淺談大數(shù)據(jù)時代的訴訟檔案管理

■ 韓卓泉

《人民法院訴訟檔案管理辦法》中指出“訴訟檔案是國家重要的專門檔案之一，是人民法院審判活動的真實記錄，是對國家和社會具有保存價值的歷史記載，是人民法院進行審判工作的重要依據(jù)和必要條件”；《人民法院電子訴訟檔案管理暫行辦法》中規(guī)定“電子訴訟檔案，是指人民法院在訴訟活動中形成的、具有保存價值且應(yīng)歸檔保存的電子訴訟文件，以及案卷歸檔后經(jīng)數(shù)字化處理產(chǎn)生的紙質(zhì)訴訟檔案的電子版本”；《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》中指出“訴訟檔案是指各級人民檢察院在依法辦理案件過程中形成的具有保存價值的各種形式和載體的訴訟文書材料”。訴訟檔案伴隨著司法機關(guān)的訴訟活動產(chǎn)生、形成，是對整個訴訟活動真實、原始的記錄，涉及立案、偵查、預(yù)審、起訴和審判等階段形成的各種形式的訴訟文件材料及有關(guān)物證材料。其中，訴訟文書是訴訟檔案的重要來源，根據(jù)《辭?！?2000年版)的解釋，訴訟文書是“為進行訴訟而制作的文書。如起訴書、起訴狀、各種筆錄、判決書、裁定書、調(diào)解書等。法律規(guī)定某種訴訟行為必須以書面進行時，這種訴訟文書就是訴訟行為有效的條件之一。該文書須按照法定格式制作，否則無效”。隨著我國民主法治進程的加快，訴訟檔案及訴訟檔案管理在司法機關(guān)的地位和作用都愈加重要。

一、我國訴訟檔案管理的發(fā)展沿革

訴訟檔案管理是在尊重訴訟檔案形成特點和規(guī)律的基礎(chǔ)上，按照一定的原則和方法，對訴訟活動中形成的有價值的各種形式的記錄進行收集、整理、鑒定、保管并提供利用的過程。

20世紀60年代，我國的訴訟檔案管理進入了規(guī)范化管理階段。1960年7月23日，最高人民法院、國家檔案局發(fā)布了《關(guān)于全國地方各級人民法院檔案管理工作中若干規(guī)定的通知》，對人民法院的檔案管理中有關(guān)指導(dǎo)關(guān)系、立卷原則、檔案的鑒定與銷毀和檔案移交等問題提出了指導(dǎo)意見。20世紀80年代，最高人民法院和國家檔案局聯(lián)合印發(fā)了《人民法院訴訟檔案管理辦法》；最高人民檢察院和國家檔案局聯(lián)合印發(fā)了《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》《人民檢察院訴訟文書立卷歸檔辦法》《關(guān)于人民檢察院訴訟檔案保管期限的規(guī)定》等規(guī)范文件。進入21世紀后，2000年，最高人民檢察院和國家檔案局聯(lián)合印發(fā)了《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》《人民檢察院訴訟文書立卷歸檔辦法》《關(guān)于人民檢察院訴訟檔案保管期限的規(guī)定》等。2013年，最高人民法院和國家檔案局聯(lián)合印發(fā)了《人民法院訴訟檔案管理辦法》《人民法院電子訴訟檔案管理暫行辦法》，兩個辦法為訴訟檔案管理提供了更加科學(xué)的依據(jù)，并對信息化背景下大量出現(xiàn)的電子訴訟檔案的管理進行了解釋說明和規(guī)范。2016年9月，最高人民法院、最高人民檢察院、公安部聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于辦理刑事案件收集提取和審查判斷電子數(shù)據(jù)若干問題的規(guī)定》，為規(guī)范電子數(shù)據(jù)的收集提取和審查判斷，提高刑事案件辦理質(zhì)量提供了依據(jù)。

