公司檔案管理新模式探索

呂珊珊

（梨樹縣畜牧業(yè)服務(wù)中心，吉林 梨樹 136500）

一、公司檔案管理新模式的意義

現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展，工作內(nèi)容如果不進(jìn)行創(chuàng)新，就難以跟上技術(shù)進(jìn)步的步伐。公司檔案管理工作也是一樣的。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，公司發(fā)展有了新的方向，而且經(jīng)濟(jì)發(fā)展也讓公司在市場中的角逐變得更加激烈。因此，公司一定要對檔案管理的工作進(jìn)行完善。公司檔案管理工作是公司檔案服務(wù)的中心，只有在服務(wù)過程中對管理觀念和制度進(jìn)行合理的創(chuàng)新，才能把握現(xiàn)代信息技術(shù)時代的發(fā)展趨勢，使用現(xiàn)代信息技術(shù)來促進(jìn)公司的發(fā)展，這樣也才能讓公司在激烈的市場角逐中站穩(wěn)腳步。

二、公司檔案管理的現(xiàn)狀

社會在不斷的進(jìn)行發(fā)展，人們創(chuàng)業(yè)欲望也隨之變得更加強(qiáng)烈，這樣就導(dǎo)致社會中出現(xiàn)了非常多的公司，這也導(dǎo)致在市場中公司之間的角逐變得非常的激烈。很多公司為了能夠在角逐中站穩(wěn)腳步，就會開始向著現(xiàn)代化進(jìn)行轉(zhuǎn)化，這樣就會導(dǎo)致公司的相關(guān)信息數(shù)據(jù)變得越來越多，出現(xiàn)這樣的情況，公司在對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理時，也會變得非常的復(fù)雜。不管是國有公司還是私有公司，每一個公司檔案管理工作都沒有得到完善。公司的框架雖然已經(jīng)逐步采取現(xiàn)代化手段，但公司檔案管理工作還沒有跟上公司的發(fā)展。此外，還有很多的國有公司在進(jìn)行公司管理時，還沒有重視檔案管理工作，這樣就使這些國有公司在現(xiàn)代化背景下難以得到發(fā)展。

三、現(xiàn)代信息技術(shù)背景下公司檔案管理問題

（一）公司檔案存儲問題

公司在以前進(jìn)行檔案管理時，輸入數(shù)據(jù)信息資料來進(jìn)行存儲是非常簡單的操作方法。但是隨著公司的信息數(shù)據(jù)變得越來越多，公司在存儲數(shù)據(jù)信息資料到同一個地方時，就必須運(yùn)用到現(xiàn)代信息技術(shù)。再加上公司在運(yùn)營，很多的工作都在開展，這樣就導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息資料會變得越來越多，從而導(dǎo)致檔案的存儲量也會開始變大。數(shù)據(jù)信息資料的存儲量越來越多，在檢索檔案時也會比較的困難，而且檢索和存儲檔案的速度也會漸漸地下降，進(jìn)而導(dǎo)致公司檔案管理工作難以順利進(jìn)行。

（二）公司檔案資源管理問題

公司檔案在進(jìn)行管理時，以往都是使用筆來進(jìn)行記錄，然后在發(fā)展到使用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行記錄，然后再到現(xiàn)在使用全新的管理方法來進(jìn)行管理。數(shù)字化管理的方法雖然能夠?qū)緳n案資源來進(jìn)行合理的收集與梳理，但是這樣的技術(shù)還是難以滿足現(xiàn)階段公司對檔案管理需求，這樣就會使公司檔案管理工作效率下降。要想提升公司的管理工作效率，促進(jìn)公司能夠更好的發(fā)展，就一定要重視對信息技術(shù)手段的研究，結(jié)合信息技術(shù)手段來發(fā)掘現(xiàn)代信息技術(shù)的價值。所以，在現(xiàn)代信息技術(shù)背景下，公司檔案資源管理工作業(yè)數(shù)據(jù)檔案工作中非常關(guān)鍵的一個問題。

