論“新型研發(fā)機(jī)構(gòu)”固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)

作者簡介：陳鴻鯤（1976-），男，漢族，廣東廣州人。主要研究方向：財(cái)務(wù)管理。

摘? 要：合適的固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度是“新型研發(fā)機(jī)構(gòu)”此類科研事業(yè)單位的穩(wěn)健運(yùn)行的保證，要結(jié)合國家對固定資產(chǎn)管理的要求，針對傳統(tǒng)科研事業(yè)單位在固定資產(chǎn)管理過程中存在的薄弱環(huán)節(jié)展開論述，并參考企業(yè)對固定資產(chǎn)管理的方法，進(jìn)行相應(yīng)的內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)，力求保障國有資產(chǎn)的完整和安全，提高固定資產(chǎn)使用效益，為科研工作長遠(yuǎn)發(fā)展保駕護(hù)航。

關(guān)鍵詞：新型研發(fā)機(jī)構(gòu);固定資產(chǎn)管理;內(nèi)部控制制度;成本控制

“新型研發(fā)機(jī)構(gòu)”在中國科研單位的體系中是一個(gè)新生兒，她的特性是：無級別、無行政經(jīng)費(fèi)、無編制，業(yè)界簡稱其為“三無”單位?！靶滦脱邪l(fā)機(jī)構(gòu)”一般由地方政府和科研機(jī)構(gòu)或高校共同組建，政府作為出資人在單位設(shè)立初期僅投入啟動(dòng)資金（與一般企業(yè)的注冊資金投入方式類似），科研機(jī)構(gòu)或高校作為技術(shù)投入和運(yùn)營方主導(dǎo)其發(fā)展。由于啟動(dòng)資金有限的特性，注定她的運(yùn)行機(jī)制與傳統(tǒng)的科研事業(yè)單位非常不同，例如在資產(chǎn)的購置和使用方面更加追求效益，更偏向于企業(yè)化管理。因此，新型研發(fā)機(jī)構(gòu)在本質(zhì)上并不是傳統(tǒng)意義上的科研單位，其最終目的是走向市場，通過自身研發(fā)的科研技術(shù)服務(wù)其他企業(yè)，同時(shí)獲取收益，形成一個(gè)良性的循環(huán)。合理的固定資產(chǎn)配置和管理則是“新型研發(fā)機(jī)構(gòu)”實(shí)現(xiàn)其目的的重要保障手段，如何保證固定資產(chǎn)的合理配置，最大限度地提高固定資產(chǎn)的使用效益，確保國有資產(chǎn)的安全和完整至關(guān)重要。本人認(rèn)為應(yīng)該結(jié)合固定資產(chǎn)整個(gè)生命周期的特性，從計(jì)劃、購置、使用、維護(hù)、處置等主要方面入手，并針對傳統(tǒng)科研事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，設(shè)計(jì)合理的內(nèi)部控制方法降低風(fēng)險(xiǎn)并實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)。

一、新型研發(fā)機(jī)構(gòu)固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制目標(biāo)

內(nèi)部控制目標(biāo)是與機(jī)構(gòu)的管理目標(biāo)相適應(yīng)的，在行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）（財(cái)會(huì)【2012】3號(hào)）文中第四條明確指出“單位內(nèi)部控制的目標(biāo)主要包括：合理保證單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合法合規(guī)、資產(chǎn)安全和使用有效、財(cái)務(wù)信息真實(shí)完整，有效防范舞弊和預(yù)防腐敗，提高公共服務(wù)的效率和效果。因?yàn)樾滦脱邪l(fā)機(jī)構(gòu)啟動(dòng)資金有限的特性，本人認(rèn)為應(yīng)該在此基礎(chǔ)上增加固定資產(chǎn)成本最小化的控制目標(biāo)。這就要求我們認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)科研事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的不足之處，從治理結(jié)構(gòu)上、管理制度上、管理意識(shí)上、購置方式上、權(quán)責(zé)上、人員配備上等方面進(jìn)行分析，識(shí)別其中的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，提出相應(yīng)的內(nèi)控措施。本人認(rèn)為固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制目標(biāo)至少應(yīng)該包括以下4點(diǎn)：

（一）實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的合理配置，杜絕超標(biāo)、重復(fù)配置;

（二）規(guī)范購置方式，有限度地防范舞弊和預(yù)防腐敗;

