網(wǎng)絡(luò)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作開展策略

袁艷華

（潛江市城市管理行政執(zhí)法支隊(duì)，湖北 潛江 433100）

一、引言

事業(yè)單位是社會(huì)治理體系的基礎(chǔ)構(gòu)成，承擔(dān)著重要的服務(wù)職能，是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的關(guān)鍵動(dòng)力。檔案工作是事業(yè)單位管理活動(dòng)的重要組成，通過對(duì)單位業(yè)務(wù)工作和管理運(yùn)行中產(chǎn)生的資料信息進(jìn)行全面的收集整理，為單位發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持。信息技術(shù)在事業(yè)單位中得到廣泛的運(yùn)用，大量的數(shù)字化信息隨之出現(xiàn)，推動(dòng)檔案管理模式的信息化轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為檔案工作的重要任務(wù)，為事業(yè)單位適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展環(huán)境提供基礎(chǔ)保障，推動(dòng)檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量的整體提升。

二、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

檔案工作是事業(yè)單位管理工作的主要內(nèi)容，為單位業(yè)務(wù)工作開展和管理決策的制定提供科學(xué)依據(jù)，推動(dòng)事業(yè)單位業(yè)務(wù)水平和管理質(zhì)量的整體提升。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代環(huán)境下，信息設(shè)備和技術(shù)得到廣泛普及，推動(dòng)了互聯(lián)網(wǎng)+發(fā)展理念在檔案工作中的科學(xué)滲透，信息化檔案管理模式的構(gòu)建能夠充分發(fā)揮先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化檔案信息的高效管理，推動(dòng)傳統(tǒng)檔案載體的電子化轉(zhuǎn)型，有效提升檔案管理效率，保證檔案資料的完整性，為檔案管理和開發(fā)利用提供有效條件。同時(shí)利用信息技術(shù)能夠有效增強(qiáng)檔案資源利用效率，對(duì)檔案資料進(jìn)行深入分析，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料數(shù)據(jù)的高效整理，利用網(wǎng)絡(luò)渠道實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的遠(yuǎn)程利用和共享，推動(dòng)檔案價(jià)值的高效實(shí)現(xiàn)，為單位業(yè)務(wù)和管理工作開展提供有效支持。[1]

三、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀分析

（一）信息化水平不足

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來為事業(yè)單位檔案工作發(fā)展提供了良好的機(jī)遇，信息設(shè)備和技術(shù)的運(yùn)用推動(dòng)了檔案管理模式的轉(zhuǎn)型，基本構(gòu)建了較為完善的信息化管理體系。而隨著信息技術(shù)革新速度的不斷提升，現(xiàn)有的信息化水平無法滿足檔案工作需求。檔案部門對(duì)信息化管理缺乏正確的認(rèn)識(shí)，資金和資源投入不足，對(duì)先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)缺乏有效的引進(jìn)利用，運(yùn)維工作開展不夠到位，對(duì)現(xiàn)有的設(shè)備設(shè)施無法做到及時(shí)的維護(hù)和更新，不能為檔案工作開展提供物質(zhì)基礎(chǔ)。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)體系構(gòu)建不夠完善，缺乏穩(wěn)定高速的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，無法為檔案資源的流通和共享提供高效安全的平臺(tái)。[2]

（二）管理機(jī)制不夠健全

完善的管理機(jī)制為檔案工作開展提供制度基礎(chǔ)，信息技術(shù)的運(yùn)用使得檔案工作流程發(fā)生了很大的變化，而現(xiàn)有的檔案規(guī)章制度較為固定，無法對(duì)檔案工作形成科學(xué)的規(guī)范，不利于規(guī)范化管理體系的構(gòu)建。責(zé)任機(jī)制落實(shí)不夠到位，各個(gè)工作崗位的檔案管理職能不夠明確，工作人員的檔案管理意識(shí)較為薄弱，對(duì)相應(yīng)的規(guī)章制度無法做到準(zhǔn)確的掌握，無法保證檔案制度的貫徹執(zhí)行。保密制度不夠完善，現(xiàn)有的保密機(jī)制相對(duì)單一，無法根據(jù)實(shí)際的工作情況對(duì)保密標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整，對(duì)管理人員和使用人員的權(quán)限缺乏合理的設(shè)置，容易存在檔案信息的泄露等問題。安全管理不夠到位，安全管理制度不夠健全，無法做到對(duì)安全隱患和風(fēng)險(xiǎn)的及時(shí)發(fā)現(xiàn)，不能保證檔案資料的安全性。特別是隨著網(wǎng)絡(luò)安全形勢(shì)的日益嚴(yán)峻，現(xiàn)有的安全管理模式無法有效應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全威脅的入侵，對(duì)先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)缺乏合理的利用，安全管理體系不夠完善，無法有效應(yīng)對(duì)復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境。