（三）公司檔案管理人員問題

近年，人們已經(jīng)開始重視現(xiàn)代信息技術(shù)和信息管理的工作，而且現(xiàn)在很多的學(xué)生在高考報志愿時，也會選擇與這些技術(shù)相關(guān)的專業(yè)來進(jìn)行學(xué)習(xí)。但是對于現(xiàn)階段的情況來說，還是缺少這方面的專業(yè)人才。在公司中，不管是哪種工作，都是需要有專業(yè)的人才來從事的。所以，公司檔案管理工作也缺少專業(yè)的管理人才，這個問題急需進(jìn)行解決。雖然公司也有很多管理的人才，但是在信息化時代中，公司所需要的管理人才是要具備管理能力和信息化技術(shù)的人才。公司現(xiàn)階段的數(shù)據(jù)信息資料變得越來越多，所以只能使用先進(jìn)的信息技術(shù)手段才能對公司的現(xiàn)代信息技術(shù)來進(jìn)行梳理和收集。所以，知道如何使用現(xiàn)代信息技術(shù)的管理人才才是公司檔案管理工作中最需要的人才。這樣才能保證公司能跟上時代的發(fā)展，在激烈的角逐中脫穎而出。

四、現(xiàn)代信息技術(shù)背景下公司檔案管理創(chuàng)新策略

（一）創(chuàng)新檔案管理觀念

在公司檔案管理工作中，完善管理工作的關(guān)鍵內(nèi)容就是對管理觀念進(jìn)行創(chuàng)新。管理人員如果仍用以往的管理觀念來對公司的數(shù)據(jù)信息資料來進(jìn)行管理，就會導(dǎo)致管理工作難以順利開展。在現(xiàn)代信息技術(shù)背景下，還是有許多公司的管理人員沒有意識到現(xiàn)階段的情況，沒有跟上時代發(fā)展的腳步?，F(xiàn)階段的檔案數(shù)據(jù)種類非常的多，數(shù)據(jù)信息資料的數(shù)量也非常大，要是結(jié)合傳統(tǒng)的管理觀念來管理檔案，那么就會花費(fèi)很多的時間，這樣就會導(dǎo)致管理工作難以達(dá)到效果。所以，在開展管理工作時，一定要創(chuàng)新管理理念，滿足現(xiàn)代信息技術(shù)時代的改變，合理的使用信息技術(shù)手段進(jìn)行工作，并且將信息技術(shù)手段運(yùn)用到管理工作中，從而有效地提升檔案管理效率和質(zhì)量。

（二）聘請專業(yè)管理人才

很多的公司都沒有很好地重視檔案的管理工作，也缺少專業(yè)的檔案管理人才。而且進(jìn)行檔案管理工作一般都是由其他人員兼職進(jìn)行的，并且缺少專業(yè)的管理知識，難以正確的對檔案進(jìn)行管理。這些管理人員都沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)工作，也沒有豐富的管理知識，在對檔案進(jìn)行管理時就沒有合理的進(jìn)行管理。所以，公司一定要招聘一些專業(yè)的管理人才從事檔案管理的工作。公司能夠經(jīng)過學(xué)校招聘和網(wǎng)上的求職來進(jìn)行招聘工作，從而引進(jìn)更多專業(yè)的管理人員，合理的來對公司檔案進(jìn)行管理。在現(xiàn)代信息技術(shù)時代下，要是公司沒有專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊，那么就會導(dǎo)致公司檔案管理工作難以順利的進(jìn)行，影響公司的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（三）創(chuàng)新檔案管理方法

在公司完善檔案管理時候，最關(guān)鍵的一點就是要對管理方法來進(jìn)行創(chuàng)新。滿足現(xiàn)代信息技術(shù)時代的需求，改變以往存在問題的檔案管理方法，促進(jìn)信息技術(shù)手段和檔案管理方法的結(jié)合，建立一個全新的檔案管理方法。公司只要使用這樣的管理方法，就能夠有效地提升檔案管理質(zhì)量和效率，使檔案管理工作得到晚上。另外，公司還要建立一個獎勵的制度，對檔案管理工作中表現(xiàn)好的管理人員進(jìn)行表揚(yáng)和獎勵。經(jīng)過這樣的方法，能夠有效地激發(fā)管理人員工作的積極性，并且使檔案管理質(zhì)量更好，

重點工程建設(shè)項目開展的順利進(jìn)行離不開項目檔案管理工作，這是因為該項工作對重點工程建設(shè)項目以及其他日常管理工作提供資料參考，以此推進(jìn)管理工作效率的有效提升，項目數(shù)據(jù)收集、分類、梳理和通過整個監(jiān)管過程進(jìn)行。項目檔案是合規(guī)管理的重要載體，做好檔案管理將使重點工程建設(shè)項目工作開展有例可循、各項決策有據(jù)可依、各項巡查審計有證可查、項目成果有史可溯，是可持續(xù)發(fā)展的基石。

