(xué)技術(shù)建立起檔案信息網(wǎng)，這一改變也為人民服務(wù)提供了巨大的便利條件，當(dāng)然，信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛運(yùn)用使得現(xiàn)階段的檔案管理工作進(jìn)入了新的發(fā)展階段。但是，由于缺乏法律規(guī)范、管理人員缺乏安全保密意識(shí)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不穩(wěn)定等不良因素，導(dǎo)致檔案信息化進(jìn)展過(guò)程中頻頻出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;檔案信息化;安全問(wèn)題;工作策略

當(dāng)今科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，各行各業(yè)也順應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)，將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)廣泛運(yùn)用到日常運(yùn)營(yíng)當(dāng)中。其中，檔案?jìng)浞葑鳛槊裆居涗浌ぷ鞯闹匾h(huán)節(jié)，信息化建設(shè)成為其必然的發(fā)展趨勢(shì)，相關(guān)企業(yè)將科學(xué)技術(shù)融入平日檔案管理工作當(dāng)中，給人們的登記過(guò)程提供了極大便利。雖然科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展創(chuàng)新，但是安全系統(tǒng)并不完善，再加上部分管理人員的工作責(zé)任意識(shí)不夠強(qiáng)，在檔案信息化發(fā)展過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)了一系列不良狀況。本篇文章探討在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化安全問(wèn)題及工作策略。

一、檔案信息化的概念

檔案信息化是在國(guó)家檔案建設(shè)管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和利用。也就是說(shuō)，紙質(zhì)版的檔案?jìng)浞萁?jīng)過(guò)科學(xué)技術(shù)數(shù)字化編輯，轉(zhuǎn)換成為各種文本文檔、計(jì)算機(jī)圖形、網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容、相關(guān)視頻等形式，再通過(guò)磁帶、網(wǎng)盤(pán)、儲(chǔ)存卡等進(jìn)行儲(chǔ)存和集中管理工作。

科學(xué)技術(shù)不斷創(chuàng)新改革，人們開(kāi)發(fā)出了許多網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)平臺(tái)資源，并且將其運(yùn)用到日常生活、學(xué)習(xí)以及工作當(dāng)中。這些網(wǎng)絡(luò)資源極大程度方便了我們的生活，但是，在其運(yùn)行過(guò)程中也不斷暴露出很多問(wèn)題，這些問(wèn)題對(duì)于工作進(jìn)度也造成了不良影響，逐漸受到大家的關(guān)注。其中，檔案信息化作為近些年來(lái)的重要發(fā)展職業(yè)，人們對(duì)于它的工作進(jìn)度也十分關(guān)注，對(duì)于它暴露出來(lái)的問(wèn)題，經(jīng)過(guò)不斷深入研究，探索出了一些解決措施。

二、檔案信息化的特征

1.檔案信息化的多樣性

在科學(xué)技術(shù)較為落后時(shí)，人們用紙和筆記錄下自己的生平事跡等，形式也較為單一。隨著人們年齡增長(zhǎng)，經(jīng)歷越來(lái)越豐富，需要記錄的東西越來(lái)越多，紙質(zhì)版本的檔案?jìng)浞葸^(guò)程就顯得格外笨重麻煩。隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，人們將檔案信息化，利用計(jì)算機(jī)將檔案?jìng)浞葸M(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，編輯成為各種形式的文本文檔、音頻、視頻以及圖片等，同時(shí)，檔案信息的儲(chǔ)存模式也可以相互轉(zhuǎn)換。有了這些豐富的記錄方式，人們可以按照自身的需求和愛(ài)好進(jìn)行選擇，檔案的備份形式也就有了豐富多樣的方式。

2.檔案信息化的載體

檔案信息化一定是以計(jì)算機(jī)語(yǔ)言為編輯載體的，檔案信息的輸入、管理以及遠(yuǎn)程輸送等行為，都是借助于計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加以實(shí)現(xiàn)的。由此可見(jiàn)，實(shí)用的計(jì)算機(jī)設(shè)備是檔案信息化工作的前提條件。了解了檔案信息化管理工作的載體后，人們便掌握了檔案管理工作的重要基礎(chǔ)設(shè)備。

這樣一來(lái)，在很大程度上減輕了人們對(duì)于檔案管理工作的研究程度，人們只要熟練掌握計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的相關(guān)內(nèi)容，就能夠保證相關(guān)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全及保密性，也能夠極高程度地確保檔案信息的完整性。

3.檔案信息化的“三性”

檔案信息化都是運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)的，即利用計(jì)算機(jī)設(shè)備技術(shù)將檔案內(nèi)容進(jìn)行編輯轉(zhuǎn)換，因此檔案信息也非常容易利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行更改。這使得檔案信息化擁有了易控制性、可轉(zhuǎn)換性和易丟失性。這三種性質(zhì)對(duì)于檔案管理工作都有著非常大的阻礙，人們要針對(duì)每一種不良性質(zhì)，研究出具有針對(duì)性的解決措施，著力于從根本上解決檔案信息化的三種不良性質(zhì)。

