衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作現(xiàn)狀及措施探尋

朱恒

（單縣衛(wèi)生健康局，山東 菏澤 274300）

引言

縣級衛(wèi)生健康行政部門的執(zhí)法機構(gòu)，在全國各地有著不同的發(fā)展模式，單位的名稱、性質(zhì)、執(zhí)法身份等都有所不同，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作是衛(wèi)生監(jiān)督各執(zhí)法活動中最真實、最全面的記錄，與人民群眾的生活息息相關(guān)，是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)發(fā)展必不可少的組成內(nèi)容。及時、完整、正確地收集衛(wèi)生檔案資料，可以不斷提高衛(wèi)生監(jiān)督管理水平，保障人民群眾的健康權(quán)益。隨著公共衛(wèi)生體制改革變化，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理工作也進入了新的發(fā)展時期，遇到了前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。如何面對機遇與挑戰(zhàn)，適應(yīng)社會的發(fā)展，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，加強檔案管理的規(guī)范化、制度化和標準化建設(shè)，發(fā)揮檔案服務(wù)人民群眾的功能，是目前我們衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)面臨有待研究和解決的重點、難點和焦點問題。

一、檔案工作法律制度遵循的重要意義

（一）加快社會民主化進程，推動依法治國方針。在推進社會民主化的進程中，有關(guān)行政部門要根據(jù)實際情況合理公開有關(guān)的信息和文件，確保公眾可以有效利用這些資料，這對于維護公眾的知情權(quán)和提高政府活動透明度也有著重要的作用，對加快社會民主化進程有著積極意義。同時，檔案工作的法律制度遵循也是國家法制建設(shè)的重要組成部分，能夠進一步改善我國的法制建設(shè)環(huán)境，對進一步推進依法治國基本方針有著重要的現(xiàn)實意義。

（二）解決難點問題，推進檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展。檔案工作的法律制度遵循能夠增強領(lǐng)導(dǎo)人員的法制觀念，使其對檔案工作給予更多重視，有效解決現(xiàn)階段很多檔案部門普遍存在的機構(gòu)設(shè)置不合理、人員匱乏和經(jīng)費不足等難題，這對于檔案工作的進一步發(fā)展顯然是極為有利的。

二、衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀

（一）管理人員素質(zhì)較低

由于多種因素的影響，當前我國衛(wèi)生監(jiān)督中，大多數(shù)從事檔案管理的工作人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識積累，并沒有從事檔案管理工作的能力。部分檔案管理工作人員無法對檔案管理信息化技術(shù)進行有效應(yīng)用，在工作過程中，抱有一種得過且過的心態(tài)，并且在工作中仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，而本應(yīng)該用來進行檔案管理的電腦卻被放在一邊。這種情況的出現(xiàn)，降低了檔案管理工作的精準性，拉低了衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理部門運轉(zhuǎn)效率，難以滿足當前信息化建設(shè)的需求。

（二）編制體制不健全

衛(wèi)生監(jiān)督改制實施的腳步逐漸加快，通過聘任制引進了管理人才，有力充實了衛(wèi)生監(jiān)督管理隊伍，提高了衛(wèi)生監(jiān)督經(jīng)營管理能力。但是由于衛(wèi)生監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)“重經(jīng)營，輕管理”，使得引進的專業(yè)技術(shù)人才更多的流向了經(jīng)營性業(yè)務(wù)崗位。檔案管理部門處于衛(wèi)生監(jiān)督管理的邊緣，受到編制限制，難以招聘到高素質(zhì)人才。這不僅體現(xiàn)了衛(wèi)生監(jiān)督對檔案管理工作的忽視，更是暴露了衛(wèi)生監(jiān)督編制體制的弊端。雖然近年來這一現(xiàn)象有所緩解，衛(wèi)生監(jiān)督通過擴編和合同制等方式招聘了檔案學畢業(yè)的大學生，可福利待遇卻無法及時兌現(xiàn)，導(dǎo)致工作人員缺乏工作熱情，對檔案管理崗位責任也是呈現(xiàn)了漠視的態(tài)度，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作與衛(wèi)生監(jiān)督經(jīng)營理念之間矛盾重重。

