淺談電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存管理

文/陳宗芳（青海省規(guī)劃設計研究院有限公司）

電子類檔案形式主要是通過現(xiàn)代科技在檔案管理中的運用，包括運用現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的信息采集、整理、分類、存儲以及應用等，其管理的有效性能夠一定程度上促進檔案事業(yè)以及社會變化發(fā)展。紙質(zhì)類的檔案形式是傳統(tǒng)檔案管理方式，其主要是基于過去的科技不甚發(fā)達，只能運用紙張對資料信息進行采集、保管以及運用等。傳統(tǒng)紙質(zhì)類的檔案形式非常多，比如常見的有公文、稿紙、戶口本以及相關(guān)的證書與各種需要記錄的資料信息等。目前仍然有很多保密要求嚴格的資料信息檔案需要通過紙質(zhì)類的檔案形式進行保存，為了使其價值得到充分利用，需要做好其儲存與修復等工作。隨著社會變化發(fā)展以及科技的不斷進步，使得檔案管理形式越來越多，而為了滿足社會需求，需要合理開展檔案管理，做好電子類與紙質(zhì)類檔案的并存管理工作，從而使檔案在現(xiàn)代社會中的價值得到合理體現(xiàn)。

一、電子類與紙質(zhì)類檔案的主要特征

（一）電子類檔案的主要特征

（1）優(yōu)勢特征。第一，有利于查詢工作的順利實施。電子類檔案主要是基于現(xiàn)代科技的前提下形成，所以其管理過程的查詢工作，可以通過現(xiàn)代技術(shù)進行操作，從而確保查詢工作的方便快捷以及檔案資料信息的共享。第二，提升檔案管理工作效率。電子類檔案管理通過運用先進科技，使其在資料信息收集、查詢以及整理分析等方面的工作效率得到有效提升，這樣不僅確保了檔案質(zhì)量，同時也降低了檔案從業(yè)人員的工作強度。第三，方便檔案內(nèi)容的完善。由于不同因素的影響，使得檔案資料存在遺漏現(xiàn)象，而基于現(xiàn)代科技的電子類檔案能夠及時對其進行完善。第四，能夠豐富檔案內(nèi)容。電子類檔案管理形式通過現(xiàn)代技術(shù)的運用，可以對檔案資料的文字、聲音以及動圖進行儲存與管理，使得電子類檔案內(nèi)容非常豐富。并且電子類檔案的保密性也非常高，其能夠確保有關(guān)使用人員不涉及無關(guān)檔案信息，滿足了檔案管理的保密需要。（2）劣勢特征。第一，電子類檔案儲存的影響因素多，比如其載體經(jīng)常會受到濕度以及氧化等現(xiàn)象影響，從而損壞檔案資料，使得電子類檔案會出現(xiàn)使用壽命短的特征。第二，電子類檔案主要是通過現(xiàn)代信息設備的利用，實現(xiàn)檔案管理，如果信息設備損壞與老舊，將無法獲取檔案資料，因此電子類檔案管理具有對設備的依賴特征。第三，電子類檔案的形式，由于其需要應用現(xiàn)代信息技術(shù)，所以其安全會受到病毒與黑客等的影響，導致檔案的損壞。

（二）紙質(zhì)類檔案的主要特征

第一、優(yōu)勢。紙質(zhì)類的檔案形式應用比較長久，其優(yōu)勢非常明顯，比如方便保存、耐久性、方便閱讀、具備法律方面的證據(jù)作用（比如簽名、手印等）等。第二，劣勢。紙質(zhì)類檔案查詢繁瑣、信息量小、分類整理困難、不利于檔案資料共享，傳輸效率也比較低。

二、電子檔案管理模式在現(xiàn)代檔案管理中的主要作用

電子檔案管理模式是通過計算機完成檔案信息的收集、整理與匯總，可以有效提高檔案信息的處理效率，并且通過電子存儲工具的合理利用，減少由于大量紙質(zhì)檔案信息資源存儲而耗費的大量時間和空間資源，有利于提升檔案管理效率。其在檔案管理中的作用主要表現(xiàn)為：

