淺析多媒體信息化在干部人事檔案管理中的作用

■ 徐春燕

如今，我國(guó)近年來(lái)大大加快了各項(xiàng)工作的信息化進(jìn)程，成熟的信息及電子技術(shù)已普及到各行各業(yè)，而新時(shí)期機(jī)關(guān)單位干部人事組織管理工作更應(yīng)該走在前面，那么機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理要適應(yīng)時(shí)代的要求，充分利用多媒體信息化在機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理中的管理功能，以適應(yīng)時(shí)代的需要。下面談?wù)勎覍?duì)機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理中的存在的問(wèn)題和解決方案的一點(diǎn)認(rèn)識(shí)：

一、在機(jī)關(guān)單位日常的干部管理工作中，形成了大量的干部人事檔案信息，但是在干部人事檔案的管理與利用中存在著一定問(wèn)題：

1.部分機(jī)關(guān)單位對(duì)干部人事檔案管理的責(zé)任意識(shí)落后，思想觀念滯后，機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理缺乏長(zhǎng)期的、專業(yè)的檔案管理人員，多半是單位的其他人員兼職做檔案管理，缺乏檔案管理的相關(guān)知識(shí)和技能，與新形勢(shì)下的機(jī)關(guān)單位干部人事改革的要求和現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求不相適應(yīng)。

2.機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理制度存在不足

在部分機(jī)關(guān)單位的干部人事檔案管理工作中，其工作制度以及管理制度等還處于早期工作的模式，和現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展新時(shí)代應(yīng)用多媒體信息化信息技術(shù)存在一定的不匹配性，缺乏有效管理，從而使得機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理工作的開(kāi)展以及相關(guān)管理工作存在一定不足。比如在干部人事檔案管理收集、整理、保存等具體工作中多媒體信息化技術(shù)的應(yīng)用方向不明確，以及對(duì)檔案管理人員缺乏良好的工作評(píng)價(jià)機(jī)制等。干部人事檔案資料歸檔工作有待規(guī)范，經(jīng)常在歸檔范圍工作中存在歸檔不科學(xué)，歸檔資料不完全等現(xiàn)象，對(duì)于不符合歸檔要求的材料處理缺乏及時(shí)性、檔案材料真實(shí)性打折扣的現(xiàn)象。

3.機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理的管理方式和方法存在著落后性?，F(xiàn)行的機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理的工作方式方法還有點(diǎn)落后，在檔案資料的保存中過(guò)分注重紙質(zhì)檔案，而容易忽略了使用與之配套的電子檔案，沒(méi)有將現(xiàn)代化工作方式的優(yōu)勢(shì)很好地發(fā)揮出來(lái)，導(dǎo)致工作效率較低；機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理工作者缺乏足夠的檔案多媒體信息化管理的專業(yè)素養(yǎng)和必備的工作經(jīng)驗(yàn)，理論與實(shí)際相脫離，與在新時(shí)期的檔案工作要求不太適應(yīng)，很難適應(yīng)新形勢(shì)下出現(xiàn)的新問(wèn)題。

4.機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理存在著局限性

機(jī)關(guān)單位干部人事檔案內(nèi)容難全面的反映干部的真實(shí)情況：一是干部人事檔案內(nèi)容過(guò)于簡(jiǎn)單和程式化，缺乏能全方位了解干部情況的個(gè)性化材料；二是機(jī)關(guān)單位干部人事檔案在機(jī)關(guān)單位干部人事的任免、調(diào)動(dòng)、晉升中的影響力和執(zhí)行力不夠，使檔案應(yīng)有的考察依據(jù)的功效沒(méi)有得到很好的發(fā)揮；三是過(guò)分注重機(jī)關(guān)單位干部人事檔案的保存存檔功能，而忽略了開(kāi)發(fā)利用功能的發(fā)揮。機(jī)關(guān)單位干部人事檔案在改革實(shí)踐中的社會(huì)效益作用沒(méi)有得到很好地體現(xiàn)。

5.機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理的設(shè)備設(shè)施比較落后，多媒體信息化建設(shè)投入資金不足

