行政事務人員日常事務處理技巧淺析

郭芳

摘要：無論是行政機關、事業(yè)單位或者企業(yè)的任何一個社會組織中，都不可能缺少行政事務工作，只不過具體內(nèi)容有區(qū)別而已，形式上大同小異，無非就是落實決策層的工作計劃，指導工作人員的具體執(zhí)行，以及工作中各個部門的溝通協(xié)調(diào)及其人員的工作調(diào)配和思想動員等等，日常事務內(nèi)容繁雜，要提高工作效率，必須掌握一定的技巧，化解工作的尷尬局面，突破制約工作的局限條件，提高工作的實效。本文就行政事務人員日常事務處理技巧進行淺顯地分析。

關鍵詞：行政事務人員;事務處理;方法技巧

行政事務人員的日常工作包括日常雜事、領導交辦事項、信息傳遞、文案處理、突發(fā)應急、溝通協(xié)調(diào)等，在各項工作處理中，不乏溝通協(xié)調(diào)、商量、指令、支持、禁止等諸多行為，很多情況下，為了強化事情的處理效果，要根據(jù)情況，講究方法、采取必要的措施，運用一些技巧，達到事情處理需要的高效、順利結(jié)果，形成一呼百應，積極行動的良好氛圍。

1日常事務處理技巧遵循的原則

1.1聆聽原則

行政人員的日常事務多以上傳下達，溝通協(xié)調(diào)、檢查匯報為主，因此，必須遵循傾聽的原則，充分了解領導的意圖，理解接受工作人員的心情，懂得需要員工干什么，怎么干，交代清楚如何干好，質(zhì)量標準、工作時限等等;比如，接待來客。如果是領導授權代為接待，見到來客后，先倒水，讓座，禮貌性主動打招呼，說明領導不能接見，委托自己接見的客觀原因，誠懇傾聽來客的來意，有必要做好記錄，再認真傾聽的基礎上，做好事情處理的打算。若是一般訪客或者客戶，首先問清楚此次前來的原因，注重讓來客先說，自己注意傾聽，盡量不打斷來客的說話，端正態(tài)度，自覺消除各種消極情緒，給來客和善禮貌熱情的印象?？傊?，積極配合，爭取主動，就是接待來訪或者客人的基本技巧，最大限度得到客人的認可與尊重。

1.2尊重他人原則

行政日常事務就是與各種各樣的人打交道，必須堅持充分尊重他人的原則，才能得到他人的尊重與支持，方便工作的推動與開展。比如，組織單位全員體檢。本來是一件好事，如果不全面爭取大家的意見，做好動員，有的人可能因種種原因不能參加集體活動，或者因為參加集體體檢而耽誤工作或者其他事務，導致心理不愉快，成為矛盾的隱患。如果站在充分尊重他人的立場上，就準備組織大家全員集體體檢一事，提前征求大家的意見或建議，把不利于任何人的條件因素，都考慮到，充分商量意見統(tǒng)一后再組織實施，就會得到大家的理解和支持，促進集體活動的順利。

1.3規(guī)范性原則

沒有規(guī)矩，就沒有方圓;行政日常事務紛繁復雜，凡事不講規(guī)矩，做起事來，就會越做越亂，只有凡事講規(guī)矩，才能辦事公道公平，時間一長，慢慢培養(yǎng)公信力。比如，辦公品的保管、發(fā)放、使用;勞保用品的發(fā)放、使用等，必須按照規(guī)章制度的要求，規(guī)范發(fā)放、保管、使用程序，對違反標準的行為堅決不讓步，積極維護規(guī)矩的尊嚴，創(chuàng)設按規(guī)矩辦事的環(huán)境，切實把堅持規(guī)范性原則落到實處。

1.4堅持原則的原則

原則是處理日常事務對與錯的分水嶺，原則性強，工作中，發(fā)生的錯誤就少;不堅持原則，放任自流，事情就變得一塌糊涂;比如，員工都不遵守考勤制度，單位就成了如意館，該完成的事項和工作就會一拖再拖。又如，不按kpi對員工的業(yè)績進行考核，制度就是一紙空文，而且會造成分配不均。因此，行政日常事務的處理只有遵循堅持原則的原則，推動工作，才能立竿見影;方法舉措才能得到大多數(shù)人的贊成和擁護。