（三）提高固定資產(chǎn)的使用效率，綜合利用，實(shí)現(xiàn)成本最小化;

（四）保障固定資產(chǎn)的安全完整，防止國有資產(chǎn)流失。

二、傳統(tǒng)科研事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制中存在的主要問題

（一）治理結(jié)構(gòu)不完善

“PI制”在科研單位的管理體系內(nèi)被稱之為“項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制”。因?yàn)轫?xiàng)目經(jīng)費(fèi)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人申請并負(fù)責(zé)，這必然導(dǎo)致其在資產(chǎn)購置方面有絕對的話語權(quán)，包括購置方式。同時(shí)，資產(chǎn)一經(jīng)購置其使用權(quán)歸項(xiàng)目組獨(dú)有，通用類資產(chǎn)不會(huì)提供給其他項(xiàng)目組共享;另外，資產(chǎn)的處置隨意性較大，其上級管理部門無法進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的監(jiān)管。

（二）固定資產(chǎn)管理制度不完善

主要體現(xiàn)在管理制度的制定過于粗放，缺乏明確的操作性，容易導(dǎo)致日常管理隨意性;固定資產(chǎn)管理應(yīng)該囊括固定資產(chǎn)整個(gè)生命周期，現(xiàn)實(shí)情況是制度的制定沒有結(jié)合固定資產(chǎn)的生命周期中不同的階段制定相應(yīng)的管理流程或?qū)嵤┘?xì)則;更有甚者管理制度沒及時(shí)更新，與實(shí)際情況脫節(jié)。

（三）管理意識(shí)薄弱

1.管理層方面

因?yàn)閭鹘y(tǒng)的科研事業(yè)單位絕大部分是公益性質(zhì)的單位，提供公共服務(wù)，每年都有財(cái)政經(jīng)費(fèi)撥款的支持。為了能完成預(yù)算指標(biāo)，都會(huì)在項(xiàng)目期內(nèi)將經(jīng)費(fèi)用完。另外，對于一些研發(fā)實(shí)力強(qiáng)的單位來說，更容易爭取到更多的科研經(jīng)費(fèi)，這將導(dǎo)致在科研項(xiàng)目預(yù)算申請中固定資產(chǎn)預(yù)算的編制沒有考慮現(xiàn)存固定資產(chǎn)的可持續(xù)利用情況，對新增資產(chǎn)的購置缺乏必要性和相關(guān)性的論證，所以很容易導(dǎo)致部分科研設(shè)備重復(fù)購置，造成浪費(fèi)。

2.執(zhí)行層方面

相關(guān)人員參與管理的意識(shí)薄弱，強(qiáng)調(diào)固定資產(chǎn)的“用”，忽視“管”。部分科研事業(yè)單位雖然明確規(guī)定各部門負(fù)有使用和管理本部門固定資產(chǎn)的職責(zé)，但在資產(chǎn)占用比重大的科研部門，該資產(chǎn)管理的職責(zé)一般是由科研人員兼顧，科研人員日常由于忙于研發(fā)工作而忽視對本部門固定資產(chǎn)的管理，然而統(tǒng)管資產(chǎn)工作的資產(chǎn)管理人員缺乏相關(guān)科研設(shè)備知識(shí)且和科研部門溝通不足，無法對整個(gè)單位的資產(chǎn)配置和使用情況進(jìn)行有效掌控，這將導(dǎo)致科研儀器設(shè)備的監(jiān)管和維護(hù)處于空白狀態(tài)。

（四）購置方式不規(guī)范。

科研儀器設(shè)備分標(biāo)準(zhǔn)和非標(biāo)準(zhǔn)兩種，標(biāo)準(zhǔn)類的可以在市場采購，非標(biāo)準(zhǔn)類的需要外單位承制或承研。本人接觸過不少科研單位的財(cái)務(wù)，他們都認(rèn)為：“根據(jù)《財(cái)政部關(guān)于完善中央單位政府采購預(yù)算管理和中央高校科研院所科研儀器設(shè)備采購管理有關(guān)事項(xiàng)的通知》（財(cái)庫〔2016〕194號(hào)）》的規(guī)定可以自行采購或政府采購。由于科研人員認(rèn)為政府采購流程周期長，效率較低，一般都選擇自行采購，但是科研人員往往對采購市場不了解，導(dǎo)致采購回來的儀器設(shè)備性價(jià)比不高”。

