現(xiàn)代化管理手段和服務方式在國企檔案管理中的運用

葉萍

（中國鐵路哈爾濱局集團有限公司，黑龍江哈爾濱 150001）

現(xiàn)代化檔案管理需要依托信息技術而實現(xiàn)高效、精準的檔案管理，可簡化檔案管理流程。將之應用于國有企業(yè)檔案管理之中，可減輕管理人員工作量，實現(xiàn)高效檔案管理，同時也可防止出現(xiàn)檔案文件缺漏現(xiàn)象，提升檔案資料檢索與查閱便利性，在現(xiàn)代化信息技術支持下增強檔案資料機密性與安全性，還可通過局域網(wǎng)存儲、備份處理、加密程序設置、設定使用者權限等方式保障檔案資料的存儲與利用安全。

1.國有企業(yè)管理中應用現(xiàn)代化管理技術與服務方式的問題所在

1.1 信息素養(yǎng)不高、服務意識缺失

多年來，國有企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理思想根深蒂固，所應用的管理方式也相對陳舊，檔案管理人員自身不具備良好的信息素養(yǎng)，并且服務意識有所欠缺。即便國有企業(yè)針對檔案管理組織了相應培訓活動，然而部分檔案管理人員的教育培訓參與意識不強，未能基于時代發(fā)展與需求變化自主強化自身的綜合素養(yǎng)，國有企業(yè)檔案管理中現(xiàn)代化管理技術的應用需求得不到滿足，也未對服務方式的轉(zhuǎn)變提供有利條件，制約了國有企業(yè)的檔案管理工作成效。

1.2 信息技術優(yōu)勢功能挖掘不深入

因國有企業(yè)檔案管理人員自身信息素養(yǎng)不足，不具備信息化管理設備嫻熟操作的能力，導致現(xiàn)代化管理手段的應用頻繁出現(xiàn)操作問題，限制了現(xiàn)代化管理方式應用價值的最大化彰顯，有時管理效率比之傳統(tǒng)管理方式還有所不及。[1]此外，因日常工作中對現(xiàn)代化管理方式的類型劃分未做著重突出，應用信息也不夠明確，因而檔案管理人員未能深入與了解現(xiàn)代化管理模式，也未深入挖掘現(xiàn)代化信息技術的功能價值。

1.3 缺乏健全的檔案管理制度

目前國有企業(yè)雖制定了檔案管理相關制度，然而卻未建立連帶責任追究制度，同時也未制定完善的監(jiān)督審查及定期維護管理機制，由于制度的不健全，致使當前的制度體系與現(xiàn)代化管理模式下的應用要求不相契合，未能對現(xiàn)代化檔案管理技術的應用、服務方式的實施提供可靠的制度保障，從而限制了檔案現(xiàn)代化管理成效，削弱了服務方式應用效果。

2.國企檔案管理中現(xiàn)代化管理技術及服務方式有效運用的可靠路徑

2.1 加強檔案管理者綜合素質(zhì)能力建設

2.1.1 嚴格把控人才聘用環(huán)節(jié)素養(yǎng)能力考核關

國企聘用檔案管理人才時，應將其是否具備良好的信息素養(yǎng)、服務意識是否充足、創(chuàng)新思維與能力是否具備作為考核重點，模擬工作情境，通過歸類大量檔案任務的下達，要求應聘人員在固定時段內(nèi)利用信息化檔案管理系統(tǒng)獨立完成檔案歸類任務，結合應聘人員的歸類速度、歸類清晰度，篩選出素質(zhì)能力高超的人才擔任檔案管理工作，從而保障現(xiàn)代化管理手段及服務方式的順利落實[2]。

2.1.2 建立健全人才培訓機制

國企應結合現(xiàn)代化管理手段的應用需求，結合服務方式調(diào)整的必要能力，針對檔案管理人員展開對應培訓，培訓內(nèi)容應以一體化檔案管理模式的引入為主，展開信息化檔案管理系統(tǒng)培訓，并重點提升檔案管理者的服務意識及創(chuàng)新思維，強化其工作責任感，從而全面提升國企檔案管理者的綜合素質(zhì)能力，確?，F(xiàn)代化管理手段及服務方式的應用條件具備、應用需求得到有效滿足。

2.2 實現(xiàn)信息化管理技術的深入開發(fā)

目前，國有企業(yè)逐步引入以基于信息技術的檔案管理技術，應用效果有目共睹。但國企現(xiàn)代化檔案管理目標的實現(xiàn)、服務質(zhì)量的提升需要以信息化檔案管理技術的深入開發(fā)為基礎，加強對數(shù)據(jù)存儲、信息挖掘以及信息檢索等先進的技術手段的研發(fā)，通過技術支持保障信息化檔案管理系統(tǒng)的建立與應用。

