讓館藏檔案資源“活”起來(lái)
——智慧時(shí)代背景下智慧檔案館建設(shè)的應(yīng)用研究

■ 劉如龍

當(dāng)下，人們正處于信息化迸發(fā)的全新時(shí)代，智慧城市的建設(shè)發(fā)展十分迅猛，智慧檔案館建設(shè)是智慧城市建設(shè)重要的組成部分，其作用與價(jià)值日漸凸顯，是智慧城市建設(shè)進(jìn)程中孕育的一個(gè)全新概念，為當(dāng)代檔案館的發(fā)展創(chuàng)造了全新機(jī)遇。從歷史演變順序來(lái)看，智慧檔案館是在傳統(tǒng)檔案館→數(shù)字檔案館→智能檔案館基礎(chǔ)上演進(jìn)的，日漸成熟的大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等技術(shù)也被廣泛應(yīng)用于智慧檔案館的建設(shè)進(jìn)程中，檔案館建設(shè)逐漸步進(jìn)入了全新時(shí)代，智慧檔案館的建設(shè)有著十分深刻的智慧理念與時(shí)代特征。

一、智慧檔案館概念理解與建設(shè)的必要性

（一）智慧檔案館概念理解

智慧檔案館是一個(gè)全新事物，其概念與定義都有所差異，很多的學(xué)者與專家對(duì)此也持有不同的看法與意見(jiàn)，認(rèn)知與學(xué)界說(shuō)法也仍未統(tǒng)一。但是這些不同的觀點(diǎn)與說(shuō)法可以總結(jié)為：智慧檔案館就是以海量信息資源為基礎(chǔ)，以大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等技術(shù)為主要技術(shù)支撐，為大眾提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。部分專家認(rèn)為智慧檔案館是數(shù)字檔案館、智能樓宇與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的一種關(guān)聯(lián)體現(xiàn)；部分專家認(rèn)為智慧檔案館是利用具有便捷、靈活、準(zhǔn)確等性質(zhì)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)的一種高質(zhì)量、智慧化的服務(wù)與管理形式；部分學(xué)者認(rèn)為智慧檔案館指的是管理多元化、服務(wù)對(duì)象泛在化、處理技術(shù)高端化?？偟膩?lái)說(shuō)，筆者認(rèn)為，這里說(shuō)的“智慧”是指數(shù)據(jù)的加工與處理具備關(guān)聯(lián)性、創(chuàng)造性、推理性以及邏輯性，信息也不再是原有的信息，是處理過(guò)后的信息，是“重生”的信息，是經(jīng)過(guò)升級(jí)、加工、處理的信息。智慧檔案館是建立在數(shù)據(jù)之上的，只有數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)處理，才有智慧檔案館。目前，智慧檔案館的建設(shè)與研究也在如火如荼的開(kāi)展，比如浙江、青島、南京等省市檔案館的建設(shè)發(fā)展。

（二）智慧檔案館建設(shè)的必要性

目前我國(guó)各地的檔案館也在陸續(xù)開(kāi)展檔案館數(shù)字化建設(shè)，在數(shù)字化建設(shè)的背景下，檔案管理工作涉及的收集、管理、保存以及利用等環(huán)節(jié)，都與傳統(tǒng)的實(shí)體檔案有所不同，這里的檔案是指數(shù)字化檔案。數(shù)字檔案館最主要的目的就是方便檔案的后期利用，但無(wú)法對(duì)檔案資源進(jìn)行深度挖掘、感知，無(wú)法促進(jìn)管理人員的智慧化管理，更無(wú)法為用戶提供個(gè)性服務(wù)。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案的數(shù)量也在逐年遞增，檔案管理工作也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)已經(jīng)無(wú)法勝任如此巨大的檔案增加量。在面臨海量的存儲(chǔ)需求、數(shù)據(jù)運(yùn)算需求時(shí)，智慧檔案館的“智”則主要體現(xiàn)在人工智能技術(shù)層面，是智慧化建設(shè)的核心技術(shù)。人工智能技術(shù)可以加大對(duì)數(shù)據(jù)的管理力度，簡(jiǎn)化檔案館內(nèi)部工作流程，使檔案資源管理實(shí)現(xiàn)個(gè)性化、智慧化。因此，隨著人工智能技術(shù)與檔案管理工作的不斷融合，檔案管理工作者應(yīng)及時(shí)抓住這種融合契機(jī)，把智能技術(shù)與實(shí)際工作互相聯(lián)系，真正達(dá)到智慧化管理目的，堅(jiān)守蘭臺(tái)人“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的初心和使命。