此外，在科研單位中，大型的采購工作一般都是由科研管理部門和采購部門聯(lián)合參與，但是這兩個(gè)部門由于不了解科研部門所采購的設(shè)備的特性，無法找到合適的供應(yīng)商只能按照科研部門指定的供應(yīng)商執(zhí)行采購，因此無法履行采購的監(jiān)督職能。若科研部門相關(guān)經(jīng)辦人竄通指定供應(yīng)商舞弊營私，將會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)采購價(jià)格虛高，套取回扣等違法行為，后果非常嚴(yán)重。

（五）管理權(quán)責(zé)不明晰，難以追責(zé)。

沒有明確或嚴(yán)格劃分資產(chǎn)的使用人，監(jiān)管人，管理人的崗位責(zé)任和崗位權(quán)限，沒有相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施予以保障。如沒有從制度上明確資產(chǎn)領(lǐng)用簽收制度，導(dǎo)致資產(chǎn)臺(tái)賬中領(lǐng)用責(zé)任人不明;沒有明確部門領(lǐng)導(dǎo)對本部門資產(chǎn)監(jiān)管的連帶責(zé)任;對于部門公用資產(chǎn)沒有設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理等，這樣會(huì)導(dǎo)致資產(chǎn)處于無人監(jiān)管的狀態(tài)，無法確保資產(chǎn)的完整和安全，日后若出現(xiàn)資產(chǎn)滅失或損毀將無法追責(zé)。

（六）人員配備不足，一人多崗，違反不相容崗位相互分離的內(nèi)控規(guī)定。

例如財(cái)務(wù)人員兼任資產(chǎn)管理員，既負(fù)責(zé)資產(chǎn)賬務(wù)處理又負(fù)責(zé)資產(chǎn)驗(yàn)收、清查盤點(diǎn)、處置報(bào)廢等事項(xiàng)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員缺乏相對的獨(dú)立性;又例如采購申請、審批和執(zhí)行是同一人，容易導(dǎo)致采購過程出現(xiàn)舞弊;在資產(chǎn)采購驗(yàn)收方面，資產(chǎn)管理部門沒參與或者驗(yàn)收流于形式，容易導(dǎo)致賬實(shí)不符，。

（七）固定資產(chǎn)管理信息化程度低，無法為決策層提供準(zhǔn)確、動(dòng)態(tài)、全面和統(tǒng)一的信息。

傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)一般涉及三個(gè)部門：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)賬，資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)實(shí)物帳，資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)實(shí)物資產(chǎn)的使用和保管，由于各個(gè)部門沒有一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理模式，各部門自行登記，導(dǎo)致部分登記工作重復(fù)，效率低下。另外登記臺(tái)賬的信息標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一也導(dǎo)致相互數(shù)據(jù)核對費(fèi)時(shí)，特別在進(jìn)行實(shí)物資產(chǎn)盤點(diǎn)時(shí)若出現(xiàn)誤記或漏記情況將會(huì)增加“返工”查找的工作量。最后，由于各部門的數(shù)據(jù)各不相同，沒有集中匯總，不方便決策層對現(xiàn)有資產(chǎn)的統(tǒng)一管理和調(diào)配使用，無法統(tǒng)籌考慮資產(chǎn)共享，導(dǎo)致資產(chǎn)使用效率低下。

三、“新型研發(fā)機(jī)構(gòu)”需要針對傳統(tǒng)科研單位在固定資產(chǎn)管理方面的不足之處，將內(nèi)部控制措施和企業(yè)成本管理的觀念融入固定資產(chǎn)管理之中，具體設(shè)計(jì)如下：

（一）規(guī)范治理結(jié)構(gòu)，營造領(lǐng)導(dǎo)重視，全員參與的內(nèi)部控制環(huán)境

首先，根據(jù)財(cái)政部印發(fā)的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》第六條規(guī)定：“單位負(fù)責(zé)人對本單位內(nèi)部控制的建立健全和有效實(shí)施負(fù)責(zé)。”因此單位負(fù)責(zé)人對內(nèi)部控制體系的建立、運(yùn)行和監(jiān)督管理方面應(yīng)當(dāng)發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，承擔(dān)總責(zé)任;