許多機(jī)關(guān)單位對(duì)干部人事檔案管理投入資金不足，基本都存有從事機(jī)關(guān)檔案管理的設(shè)備落后或缺乏、檔案庫(kù)房構(gòu)建不完善甚至沒(méi)有干部人事檔案管理專門的場(chǎng)所的情況。即使是有設(shè)備也存在設(shè)備沒(méi)有得到及時(shí)更新，基礎(chǔ)設(shè)施過(guò)于落后的情況，還有機(jī)關(guān)單位檔案管理人員缺乏相應(yīng)的檔案管理多媒體信息化管理技能。隨著科技的進(jìn)步，多媒體信息化時(shí)代的到來(lái)，原有的機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理方式已經(jīng)嚴(yán)重滯后，多媒體信息化建設(shè)投入不足，設(shè)備和管理技能更新速度不能實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理的多媒體信息化管理，從而導(dǎo)致機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理難以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)高速發(fā)展的要求。

二、重視機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理多媒體信息化，建立機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理多媒體信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化

1.重視機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理多媒體信息化人才的培養(yǎng)，穩(wěn)定檔案管理人員，加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理

以往機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理工作在實(shí)施過(guò)程中主要以紙質(zhì)資料及人力管理為主的方式進(jìn)行。這種以紙質(zhì)為信息載體的方式限制了檔案資料長(zhǎng)期保存，人力工作方式在進(jìn)行干部人事檔案管理中不僅效率較低，而且在檔案的管理內(nèi)容上具有一定難度和局限性，很多從事檔案管理的人員不愿意長(zhǎng)期從事檔案管理工作，人員流動(dòng)性大，缺乏相應(yīng)的檔案信息化管理的穩(wěn)定人才，機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理信息化人才的培養(yǎng)是機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理多媒體信息化管理建設(shè)的必要保障，在檔案管理多媒體信息化進(jìn)程中一定要注重人才的培養(yǎng)和人才的引進(jìn)。一方面，機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)要重視干部人事檔案管理工作，設(shè)立專門的干部人事檔案管理人員，穩(wěn)定管理人員，加強(qiáng)干部人事檔案管理多媒體信息化人才的培養(yǎng)，組織單位現(xiàn)有的干部人事檔案管理人員到上級(jí)檔案管理部門進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)培訓(xùn)，加強(qiáng)干部人事檔案管理人員思想道德教育，使從事干部人事檔案管理的人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，樹(shù)立強(qiáng)烈的檔案管理責(zé)任意識(shí)，進(jìn)一步提升他們的檔案管理能力和專業(yè)素質(zhì)，更好地適應(yīng)機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理多媒體信息化的崗位要求。通過(guò)觀念及思維引導(dǎo)的方式，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行相應(yīng)改良，如檔案內(nèi)容采用信息化載體進(jìn)行傳遞與儲(chǔ)存，減少管理工作的繁瑣性，還可通過(guò)信息化結(jié)構(gòu)的建設(shè)，使檔案管理部門人員在工作上得到一定程度精簡(jiǎn)，從而降低材料費(fèi)用以及人力費(fèi)用的支出等。另一方面，也可以根據(jù)機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理信息化建設(shè)的具體需要，招錄具有多媒體信息化專業(yè)的人才，讓這樣的人才參與到單位干部人事檔案管理多媒體信息化管理中來(lái)，發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)運(yùn)用在機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理多媒體信息化建設(shè)中的作用，使機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理更加規(guī)范、科學(xué)，更加現(xiàn)代化。因此機(jī)關(guān)單位要緊跟時(shí)代步伐，建立新時(shí)代干部人事檔案管理信息化工作思維及觀念，已適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的需要。

2.建立健全機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理制度，樹(shù)立信息化工作思維及觀念是機(jī)關(guān)單位干部人事檔案多媒體信息化管理的基礎(chǔ)

要在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展新時(shí)代中更好的將多媒體信息化信息技術(shù)運(yùn)用在機(jī)關(guān)單位的干部人事檔案管理工作中，必須要有一套適合機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理的制度，建立健全檔案管理工作制度以及管理制度是機(jī)關(guān)單位干部人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)。要明確多媒體信息化技術(shù)在機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理中的應(yīng)用方向，以及建立對(duì)檔案信息化管理人員的工作評(píng)價(jià)機(jī)制等。