二、訴訟檔案管理信息化

伴隨著全球科技日新月異的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)成為時代發(fā)展的重要方向，大力推動信息化建設(shè)已成為各行各業(yè)順應(yīng)時代發(fā)展潮流的必然選擇。先進信息技術(shù)的推廣和應(yīng)用，有力地推動了各個領(lǐng)域的飛速發(fā)展。司法機關(guān)的信息化建設(shè)是我國信息化建設(shè)的重要組成部分，也是司法機關(guān)一場深刻的自我革命。司法信息化是指司法機關(guān)利用信息技術(shù)，開發(fā)應(yīng)用各類信息系統(tǒng)，打破傳統(tǒng)工作方式，不斷提高工作效率，推動司法現(xiàn)代化，以更好地維護社會公平與正義。司法信息化的深入發(fā)展，使得訴訟檔案從形成到管理直至利用，整個過程都產(chǎn)生了新的變化，訴訟檔案管理信息化在現(xiàn)代訴訟檔案管理工作中愈顯重要。

1.訴訟檔案管理信息化闡述

訴訟檔案管理信息化是指在訴訟檔案的收集、整理、鑒定、提供利用等整個過程中，樹立先進的信息化管理理念，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷推動訴訟檔案管理的現(xiàn)代化，以更好地實現(xiàn)訴訟檔案管理活動的根本目標(biāo)。訴訟檔案管理信息化的實質(zhì)就是：第一，在訴訟檔案管理理念方面，樹立并提升“信息化意識”。檔案工作者在管理中應(yīng)敢于打破原有的工作思維和舊有的工作方式，樹立敏銳的信息技術(shù)意識，積極利用各種先進的信息技術(shù)，提高管理效率并使訴訟檔案管理的各個環(huán)節(jié)更加科學(xué)合理。第二，在訴訟檔案管理過程中，注重訴訟檔案管理“全過程信息化”。各級法院、檢察院等司法機關(guān)信息化水平的提升，為訴訟檔案管理信息化提供了良好的土壤，同時也提出了更高的要求。訴訟檔案管理應(yīng)始終圍繞如何利用先進的信息技術(shù)，著眼于充分發(fā)揮訴訟檔案對本組織、對全社會的價值與作用，從訴訟檔案的形成開始，實現(xiàn)信息技術(shù)對收、整、用等各個環(huán)節(jié)的全過程覆蓋。第三，在具體管理方式上，實現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理的深度融合。從訴訟檔案管理不同階段的目的和管理特點出發(fā)，認真分析不同信息技術(shù)的優(yōu)勢，在技術(shù)與管理的深度融合中，充分發(fā)揮信息技術(shù)對訴訟檔案管理的促進和推動作用。

2.訴訟檔案信息化的來源

電子訴訟檔案，是指司法機關(guān)在訴訟活動中形成的、具有保存價值且應(yīng)歸檔保存的電子訴訟文件，以及案卷歸檔后經(jīng)數(shù)字化處理產(chǎn)生的紙質(zhì)訴訟檔案的電子版本。可見，當(dāng)前電子訴訟檔案來源于兩方面：一是訴訟活動中直接形成的電子訴訟文件，即在案件辦理過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像等電子文件，通常包括法律文書的電子文本、電子證據(jù)、電子庭審錄音錄像等；二是對傳統(tǒng)紙質(zhì)訴訟檔案的數(shù)字化，對于上述第一種情況，司法機關(guān)在案件審結(jié)后應(yīng)按時將有保存價值的電子訴訟文件歸檔，并以案件為單位進行整理，對訴訟檔案進行歸類整理，采用規(guī)范的管理方法進行同步歸檔，且須采用符合國家規(guī)定的通用格式存儲。此外，電子訴訟文件元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子訴訟文件一并歸檔，電子訴訟文件元數(shù)據(jù)是指描述電子訴訟文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景和管理過程的數(shù)據(jù)。訴訟檔案歸檔后，移交給檔案部門進行管理，以防止檔案的遺失，檔案部門應(yīng)當(dāng)配備必要的軟硬件設(shè)備，對接收的電子訴訟文件進行質(zhì)量檢查，質(zhì)量檢查內(nèi)容包括數(shù)據(jù)的準確性、完整性、可用性和安全性等。