三、保證檔案信息安全性的重要意義

檔案是人們生活行為的重要記錄手段，是人們把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，現(xiàn)如今的檔案信息工作分為三個(gè)方面：第一，檔案信息的記錄內(nèi)容，這是檔案的組成部分，是重要基礎(chǔ)工作;第二，檔案信息的形成形式，這是檔案信息展露在人們視線內(nèi)的外在表現(xiàn);第三，是檔案信息的管理工作。這三個(gè)階段，環(huán)環(huán)相扣，每一個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)于檔案信息的完整性都有著至關(guān)重要的影響。當(dāng)然，檔案信息化是檔案管理工作的必要發(fā)展趨勢(shì)，使檔案管理部門(mén)的工作從封閉走向開(kāi)放，可以說(shuō)，信息化改革措施是檔案管理工作的主要?jiǎng)恿?。如今我們進(jìn)入了信息化時(shí)代，這一時(shí)代發(fā)展的主要特征是：信息產(chǎn)生量大，需求量也明顯提高，而且信息內(nèi)容也逐漸豐富。隨著人們生活水平的不斷提高，人們的思想觀念也在不斷改變，對(duì)于文化內(nèi)容的需求也越來(lái)越高。由此看來(lái)，檔案管理工作不僅要在自身查找借閱方面進(jìn)行改革，也要努力切合時(shí)代發(fā)展，與文化教育、社會(huì)發(fā)展情況相結(jié)合，盡力滿足人們對(duì)文化不斷提高的需求度。這樣一來(lái)，檔案信息化工作的要求也就又上了一個(gè)臺(tái)階，相關(guān)工作人員要清晰地認(rèn)識(shí)到自己這份工作的內(nèi)涵和意義，明確自己肩負(fù)的工作使命，不斷促進(jìn)檔案信息化工作的發(fā)展。

如今科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，與各行各業(yè)工作進(jìn)展都有著很緊密的融合。其中檔案信息技術(shù)與科學(xué)技術(shù)的有效融合已達(dá)到一定境界，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)在一定程度上促進(jìn)了檔案錄入的信息化過(guò)程，有效提高了檔案信息的收集和錄入效率。但是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是一把雙刃劍，它在便利我們工作的同時(shí)，也對(duì)于檔案信息的安全系統(tǒng)提出了更高的要求。在檔案信息化的推進(jìn)過(guò)程中，科學(xué)技術(shù)有效提高了檔案信息的錄入效率，保證了檔案信息的完整性，但這也就意味著相關(guān)檔案管理人員要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息的收集和安全管理工作，充分認(rèn)識(shí)其重要性和必要性，并且掌握相關(guān)安全管理措施。并對(duì)工作過(guò)程中暴露出的不安全問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行糾正更改，自覺(jué)將有價(jià)值的信息進(jìn)行保存。

四、檔案信息化的安全性問(wèn)題

任何事業(yè)的發(fā)展都不可能一帆風(fēng)順，檔案信息化建設(shè)也是如此，在其發(fā)展過(guò)程中，人們的思想見(jiàn)解不斷擴(kuò)大，其技術(shù)含量也不斷提升，這在很大程度上對(duì)其安全性能提高了要求。

1.檔案信息化管理制度不完善

檔案信息化管理工作是檔案記錄工作的最終環(huán)節(jié)，如果在這一環(huán)節(jié)放松了警惕，那么一旦出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)檔案受損，造成不可預(yù)估的損失。雖然科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，對(duì)人們的生活品質(zhì)有著積極的促進(jìn)作用，但網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不安全性也為人們帶來(lái)了很多困擾。尤其在當(dāng)下社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，科學(xué)技術(shù)網(wǎng)絡(luò)空間不斷暴露出很多缺點(diǎn)，引得各界廣泛關(guān)注，我國(guó)也對(duì)網(wǎng)絡(luò)空間安全制定出一系列法律制度，然而這些法律制度并不是很完善。并且，一些檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案管理制度的重視程度不夠，采取的管理措施單一，相關(guān)管理人員的檔案保密能力不高，導(dǎo)致檔案信息丟失、破壞和泄露情況發(fā)生。相關(guān)管理機(jī)構(gòu)必須重視檔案安全管理工作，不斷加大管理力度，著力于保護(hù)檔案信息的安全性和保密性。