（三）缺乏安全管理手段

在衛(wèi)生監(jiān)督進行信息化檔案管理的過程中，信息化檔案管理的本質(zhì)在于通過合理運用信息技術(shù)，對衛(wèi)生監(jiān)督內(nèi)部的所有人員、工作情況等信息進行記錄、整理與分析，以便為后續(xù)工作的開展提供信息支持。需要注意的是，衛(wèi)生監(jiān)督的檔案資料具有一定的特殊性，有一些檔案信息很可能會涉及單位內(nèi)部或是政府乃至國家的機密，因此提升衛(wèi)生監(jiān)督檔案資料的安全管控成為一項極為重要的工作。但是目前我國很多衛(wèi)生監(jiān)督內(nèi)部并沒有針對檔案安全進行有效重視，甚至許多從事檔案管理的工作人員在進行工作的過程中也沒意識到檔案的重要性，這導(dǎo)致了我國衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的過程中，幾乎處于毫無防護的狀態(tài)，比方說，現(xiàn)階段，部分工作人員在進行工作的過程中，會使用存有衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息的電腦連接外網(wǎng)，玩游戲或是瀏覽網(wǎng)頁，這些情況的出現(xiàn)都可能導(dǎo)致衛(wèi)生監(jiān)督的檔案管理系統(tǒng)被別有用心的黑客盯上，出現(xiàn)檔案外泄的問題。

（四）管理制度不落實

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作制度是依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及各省市《衛(wèi)生監(jiān)督管理條例》為主要內(nèi)容建立的制度，目前，我國多數(shù)衛(wèi)生監(jiān)督已經(jīng)構(gòu)建了基本完善的檔案管理規(guī)章制度，其中明確規(guī)定了檔案資料的收集、歸檔、立卷、調(diào)閱等環(huán)節(jié)的工作要求，但是由于缺乏相關(guān)考核項目，檔案管理制度落實情況始終差強人意。一些檔案管理工作人員在實際操作過程中還是延用以往的工作方法，只是在檔案室制作并粘貼了規(guī)章制度標準。規(guī)章制度的約束作用絲毫沒有得到體現(xiàn)，工作責任感不強，工作態(tài)度散漫，經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入錯誤的情況，使得檔案管理制度浮于表面，執(zhí)行力度較差。

（五）檔案管理協(xié)同效率不足

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理是一項長期性和持續(xù)性的工程，在長期的發(fā)展過程中，由于投入不足、重視不夠，檔案管理在方式上比較陳舊、單一，整體管理技術(shù)、管理水平比較低下，這種人工為主的工作模式，極大地制約了工作效率。同時，在工作中協(xié)同性不足，與其他部門的配合不夠，衛(wèi)生監(jiān)督內(nèi)部各職能部門在資料整理中，無論是質(zhì)量和響應(yīng)時間都不統(tǒng)一，一些部門甚至存在資料造假等問題，嚴重制約了衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的順利進行。

三、提高檔案管理工作的途徑

（一）健全管理制度，規(guī)范管理

檔案管理工作中最重要的一項工作就是加強對管理制度的建設(shè)，健全的制度不僅能對工作有序發(fā)展提供便利，同時對檔案工作有據(jù)可依提供了幫助。衛(wèi)生監(jiān)督工作中形成的檔案資料來源廣泛，有行政文件，日常監(jiān)管筆錄、意見書、處罰案卷，許可資料、整改匯報材料等，如果沒有齊全的管理制度，那么衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理將陷入混亂之中，工作就會雜亂無章，收集、歸類的資料就不會齊全。所以衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)應(yīng)結(jié)合工作實際，依據(jù)《檔案法》以及其他法律法規(guī)的要求，建立健全科學、完整、系統(tǒng)、切實可行的符合衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理制度。在建好單位檔案管理制度后，要嚴格按照制度執(zhí)行，規(guī)范管理檔案的收集、歸檔、分類、保管，實行分類管理、集中歸檔，樹立人人參與意識，共同把關(guān)，把衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作做實、做細、做全、做好，保證檔案資料的完整性，為日常工作提供便利周到的服務(wù)，提高管理水平。

（二）立足現(xiàn)實角度，強化法治手段運用

隨著新時代的發(fā)展和變化，檔案工作也必定面臨著新情況和新問題。對于新修訂的《檔案法》，其必須得到實施方可印證其具有的優(yōu)勢，法律的實施并不局限于遵守相關(guān)的法律規(guī)范，而更多是指社會公眾對法律中體現(xiàn)的價值理念的認同和向往。隨著改革開放的不斷深入，我國經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展都取得了重大進步，中國特色社會主義建設(shè)取得了重大成就，因此，作為記錄這些發(fā)展和成就的重要載體，檔案及檔案工作的規(guī)模和數(shù)量也在飛速增長。以往的行政管理模式顯然已不再適用于當前的檔案工作，這就需要有關(guān)部門在遵循國家政治體制改革的大背景下，在檔案工作中用好法治手段，積極轉(zhuǎn)變工作模式，以“檔案治理”的新模式來不斷提高檔案工作水平，這是新時代做好檔案工作的必經(jīng)之路。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