（1）構(gòu)建完善的流程體系?；陔娮宇惖臋n案管理優(yōu)勢，為了充分發(fā)揮其價值以及確保檔案信息內(nèi)容的完整，需要有效構(gòu)建完善的流程體系。通過科學設置程序，使電子類的檔案能夠?qū)崿F(xiàn)共享與自動化管理。

（2）即時管理檔案。由于電子類的檔案主要是通過信息技術(shù)來進行管理，所以其在檔案管理過程中，利用信息技術(shù)能夠即時管理電子類的檔案，提升了檔案管理工作效率。

（3）確保檔案資料的準確性。檔案資料對于社會發(fā)展具有重要作用，所以為了使檔案利用價值得到充分體現(xiàn)，需要確保其準確性。而電子類的檔案是通過現(xiàn)代信息設備的載體形式開展檔案資料的收集、儲存等管理工作，因此其具有保證檔案資料準確性的作用。

（4）增強檔案管理工作效率。電子類的檔案形式主要是通過信息設備進行儲存，所以其儲存形式具有方便、快捷、環(huán)保等特點，其儲存內(nèi)容占用空間小，不僅能夠降低資源消耗，也有利于增強檔案管理工作效率。

（5）共享檔案資料的作用。電子類的檔案形式通過運用現(xiàn)代信息技術(shù)，可以實現(xiàn)檔案的自動化與共享管理，使檔案資料在收集以后，同步到檔案管理系統(tǒng)中，并且能夠與相關(guān)部門實現(xiàn)共享。

三、電子檔案管理模式在現(xiàn)代檔案管理中的創(chuàng)新

電子類的檔案管理工作可以實現(xiàn)檔案的智能管理，其可以自動化采集、分類整理與儲存應用等。因此在現(xiàn)代檔案管理工作中的創(chuàng)新可以緊隨社會發(fā)展的需要，適應現(xiàn)代信息社會的快速發(fā)展，方便人們利用檔案信息資料，使檔案價值得到有效體現(xiàn)。

（1）管理理念創(chuàng)新。傳統(tǒng)檔案管理理念受到技術(shù)等相關(guān)因素的制約，顯得比較滯后。而信息化時代下的電子類檔案管理，必須結(jié)合時代特征，創(chuàng)新管理理念，加強檔案工作與現(xiàn)代技術(shù)的結(jié)合，從而提升檔案管理水平。

（2）管理方法創(chuàng)新。檔案能夠為相關(guān)使用者提供參考借鑒，電子類的檔案形式有利于資料的查詢檢索。所以為了使檔案價值得到充分體現(xiàn)，必須創(chuàng)新管理方法，堅持以人為本的理念開展檔案管理。具體體現(xiàn)在：①創(chuàng)新檔案資料的收集整理。電子類的檔案管理工作通過信息技術(shù)的運用，可以實現(xiàn)檔案資料的自動收集與分類整理。②創(chuàng)新檔案的在線服務管理。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，確保使用者能夠在線開展檔案資料的查詢檢索以及利用，從而提升檔案管理的工作效率。③為了使用者的快捷方便利用檔案，必須結(jié)合檔案使用者實際需要，有效構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案資料的共享以及規(guī)范化、數(shù)字化管理，使檔案能夠滿足用戶需要。

（3）服務創(chuàng)新。目前已經(jīng)是信息化時代，為了做好檔案服務工作，必須加強使用者與信息化時代的有效結(jié)合，不斷滿足使用者要求。此外檔案管理從業(yè)人員必須充分掌握相關(guān)行業(yè)的前沿技術(shù)，做好關(guān)鍵檔案資料的采集與分析工作，在確保檔案資料真實準確的同時，加強檔案資料的共享。而且需要有效應用信息化技術(shù)，拓展檔案的服務領(lǐng)域，使檔案管理工作適應現(xiàn)代化建設的需要。

