基于合同管理視角下企業(yè)內(nèi)控制度建設(shè)研究

王莉莉（山東實(shí)華天然氣有限公司）

■引言

市場經(jīng)濟(jì)現(xiàn)代企業(yè)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的主要方式是通過合同形式來完成的，合同制度能夠保證簽訂合同雙方的利益，有效控制風(fēng)險(xiǎn)，可以說現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展離不開合同制度，如何加強(qiáng)合同管理已成為現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)控制度建設(shè)的重要內(nèi)容?？偟膩碚f，合同管理是當(dāng)事人雙方或數(shù)方確定各自權(quán)利和義務(wù)關(guān)系的協(xié)議[1]。隨著改革開放后我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，國際化水平的不斷提高，我國的合同管理的應(yīng)用水平也在普遍提高，但是畢竟我國市場經(jīng)濟(jì)的起步要比歐美等西方發(fā)達(dá)國家晚，所以還是存在一定的不足和缺陷。企業(yè)合同的簽訂是一個(gè)相對比較漫長的過程，歸納起來一般包含兩個(gè)主要環(huán)節(jié)，一個(gè)是簽訂合同流程，另一個(gè)是合同履行流程。加強(qiáng)企業(yè)合同管理，通過合同管理不斷完善企業(yè)的內(nèi)控制度建設(shè)，有利于規(guī)范企業(yè)之間的商業(yè)行為，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

■概況

總的來說，隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，以及與世界經(jīng)濟(jì)融合的不斷深入，合同管理在我國，特別是在我國加入世界貿(mào)易組織之后，已經(jīng)獲得了長足的發(fā)展，我國企業(yè)的內(nèi)控制度建設(shè)也日益完善。我國政府業(yè)先后通過出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)范不斷加強(qiáng)對企業(yè)內(nèi)控制度的指導(dǎo)并先后于2006年6月國務(wù)院國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)頒布《中央企業(yè)全面風(fēng)險(xiǎn)管理指引》，證監(jiān)會(huì)頒布《上市公司內(nèi)部控制指引》，2008年財(cái)政部會(huì)同證監(jiān)會(huì)、審計(jì)署、銀監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)制定了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》[2]，這些規(guī)范、指引的出臺(tái)對我國企業(yè)內(nèi)控制度建設(shè)起到了積極的推動(dòng)作用，也起到了示范引領(lǐng)作用，可見，我國政府對企業(yè)內(nèi)控機(jī)制建設(shè)是高度重視的。但是，就我國企業(yè)目前的發(fā)展來看，還存在如下的問題。

■當(dāng)前我國企業(yè)合同管理存在的主要問題

一是對合同管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位。相比于歐美發(fā)達(dá)國家，我國市場經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)相對來說還是比較薄弱，對市場經(jīng)濟(jì)下的作用方式、內(nèi)容等理解和認(rèn)識(shí)還不夠深入。因此，部分企業(yè)對合同管理的重要性認(rèn)識(shí)明顯不到位，還停留在傳統(tǒng)的商業(yè)模式下。在簽訂合同之前，對合同的內(nèi)容、法律法規(guī)等了解不夠深入，導(dǎo)致在商業(yè)行為當(dāng)中自己的合法權(quán)益受損卻無能為力。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，一方面說明了我國企業(yè)對合同管理的重要性認(rèn)識(shí)明顯不足，思想上的不重視導(dǎo)致我國企業(yè)無法合理保護(hù)自己的權(quán)益；另一方面，也說明我國企業(yè)的內(nèi)控制度建設(shè)存在一定的問題，對于合同從簽訂到履行沒有進(jìn)行行之有效的管理。

二是企業(yè)內(nèi)部缺乏系統(tǒng)的合同管理。合同管理與企業(yè)內(nèi)控制度建設(shè)其實(shí)是相輔相成的關(guān)系。對合同管理的重視程度高，措施周密會(huì)推動(dòng)企業(yè)內(nèi)控制度不斷完善，而企業(yè)內(nèi)控制度的不斷健全，也會(huì)積極促進(jìn)合同管理制度日趨成熟，反之亦然。當(dāng)前我國部分企業(yè)內(nèi)部缺少對于合同的管理機(jī)制，該企業(yè)的內(nèi)控制度必然是不完善的。缺乏系統(tǒng)的合同管理在一定程度上違反了內(nèi)控制度相互牽制的原則，合同管理起不到預(yù)期的作用，反倒會(huì)激化各部門之間的矛盾，從而導(dǎo)致發(fā)生糾紛。