五、重點工程建設(shè)項目檔案管理工作現(xiàn)存問題

（一）對檔案重視程度不足

在當(dāng)前的檔案管理工作中，在管理手段、管理人員和管理體制等方面都存在一些問題。由于檔案管理不能直接給項目帶來經(jīng)濟(jì)效益，重視程度不高，重點工程建設(shè)項目檔案管理工作也得不到應(yīng)有的尊重和發(fā)展，而在重點工程建設(shè)項目檔案管理工作基礎(chǔ)建設(shè)中，規(guī)章制度和管理人員培訓(xùn)等方面缺乏長遠(yuǎn)的規(guī)劃。

（二）檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)有待提升

在重點工程建設(shè)項目中檔案管理者并不是專業(yè)從事于此崗位，管理工作大多由其他崗位人員兼職完成，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量不高，兼職人員的主要精力在于自己的工作，很難花太多的時間和精力去學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)不高，難以高效、快速地完成檔案管理任務(wù)。

（三）檔案管理者工作態(tài)度不端正

檔案管理工作單調(diào)乏味，需要檔案管理人員花費(fèi)大量的時間和精力來完成。此外，大部分時間為人員梳理、歸檔、鑒定、核實檔案資料，造成檔案管理人員的不當(dāng)態(tài)度。檔案管理工作重復(fù)性強(qiáng)、單調(diào)性強(qiáng)，工作人員在工作中容易產(chǎn)生厭煩和厭倦感。

（四）信息化水平不足

檔案管理信息化水平低是當(dāng)前困擾眾多重點工程建設(shè)項目檔案管理主要問題之一。這主要有兩個原因，一是檔案管理人員缺乏信息技術(shù)手段培訓(xùn)，難以實現(xiàn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型，難以利用現(xiàn)代化設(shè)施有效提高重點建設(shè)項目檔案管理效率；二是重點工程建設(shè)項目檔案管理復(fù)雜，檔案管理人員缺乏對檔案管理重要性的認(rèn)識，并且高層領(lǐng)導(dǎo)缺乏引進(jìn)專業(yè)人才的思想，將檔案管理的發(fā)展過程局限于信息化，使信息的保存、檢索和存取費(fèi)時費(fèi)力，此管理方法已然是拉低工作質(zhì)量，難以高效工作。

（五）檔案管理體系的不完善

檔案管理制度的缺失是重點工程建設(shè)項目檔案管理工作不能有效完成的重要原因之一。檔案管理制度并沒有歸入發(fā)展重點，導(dǎo)致檔案管理人員在工作中缺乏準(zhǔn)確規(guī)范的指導(dǎo)方針，逐漸降低了檔案管理工作質(zhì)量以及效率。

六、重點工程建設(shè)項目檔案管理可實施路徑

（一）加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)

借助權(quán)威專家的講解，重新認(rèn)識檔案管理的重要性，普及檔案管理的理論知識，提升思想認(rèn)識，為后期工作的推動奠定思想基礎(chǔ)，減少阻力?？善刚垖I(yè)老師就重點工程建設(shè)項目檔案管理的內(nèi)容、方法、體系建設(shè)等知識，給檔案管理者進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，培訓(xùn)過程應(yīng)使檔案管理者深刻地認(rèn)識到重點工程建設(shè)項目檔案管理所存問題、系統(tǒng)管理能力缺乏。通過專家的指導(dǎo)在一定程度上提升檔案管理者的檔案管理理論水平，認(rèn)識到檔案管理的重要性，同時可明確下一階段工作的方向。

（二）構(gòu)建檔案管理團(tuán)隊

成立檔案管理項目小組，建立重點工程建設(shè)項目檔案管理體系，以“統(tǒng)一管控，實際操作”為原則，責(zé)任落實到人。檔案管理組組長主要負(fù)責(zé)整個項目工作的統(tǒng)籌，協(xié)調(diào)重點工程建設(shè)項目檔案管理的相關(guān)事務(wù)，制定檔案管理的工作。計劃和檔案管理制度。項目成員負(fù)責(zé)推動、落實檔案管理工作。在檔案收集、歸檔階段，堅持“由誰產(chǎn)生，誰歸檔”的原則，從而提升檔案管理工作質(zhì)量以及效率。

