淺析新常態(tài)下企業(yè)辦公室管理的問題與對(duì)策

張瓊瓊

（山西焦化集團(tuán)有限公司黨政辦公室，山西 臨汾 041606）

隨著當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下對(duì)企業(yè)的要求也在不斷提高。這就要求企業(yè)必須采取有效的企業(yè)管理措施來提高自身的管理水平。新常態(tài)下，辦公室管理工作作為企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)辦公室管理工作的重視程度，明確辦公室工作人員的工作職責(zé)，使其對(duì)自身崗位職責(zé)產(chǎn)生較深的認(rèn)識(shí)，并且能夠肩負(fù)起應(yīng)負(fù)的責(zé)任，保持積極的工作態(tài)度，使自身的工作效率與質(zhì)量有顯現(xiàn)的提升。傳統(tǒng)的辦公室管理手段已經(jīng)無法滿足當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，從而限制了企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定健康發(fā)展。因此，應(yīng)當(dāng)摒棄傳統(tǒng)的管理理念，對(duì)辦公室管理手段進(jìn)行改革與創(chuàng)新，使辦公室管理水平有明顯的進(jìn)步，為企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定健康發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、新常態(tài)下企業(yè)辦公室管理的重要性

根據(jù)目前社會(huì)信息化的發(fā)展背景，促進(jìn)我國(guó)行業(yè)內(nèi)部也不斷進(jìn)行創(chuàng)新與改革。辦公室管理作為企業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，該項(xiàng)工作的順利開展，能夠有效促進(jìn)企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定健康發(fā)展。下面將針對(duì)新常態(tài)發(fā)展背景，對(duì)辦公室管理的重要性進(jìn)行深入的研究與探討[1]。

（一）促進(jìn)企業(yè)員工工作效率與質(zhì)量的提升

根據(jù)目前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，促使企業(yè)不斷提升員工個(gè)人發(fā)展水平，導(dǎo)致目前市面上企業(yè)之間存在著激烈的競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系。而如何在這樣的狀態(tài)下脫穎而出，促進(jìn)企業(yè)更為長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，是企業(yè)目前所面臨的難題。為了優(yōu)化這一問題，企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮出自身的優(yōu)勢(shì)與價(jià)值。從本質(zhì)上進(jìn)行分析，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)就是人才的競(jìng)爭(zhēng)以及技術(shù)的競(jìng)爭(zhēng)，所以企業(yè)內(nèi)部的工作人員是核心。在這樣的背景下，充分認(rèn)識(shí)到了辦公室管理的重要性，將其有效的落實(shí)在企業(yè)中，可以幫助企業(yè)工作人員能夠?qū)ψ陨淼墓ぷ鳟a(chǎn)生更為深刻的認(rèn)識(shí)，同時(shí)在未來的工作過程中能夠端正自己的工作態(tài)度，提升自身工作質(zhì)量和效率，進(jìn)而提升企業(yè)整體的工作質(zhì)量與效率[2]。

（二）幫助企業(yè)樹立良好的形象

在企業(yè)內(nèi)部落實(shí)辦公室管理工作，從某種角度來看，可以幫助企業(yè)在社會(huì)市場(chǎng)中樹立良好的形象。從企業(yè)的辦公室管理水平就可以看出一個(gè)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展水平。因此，為了促進(jìn)企業(yè)更好的發(fā)展，需要企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作的有效配合與銜接。在辦公室管理工作的開展過程中，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)辦公室工作中存在的問題與不足，然后找出針對(duì)性的解決措施，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作的順利開展。企業(yè)能夠正常運(yùn)作，可以實(shí)現(xiàn)在社會(huì)市場(chǎng)中樹立良好的形象，那么企業(yè)所經(jīng)營(yíng)的產(chǎn)品也將會(huì)獲得更多的關(guān)注度，可以得到廣泛的重視，從而使得企業(yè)可以創(chuàng)作更多的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益[3]。

二、新常態(tài)下企業(yè)辦公室管理存在的問題

（一）企業(yè)辦公室管理制度有待完善

在一般情況下，企業(yè)辦公室管理工作需要在完整的工作制度支持下，使工作能夠有序的開展。在科學(xué)工作制度的引導(dǎo)下，能夠幫助管理人員正確認(rèn)識(shí)自身的崗位職責(zé)，并且在日常工作中充分發(fā)揮個(gè)人專業(yè)能力與素質(zhì)。所以從這一內(nèi)容進(jìn)行分析，如果企業(yè)內(nèi)部制度存在漏洞，將會(huì)致使工作人員對(duì)辦公室管理工作以及自身的工作重要性沒有正確的認(rèn)識(shí)，管理工作出現(xiàn)低效甚至混亂的現(xiàn)象，對(duì)應(yīng)的辦公室部門并不能夠及時(shí)給出對(duì)應(yīng)的解決措施，導(dǎo)致問題得不到解決，影響范圍也將逐漸的擴(kuò)大，導(dǎo)致企業(yè)的發(fā)展受到嚴(yán)重的局限性[4]。