三是簽訂合同之前的調(diào)查研究不充分。企業(yè)的合同管理一般包括訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止等環(huán)節(jié)，與之相對應(yīng)的就是貫穿于過程中的審查、監(jiān)督、控制等的管理手段[3]。簽訂合同之前，雙方要對彼此約定的事項(xiàng)進(jìn)行詳盡地了解和估算，如產(chǎn)品的市場價(jià)格、利潤空間等等。但目前，我國還有部分企業(yè)在簽訂合同之前對于合同內(nèi)規(guī)定的事項(xiàng)缺少調(diào)查研究，對與之簽訂的對象了解也不夠深入，對合同對象的主體審查也不夠到位，為了追求短暫的經(jīng)濟(jì)效益，忽視了對簽約主體的信用情況和履約能力的考察。有些企業(yè)難以擺脫過去傳統(tǒng)的“熟人”經(jīng)濟(jì)模式，僅憑“熟人”介紹就盲目地簽訂合同。這種情況下，如果缺少對合同的審查、監(jiān)督、控制等管理，就會(huì)導(dǎo)致后續(xù)合同的履行出現(xiàn)問題。

四是企業(yè)內(nèi)控管理環(huán)境落后，信息化程度低。隨著我國經(jīng)濟(jì)和科技的不斷發(fā)展，企業(yè)內(nèi)控制度的建設(shè)應(yīng)該在很大程度上包含信息化的內(nèi)容。但是目前我國企業(yè)的經(jīng)營方式，或者說是在經(jīng)營者在思維上，還沒有將信息化、科技化納入到內(nèi)設(shè)制度的管理當(dāng)中，比如說，當(dāng)前我國企業(yè)總體上沒有建立內(nèi)控管理信息系統(tǒng)或建立不完善，阻礙了一系列內(nèi)控手段的展開[4]。

■關(guān)于在合同管理視角下加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控制度建設(shè)的建議

合同管理是企業(yè)內(nèi)控機(jī)制建設(shè)的重要組成部分，對于企業(yè)的運(yùn)營發(fā)展有著重要的作用，上文我們對我國部分企業(yè)存在的問題進(jìn)行了剖析，如何采取有效措施防控風(fēng)險(xiǎn)，完善機(jī)制是每一名企業(yè)經(jīng)營者需要思考的問題，為此本文提出以下幾個(gè)方面建議，以供參考。

一是突出風(fēng)險(xiǎn)管理的管理理念。風(fēng)險(xiǎn)管理是一種現(xiàn)代化的企業(yè)管理理念，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中對可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)的一種管理。一方面要加快制定企業(yè)內(nèi)部控制的基本規(guī)范，將風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)始終貫穿于內(nèi)部控制制度建設(shè)，逐步構(gòu)建以全面風(fēng)險(xiǎn)防控為導(dǎo)向的內(nèi)部控制體系[2]；另一方面企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營者和工作人員都要時(shí)刻緊繃風(fēng)險(xiǎn)這根弦，在制定了相應(yīng)的制度規(guī)范之后，要嚴(yán)格地實(shí)行，發(fā)揮獎(jiǎng)懲機(jī)制的有效作用，獎(jiǎng)罰分明，激發(fā)工作人員按照內(nèi)設(shè)制度工作的積極性。對于能夠按照規(guī)定要求執(zhí)行、表現(xiàn)突出的員工要進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對于不能遵守規(guī)范的要進(jìn)行批評(píng)和懲罰。當(dāng)然，我們還要積極發(fā)動(dòng)企業(yè)一線工作人員的力量，他們對于從事的工作是最了解的，感觸也是最深的，對于風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)判往往也比較準(zhǔn)確，所以企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營者在制定內(nèi)控制度的時(shí)候要廣泛征求廣大一線企業(yè)工作人員的意見和建議，并隨時(shí)總結(jié)他們在一線的經(jīng)驗(yàn)，不斷完善內(nèi)控制度的科學(xué)性、有效性以及實(shí)用性，同時(shí)也增強(qiáng)了企業(yè)工作人員自覺遵守制度規(guī)范的主動(dòng)性和自覺性。

二是要圍繞合同管理流程，構(gòu)建全方位的內(nèi)控制度建設(shè)，對重點(diǎn)領(lǐng)域要不斷細(xì)化并進(jìn)行重點(diǎn)掌控，確保內(nèi)控制度建設(shè)覆蓋到從合同準(zhǔn)備階段、簽約階段、履行階段的全過程中。