四、電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存管理策略

（1）建立健全檔案并存管理制度。制度是確保電子類檔案與紙質(zhì)類檔案并存管理工作的前提，但是基于這兩種檔案形式的管理方法存在明顯的不同，所以為了做好電子類檔案與紙質(zhì)類檔案的并存管理工作，需要建立健全檔案并存管理制度，從而提升檔案管理水平以及確保檔案管理工作的順利實施。比如重要的檔案資料，必須以電子類與紙質(zhì)類兩種形式開展檔案的采集管理工作，并分別實施儲存管理。此外，分別對不動的檔案資料（這類檔案資料主要包括學歷證明等，一般應用紙質(zhì)類的檔案形式）與經(jīng)常變更的檔案資料（這類檔案資料主要有采購資料等，主要通過運用電子類的檔案形式，方便修改）需要分類管理。

（2）建立健全電子類檔案與紙質(zhì)類檔案的集成化管理機制。隨著信息化技術(shù)的普及應用，檔案管理從業(yè)人員需要轉(zhuǎn)變管理思維，做好檔案形式的并存管理工作，加強對其進行集成化管理。比如做好電子類與紙質(zhì)類檔案的收集整理工作，建立健全不同檔案形式的管理流程，有效構(gòu)建集成化管理機制，加強不同檔案利用的監(jiān)管，從而提升檔案管理工作水平。

（3）合理開展“雙套歸檔制”。隨著信息化技術(shù)在檔案管理工作中的有效運用，能夠把不同的檔案資料信息存儲在相同的載體上，同時利用相關(guān)軟件，構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫，通過這樣的管理方式，不僅能夠體現(xiàn)檔案的自動化管理，還能夠開展“雙套歸檔制”，從而實現(xiàn)電子類與紙質(zhì)類檔案的共同儲存，并且兩種檔案管理形式在檔案的內(nèi)容、描述說明上都一樣。也就是通過兩套管理系統(tǒng)，在基于不同檔案形式特征的前提下，加強兩種檔案形式的結(jié)合，從而使檔案資料得到充分利用。

（4）做好電子類與紙質(zhì)類檔案的互動工作。在基于電子類與紙質(zhì)類檔案的共存條件下，開展兩種檔案形式的互動工作，主要體現(xiàn)在兩種檔案形式的互動具有相輔相成、相互依賴；并且不同檔案形式的管理系統(tǒng)又分別獨立，這樣不僅能夠?qū)崿F(xiàn)相同檔案形式的管理工作，也可以基于自身檔案形式特征，加強不同形式檔案的互動配合。具體表現(xiàn)為：第一，在紙質(zhì)類檔案形式的影響下，電子類檔案在完善管理工作方式時，可以促進兩種不同檔案形式的共同進步，構(gòu)建一個系統(tǒng)的管理體系；第二、紙質(zhì)檔案管理受到電子檔案管理的影響能夠在一定程度上加速檔案管理進程，有效推進檔案一體化管理。并且電子類檔案管理工作具有快速檢索的功能，這個功能能夠更加方便快捷地進行信息的搜索，當電子檔案和紙質(zhì)檔案合作工作時，紙質(zhì)檔案也能夠借助電子檔案的管理模式通過信息檢索更快、更準確地查找到檔案。

五、結(jié)束語

綜上所述，電子檔案與紙質(zhì)檔案在當前以及今后相當長的時期將互為補充，取長補短，長期并存。目前檔案的形式主要包括電子類與紙質(zhì)類，兩種檔案形式具有不同的優(yōu)點與缺點，所以需要做好兩種檔案形式的并存管理工作，同時也使檔案管理形式得到不斷豐富。因此電子類與紙質(zhì)類檔案，在目前信息化時代下都擁有了彼此無法替代的特征和作用，做好電子類與紙質(zhì)類檔案的并存管理是現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，所以對其開展分析具有重要意義。