3.訴訟檔案信息化的整理

對訴訟檔案的電子版本制作可以根據(jù)不同的案件進行分類整理，在案件辦理過程中對紙質(zhì)訴訟材料進行同步數(shù)字化的方式，并根據(jù)不同的編號建立數(shù)據(jù)目錄，簡潔明了，一目了然，便于查詢，對于庫藏紙質(zhì)訴訟檔案沒有完整電子目錄數(shù)據(jù)的，一般應(yīng)當(dāng)在紙質(zhì)訴訟檔案的電子版本制作過程中，形成庫藏紙質(zhì)訴訟檔案的完整電子目錄數(shù)據(jù)。對紙質(zhì)訴訟檔案的電子版本也應(yīng)進行質(zhì)量檢查，檢查的內(nèi)容包括目錄數(shù)據(jù)、圖像文件以及數(shù)據(jù)掛接等。通常，采用集中數(shù)字化方式制作紙質(zhì)訴訟檔案的電子版本時，由檔案部門牽頭負責(zé)實施和管理；采用同步數(shù)字化方式制作紙質(zhì)訴訟檔案的電子版本時，由訴訟材料形成部門對訴訟檔案的真實性、準確性、時效性，進行認真的核查，由歸檔部門負責(zé)電子案卷的整理合成，在歸檔保存紙質(zhì)訴訟文檔的同時，確保電子文檔的歸類保存，最后由檔案管理部門統(tǒng)一監(jiān)管和保存。

三、電子訴訟檔案的安全管理

電子訴訟檔案的管理可用先進的程序系統(tǒng)進行統(tǒng)一管理，需要時根據(jù)編碼查詢，電子訴訟檔案查詢一定要快捷、準確，其他文本檔案，可采用光盤、錄影帶、硬盤等貯存管理。重要電子訴訟檔案可以轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)或者縮微膠片進行異質(zhì)備份。對于電子訴訟檔案進行離線存儲或者異質(zhì)載體備份時，制作的載體一般不少于兩份，一份用于保存，另一份用于利用；制作完畢的所有載體應(yīng)當(dāng)形成目錄，記錄載體內(nèi)的文件信息等內(nèi)容，也可在載體或者載體盒上設(shè)置與信息系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)的條形碼、二維碼、無線射頻等機讀標(biāo)簽。信息技術(shù)部門負責(zé)為電子訴訟檔案管理系統(tǒng)的有效安全管理提供技術(shù)支撐；檔案部門會同信息技術(shù)部門共同做好電子訴訟檔案的在線和離線備份工作；對離線存儲的電子訴訟檔案應(yīng)定期進行抽樣機讀檢查或者轉(zhuǎn)存，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。

四、電子訴訟檔案服務(wù)平臺的構(gòu)建

檔案部門應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一管理、分級審批、區(qū)別利用的原則，為利用主體提供真實可靠的電子訴訟檔案。各級司法機關(guān)應(yīng)當(dāng)充分利用信息技術(shù)手段，深入挖掘電子訴訟檔案價值，積極開展電子訴訟檔案的著錄和檢索工作，構(gòu)建完善的電子訴訟檔案服務(wù)平臺，比如通過在線閱覽、數(shù)據(jù)傳輸與移轉(zhuǎn)、打印輸出等，擴大電子訴訟檔案資源的應(yīng)用范圍。我國最高人民法院將信息化建設(shè)作為一場深刻的自我變革，將信息化成果應(yīng)用于審判執(zhí)行和法院管理的各個領(lǐng)域，取得了顯著成效，電子訴訟檔案查閱服務(wù)平臺的建設(shè)不斷完善；同時，利用信息系統(tǒng)和智能化服務(wù)，快捷便利地實現(xiàn)了司法程序的順利操作，同時方便了公眾的查找與利用，建立長期有效的訴訟檔案標(biāo)準體系建設(shè)，嚴格制定執(zhí)行標(biāo)準程序，以保障電子訴訟檔案服務(wù)平臺的順利實施。

訴訟檔案的信息化管理，有利于訴訟案件案卷的保存與查閱，使得訴訟檔案的管理更加便捷高效，打破傳統(tǒng)工作方式，提高工作效率，推動司法現(xiàn)代化，為建設(shè)法治化國家提供保障。