主持人控制會議離題的方法技巧

陳漢忠

【摘要】本文結合工作實際，論述了主持人控制會議離題的方法技巧。確保會議圍繞中心議題開展。

【關鍵詞】主持人；控制會議離題；方法技巧

會議離題是最常見的問題。會議離題，意味著會議的討論內(nèi)容被改變，會議的方向發(fā)生偏離，不但降低會議成效，而且浪費與會者寶貴的時間。作為會議的推進者、引導者與控制者，會議主持人有必要掌握控制會議不要離題的方法技巧，確保會議免受離題的困擾。

（一）預先控制。與會者對會議目標和討論的議題不清楚，是會議出現(xiàn)離題的主要原因之一。因此，在組織會議前會議主持人首先要明確會議目標。所謂會議目標，就是今天在這個會議現(xiàn)場要確定所有大家希望實現(xiàn)的目標。會議的目標越明確越具體越好。會議議題盡可能地細化：討論什么議題、達成什么結果、實施方案、完成時間等都要有明確的設定。通過議程設計，把議題清晰地引向所設計的方案中。再次，提前傳閱一份清晰的會議議程表。盡可能在會前兩三天，哪怕是前—天通知會上要討論的內(nèi)容，讓與會者可以有一個較充分的預習和準備。

（二）人員控制。非相關人士在不明情況下發(fā)言，其意見的參考價值會大大減弱，甚至會誤導相關人的看法，是會議離題的潛在因素。會議主持人應根據(jù)會議目標確定參加會議的人員，他們通常是：對會議目標有深入研究或者對相關情況比較熟悉的人；能夠客觀理性地思考會議主題，并且愿意發(fā)表意見的人；有權做出決策的人；執(zhí)行決策的人。事實上，對于那些非相關人士，不如干脆不要浪費他們的時間?；蛘?，對于有必要讓更多人了解的決議，可以會后通報或用簡報的形式告知即可。

（三）議程控制。跳躍式離題在互動性高的會議里是非常常見的。一個討論議題往往包含許多子話題。與會者常常無法專心討論一個問題。研究發(fā)現(xiàn)，每個話題一般只維持一分半鐘的討論，就容易換講別的話題。話鋒在各子題間轉(zhuǎn)來轉(zhuǎn)去，只要在合理的范圍內(nèi)，都無可厚非。但若是在性質(zhì)完全不同的話題間不規(guī)則跳躍，討論則事倍功半。因此，在會議中主持人應嚴格并認真地按照議程進行。為避免出現(xiàn)對議程爭議的情況，主持人在開場白之后，有必要留一段時間詢問有無修改議程的建議，其目的是確認與會者對會議討論方式的認同。若有人提出建議，可按照民主方式修改。一旦確定，就要嚴格按議程進行。而且要對“突發(fā)情況”堅決說“不”，任何突發(fā)情況，都不能挑戰(zhàn)議程的權威。即使某一次會議的議程有問題，也要照此執(zhí)行，因為破壞規(guī)則的后果是最嚴重的。在會議中，主持人應認真傾聽并隨時保持警覺，監(jiān)督討論是否按議程進行。在每個議程告一段落時，即做歸納整理，確保會議按預期的進度進行。

（四）語言控制。會議中還存在兩種離題現(xiàn)象，一種是閑話式離題。會議討論中談論傳聞、逸事及與議題無關的閑話，而且喜歡海闊天空、津津有味地談論，越扯離議題越遠。在會中閑聊跟議題討論轉(zhuǎn)換不太一樣。閑聊是完完全全離題，其談話跟預計的議程內(nèi)容完全沒有關聯(lián)。這種現(xiàn)象通常是因為與會者認為議題與自己無關，不感興趣而出現(xiàn)的。也有的認為議題不好發(fā)言，而沉湎于題外的話。另一種是發(fā)揮式離題。有些發(fā)言者為表示自己的才能，或顯示自己地見解，自覺或不自覺地講與議題無關的內(nèi)容。對此，主持人一般不宜直接打斷發(fā)言，可以采取轉(zhuǎn)移的方式，接過討論、發(fā)言中的某一句話和某一層意思，進行啟發(fā)引導，把發(fā)言引導到議題上來。既使中斷某人離題的發(fā)言，也應注意婉轉(zhuǎn)。如“大家提到的問題確實值得討論，以后如有機會可專門開會討論，現(xiàn)在先解決今天應討論的問題”。這樣就能夠做到在心平氣和的情況下，使討論發(fā)言回到主題。當然，有時身體語言比語言方式更有效。如用眼睛直直地盯住他，或略略搖頭表示有點厭煩，或低頭看表，用這些禮貌的方式加以制止，使之自覺停止侈談。

（五）自身控制。主持人有時自己也會出現(xiàn)離題。通常是與會者發(fā)言離題，主持人被與會者“牽著鼻子走”，導致主持人本身發(fā)言也離題。還有就是，有時主持人為了營造一種溝通的氣氛，拋磚引玉，結果拋的太遠，氣氛淹沒了實質(zhì)，也會導致會議離題。對這種情況，主持人應鼓勵與會者隨時指出其自身離題的壞習慣，一旦發(fā)覺自己離題，應即刻向與會者致歉并改正。

（六）核心控制。在任何團體和活動中，都會有核心人物，而他并不一定是位高權重者，但他一定是最具有影響力和說服力的人。因此，提前辨認出那些可能試圖搶奪會議控制權的與會者，盯緊他們的表現(xiàn)和言論，隨時引導和糾正他們的討論方向。同時，盡可能讓更多的人提出問題和回答，避免某一個或幾個人重復或展開相同的問題，一旦有人提出相同的問題或回答，果斷打斷（當然態(tài)度都要禮貌且友好）。另外，會議上盡量不安排“即席講話”和“即席發(fā)言”，這也是避免會議離題的一個好的方法。

（七）技巧控制。一些小技巧可以幫助主持人擺脫離題的煩惱。一是設立會議“停車場”。提前準備一塊白板，當會議當中出現(xiàn)離題的想法時，立即將離題想法記在白板上，上面列出可以在更恰當?shù)臅r間探討（或不需探討）的想法和主意，讓原定會議議程繼續(xù)。二是做一張?zhí)嵝驯愫灮蛐】ㄆ?。便簽的?nèi)容應包含以下幾點重要信息：議題、主持人、組織者、核心人物、需要發(fā)表意見的關鍵人物。便簽或卡片的頁眉或頁腳處可以寫上“不要離題、角色分明、避免重復、嚴守議程”。當會議上出現(xiàn)與卡片信息不符的表現(xiàn)時，及時提出。三是借助電腦輔助軟件。利用電腦網(wǎng)絡科技來輔助會議是大勢所趨?，F(xiàn)在發(fā)展出很多優(yōu)秀的會議輔助軟件，已能協(xié)助主持人將討論鎖定在預定的方向上。令人困擾的會議問題，包括不按議程討論方案、發(fā)言離題、缺乏分析或急于討論解決之道都會迎刃而解。