（1）合同準(zhǔn)備階段的內(nèi)控制度建設(shè)。合同準(zhǔn)備階段，簽訂雙方就簽約意向要進(jìn)行深入地溝通和交流，對彼此的了解也要更加深入。主要包括合同的需求是否符合企業(yè)及市場、行業(yè)的實(shí)際情況，對簽訂合同的主體是否具有經(jīng)營的合法性、是否具備后續(xù)履約的能力和資質(zhì)等情況，這些情況企業(yè)要根據(jù)實(shí)際制定出切實(shí)可行的標(biāo)準(zhǔn)化制度，讓企業(yè)具體負(fù)責(zé)人和工作人員有據(jù)可依。企業(yè)還要建立自己的信息庫，對相關(guān)信息進(jìn)行收集和持續(xù)更新完善。同時(shí)，對于合同也要提供標(biāo)準(zhǔn)化范本，合同文本的審查也要通過制度，明確應(yīng)由哪些部門聯(lián)合審核，重點(diǎn)審核合同的合法性、可行性和經(jīng)濟(jì)性，簽訂合同的雙方就有關(guān)事宜要進(jìn)行詳盡地切磋和談判。就談判這個(gè)環(huán)節(jié)也要制定相應(yīng)的制度建設(shè)，通過定期培訓(xùn)、專家授課的方式不斷提高企業(yè)談判隊(duì)伍的專業(yè)能力。

（2）簽訂合同階段的內(nèi)控制度建設(shè)。合同的簽訂階段要通過建立制度明確合同簽訂人員的身份、層級(jí)、公章的申請使用流程等細(xì)節(jié)制定對應(yīng)的內(nèi)控制度，雙方一旦完成簽約，企業(yè)應(yīng)就合同編號(hào)進(jìn)行管理，這就需要企業(yè)制定相應(yīng)的管理制度。同時(shí)，合同簽訂后需要妥善地保存，檔案的保管也是企業(yè)內(nèi)控管理的重要一環(huán)，不容忽視。

（3）履行階段的內(nèi)控制度建設(shè)。在合同履行期間，雙方要根據(jù)合同約定的權(quán)利和義務(wù)開展商業(yè)活動(dòng)。企業(yè)要建立好合同管理臺(tái)賬，對簽訂合同的雙方的履約實(shí)施的監(jiān)控和重要節(jié)點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)督。比如對于企業(yè)什么時(shí)間、通過什么樣的方式履行合約、付款多少金額等都要進(jìn)行詳盡的備案和記錄，以備不時(shí)之需。如雙方因某些原因，其中一方未能履行合同規(guī)定，這時(shí)就需要建立關(guān)于違約的有關(guān)制度。比如說，違約方如何賠付違約金，違約方所提供的商品或服務(wù)如何盡快找到別的供應(yīng)商，如果雙方在合同約定期間產(chǎn)生糾紛，如何協(xié)商處理糾紛等等都是需要健全的內(nèi)控制度來指導(dǎo)實(shí)踐工作的。

三是創(chuàng)新方式方法完善內(nèi)控機(jī)制建設(shè)。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)以及移動(dòng)支付的興起，企業(yè)的內(nèi)控制度建設(shè)也在不斷地走向智能化。企業(yè)要根據(jù)自己的實(shí)際需要，對內(nèi)控方式進(jìn)行與時(shí)俱進(jìn)地改革。比如說，現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)計(jì)算系統(tǒng)和一些與企業(yè)誠信相關(guān)的網(wǎng)站，對于了解其他企業(yè)情況有著非常重要的作用，在建立內(nèi)控機(jī)制時(shí)，也要將這些信息考慮進(jìn)去，同時(shí)還要與時(shí)俱進(jìn)，不斷修改和完善企業(yè)內(nèi)控制度建設(shè)。

四是不斷強(qiáng)化人員素質(zhì)。企業(yè)的競爭歸根到底是人才的競爭，內(nèi)控制度的建設(shè)也是為了保障企業(yè)能夠更規(guī)范更舒暢地運(yùn)行，為生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)提供必要的基礎(chǔ)。因此，企業(yè)要想方設(shè)法地不斷提高工作人員素質(zhì)，確保企業(yè)在競爭中立于不敗之地。

■結(jié)語

對于現(xiàn)代企業(yè)來說，合同管理貫穿于企業(yè)內(nèi)控制度建設(shè)的整個(gè)過程，內(nèi)控制度保障了企業(yè)合同的可運(yùn)行性和可操作性，而企業(yè)的合同管理對內(nèi)控制度建設(shè)又起到了引領(lǐng)和推動(dòng)的作用。本文通過對當(dāng)前我國合同管理中出現(xiàn)的比較普遍四方面問題進(jìn)行了深入的分析，提出對應(yīng)的四大方面的意見建議，希望對我國企業(yè)內(nèi)控制度建設(shè)起到拋磚引玉的作用。