2.2.1 加強完善性信息交流機制建立

國有企業(yè)應在信息技術支持下完成開放性、通暢性的信息溝通與交流平臺，根據(jù)檔案管理層次設定各個檔案管理人員的訪問權限，以便其可在自身查閱范圍內(nèi)進行檔案信息的快速檢索與查找，有效展現(xiàn)現(xiàn)代化管理方式的應用價值。

2.2.2 引入安全管理系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)應用過程中，應實現(xiàn)安全管理系統(tǒng)的有機融合，在其保障下提升檔案信息管理的安全性，可通過電子文檔備份彌補因意外丟失數(shù)據(jù)所產(chǎn)生的損失，也可建立單獨的局域網(wǎng)系統(tǒng)，實現(xiàn)備份信息在此系統(tǒng)中的安全存儲，防止開放性網(wǎng)絡下因非法入侵而導致重要信息泄露或損毀，從而為國有企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理目標的實現(xiàn)提供安全保障。

2.3 構建科學完善的檔案管理制度體系

國有企業(yè)檔案管理計劃的落實、檔案管理質(zhì)量的保障需要科學、完善、可行的檔案管理制度體系為基礎，可在此體系支持下，確?，F(xiàn)代化管理手段的科學應用，確保服務方式的順暢實施，從而彰顯二者的應有效用，因此，健全檔案管理制度體系勢在必行[3]。

2.3.1 加快一體化管理制度建立與落實

一體化管理的實現(xiàn)可在檔案管理工作中引入現(xiàn)代化文秘制度，檔案借閱與傳輸過程中，要做好詳實的檔案保存及上繳情況記錄，通過一體化管理制度的完善逐步實現(xiàn)高精準度、規(guī)范化的檔案管理工作，以此提升國有企業(yè)檔案管理的科學性與合理性，確保檔案管理規(guī)劃的有效落實。

2.3.2 制定與實施連帶責任追究管理制度

應對當前國有企業(yè)所采用的檔案管理制度進行細化與改革，面向所有檔案管理人員進行工作任務分解，并引入科學的問責機制，通過連帶責任追究管理制度的完善建立，在問題出現(xiàn)時及時查找到源頭，并對相應負責人給予適當?shù)膽吞?，以警示其他人員做好本職管理工作，最大化提升檔案管理工作質(zhì)量。

2.3.3 建立與推行監(jiān)督管理機制

作為國有企業(yè)管理體系中的關鍵部分，檔案管理涉及管理內(nèi)容眾多，既要對檔案資料進行歸類與保存，還需對檔案資料進行加密處理，且需審查各個檔案管理環(huán)節(jié)，將其中存在的安全隱患有效排查出來。[4]為此，需要通過嚴格性、全面性的監(jiān)督管理機制的建立，確保安全隱患能夠得到及時發(fā)現(xiàn)與化解，以此實現(xiàn)高精準性與高效性的現(xiàn)代化檔案管理。

2.3.4 確保安全防護管理有效落實

現(xiàn)代化管理模式應用初期，現(xiàn)代化管理技術的應用或服務方式的實施難免出現(xiàn)問題，如利用信息技術管理檔案時，會因網(wǎng)絡的開放性而導致信息安全面臨威脅，需要通過檔案管理者的安全管理意識強化、檔案管理系統(tǒng)操作熟練度與正確性的提升，避免于操作中點擊帶有病毒的鏈接而導致系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，應定期檢測系統(tǒng)，及時針對發(fā)現(xiàn)的漏洞進行處理、查殺系統(tǒng)中的病毒，以此確保檔案管理系統(tǒng)的安全可靠運行。

3.結語

國有企業(yè)自身發(fā)展壯大的同時，檔案管理方面的工作要求也隨之提升，為此，國有企業(yè)必然要通過現(xiàn)代化管理技術的引入以及新型服務方式的應用而提升檔案管理效果。未來，國企檔案管理必然要以信息化改革為核心，逐步實現(xiàn)一體化管理，為此，國企檔案管理人員應加強現(xiàn)代化管理手段及服務方式在本單位檔案管理工作中的正確應用，通過加強檔案管理者綜合素質(zhì)能力建設、實現(xiàn)信息化管理技術的深入開發(fā)、構建科學完善的檔案管理制度體系三個方面確?，F(xiàn)代化管理手段及服務方式應用價值的充分彰顯。