其次，在內(nèi)部控制具體的建立和實(shí)施過程中，單位其他工作人員應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，形成全員參與的內(nèi)部控制機(jī)制。具體到固定資產(chǎn)管理方面，新型研發(fā)機(jī)構(gòu)要改變傳統(tǒng)的“PI制”資產(chǎn)管理模式，所有資產(chǎn)的購置、使用和處置都必須納入統(tǒng)一的管理制度內(nèi)。在滿足項(xiàng)目組資產(chǎn)使用需求的前提下，要充分發(fā)揮資產(chǎn)管理部門綜合管理和資產(chǎn)監(jiān)督的職能，充分利用現(xiàn)存資產(chǎn)，提高資產(chǎn)利用效率，確保資產(chǎn)的所有權(quán)和調(diào)配權(quán)集中統(tǒng)一管理。

（二）細(xì)化固定資產(chǎn)管理制度

要從固定資產(chǎn)整個(gè)生命周期的角度并結(jié)合單位資產(chǎn)的實(shí)際使用情況制定相應(yīng)的管理制度和操作流程，具體要從資產(chǎn)的采購計(jì)劃、采購執(zhí)行、驗(yàn)收入庫、歸口管理、報(bào)廢處理等方面進(jìn)行設(shè)計(jì)。

1.采購計(jì)劃環(huán)節(jié)強(qiáng)調(diào)預(yù)算控制。預(yù)算管理需“剛?cè)帷苯Y(jié)合，“剛”體現(xiàn)在預(yù)算制定方面，預(yù)算制定包括兩個(gè)方面：具體的固定資產(chǎn)和金額。特別是儀器設(shè)備的預(yù)算方面，預(yù)算制定要與技術(shù)路線的規(guī)劃相匹配，強(qiáng)調(diào)必要性和相關(guān)性，經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算不能隨意更改;“柔”體現(xiàn)在預(yù)算變更方面，在保證研發(fā)目標(biāo)不變、技術(shù)路線不變的前提下經(jīng)各方專家的充分論證通過后才能變更購置方案，若涉及重大設(shè)備購置的調(diào)整還要結(jié)合相關(guān)經(jīng)費(fèi)管理辦法進(jìn)行報(bào)批或備案后才執(zhí)行。

2.采購執(zhí)行環(huán)節(jié)要加強(qiáng)成本控制，強(qiáng)調(diào)經(jīng)濟(jì)性。由于啟動(dòng)資金有限，這要求采購執(zhí)行人要有成本意識(shí)。對于標(biāo)準(zhǔn)、通用型的設(shè)備儀器采購，應(yīng)該建立合資格供應(yīng)商名錄，日常采購可以從供應(yīng)商名錄中進(jìn)行三家比價(jià)，既提高效率又方便管理;對于非標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備儀器（定制）的采購若不是單一來源的，可以實(shí)施邀請招標(biāo)方式進(jìn)行;前述的采購金額如果達(dá)到公開招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)或以上的還必須執(zhí)行公開招標(biāo)方式。通過上述合規(guī)的采購方式可以有效地降低采購成本和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。

3.加強(qiáng)驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)的管理。首先，通過簽訂采購合同的形式明確驗(yàn)收合格才支付尾款;其次，驗(yàn)收時(shí)必須由采購經(jīng)辦人，資產(chǎn)使用人和資產(chǎn)管理員共同執(zhí)行和確認(rèn);最后，財(cái)務(wù)依據(jù)采購合同，驗(yàn)收單執(zhí)行付款操作。另外，對于大型的科研儀器設(shè)備要引入技術(shù)專家聯(lián)合驗(yàn)收，確保所購置的貴重資產(chǎn)符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

4.歸口管理，明晰權(quán)責(zé)。對固定資產(chǎn)要實(shí)行“統(tǒng)一所有，統(tǒng)一監(jiān)管，統(tǒng)一調(diào)配，分級負(fù)責(zé)，責(zé)任到人”的管理體制。具體要實(shí)行部門資產(chǎn)使用人負(fù)責(zé)制、部門負(fù)責(zé)人監(jiān)管制和資產(chǎn)管理員統(tǒng)管制，實(shí)行層層監(jiān)督，確保資產(chǎn)安全和完整。