（三）梳理歸檔文檔

制成文檔目錄表確定應(yīng)納入檔案管理文件的范疇，鎖定檔案收集的對象。經(jīng)梳理、分析、歸納，確定應(yīng)該收集什么文件，保存什么文件，統(tǒng)一收集文件的標(biāo)準(zhǔn)。集中統(tǒng)一保管，降低了重要資料丟失的風(fēng)險，確保了文件資料的安全，特別是工程建設(shè)過程的原始記錄、變更資料等。

（四）歸總文檔目錄，制成檔案目錄表

通過對歸檔文件的梳理，歸總成《重點工程建設(shè)項目文檔目錄大綱》，確定了各類文件的收集部門和歸檔時間，并明確了檔案材質(zhì)和保存方式（電子或?qū)嵨锉４妫?，檔案目錄大綱，在全面征求意見并得到了相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的充分認(rèn)可后，作為后期檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)性文件。采用卷內(nèi)目錄、案卷目錄、重點工程建設(shè)項目文檔檔案目錄表為一體的三級檔案目錄管理，使得檔案管理的保管、檢索、借閱更簡單、直觀。

（五）下發(fā)體系文件，確定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

《檔案管理辦法》規(guī)定檔案管理實行一級所有、兩級管理體系，全宗單位對本單位的檔案具有完全的管理權(quán)限，負(fù)責(zé)檔案室的建立，檔案的收集、梳理、歸檔、借用以及日常維護(hù)管理工作?！稒n案管理辦法》規(guī)定檔案的歸檔、分類、編號原則，以及借用程序，界定各管理部門的職責(zé)，并包括了對檔案管理工作人員的考核和激勵機(jī)制。檔案管理辦法搭建完整的檔案管理體系，對檔案的收集、歸檔等工作提供了標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建檔案管理人員體系、制度體系的已搭建完備，使得檔案工作有章可循，有法可施。

（六）及時歸檔項目檔案

經(jīng)過前期的準(zhǔn)備工作，及時對工程建設(shè)項目每階段的檔案進(jìn)行收集、梳理、歸檔。前期立項審批、勘察設(shè)計、征地拆遷、施工階段、交（竣）工等各類檔案都需要一一歸檔，實現(xiàn)檔案的集中管理。

（七）落實檔案管理的信息化進(jìn)程

提高檔案管理信息化水平，不僅對規(guī)范檔案管理具有積極意義，而且將大大提高檔案利用效率，減少人員工作量。信息管理的方便、規(guī)范、快捷等優(yōu)點，使人們能夠在最短的時間內(nèi)通過搜索引擎快速檢索檔案。另外，網(wǎng)絡(luò)管理的實現(xiàn)能夠幫助工程檔案紙質(zhì)資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高信息傳輸和共享的效率，進(jìn)而建立和完善網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)。

（八）提升檔案管理意識

要進(jìn)一步提升全員檔案管理意識，使之內(nèi)化于心、外化于行；要建立健全重點工程建設(shè)項目檔案管理工作分級分類授權(quán)機(jī)制，做好保密工作，確保重點工程建設(shè)項目歸檔安全有效；要加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，確保重點工程建設(shè)項目檔案制度體系合法合規(guī)，可操作性強(qiáng)；要規(guī)范檔案移交，加強(qiáng)檔案管理考核，確保檔案移交的完整性、符合性和時效性；要加強(qiáng)培訓(xùn)與交流，著力提升檔案業(yè)務(wù)專兼職人員業(yè)務(wù)技能；要以外審、內(nèi)審為抓手，規(guī)范檔案管理，推進(jìn)重點工程建設(shè)項目檔案管理工作合規(guī)管理取得實效。

總之，在現(xiàn)代信息技術(shù)背景下，現(xiàn)代信息技術(shù)給公司帶來的不僅僅是一些挑戰(zhàn)，要是公司能夠跟上現(xiàn)代信息技術(shù)時代的發(fā)展，那么公司就能夠全面的發(fā)掘現(xiàn)代信息技術(shù)的內(nèi)容。而且公司檔案管理工作屬于非常重要的一個工作，公司想要正常的進(jìn)行工作就一定要做好檔案管理的工作。但是，現(xiàn)在公司檔案管理工作沒有起到效果，出現(xiàn)了很多的問題，這些問題一定要盡快的解決。公司檔案管理人員一定要根據(jù)現(xiàn)代信息技術(shù)時代的特征，結(jié)合公司的實際情況，來對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。