2.檔案信息化的保存不夠完整

檔案信息化是需要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行編輯的，通過(guò)磁帶、網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)、光碟等載體進(jìn)行儲(chǔ)存管理，而這些儲(chǔ)存設(shè)備對(duì)于檔案的修改、轉(zhuǎn)移、復(fù)制甚至是刪除都是永久性且不留痕跡的，導(dǎo)致檔案難以保證其完整性及原始性。此外，相關(guān)內(nèi)部檔案管理人員工作責(zé)任心不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案信息丟失或泄露。檔案管理不妥善也會(huì)導(dǎo)致檔案信息的丟失和無(wú)法讀取，非常不利于檔案信息化工作的推進(jìn)。

3.檔案信息化傳輸過(guò)程存在的問(wèn)題

檔案信息化的傳輸過(guò)程也是一個(gè)重要的操作環(huán)節(jié)，但是目前來(lái)看，檔案信息化在傳輸過(guò)程中存在易泄露和易被破壞的問(wèn)題。上文提到很多次，檔案信息化是利用計(jì)算機(jī)語(yǔ)言技術(shù)進(jìn)行編輯轉(zhuǎn)換的，然而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境本身就存在許多不安全因素。這樣一來(lái)，檔案信息在利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行傳導(dǎo)過(guò)程中，容易受到木馬程序、網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客攻擊等不良因素的影響和破壞，甚至能夠?qū)е聶n案信息的泄露，從而造成檔案信息的丟失和缺損。

五、檔案信息化安全問(wèn)題的對(duì)應(yīng)策略

檔案信息化推進(jìn)過(guò)程中，人們對(duì)其不斷暴露的問(wèn)題進(jìn)行研究，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，找到了合適的解決措施。當(dāng)然，檔案管理工作還在不斷發(fā)展，其中不完善的地方也得到有效改正，只要不斷創(chuàng)新，就能推進(jìn)檔案信息化改革工作的進(jìn)展。

1.國(guó)家健全相關(guān)政策制度，相關(guān)機(jī)構(gòu)完善策略

目前來(lái)看，科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，與人們的生活聯(lián)系也變得越來(lái)越緊密，但是，相關(guān)法律制度并沒(méi)有緊跟上，國(guó)家要根據(jù)時(shí)代發(fā)展，將現(xiàn)有的信息安全法不斷完善，保護(hù)檔案信息的安全性。當(dāng)然，檔案信息的操作關(guān)鍵是在相關(guān)機(jī)構(gòu)中完成的，這就要求相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)要認(rèn)真依法來(lái)進(jìn)行管理工作，同時(shí)自身也要重視并制定出嚴(yán)格的管理政策，加大檔案安全性的保證品質(zhì)，從而減少檔案信息的丟失與破壞。

2.提升檔案管理人員的自身素質(zhì)

檔案信息的管理工作最重要環(huán)節(jié)是保存，那么，與各個(gè)環(huán)節(jié)相關(guān)的工作人員，要不斷提高自身管理素質(zhì)，加強(qiáng)自身的保密能力，保證檔案信息的嚴(yán)謹(jǐn)和隱秘。當(dāng)然，管理人員自身需要完善，相關(guān)管理機(jī)構(gòu)也要改變招聘規(guī)則。首先，要重視面試人員的職業(yè)素質(zhì)，挑選出優(yōu)秀的、保密性高的責(zé)任型管理人員。其次，管理人員也要精通計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，在檔案信息網(wǎng)絡(luò)化過(guò)程中一旦出現(xiàn)問(wèn)題，管理人員能及時(shí)進(jìn)行糾正維護(hù)，避免檔案信息被網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客、垃圾郵件等不良因素破壞和影響，保證檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全。同時(shí)，相關(guān)管理人員也要提高自身的服務(wù)意識(shí)，在如今的檔案管理工作過(guò)程中，很多管理人員都處于被動(dòng)的工作狀態(tài)，這種工作狀態(tài)對(duì)于檔案信息的采集工作有著不良的影響。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，管理人員要更加積極主動(dòng)地進(jìn)行工作，樹(shù)立起強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)，積極為客戶提供主動(dòng)的檔案信息錄入服務(wù)，態(tài)度要友好并滿足客戶的相關(guān)要求。此外，管理人員也要利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷完善網(wǎng)絡(luò)信息的內(nèi)容和形式，積極促進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，從而使客戶得到全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.檔案信息在發(fā)布時(shí)的安全性

由于網(wǎng)絡(luò)安全性質(zhì)極其不穩(wěn)定，在網(wǎng)絡(luò)公布檔案信息過(guò)程中，要對(duì)信息進(jìn)行細(xì)致篩選，對(duì)于沒(méi)有保密價(jià)值的檔案信息，相關(guān)人員可以將其發(fā)布到網(wǎng)上，方便人們使用關(guān)鍵詞進(jìn)行查詢了解。但是，只要涉及人們的居住地址、工作單位、商業(yè)信息等關(guān)鍵信息時(shí)，工作人員決不能將此發(fā)到網(wǎng)上，可以只提供閱讀目錄，并且工作人員也要利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對(duì)這些保密價(jià)值高的信息進(jìn)行保護(hù)，如可利用身份認(rèn)證、人臉識(shí)別等保密方式對(duì)其安全進(jìn)行保護(hù)。而那些涉及國(guó)家秘密的信息是要求絕對(duì)保密的，禁止以任何形式發(fā)布，保證檔案信息不被非法閱讀、丟失、修改。