5.明確報(bào)廢處理權(quán)限，落實(shí)報(bào)廢報(bào)批制度。根據(jù)國有資產(chǎn)處置相關(guān)規(guī)定應(yīng)將資產(chǎn)報(bào)廢審批權(quán)限集中到分管資產(chǎn)的單位負(fù)責(zé)人，資產(chǎn)使用部門僅負(fù)責(zé)將經(jīng)允許報(bào)廢的資產(chǎn)交回資產(chǎn)管理部門集中處理，不得擅自處置固定資產(chǎn)。

（二）加強(qiáng)人員配備，落實(shí)管理人員責(zé)任制。固定資產(chǎn)應(yīng)該設(shè)置專人保管。一是在資產(chǎn)使用的部門內(nèi)要有專人專責(zé)管理，具體負(fù)責(zé)本部門固定資產(chǎn)臺(tái)賬記錄和固定資產(chǎn)的日常管理和維護(hù);二是單位內(nèi)部必須配備一個(gè)專職的資產(chǎn)管理員，負(fù)責(zé)單位所有資產(chǎn)的驗(yàn)收、領(lǐng)用和報(bào)廢處理工作，統(tǒng)籌全部固定資產(chǎn)的年度盤點(diǎn)工作。

（三）參考企業(yè)資產(chǎn)管理模式，引入EPR信息管理系統(tǒng)，將固定資產(chǎn)管理制度和其生命周期控制點(diǎn)與ERP系統(tǒng)結(jié)合在一起，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)審批流程化、信息一體化、管理動(dòng)態(tài)化，形成三維一體的綜合管理體系。從而打破各部門、各區(qū)域和各系統(tǒng)之間的壁壘，建立規(guī)范、靈捷、高效的業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)采購計(jì)劃、采購執(zhí)行、驗(yàn)收入庫、出庫領(lǐng)用、日常維護(hù)、盤點(diǎn)和報(bào)廢處理等所有環(huán)節(jié)全程無縫連接，確保數(shù)據(jù)信息在傳遞過程中的準(zhǔn)確性、時(shí)效性和有效性。另外通過信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的監(jiān)控，從而有利于管理層對后續(xù)儀器設(shè)備的購置與否提供現(xiàn)實(shí)的參考依據(jù)，避免重復(fù)購置，提高現(xiàn)有資產(chǎn)的利用率。

（四）實(shí)行不相容崗位相互分離和監(jiān)督制度

具體可以結(jié)合固定資產(chǎn)管理的不同環(huán)境進(jìn)行設(shè)計(jì)，例如在大型固定資產(chǎn)采購執(zhí)行過程中合適的方案是，由需求方提出采購需求，決策方實(shí)施論證，執(zhí)行方從市場中選擇合適的供應(yīng)商，這樣從需求、決策和執(zhí)行的環(huán)節(jié)將不相容的崗位進(jìn)行分離，從而有效降低采購過程中的舞弊和采購成本。

另外，要設(shè)立一個(gè)相對獨(dú)立的監(jiān)督崗位，在條件許可的情況下要設(shè)立內(nèi)審機(jī)構(gòu)，該機(jī)構(gòu)應(yīng)該直接向董事會(huì)或理事會(huì)匯報(bào)審計(jì)工作情況，匯報(bào)情況包括但不限于固定資產(chǎn)管理制度內(nèi)部控制是否有效，資產(chǎn)管理是否按照制度執(zhí)行，若實(shí)際執(zhí)行和制度規(guī)定不一致，要分析是制度的設(shè)計(jì)不符合實(shí)際，還是執(zhí)行人違反制度規(guī)定，從而提出相應(yīng)改進(jìn)或處理意見。

四、結(jié)語

綜上所述，新型研發(fā)機(jī)構(gòu)的固定資產(chǎn)管理工作必須落到實(shí)處，要從組織架構(gòu)、企業(yè)文化和管理觀念上拚棄傳統(tǒng)科研事業(yè)單位的固有的運(yùn)作模式，同時(shí)將內(nèi)部控制的方法融入管理當(dāng)中，保證相關(guān)工作合法合規(guī)，有效控制成本，確保國有資產(chǎn)安全，降低監(jiān)督漏洞和防范舞弊，最終實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展，擺脫財(cái)政資金的依賴。

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[10]關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的思考[J]. 金紅春，田輝.? 中國集體經(jīng)濟(jì). 2011（22）