（二）企業(yè)管理人員能力有待提升

在企業(yè)辦公室管理工作中，管理人員起著至關(guān)重要的作用，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮自身的引領(lǐng)作用，對(duì)自身的工作內(nèi)容進(jìn)行深入的了解，并且影響帶動(dòng)周圍同事，不斷的提升自身的管理能力與綜合素質(zhì)，從而保證管理工作可以高效的進(jìn)行。但是在實(shí)際工作中，企業(yè)有很大一部分管理人員，由于不注重業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不注重提升自身業(yè)務(wù)能力水平，并沒有發(fā)揮出辦公室管理人員的作用，導(dǎo)致自身的價(jià)值沒有得到有效的體現(xiàn)。由此看來，辦公室忽視管理人員業(yè)務(wù)能力提升，使辦公室甚至企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)轉(zhuǎn)一直處在落后的狀態(tài)，對(duì)當(dāng)前廣泛使用的大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云計(jì)算技術(shù)等缺少合理的應(yīng)用，導(dǎo)致企業(yè)的管理水平一直停滯不前[5]。

三、新常態(tài)下企業(yè)辦公室管理的有效策略

（一）構(gòu)建完善的管理制度

基于新常態(tài)發(fā)展背景下，為了促使企業(yè)辦公室管理工作可以有效的落實(shí)在企業(yè)內(nèi)部，企業(yè)應(yīng)當(dāng)優(yōu)化目前管理制度上存在的問題，提高管理制度的重視與關(guān)注度。通過科學(xué)完善的管理制度可以為企業(yè)辦公室管理工作提供主要依據(jù)，使企業(yè)辦公室管理工作能夠有序的進(jìn)行。在管理制度的優(yōu)化過程中，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行著手：

1.在原基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化

在傳統(tǒng)的企業(yè)辦公室管理中，也具備對(duì)應(yīng)的管理制度，從目前企業(yè)以及社會(huì)的發(fā)展來看，傳統(tǒng)的管理制度模式已經(jīng)滿足不了當(dāng)前企業(yè)辦公室發(fā)展的要求，但是從以往的管理效果來看，其中還是具備許多可操作性的制度，為企業(yè)的發(fā)展水平做出了一定的貢獻(xiàn)。所以，在目前新常態(tài)的發(fā)展背景下，可以在原管理制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行不斷的完善，可以將其中的內(nèi)容變得更加細(xì)節(jié)化，結(jié)合目前企業(yè)的發(fā)展情況，增添一些新的內(nèi)容，促進(jìn)企業(yè)辦公室管理水平的提升。

2.管理制度的民主化

實(shí)現(xiàn)管理制度的民主化，企業(yè)管理人員應(yīng)當(dāng)倡導(dǎo)全體員工一起參與到辦公室管理制度的構(gòu)建中，鼓勵(lì)員工積極發(fā)表自己的言論與見解，借鑒每個(gè)員工的意見和建議，可以從不同角度看到企業(yè)發(fā)展中存在的問題，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)全方位的考察。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員將員工所提出的建議詳細(xì)的記錄下來，作為管理制度制定過程中的重要依據(jù)，保證企業(yè)的辦公室管理制度充分尊重員工的個(gè)人權(quán)益，通過這樣的方式，將會(huì)直接提升制度的合理性與可行性。

3.管理制度的有效落實(shí)

在管理制度完善后，需要保證其能夠有效的落實(shí)在辦公室管理工作中，使企業(yè)管理人員嚴(yán)格按照該項(xiàng)內(nèi)容開展工作，在實(shí)踐過程中，不斷發(fā)現(xiàn)其中存在的不足，并做出針對(duì)性的調(diào)整，確保管理制度能夠充分發(fā)揮出自身的優(yōu)勢(shì)與價(jià)值，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航[6]。

（二）提升管理人員素養(yǎng)

從實(shí)際工作中不難發(fā)現(xiàn)，管理人員在企業(yè)辦公室管理中所占據(jù)的地位與價(jià)值。因此，要充分保證管理人員個(gè)人素養(yǎng)以及管理能力的提升，靈活的運(yùn)用管理技巧，發(fā)揮自己的關(guān)鍵性作用，促進(jìn)企業(yè)管理水平的持續(xù)提升。因此在提升企業(yè)管理人員素養(yǎng)的過程中，可以從以下內(nèi)容著手：

1.人才招聘

在企業(yè)的管理過程中，為了順應(yīng)當(dāng)前新常態(tài)的發(fā)展背景，可以擴(kuò)展官辦公室管理的隊(duì)伍，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部的崗位實(shí)際情況，注入一些新鮮血液，引進(jìn)更多的管理人才。在人才招聘過程中，可以針對(duì)企業(yè)內(nèi)部實(shí)際，對(duì)招聘時(shí)間以及崗位等進(jìn)行詳細(xì)的部署，對(duì)于工作內(nèi)容以及薪資待遇等設(shè)置明確的規(guī)定。這樣才能保證招聘到的人才，符合企業(yè)崗位工作內(nèi)容，并且在實(shí)際投入工作中后可以更快的適應(yīng)當(dāng)前崗位，發(fā)揮出自身優(yōu)勢(shì)，以免企業(yè)再對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行崗位培訓(xùn)，在一定程度上縮短了企業(yè)時(shí)間與成本上的消耗。

