公安檔案數(shù)字化建設(shè)分析

龔妃秀

（寧德市公安局，福建 寧德 352100）

引言：數(shù)字化處理檔案資料，是借助掃描設(shè)備收集轉(zhuǎn)化紙質(zhì)檔案內(nèi)容，使其以電子文檔形式存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中。利用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)等科技，合理劃分檔案類別，加強(qiáng)檔案編整，構(gòu)建出類目清晰、檔案調(diào)取順利的信息資料存儲(chǔ)單元。在數(shù)字化處理公安檔案時(shí)，能夠提升公安檔案的存儲(chǔ)質(zhì)量，便于高速查閱檔案資料，確保檔案完整規(guī)范，助力各部門(mén)工作有序進(jìn)行。

一、現(xiàn)階段公安數(shù)字檔案使用的問(wèn)題

（一）管理思想陳舊

公安單位擁有多種政策職能，作為國(guó)家行政、執(zhí)法的基層單位[1]。在單位內(nèi)部運(yùn)行的管理體系，沿用著傳統(tǒng)行政單位的管理方式。管理人員對(duì)于現(xiàn)代科技的使用未給予較高重視。在管理公安檔案資料時(shí)，管理人員尚未形成數(shù)字化操作意識(shí)，引起公安檔案在科技轉(zhuǎn)化時(shí)，電子檔案轉(zhuǎn)化效率不高，難以確保各類檔案資料的調(diào)取便利性，形成了紙質(zhì)與電子未協(xié)同的混亂檔案局面，降低了公安檔案使用效率。

（二）技術(shù)先進(jìn)性不強(qiáng)

公安檔案資料編整、存儲(chǔ)、檢索各環(huán)節(jié)中，融合的數(shù)字技術(shù)較少，難以發(fā)揮數(shù)據(jù)科技價(jià)值。在各類因素共同作用下，多數(shù)公安單位在進(jìn)行數(shù)字科技融合時(shí)，存在設(shè)備裝置使用不完善、技術(shù)人才缺失等問(wèn)題，無(wú)法保障公安檔案管理質(zhì)量。

（三）數(shù)字人才開(kāi)發(fā)力度不足

公安檔案管理時(shí)，存在數(shù)字人才培養(yǎng)力度不充足的問(wèn)題，由此無(wú)法發(fā)揮數(shù)字科技的管理優(yōu)勢(shì)。一般情況下，檔案人員不具備專業(yè)性數(shù)字科技操作技能。復(fù)合型人才缺失問(wèn)題，增加了公安數(shù)字檔案流通難度。因此，加強(qiáng)人才建設(shè)，提升先進(jìn)科技利用率，或成為公安檔案高效利用、智能調(diào)取的關(guān)鍵路徑。

二、公安數(shù)字檔案體系的構(gòu)建建議

（一）融合全新的管理思想

在公安部門(mén)中，完善公安工作體系、加強(qiáng)社會(huì)服務(wù)、全面開(kāi)展法治建設(shè)工作時(shí)，以公安檔案為參考依據(jù)。在公安檔案指導(dǎo)下，能夠顯著提升公安部門(mén)的整體工作能力，為社會(huì)給出更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，公安部門(mén)需要積極轉(zhuǎn)變檔案管理人員思想，使其形成數(shù)字檔案思想，以數(shù)字科技為起點(diǎn)，高效開(kāi)展檔案管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案工作的缺陷，提升數(shù)字檔案體系的構(gòu)建速度。與此同時(shí)，以檔案人員為切入點(diǎn)，加強(qiáng)人才檔案意識(shí)建設(shè)，使其充分認(rèn)知公安檔案對(duì)于法律完善、社會(huì)服務(wù)各項(xiàng)工作的重要指導(dǎo)價(jià)值，提升數(shù)字檔案管理效果。