從事檔案管理工作的人員，其工作的保密性和服務(wù)性極強，這也致使相關(guān)工作者需具備較高的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。為此，衛(wèi)生監(jiān)督的相關(guān)負責人應(yīng)定期組織檔案管理者參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以此學習檔案管理知識。同時學會利用先進的信息技術(shù)有效實現(xiàn)檔案管理，能夠在工作過程中利用信息采集的方法實現(xiàn)檔案信息的歸檔和處理。當然建立相應(yīng)的獎罰制度是不可缺少的，衛(wèi)生監(jiān)督可以根據(jù)工作者的工作態(tài)度和工作能力適當?shù)靥岣咂涔べY待遇，確保能夠?qū)?yōu)秀人才留在衛(wèi)生監(jiān)督中，從而減少檔案管理人員的流動。

（四）加快人事檔案信息化管理機制建設(shè)

加快構(gòu)建完善的人事檔案信息化管理機制，是提升衛(wèi)生監(jiān)督人事檔案現(xiàn)代化管理水平，確保人事檔案管理工作有序開展的關(guān)鍵?；诖?，衛(wèi)生監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)者、管理者要充分意識到人事檔案管理工作的重要性，結(jié)合工作實際及需求，強化人事檔案各項管理制度建設(shè)，嚴格按照制度落實人事檔案管理工作，確保該項工作的開展有章可循。要不斷健全完善人事檔案管理機制，切實提高其科學性與可行性，滿足新時期相關(guān)衛(wèi)生監(jiān)督人事檔案管理工作需求。同時，要加快構(gòu)建組織核定制度，規(guī)范管理、采集、控制衛(wèi)生監(jiān)督各類檔案信息資料，準確判定各類檔案真實性，動態(tài)化管理人事檔案材料。要落實權(quán)責制度，將人事檔案管理工作責任與任務(wù)落實到每一個人，促使其明確自身職責與任務(wù)，積極高效完成各項工作，避免出現(xiàn)相互推卸責任的現(xiàn)象，促進衛(wèi)生監(jiān)督人事檔案管理工作效率及質(zhì)量的提升。

（五）深化認識，提升對于衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理規(guī)范化的重視

提升衛(wèi)生監(jiān)督組織上下對于檔案管理、檔案管理規(guī)范化的重視，能夠有效的推進衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的進步。首先，衛(wèi)生監(jiān)督的領(lǐng)導(dǎo)層要加強對于衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的重視，并且要發(fā)揮模范帶頭作用，將檔案管理放在單位工作中的重要位置，加大對檔案管理工作的投入。其次，要做好檔案管理的宣傳工作，使衛(wèi)生監(jiān)督內(nèi)部人員積極配合檔案管理人員的工作，使檔案收集、整合工作更加高效、順暢。另外，要為檔案管理部門配置更為先進的檔案管理辦公設(shè)備，提升衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的信息化、數(shù)據(jù)化、電子化程度。要加強對于檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)，提升衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員的專業(yè)能力和工作效率，更高的為衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的規(guī)范化助力，在單位上下，營造出良好的氛圍。

（六）提高管理意識，科學組織規(guī)劃

增強意識，科學組織是機關(guān)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，只有提高認識，才能認真思考，科學研究，強化落實。一是自上而下做好檔案信息化建設(shè)工作的宣傳和動員，提高對于檔案管理工作的重視，引導(dǎo)、促進檔案信息化工作推進，明確數(shù)字檔案室建設(shè)任務(wù)，落實傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作、電子文件歸檔工作、電子檔案管理工作，強化檔案數(shù)據(jù)化、單套制和數(shù)據(jù)挖掘目標。二是結(jié)合《機關(guān)檔案管理規(guī)定》，綜合考慮，科學組織，統(tǒng)籌推進。做好信息化建設(shè)的長期規(guī)劃和短期計劃，結(jié)合機關(guān)衛(wèi)生監(jiān)督信息化建設(shè)的基礎(chǔ)情況和推進情況，適時調(diào)整進展計劃，保質(zhì)保量完成信息化建設(shè)。