（三）檔案利用方式較為單一

當(dāng)前單位檔案管理思路較為傳統(tǒng)，對(duì)檔案開發(fā)利用的重視力度不足，檔案利用方式較為固定，無法有效滿足實(shí)際的使用需求，不利于檔案工作價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。在實(shí)際的檔案利用環(huán)節(jié)，檢索機(jī)制缺乏優(yōu)化，檢索效率較低，無法有效滿足使用者的檢索需求，不能對(duì)相關(guān)的資料信息做到準(zhǔn)確的定位。在檔案利用環(huán)節(jié)對(duì)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)缺乏有效的運(yùn)用，對(duì)數(shù)字化資料無法做到科學(xué)的整理分類，服務(wù)方式較為單一，無法有效滿足使用者需求。同時(shí)檔案編研工作思路缺乏創(chuàng)新，編研活動(dòng)與事業(yè)單位業(yè)務(wù)管理存在脫節(jié)，編研方向不夠科學(xué)，無法有效體現(xiàn)檔案工作價(jià)值。[3]

（四）管理隊(duì)伍建設(shè)相對(duì)滯后

信息化檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性，需要管理人員具備較強(qiáng)的信息素養(yǎng)水平，能夠熟練利用信息設(shè)備和技術(shù)，保證較高的管理效率。而當(dāng)前檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不夠科學(xué)，缺乏檔案和信息技術(shù)專業(yè)人才，管理人員的信息素養(yǎng)存在不足，教育培訓(xùn)工作開展較為滯后，制約著管理人員工作能力的提升。同時(shí)對(duì)管理人員的考核管理力度不足，考核標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際的崗位工作情況缺乏有效結(jié)合，考核結(jié)果無法對(duì)工作效果形成及時(shí)的反饋，缺乏有效的激勵(lì)措施，不能對(duì)管理人員的工作積極性形成有效的激發(fā)，不能為檔案工作開展提供人才基礎(chǔ)。[4]

四、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代完善事業(yè)單位檔案管理工作的有效策略

（一）提升信息化水平

信息化檔案管理體系的構(gòu)建對(duì)推動(dòng)事業(yè)單位發(fā)展起到積極作用，先進(jìn)信息設(shè)備和技術(shù)的運(yùn)用能夠有效提升檔案管理效率，推動(dòng)檔案工作價(jià)值的高效實(shí)現(xiàn)。單位檔案部門要提升主動(dòng)意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要作用，加強(qiáng)資金和資源投入，結(jié)合檔案工作實(shí)際情況，對(duì)信息化建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)配置現(xiàn)有的信息資源，合理引進(jìn)先進(jìn)信息設(shè)備和技術(shù)，推動(dòng)信息基礎(chǔ)設(shè)施的完善，為信息化管理提供基礎(chǔ)保障。要搭建高質(zhì)量的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，合理利用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為檔案資料傳遞和共享提供穩(wěn)定高速的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。要建設(shè)完善的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理流程的全面整合，借助信息設(shè)備推動(dòng)管理效率的整體提升。[5]