1.5民主集中原則

行政事務人員處理一件事務可能要通過管理部門、協(xié)調(diào)部門、執(zhí)行部門、監(jiān)督部門、后勤部門等多部門的分工合作，要想順利完成事務的處理，工作技巧必須遵循民主集中制的原則，借助交辦領導的名義，把多個部門的相關人員召集起來，爭取大家對事務處理的看法，順利就立即處理，有反對意見，傳達領導的指示精神，結(jié)合會辦部門大家的意見，及時化解矛盾和問題，促進事務的完成解決。

1.6創(chuàng)新性原則

日常行政事務是維持單位正常運行的各項舉措、責任、制度落實的體現(xiàn)，很多人在處理日常事務中，墨守成規(guī)，教條主義，事務處理效率不高;因此，要提高辦事效率，掌握處理問題的技巧，必須遵循創(chuàng)新性原則。日常行政事務以相關制度流程的制定與執(zhí)行推動落實為主，涉及辦公、物品、文件、檔案、會議、涉外、出差、財產(chǎn)設備、安全衛(wèi)生、生活福利等各項管理。日常處理過程中，需要對各項事務處理的流程、規(guī)章制度了解清楚，創(chuàng)新一套辦事規(guī)則，制定相應的方針，適應各種問題處理的需要。比如車輛年檢?？梢酝ㄟ^邀約保險公司委托代辦，巧妙規(guī)避了找人、用人的不便。又如，檔案管理;建檔歸檔智能化，創(chuàng)新利用信息技術工具的優(yōu)越性，發(fā)揮信息資源共享的優(yōu)勢，提高檔案管理質(zhì)量水平。

2行政事務人員日常事務處理的技巧

2.1做好預案，未雨綢繆

在處理日常行政事務問題中，有利的局面和主動地進攻，往往屬于有準備的人。因此，做好預案，未雨綢繆是做好日常行政事務，處理行政日常問題的主要技巧。比如，作為公司的辦事員，遇到客戶或者經(jīng)銷商、合作伙伴，咨詢產(chǎn)品的折扣、保修期等業(yè)務內(nèi)容，不能通過請示老板或相關人員后給人家答復，那樣可能會失去商機，因此，必須提前做好功課，心里裝滿公司，想著業(yè)務，對公司產(chǎn)品的定價、折扣、付款條件、保修模式、客戶服務、環(huán)保質(zhì)量等相關內(nèi)容充分掌握，隨著準備想任何客戶推薦公司的產(chǎn)品，做好預案，未雨綢繆，這樣在處理客戶咨詢的日常事務中，就顯得比較專業(yè)，有經(jīng)驗，會辦事，相對成熟。

2.2整體統(tǒng)籌，科學規(guī)劃

政務人員日常事務都是為中心工作的推進而服務的，處理問題的主要技巧是整體統(tǒng)籌，科學規(guī)劃。比如，某縣政府辦公室為全縣開展植樹造林開展工作，處理日常事務。一系列日常事務處理得要有條不紊，順利得當，必須樹立整體統(tǒng)籌的思想，做好科學規(guī)劃，掌握時間節(jié)點，任務進度，溝通協(xié)調(diào)，發(fā)動推進。一是動員大會的安排。包括會議材料的起草準備，參會人員的通知，會場安排，等等;二是與林業(yè)部門合作，確定示范植樹現(xiàn)場的選址、具體活動安排等事宜;三是陪同領導調(diào)研，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題;四是工作督察，溝通協(xié)調(diào)。安排督查室與縣委督查室一并開展工作，深入各個植樹綠化工作區(qū)，進行實地督查，現(xiàn)場了解各類問題的處理情況，像樹苗問題、澆水問題、成活率、進度、預計完成情況等;及時編發(fā)督查通報。五是編制應急處理預案。任何事都可能產(chǎn)生突發(fā)事件，編制應急預案是必需的;六是階段工作總結(jié)。圍繞植樹工作完成情況進行總結(jié)?？傊?，圍繞中心工作的開展，溝通協(xié)調(diào)的日常事務處理，做好整體統(tǒng)籌，科學規(guī)劃就會得心應手。

2.3與時俱進，學以致用

活到老，學到老，這話一點不假，行政事務人員事務處理技巧跟學習也有密切關系，在日常工作中，注意學習成功的案例，觀察有經(jīng)驗人員的一言一行，與時俱進，學以致用，就會不斷地進步，掌握各種事務處理的言行、手法技巧，順利完成各項工作。

3結(jié)語

工作流程的制定和在工作中的執(zhí)行過程的溝通協(xié)調(diào)，安排、督查、指導、總結(jié)等都是行政事務人員每天要做的日常工作，因此，在工作中要掌握一定的技巧才能順利推動工作的開展，必須研究相應的技巧方法。

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