3.加大資金投入，更新設(shè)備，建立一套現(xiàn)代化的機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理多媒體信息化系統(tǒng)

資金是機(jī)關(guān)單位干部人事檔案信息化管理的保障，單位需要加大對(duì)管理經(jīng)費(fèi)的投入，只有經(jīng)費(fèi)充足才能保證加工單位人事檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的合理建設(shè)。機(jī)關(guān)單位要結(jié)合檔案管理的實(shí)際需要和實(shí)際情況，更換不符合檔案管理需求的設(shè)備，購(gòu)買檔案信息化管理的相關(guān)設(shè)備，為信息化檔案管理奠定良好硬件基礎(chǔ)。同時(shí)，為了解決傳統(tǒng)檔案管理工作中分類不完善、效率低的問(wèn)題，提高檔案應(yīng)用于管理的效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的共享和有效管理，單位還需要大力提高機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化的意識(shí)，推動(dòng)將信息化與檔案管理的有效結(jié)合，建立一套現(xiàn)代化的機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理多媒體信息化系統(tǒng)，提高機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理應(yīng)用水平和工作效率。

三、用多媒體信息化管理系統(tǒng)對(duì)機(jī)關(guān)單位干部人事檔案進(jìn)行科學(xué)管理和有效利用

1.多媒體信息化系統(tǒng)能為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供全方位的干部信息。干部信息數(shù)據(jù)庫(kù)及多媒體信息化系統(tǒng)建立以后，可以快速準(zhǔn)確地獲取干部的自然情況、簡(jiǎn)歷、素質(zhì)、特長(zhǎng)以及德能勤績(jī)廉等干部全方位的綜合信息，從根本上改變過(guò)去那種從紙面上靜態(tài)了解干部的傳統(tǒng)方式，使干部人事信息充分得到共享，提高人事任免等工作效率與工作質(zhì)量。在干部管理工作中，隨時(shí)可能產(chǎn)生一些新的信息，各部門可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)更新本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的信息，向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門提供最新的第一手資料，大大提高干部人事信息的時(shí)效性。

2.多媒體信息化系統(tǒng)利用到機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理中可以使干部任免更加科學(xué)化，提高知人識(shí)人的深度和廣度。以往討論任免干部，基本上是采取文字材料加口頭匯報(bào)的傳統(tǒng)方式，使用這套系統(tǒng)可以采集干部工作、學(xué)習(xí)、深入生產(chǎn)一線的聲像，結(jié)合干部考核中形成的文字材料，可以提供被任免干部的自然情況和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、氣質(zhì)和口頭表達(dá)能力等，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)任免人選有一個(gè)比較全面、直觀和生動(dòng)的了解，可以更好地評(píng)價(jià)和使用干部，提高知人識(shí)人的深度和廣度。從而不斷促進(jìn)機(jī)關(guān)單位人事組織工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

四、多媒體信息化系統(tǒng)在機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

1.要采用規(guī)范的應(yīng)用軟件。實(shí)現(xiàn)干部人事信息的標(biāo)準(zhǔn)化及大范圍內(nèi)的信息共享，為此，中央組織部制定和頒發(fā)了全國(guó)組織機(jī)關(guān)單位干部人事管理信息系統(tǒng)《信息結(jié)構(gòu)體系》，它是為按照人員管理及機(jī)構(gòu)管理中科學(xué)的信息流程制定的，不僅具有較高的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度，而且具有總攬全局的權(quán)威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，否則會(huì)造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂，使上下級(jí)數(shù)據(jù)無(wú)法溝通與共享。系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項(xiàng)目也應(yīng)當(dāng)建立在相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)之上。如文本、照片、聲像等的采集與報(bào)送都應(yīng)該制定和遵循相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，減少轉(zhuǎn)換與重新制作的難度，這也是信息共享及上下溝通的必要條件。應(yīng)用多媒體信息化系統(tǒng)管理干部人事檔案，首先要建立起干部信息數(shù)據(jù)庫(kù)，包括文字信息數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這是整個(gè)信息系統(tǒng)的源泉。數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容要豐富，要涵蓋干部各方面的綜合信息，以提供更大范圍內(nèi)的應(yīng)用。要使機(jī)關(guān)單位干部人事檔案多媒體信息系統(tǒng)達(dá)到最佳的應(yīng)用效果，使用先進(jìn)的多媒體技術(shù)以及高性能的設(shè)備是必要的。從數(shù)據(jù)源的采集到后期制作都應(yīng)該保證較高的質(zhì)量，照片要采用高清晰度的掃描儀錄入計(jì)算機(jī)，音頻和視頻可為領(lǐng)導(dǎo)提供更逼真的聲音和更清晰的影像的同時(shí)，也能保證在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)的適應(yīng)性。只有建立一個(gè)優(yōu)質(zhì)、高效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)的高投入與高產(chǎn)出，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和組織工作提供優(yōu)質(zhì)、高效和全方位的干部人事信息服務(wù)。