（二）構(gòu)建先進(jìn)性的數(shù)字管理體系

信息科技在各行業(yè)有效融合時(shí)，公安機(jī)關(guān)需要加強(qiáng)自身科技建設(shè)，積極使用各項(xiàng)安全防護(hù)技術(shù)，確保公安保密資料的存儲(chǔ)完整，減少檔案丟失、重要內(nèi)容泄露等問(wèn)題。因此，公安單位需要構(gòu)建智能資料管理平臺(tái)，配置相應(yīng)防火墻、局域網(wǎng)等安全防護(hù)技術(shù)。與此同時(shí)，建設(shè)專用紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)室，從溫度、光照、防潮等視角，提升檔案存儲(chǔ)質(zhì)量，防止紙質(zhì)檔案受損，順應(yīng)數(shù)字檔案管理的各項(xiàng)要求。在檔案室與智能科技相互聯(lián)合時(shí)，形成數(shù)字檔案館。在調(diào)取資料時(shí)，可查看電子版內(nèi)容，可獲取檔案室紙質(zhì)版的存儲(chǔ)編碼，提升數(shù)字檔案資料的調(diào)取與流通速度，減少查找檔案增加辦案時(shí)間問(wèn)題，助力公安工作高效完成。

（三）加強(qiáng)人才開(kāi)發(fā)力度

其一，全面進(jìn)行檔案人員技能建設(shè)，使其擁有數(shù)字科技的操作能力，確保數(shù)字檔案體系運(yùn)行順暢。其二，積極引入信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人才，加強(qiáng)數(shù)字管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)、系統(tǒng)運(yùn)維，切實(shí)保障檔案體系運(yùn)行平穩(wěn)性。其三，明確檔案管理各崗位權(quán)責(zé)，建立人才階梯化晉升機(jī)制。應(yīng)針對(duì)公安機(jī)關(guān)檔案工作的混亂性，加強(qiáng)檔案工作劃分，結(jié)合工作量設(shè)定人才，關(guān)注人崗匹配，最大化發(fā)揮數(shù)字檔案的應(yīng)用價(jià)值。其四，構(gòu)建數(shù)字檔案應(yīng)急防護(hù)機(jī)制，切實(shí)維護(hù)數(shù)字檔案保密性，降低不法分子竊取機(jī)密文件的可能性，提升智能檔案管理防護(hù)效果[2]。

三、N 市公安檔案實(shí)例分析

（一）檔案類型

公安檔案是公安機(jī)關(guān)在履行國(guó)家法律賦予公安機(jī)關(guān)的職責(zé)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的公安專用文件材料，包括犯罪整治、治安維持、群眾服務(wù)等各項(xiàng)工作中形成的文字、圖表、聲像等資料，按照不同的性質(zhì)、特點(diǎn)可分為公安文書(shū)檔案、公安業(yè)務(wù)檔案、公安科技檔案、公安聲像檔案、公安會(huì)計(jì)檔案、公安干部死亡檔案六大類，具有案件紀(jì)實(shí)功能，能夠?yàn)楹罄m(xù)服務(wù)體系完善、治安管理規(guī)范、犯罪問(wèn)題分析提供參考依據(jù)。與此同時(shí)，公安單位在履職時(shí)，以社會(huì)服務(wù)、經(jīng)濟(jì)平穩(wěn)為基礎(chǔ)，在工作中會(huì)形成較多的檔案資料，用于反饋社會(huì)經(jīng)濟(jì)情況、犯罪事實(shí)證據(jù)、審判結(jié)果、群眾服務(wù)方案等內(nèi)容。

公安檔案按照保存周期的差異性，可將檔案劃分為長(zhǎng)期保存、階段性保存兩種類型。階段性存儲(chǔ)的檔案資料，會(huì)設(shè)定檔案的存儲(chǔ)有效期，比如30 年、10 年等。公安檔案具有較強(qiáng)的保密性，對(duì)于調(diào)檔身份具有嚴(yán)格要求，以防止保密資料泄漏問(wèn)題。比如戶籍檔案資料，包括區(qū)域戶籍人員的各項(xiàng)資料、家族成員相關(guān)信息等，此類材料在群眾申請(qǐng)行政類事務(wù)時(shí)，需要在公安部門(mén)進(jìn)行調(diào)取用，作為人員信息的憑證。

