對基建檔案進行科學管理的思考

陳松梅

摘要：基建檔案對于項目的建設(shè)而言至關(guān)重要，展現(xiàn)了項目存在的意義，不僅于項目中有監(jiān)督和指導作用，對于后期項目的復盤也更加便捷。目前我國對于基建檔案的管理制度已經(jīng)逐步的完善，但依舊有很多的管理問題需要解決，工作水平有待提高。由于建設(shè)項目的復雜性，導致基建檔案在創(chuàng)建過程中也有一個周期長和內(nèi)容復雜的特性。在這樣的前提下，對于基建檔案的創(chuàng)建管理就需要很好的管理水平，本文就基建檔案的管理中已經(jīng)浮現(xiàn)的問題以及如何對基建檔案進行科學的管理進行探討。

關(guān)鍵詞：基建檔案;管理;思考

基建檔案包含了一個項目在立項之初直到竣工結(jié)束的所有過程，真實并集中反應(yīng)工程實施的全過程，包括立項，審批，征地，勘察，設(shè)計，招投標等工程準階段形成的文件，以及后期的施工資料，竣工圖等等，反映了這個項目整體的人員技術(shù)方面的勞動結(jié)晶。作為項目的科技檔案，它與整體的建設(shè)緊密相連，對于后人的查詢檢閱和后期項目的跟進具有重要的作用。

一、現(xiàn)基建檔案管理中出現(xiàn)的問題

1.由于工程項目復雜，檔案建立不全面，難以管理;

項目的整體在立項之初以及到后期的竣工圖的結(jié)束整體的過程是非?，嵥榈?，一個大的工程經(jīng)常分為若干個小工程去實施建設(shè)，在這個環(huán)節(jié)過程中，就造成了基建檔案建立的復雜性以及難度的加大。在項目初始階段包括立項的文件，審批文件或設(shè)計文件，招投標文件等一般不會出現(xiàn)遺漏，但當把整體的項目分為各個小項目下發(fā)給承包商的時候如果監(jiān)管工作不到位，那很有可能出現(xiàn)合同的丟失以及施工過程中檔案無法監(jiān)管的問題，那這就不僅僅是關(guān)于檔案的管理不到位，還有可能出現(xiàn)的是公司的監(jiān)管制度不到位，兩方互相影響就出現(xiàn)了整體的管理問題。這個時候就需要公司具有完備的管理制度，我國的建設(shè)管理制度還有待完善，管理制度沒有章程，導致在資料的建立和取閱方面沒有規(guī)章制度，也造成了檔案內(nèi)容的缺失。

2.涉及的文件技術(shù)含量高，管理人員的水平跟不上;

在項目實施過程中，檔案的建立人員需要具備很多方面的知識技能，而這些都需要自己的專業(yè)知識儲備量作為支撐。在此過程中，涉及的文件技術(shù)含量過高，管理人員的水平有些跟不上，就造成了無法科學性的去記錄以及管理這些檔案，可能就會出現(xiàn)錯把有效文件當廢料去處理掉，或者在建立檔案之初，就出現(xiàn)了很多不合理的檔案編制，對后期的建檔管理，就會造成很大的難度。

3.檔案管理意識不強，建檔不科學;

要想提高基建檔案的管理水平，首先就要提高管理檔案的人員的管理意識，以及提高建檔的科學性。公司對于檔案質(zhì)量的重視度不夠，造成了下面的管理人員對于基建檔案的管理不作為。基建檔案存在的意義，就是它可以真實的反映這個項目的實施過程，然而在歸檔過程中，許多資料的缺失以及一些復印件導致資料印證性不高。另外，基建檔案要隨時跟蹤，它不是后期對于整體項目的復盤，而是在項目實施過程中對于每一個流程的記錄，從而保證真實性和準確性。但如果檔案人員管理意識不強，可能就會導致基建檔案存在的意義變成了迎合領(lǐng)導的形式主義，在日常管理工作中給管理造成了一定的難度。

4.人為干擾因素多;

一個項目的基建檔案的建立，不是由一個人完成的，當整體項目拆分為各個小項目去實施的時候有相應(yīng)的記錄檔案的人員，由于項目工程的復雜性，導致整個項目的所有檔案經(jīng)手的人員多，在這個情況下，整體檔案的建立，受到人為干擾的因素就多，也不利于基建檔案的管理。

二、對基建檔案科學管理的要點

1.提高管理人員的管理意識和管理水平;

對基建檔案進行科學的管理，首先就要提高管理人員的管理意識和管理水平。要屏除重建設(shè)速度輕檔案質(zhì)量的思想，重視對資料檔案的管理，提高建檔效率。建檔不是項目建設(shè)的附屬工作，要提高對于建檔人員的意識和積極性，及時做好現(xiàn)場資料的記錄，保存原件，規(guī)范建檔。另外要提高建檔人員的專業(yè)知識素養(yǎng)，了解勘察、設(shè)計、合同規(guī)范等文件有效性，增強知識儲備，培養(yǎng)優(yōu)秀的管理技術(shù)員工，提高工作效率。

2.建立完備的管理制度，跟蹤管理責任人制;

管理水平的提高，離不開完備的管理制度。提倡管理責任制，追蹤到每一個人身上的監(jiān)督管理，在建檔的同時，要規(guī)范前端后端協(xié)調(diào)統(tǒng)一，每一份建檔文件要追蹤到個人，主辦方，責任人，且統(tǒng)一管理制度，無論是公司員工還是下承包方員工統(tǒng)一領(lǐng)導，統(tǒng)一管理標準，防止由于管理水平參差不齊影響整體的管理效果。另外，在整體的項目實施過程中，無論是項目的設(shè)計或者施工所簽訂合同，都應(yīng)該設(shè)立專門的規(guī)章制度。明確有關(guān)方面所提交文件與實際施工不符所造成的后果的責任制，對此也要專門的建檔管理。最集中的體現(xiàn)就是保證基建檔案的真實性以及準確性和系統(tǒng)性。

且要做好對于基建檔案的管理，一定能夠要重視基建檔案的建立意識，不拖欠，不補交，及時跟綜也必不可少，要清楚人都具有惰性，管理人員存在的意義之一就是督促項目進程。

3.創(chuàng)新管理方法，無紙化規(guī)范立檔;

科學的管理基建檔案要與時俱進，時代在變更，要創(chuàng)新對于基建檔案的管理方式，提倡無紙化規(guī)范立檔。電子立檔規(guī)避了紙質(zhì)立檔所出現(xiàn)的一些問題，如建檔統(tǒng)一性，規(guī)范性，不再出現(xiàn)不符合國家建檔標準的檔案，提高了整體的系統(tǒng)性，便于管理。另外，電子檔案規(guī)避了紙質(zhì)檔案容易丟失的缺點，打碼后可以同時供多方取閱，且更加具有真實性，比復印件更加有效，原件也不容易丟失。另外，電子建檔更便于立檔工作的實施，科學分類系統(tǒng)立檔更加方便快捷，無論是在管理檔案的時候還是查閱檔案的時候都更好調(diào)取和組卷，且目錄一目了然，更加具有系統(tǒng)性。

結(jié)束語

目前在基建檔案的管理過程中，設(shè)計的內(nèi)容復雜以及管理周期長等因素增加了工作的難度，與此同時建設(shè)單位對檔案質(zhì)量不夠重視，也是造成管理不便的重要原因，作為基建檔案的管理人員自身素質(zhì)也有待提高，逐步完備基建檔案的管理水平和科學管理制度至關(guān)重要。

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