2.管理人員的培訓(xùn)

在企業(yè)內(nèi)部運(yùn)營(yíng)的過程中，可以定期開展管理人員的教育培訓(xùn)工作，在實(shí)際教育培訓(xùn)過程中，可以將工作重點(diǎn)放在管理能力的培養(yǎng)與提升上，進(jìn)而可以保證管理人員能夠在此過程中不斷的提升自己的管理能力，掌握目前比較先進(jìn)的常見的管理技巧與管理知識(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)內(nèi)部辦公室管理工作的全面把控，了解其中的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，提高對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度，使管理人員在工作中不斷的發(fā)揮自身能力水平[7]。

3.員工績(jī)效考核

在接受了一定時(shí)期的培訓(xùn)后，企業(yè)可以對(duì)教育培訓(xùn)的內(nèi)容進(jìn)行檢驗(yàn)，可以通過考核的形式，了解當(dāng)前企業(yè)管理人員的學(xué)習(xí)狀態(tài)以及個(gè)人能力。在考核過后，可以將成績(jī)列到績(jī)效考核中，并且與薪資待遇掛鉤，作為激勵(lì)管理人員端正學(xué)習(xí)態(tài)度的主要手段，激發(fā)出管理人員的潛能，不斷的實(shí)現(xiàn)自我提升，同時(shí)為企業(yè)帶來高效的運(yùn)行狀態(tài)。

績(jī)效考核的制定在整個(gè)績(jī)效考核當(dāng)中有著關(guān)鍵性的作用，會(huì)有效提升績(jī)效考核的激勵(lì)作用，促進(jìn)企業(yè)員工與企業(yè)之間的緊密聯(lián)系，保證企業(yè)自身可以實(shí)現(xiàn)健康穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展。相關(guān)工作人員在實(shí)際工作當(dāng)中應(yīng)當(dāng)清楚的熟知運(yùn)營(yíng)理念對(duì)企業(yè)自身發(fā)展的影響，從而明確企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)，結(jié)合相關(guān)數(shù)據(jù)制定合理的績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步促進(jìn)績(jī)效考核的科學(xué)性，保證績(jī)效考核工作可以幫助企業(yè)明確自身的發(fā)展方向，進(jìn)而拓展企業(yè)自身的優(yōu)勢(shì)，保證在行業(yè)當(dāng)中得到穩(wěn)定發(fā)展[8]。

4.獎(jiǎng)懲機(jī)制的設(shè)定

為了能夠激發(fā)管理人員時(shí)刻保持著對(duì)工作的熱情，可以制定對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，在辦公室管理工作中對(duì)于一些表現(xiàn)好的工作人員，企業(yè)可以適當(dāng)?shù)慕o予一些獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)的主要形式是能夠激勵(lì)員工工作的動(dòng)力，比如，最常見的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，或者為其提供升職機(jī)會(huì)等，使公司內(nèi)部形成一個(gè)良性的競(jìng)爭(zhēng)，讓員工處在緊張、活躍的工作氛圍之下，調(diào)動(dòng)起員工的積極性嗎，進(jìn)而提升整個(gè)辦公室的管理水平。

（三）充分起到企業(yè)協(xié)調(diào)工作

辦公室管理是促進(jìn)當(dāng)前企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的關(guān)鍵，企業(yè)辦公室管理水平直接影響著自身的發(fā)展。企業(yè)日常管理非常復(fù)雜，若辦公室管理不順暢，會(huì)導(dǎo)致信息交流、信息傳遞等不夠順暢，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部行政管理體系產(chǎn)生諸多問題。企業(yè)相關(guān)管理人員如果想要對(duì)企業(yè)內(nèi)部實(shí)施有效的辦公室管理，可以采用信息化的工作方式。在企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)建開放化的行政管理模式，可以使企業(yè)內(nèi)部的信息創(chuàng)新更加具有時(shí)效性，并且可以促進(jìn)企業(yè)的工作人員對(duì)相關(guān)規(guī)章制度更加了解，更加充分的掌握規(guī)章制度之間的關(guān)聯(lián)性。其次，企業(yè)的辦公室管理人員在創(chuàng)建開放化制度的過程中，應(yīng)當(dāng)牢牢掌握工作人員之間信息傳遞的動(dòng)態(tài)性，以免出現(xiàn)工作秩序混亂的現(xiàn)象，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展[9]。

四、結(jié)語

根據(jù)上述文章的敘述，辦公室管理是企業(yè)在社會(huì)上能夠持續(xù)穩(wěn)定健康發(fā)展的關(guān)鍵因素。所以企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)該項(xiàng)內(nèi)容的重視程度。根據(jù)目前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，一起探索新常態(tài)下企業(yè)辦公室管理的有效手段，全面提升企業(yè)的社會(huì)效益，加強(qiáng)職工之間的良好溝通關(guān)系，創(chuàng)建良好的工作和學(xué)習(xí)氛圍，從而保證企業(yè)能夠科學(xué)穩(wěn)定健康發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。