（七）做好衛(wèi)生監(jiān)督檔案收集整理工作

各級衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)應(yīng)明確檔案收集的內(nèi)容，同時應(yīng)結(jié)合工作實際，對日常衛(wèi)生監(jiān)督工作中形成的所有檔案進行明確的分類。確定本單位檔案的歸檔范圍，可以分為單位行政資料、業(yè)務(wù)技術(shù)資料（可再次細化為處罰資料、許可資料、監(jiān)督檢查資料等）、其他工作材料（包括計劃、總結(jié)等）。只有分門別類的收集檔案，才能繼續(xù)進行下一步具體的工作，它是總結(jié)經(jīng)驗、改進工作和提高效率的必要條件。

（八）開展檔案法制宣傳教育

為了進一步推進檔案工作的法律制度遵循，相關(guān)的法制宣傳教育也是必不可少的。具體來看，有關(guān)部門應(yīng)當充分發(fā)揮媒體的作用，利用網(wǎng)絡(luò)、電視和報刊等進行檔案法制宣傳工作，確保公眾對其充分了解。同時，各地各級檔案部門也要改變以往單獨工作的情況，主動打破界限，積極與其他部門開展合作，通過各部門資源的整合來進一步提升檔案法制宣傳教育的效果。此外，相關(guān)部門也可以積極吸取國內(nèi)外的有益經(jīng)驗并結(jié)合實際情況加以靈活調(diào)整。總而言之，這些措施對于推動我國檔案工作的發(fā)展及其法律制度遵循都有著重要的現(xiàn)實意義。

（九）提高檔案資料的利用效率

為了提高當前衛(wèi)生監(jiān)督的檔案資料管理工作效率和檔案利用率，應(yīng)在實際工作中積極構(gòu)建信息局域網(wǎng)。信息技術(shù)的融入既為單位檔案室提供了檔案管理便利，同時也為查找檔案的人員提供了查找便利。雖然利用電子信息技術(shù)能夠為工作人員提供更為便利的查詢方法，但檔案的保密工作也隨之變得困難。為此工作人員要在不斷實踐過程中維護和加強資料的保密工作，強化責任化管理，以此保證整個局域網(wǎng)系統(tǒng)正常安全的運營。針對這方面工作內(nèi)容，檔案管理者應(yīng)定期組織各部門人員對整個檔案室的磁盤陳列、掃描器以及服務(wù)器等儲存檔案資料的設(shè)備進行檢查，對檔案信息網(wǎng)站和數(shù)字化掃描系統(tǒng)進行病毒全面檢查，以此保證檔案信息的安全性。

（十）積極完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

新時期，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的開展，需要完善的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備支撐，因此積極完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)至關(guān)重要。具體來說，軟件設(shè)施包括：人事管理軟件、檔案信息管理軟件等，硬件設(shè)備包括：計算機、掃描儀、打印機、服務(wù)器、安全設(shè)備等，便于在人事檔案管理工作中，實現(xiàn)無紙化操作與管理，通過電子掃描等方式及時高效準確地將人事檔案信息錄入數(shù)字檔案信息庫當中，減少差錯問題的出現(xiàn)，提升人事檔案管理工作效率。不僅如此，通過構(gòu)建人事檔案管理信息化系統(tǒng)，隨時隨地查詢檔案信息資料，減少對紙質(zhì)檔案資料的破壞，進一步提升人事檔案信息檢索效率，實現(xiàn)對檔案信息的高效利用，避免檔案信息資源浪費。

結(jié)束語

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，檔案管理實行信息化管理是社會對檔案管理工作的要求。延長檔案使用壽命，是檔案管理創(chuàng)新的主要目的。檔案管理現(xiàn)代化是檔案服務(wù)衛(wèi)生監(jiān)督制度改革的需要，要使檔案發(fā)揮作用表現(xiàn)利用先進科技手段，提高檔案工作效率。各級衛(wèi)生監(jiān)督要提高信息管理時效性，對檔案實行計算機輔助管理，利用現(xiàn)代設(shè)備將檔案資料整理深入計算機，實現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案管理創(chuàng)新，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效檔案信息服務(wù)。提高檔案工作效率質(zhì)量。在庫房選址等方面遵照國家有關(guān)規(guī)定，庫房與閱覽室分開，庫房管理要指定專人負責看管。培訓(xùn)庫房管理人員正確區(qū)分保管檔案，確保檔案安全。