（二）檔案利用現(xiàn)狀

N 市公安檔案在進(jìn)行整編與存儲(chǔ)時(shí)，運(yùn)行的管理平臺(tái)，連通于省公安廳。在系統(tǒng)最初構(gòu)建時(shí)以檔案共享為出發(fā)點(diǎn)，在2012 年正式開(kāi)展運(yùn)行。管理系統(tǒng)經(jīng)歷多年運(yùn)行，具有數(shù)據(jù)交互、高效存儲(chǔ)等功能。典型的系統(tǒng)有OA 平臺(tái)，實(shí)行“隨辦結(jié)隨歸檔”機(jī)制，有效便利了檔案的傳輸與接收，確保了檔案資料的傳輸質(zhì)量和收集效率。然而，系統(tǒng)在構(gòu)建時(shí)，以公安內(nèi)網(wǎng)為主要運(yùn)行平臺(tái)，檔案資料僅能在省內(nèi)本系統(tǒng)各部門(mén)進(jìn)行傳輸與交互，無(wú)法在各省各部門(mén)中進(jìn)行交互使用。

根據(jù)國(guó)家數(shù)字化技術(shù)規(guī)范和《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》以及上級(jí)有關(guān)文件精神，N市采取業(yè)務(wù)外包的方式，嚴(yán)格遵循“安全第一、預(yù)防為主”的原則，公開(kāi)向社會(huì)招標(biāo)，選擇有一定資質(zhì)和經(jīng)驗(yàn)的檔案數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)，按照相關(guān)保密要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，承包檔案數(shù)字化加工任務(wù)。N 市在檔案管理體系融合數(shù)字化科技后，已完成了一定數(shù)量檔案資料的數(shù)字轉(zhuǎn)化，便利了檔案的查詢與調(diào)取，有效縮短了紙質(zhì)檔案的調(diào)取與流動(dòng)時(shí)間。然而，在縮短公眾“證明材料”開(kāi)具時(shí)間的同時(shí)，仍然需要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的流程方能取得材料；各部門(mén)之間的材料打印與紙質(zhì)版遞送依然耗時(shí)，并未全面發(fā)揮數(shù)字科技的檔案?jìng)鬏攦r(jià)值，無(wú)法有效提升辦公效率。

（三）跨部門(mén)共享機(jī)制

1.數(shù)字化管理公安檔案的必要性

其一，提高經(jīng)濟(jì)效益和辦公效率需要。傳統(tǒng)的檔案模式為粗放型模式，需要較高的管理成本，包括人工成本、存儲(chǔ)空間成本、保管運(yùn)維成本、時(shí)間成本等。數(shù)字化管理檔案把紙質(zhì)為載體的檔案對(duì)象轉(zhuǎn)化為機(jī)讀電子檔案，有效節(jié)約了管理費(fèi)用，還有益于減少紙張和人力的浪費(fèi)，這也是對(duì)國(guó)家提倡節(jié)能環(huán)保政策的有效落實(shí)。同時(shí)，數(shù)字化檔案使檔案庫(kù)從文件實(shí)體的保管變成提供利用方便的信息控制中心，極大便利了檔案歸檔和利用，滿足了信息化條件下高效便捷的查檔需求，促進(jìn)了辦公效率的提高。

其二，順應(yīng)電子政務(wù)發(fā)展需求。公安部門(mén)作為基層政府服務(wù)單位，單位屬性逐漸側(cè)重于社會(huì)服務(wù)[3]。為推進(jìn)服務(wù)型政府體系建設(shè)進(jìn)程，建設(shè)智慧型政務(wù)平臺(tái)，以群眾需求為驅(qū)動(dòng)，在線辦理群眾政務(wù)，形成一網(wǎng)通政務(wù)辦理機(jī)制。在一體化系統(tǒng)建設(shè)工程中，需要堅(jiān)持各部門(mén)資料協(xié)同，確保檔案共享質(zhì)量，加強(qiáng)各地區(qū)、各部門(mén)、多項(xiàng)業(yè)務(wù)的協(xié)同辦理效果。一網(wǎng)通平臺(tái)的建設(shè)，為跨部門(mén)數(shù)字檔案交互與共享奠定了基礎(chǔ)條件。因此，網(wǎng)上辦公、無(wú)紙化檔案生成與存儲(chǔ)，加強(qiáng)政務(wù)服務(wù)，順應(yīng)群眾政務(wù)辦理需求，是提升政府服務(wù)層次的關(guān)鍵途徑。