2.用多媒體信息系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理應(yīng)該有計(jì)劃、分步驟、分階段建設(shè)。第一，先建成系統(tǒng)的基本框架，包括各種資料數(shù)據(jù)的采集與錄入、應(yīng)用軟件的選用與開(kāi)發(fā)、高速網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立等。三個(gè)環(huán)節(jié)可以同時(shí)進(jìn)行，其中干部人事信息資源的采集是重點(diǎn)，也是基礎(chǔ)，干部人事信息的采集與報(bào)送工作應(yīng)當(dāng)規(guī)范化、制度化，把其當(dāng)成干部管理工作中的一項(xiàng)經(jīng)常性的工作來(lái)抓。第二，進(jìn)一步完善、改進(jìn)和提高整個(gè)系統(tǒng)，并將成熟的經(jīng)驗(yàn)推廣、普及，不斷提高整體應(yīng)用水平。第三，進(jìn)一步加大投入，使整個(gè)系統(tǒng)臻于完善，最終滿足組織工作中識(shí)人、用人的全面需要，做到全員參與，以應(yīng)用為主線，提高整體使用水平。干部信息系統(tǒng)的應(yīng)用，涉及到很多工作領(lǐng)域，也涉及到干部管理的多個(gè)部門。信息系統(tǒng)的建設(shè)工作包括班子建設(shè)、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育等。準(zhǔn)確、完整、規(guī)范的信息資源是整個(gè)系統(tǒng)的生命，在系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用過(guò)程當(dāng)中，要重視機(jī)關(guān)單位干部人事信息資源的采集、開(kāi)發(fā)與利用，不能只購(gòu)置先進(jìn)的硬件設(shè)備而忽略信息資源及系統(tǒng)的應(yīng)用。要以應(yīng)用為主線，選用一些實(shí)用的應(yīng)用程序，充分利用現(xiàn)有信息資源。拓寬應(yīng)用范圍，提供更深層次的干部信息服務(wù)，針對(duì)已經(jīng)形成的干部人事檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行及時(shí)更新、核查、分析和評(píng)估，采取精細(xì)化的管理，提升干部人事檔案信息的使用率，針對(duì)信息化控制智能鏈條不斷地完善，同時(shí)運(yùn)用多媒體信息化精細(xì)化管理對(duì)干部人事信息進(jìn)行監(jiān)控和預(yù)警，制定標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程，使精細(xì)化信息數(shù)據(jù)的信息管理達(dá)到更高準(zhǔn)確性，利用機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理信息化給工作帶來(lái)便利。

五、結(jié)語(yǔ)

基于機(jī)關(guān)單位干部人事檔案信息化管理中的存在的問(wèn)題，怎樣建立機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理多媒體信息化系統(tǒng)，多媒體信息化系統(tǒng)對(duì)機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理與利用的作用，多媒體信息化系統(tǒng)在機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題，我們要用充分利用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好新時(shí)期的機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理信息化工作，使機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理多媒體信息系統(tǒng)真正成為組織工作中必不可少的重要組成部分，更好地為機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理服務(wù)，這既是新時(shí)期人事組織工作的迫切需要，也是國(guó)家信息化工作的必然要求。