（二）完善管理機(jī)制

單位檔案部門要強(qiáng)化主體責(zé)任意識(shí)，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，嚴(yán)格按照檔案法律法規(guī)要求，構(gòu)建動(dòng)態(tài)化管理體系，結(jié)合實(shí)際的信息化管理情況，對(duì)相應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行針對(duì)性調(diào)整，對(duì)檔案工作流程進(jìn)行全面規(guī)范，提升檔案工作的科學(xué)性，為信息化管理提供制度基礎(chǔ)。要完善評(píng)價(jià)機(jī)制，加強(qiáng)與干部職工的互動(dòng)交流，利用網(wǎng)絡(luò)途徑搭建高效的互動(dòng)交流平臺(tái)，及時(shí)掌握檔案管理中存在的問題，對(duì)檔案工作成效形成及時(shí)的反饋，對(duì)相應(yīng)的規(guī)章制度做到準(zhǔn)確的調(diào)整。要完善檔案審核機(jī)制，利用技術(shù)手段對(duì)資料數(shù)據(jù)進(jìn)行全面細(xì)致的符合，保障資料的真實(shí)有效，對(duì)存在措施和不夠全面的資料進(jìn)行及時(shí)的更正、補(bǔ)充，為檔案利用提供基礎(chǔ)保障。要強(qiáng)化保密管理，根據(jù)實(shí)際的檔案資料特點(diǎn)，對(duì)保密標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)的評(píng)定，對(duì)管理人員和使用人員的權(quán)限進(jìn)行合理設(shè)置，利用技術(shù)手段對(duì)權(quán)限進(jìn)行驗(yàn)證，有效防止檔案資料的泄露。要強(qiáng)化信息安全管理，制定完善的安全管理制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全隱患和問題，對(duì)管理和利用環(huán)節(jié)進(jìn)行全面的安全防護(hù)。要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的重視，合理利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，有效抵御網(wǎng)絡(luò)安全威脅的入侵。如利用虛擬技術(shù)對(duì)檔案存儲(chǔ)空間進(jìn)行優(yōu)化，構(gòu)建虛擬存儲(chǔ)空間，有效提升檔案載體的安全性，對(duì)遭到破壞的資料進(jìn)行及時(shí)修復(fù)。利用虛擬網(wǎng)絡(luò)技術(shù)搭建VPN 網(wǎng)絡(luò)，與公共網(wǎng)絡(luò)間形成有效隔離，有效提升網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性。

（三）拓寬檔案資源利用渠道

信息技術(shù)的運(yùn)用為檔案資源利用效率的提升提供了有效的條件，單位檔案部門要加強(qiáng)對(duì)檔案開發(fā)利用的重視，發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案資料進(jìn)行深入分析，建設(shè)完善的數(shù)字化資料數(shù)據(jù)庫，為檔案利用提供有效條件。要利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，實(shí)時(shí)關(guān)注社會(huì)環(huán)境變化，準(zhǔn)確了解檔案事業(yè)發(fā)展形勢(shì)，拓寬檔案管理思路，對(duì)檔案利用模式進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化。要優(yōu)化檢索機(jī)制，對(duì)檢索關(guān)鍵詞進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，對(duì)使用者的實(shí)際需求進(jìn)行全面的分析預(yù)測(cè)，為其提供針對(duì)性的檢索推薦，對(duì)其所需的檔案資料做到高效的定位，有效提升服務(wù)效率。要利用網(wǎng)絡(luò)渠道搭建高效的檔案服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的遠(yuǎn)程查詢和調(diào)用，有效提升檔案利用效率。要優(yōu)化檔案編研思路，結(jié)合事業(yè)單位業(yè)務(wù)發(fā)展和管理工作需求，制定明確的編研方向，科學(xué)設(shè)置編研主題，充分體現(xiàn)檔案資源價(jià)值，為單位發(fā)展提供科學(xué)的依據(jù)。

（四）加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，高水平的檔案管理隊(duì)伍是保證檔案管理質(zhì)量的重要基礎(chǔ)，檔案部門要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，積極引進(jìn)優(yōu)秀檔案專業(yè)人才，優(yōu)化管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)管理隊(duì)伍戰(zhàn)斗力。要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)教育，將信息知識(shí)技能作為重要的培訓(xùn)內(nèi)容，結(jié)合實(shí)際的檔案崗位職能，設(shè)置針對(duì)性的培訓(xùn)策略，推動(dòng)管理人員專業(yè)素養(yǎng)和工作能力的提升。要加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理力度，完善考核機(jī)制，設(shè)置合理的考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)管理人員形成有效的督促作用，將考核結(jié)果與激勵(lì)措施進(jìn)行有效結(jié)合，有效激發(fā)管理人員的工作熱情，營(yíng)造積極的檔案工作氛圍，為信息化管理提供環(huán)境基礎(chǔ)。

五、結(jié)語

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來推動(dòng)了事業(yè)單位檔案管理模式的科學(xué)轉(zhuǎn)型，利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量和服務(wù)水平的整體提升。事業(yè)單位檔案部門要提升主動(dòng)意識(shí)，充分結(jié)合網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展形勢(shì)，合理利用信息技術(shù)手段，構(gòu)建完善的信息化管理體系，健全管理機(jī)制，拓寬檔案利用途徑，推動(dòng)檔案工作高效開展，為事業(yè)單位發(fā)展提供有效支持。