其三，公安檔案資料嚴(yán)密性使用需求。群眾申辦政務(wù)時(shí)，需要調(diào)取相應(yīng)的檔案資料，由辦理部門(mén)接收檔案資料。在此期間，檔案?jìng)魉徒?jīng)歷了人工轉(zhuǎn)手過(guò)程，給予了人們較大的信息篡改機(jī)會(huì)。現(xiàn)階段，證明類資料多表現(xiàn)為紙質(zhì)版，而紙質(zhì)版材料具有科技竄改的可能性。數(shù)字化處理后，對(duì)紙質(zhì)檔案尤其是歷史久遠(yuǎn)的檔案資料是更好的保護(hù)，通過(guò)數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。由此可見(jiàn)：證明材料在各部門(mén)之間有效傳送，能夠降低人為篡改的可能性，確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確。

2.建立數(shù)字化跨部門(mén)檔案共享機(jī)制的思路

其一，公安檔案的共享體系構(gòu)建理念。一是以群眾調(diào)檔需求為出發(fā)點(diǎn)，增強(qiáng)數(shù)字化檔案體系的社會(huì)服務(wù)效益。二是健全檔案管理的相關(guān)規(guī)定，明確各方公安檔案共享權(quán)責(zé)。三是加強(qiáng)檔案共享安全，減少資料篡改、隱私信息泄露等風(fēng)險(xiǎn)，提升檔案共享服務(wù)性。

其二，公安數(shù)字化檔案跨區(qū)域、跨部門(mén)的協(xié)同應(yīng)用策略。一是合理轉(zhuǎn)變檔案管理思想[4]。公安檔案使用的最終目標(biāo)是加強(qiáng)檔案流通與使用，因此，檔案人員需明確自身工作職責(zé)，提升檔案資料的流通性，服務(wù)群眾，積極貫徹檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定。在檔案管理期間，側(cè)重于檔案流通與共享，將檔案人員角色由“館藏人”轉(zhuǎn)變成“信息服務(wù)者”，以此發(fā)揮公安檔案的使用價(jià)值。與此同時(shí)，加強(qiáng)各部門(mén)協(xié)同效果，筑牢辦公協(xié)同意識(shí)，切實(shí)增強(qiáng)檔案服務(wù)性。二是構(gòu)建完整的數(shù)字檔案管理規(guī)范。結(jié)合各部門(mén)、各項(xiàng)業(yè)務(wù)對(duì)公安檔案的調(diào)取需求，確保數(shù)字檔案管理有據(jù)可依，提升檔案調(diào)用的安全性與合法性，給予必要的法律監(jiān)管。三是搭建數(shù)字檔案平臺(tái)系統(tǒng)。借助頂層設(shè)計(jì)方法，逐一梳理檔案管理項(xiàng)目，構(gòu)建明確的管理規(guī)范，從檔案采集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、查詢、流通等環(huán)節(jié)，分別建立數(shù)字檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，回避信息孤島問(wèn)題，加強(qiáng)各部門(mén)信息聯(lián)通性。四是加強(qiáng)安全技術(shù)融合，比如防火墻、病毒防護(hù)等，切實(shí)保護(hù)公安檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)安全，減少病毒與黑客的攻擊。積極引入數(shù)字簽名、文件加密、身份認(rèn)證等技術(shù)，積極防控檔案?jìng)鬏斨锌赡苊媾R的風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公安檔案的安全與完整。積極跟蹤異常檔案?jìng)鬏斍闆r，結(jié)合查閱記錄，進(jìn)行異常問(wèn)題監(jiān)控、資料傳輸方向監(jiān)管，核實(shí)調(diào)取資料人員身份，確保資料安全。五是執(zhí)行檔案雙軌機(jī)制。對(duì)于檔案實(shí)際接收存儲(chǔ)的資料，進(jìn)行數(shù)字化加工與保護(hù)。對(duì)于已完成存儲(chǔ)的公安檔案資料，進(jìn)行數(shù)字加工，提升文件保密性。

結(jié)論：綜上所述，以數(shù)據(jù)管理視角，轉(zhuǎn)化與收集公安各項(xiàng)檔案資料，作為加強(qiáng)公安工作質(zhì)量、有效提升民生服務(wù)效果的關(guān)鍵措施，具有較高的社會(huì)效益。在建設(shè)智能性公安檔案體系時(shí)，需要從數(shù)字檔案認(rèn)知、管理系統(tǒng)等多個(gè)角度，給出管理支持。與此同時(shí)，進(jìn)行技術(shù)革新、人才建設(shè)等工作，有效發(fā)揮數(shù)字檔案的跨部門(mén)交互、協(xié)同辦公的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。