4.完善檔案信息管理方面的相關(guān)軟件

檔案信息的載體是計(jì)算機(jī)語(yǔ)言，對(duì)于老化的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備管理部門(mén)要及時(shí)維修、更新?lián)Q代，加大檔案信息相關(guān)設(shè)備的資金投入力度，先進(jìn)的設(shè)備對(duì)于檔案信息采集的效率有著重要的作用。管理人員可以利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)發(fā)出完整的檔案信息錄入庫(kù)，并對(duì)相關(guān)軟件及時(shí)進(jìn)行修整和更新，定期對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入和整理，利用網(wǎng)絡(luò)科技建成的檔案信息平臺(tái)，將錄入的檔案信息集中記錄，便于管理人員進(jìn)行統(tǒng)一管理。這樣一來(lái)，檔案管理工作就更加方便，管理效率也得到很大提升。檔案信息化工作主要利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，這就要求相關(guān)軟件的加固升級(jí)，工作人員要定期對(duì)其進(jìn)行殺毒和更新，保證軟件內(nèi)部的安全性。

5.將檔案信息進(jìn)行分類(lèi)管理

做任何一件事情，如果是有條有理的進(jìn)行，就能夠讓我們更加輕松、方便快捷地完成，檔案管理工作也是如此。相關(guān)管理人員在整理檔案信息時(shí)，要按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)將檔案信息進(jìn)行整合、分類(lèi)。不同的檔案信息保密價(jià)值不同，管理人員按照檔案信息的保密價(jià)值高低將其分類(lèi)，對(duì)于不同層次的檔案信息采取不同的管理方式。另外，在檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行傳輸過(guò)程中，對(duì)于傳輸風(fēng)險(xiǎn)較大的檔案信息，要有針對(duì)性地設(shè)立出檔案管理措施，利用科學(xué)技術(shù)對(duì)檔案信息的傳輸過(guò)程進(jìn)行加密保護(hù)，有效規(guī)避傳輸過(guò)程中可能遇到的不安全因素，從而降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性，使檔案信息管理工作更加有條不紊地進(jìn)行。只有做到層層把關(guān)，每關(guān)都認(rèn)真仔細(xì)的篩選調(diào)整，才能夠最大程度減少相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

6.開(kāi)展在線咨詢服務(wù)環(huán)節(jié)

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展情況下，我們的生活節(jié)奏也在不斷加快，為了追求迅速，我們?cè)陂喿x信息時(shí)往往會(huì)更注意信息的時(shí)效性和真實(shí)性，因此，為了更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，檔案信息化工作也要加快網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的進(jìn)程，通過(guò)積極開(kāi)展在線咨詢服務(wù)環(huán)節(jié)，深入了解客戶的閱讀趨向，積極滿足用戶的使用要求。在這個(gè)過(guò)程中，工作人員可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)建相關(guān)網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行宣傳，通過(guò)瀏覽網(wǎng)頁(yè)和數(shù)據(jù)平臺(tái)來(lái)了解相關(guān)檔案信息。這樣就為群眾和檔案部門(mén)之間架起溝通聯(lián)絡(luò)的橋梁，提高檔案信息的服務(wù)水平，方便群眾與檔案管理部門(mén)的信息交流。

六、結(jié)束語(yǔ)

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)于檔案信息化工作有著積極的促進(jìn)作用，同時(shí)也帶來(lái)了具有挑戰(zhàn)性的難題。其中，檔案信息的安全性管理是人們關(guān)注的焦點(diǎn)，在檔案記錄過(guò)程中，要保證檔案的完整性和保密性，需要國(guó)家、相關(guān)管理機(jī)構(gòu)、工作人員的共同協(xié)作才能完成。國(guó)家要出臺(tái)相關(guān)政策;相關(guān)管理機(jī)構(gòu)要根據(jù)自身的發(fā)展?fàn)顩r，制定適合的管理策略;工作人員要加強(qiáng)自身素質(zhì)的提高，保證檔案信息的保密性。當(dāng)然，任何事業(yè)的發(fā)展都會(huì)經(jīng)歷一番風(fēng)雨，只要我們不放棄，齊心協(xié)力就能為檔案信息化工作創(chuàng)造出一個(gè)和諧的工作環(huán)境。

參考文獻(xiàn)：

[1]茹志娜.高校檔案信息化管理安全策略探討[J].蘭臺(tái)世界，2018

（作者單位：西安開(kāi)放大學(xué)）