二、智慧時(shí)代背景下智慧檔案館建設(shè)路徑

（一）智慧檔案館的制度建設(shè)

目前很多地方在建設(shè)智慧檔案館時(shí)仍然缺乏足夠的制度保障，各省市都處于初步探索階段，國(guó)家也未制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，頂層設(shè)計(jì)、統(tǒng)籌規(guī)劃、組織架構(gòu)以及工作體系等還有待于建立完善，一定程度上牽制了我國(guó)智慧檔案館的智慧化建設(shè)進(jìn)程。俗話說(shuō)“不以規(guī)矩不成方圓”，在建設(shè)智慧檔案館時(shí)，一定要做到有章可循，建立規(guī)范的法規(guī)制度與管理標(biāo)準(zhǔn)，為智慧檔案館的建設(shè)起到支持與引導(dǎo)作用。建設(shè)智慧檔案館，首先要考慮的因素就是制度建設(shè)問(wèn)題。檔案主管部門在制定法規(guī)制度時(shí)，也要綜合考慮智慧檔案館的實(shí)際情況，對(duì)智慧檔案館的未來(lái)發(fā)展做出明確規(guī)劃，使地方檔案館的建設(shè)可以做到有法可依，獲得充足的制度支持以及保障。其次，在創(chuàng)建智慧檔案館制度時(shí)，也可以形成地方檔案群，使原有的分散檔案資源可以被集中統(tǒng)一，使大眾可以享受到更加集中的信息共享服務(wù)。因此，有必要推出實(shí)施性強(qiáng)且比較細(xì)化的實(shí)施細(xì)則以及具體的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。最后，完善檔案服務(wù)外包體制，有關(guān)部門在挖掘數(shù)據(jù)以及檔案數(shù)據(jù)化工作時(shí)，可以通過(guò)外包的形式，借助專家力量、科技服務(wù)企業(yè)等來(lái)完成檔案智慧化工作，也可以購(gòu)入先進(jìn)設(shè)施設(shè)備，培訓(xùn)內(nèi)部員工掌握先進(jìn)專業(yè)技術(shù)知識(shí)，完成檔案智慧化工作。

（二）智慧檔案館的技術(shù)建設(shè)

數(shù)據(jù)挖掘與主動(dòng)推送技術(shù)是智慧檔案館建設(shè)的核心技術(shù)，如果沒(méi)有這兩項(xiàng)技術(shù)，那么檔案數(shù)據(jù)也形同孤島，只是一種文字或數(shù)字形式。智慧檔案館的技術(shù)建設(shè)并不能過(guò)分強(qiáng)調(diào)新技術(shù)，而是要在現(xiàn)有新技術(shù)的基礎(chǔ)上，結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及智能樓宇等技術(shù)，保證智慧檔案館可以更加智能高效運(yùn)行。第一，智慧檔案館一定要結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)達(dá)到智能控制的目的，使識(shí)別、追蹤、定位、監(jiān)控以及管理等環(huán)節(jié)都能實(shí)現(xiàn)智能化；也可通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)的感知層對(duì)檔案物體進(jìn)行信息采集；并在網(wǎng)絡(luò)層完成信息處理與傳輸工作；應(yīng)用層則對(duì)最終的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理分析，這樣可以促進(jìn)檔案館檔案信息以及檔案管理人員之間的互動(dòng)。第二，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云計(jì)算技術(shù)對(duì)資源實(shí)施共享，云計(jì)算技術(shù)與智慧檔案館建設(shè)的融合能把原有的獨(dú)立檔案館聯(lián)合成某一特定的檔案館群，這些檔案館所擁有的信息都能被綜合整理到同一平臺(tái)，并在此平臺(tái)上完成存儲(chǔ)與共享。第三，利用數(shù)據(jù)挖掘推送技術(shù)，促進(jìn)檔案管理數(shù)據(jù)化。此技術(shù)不僅能夠挖掘更多潛在信息，還能實(shí)現(xiàn)定向主動(dòng)推送。例如張家港智慧檔案館就在此方面進(jìn)行了仔細(xì)研究，他們對(duì)部分使用較頻繁且十分重要的文檔進(jìn)行了全文OCR 文字識(shí)別處理，并把對(duì)應(yīng)的文字信息存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，利用全文檢索技術(shù)對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行快速檢索，提升整合挖掘處理能力。系統(tǒng)可以根據(jù)預(yù)先設(shè)定的條件對(duì)這些檔案資源進(jìn)行分類檢索，分析篩選后的文檔與指定檢索文檔的相似度，并把最終獲得的有價(jià)值信息推送給實(shí)際利用者。第四，人臉識(shí)別技術(shù)。此技術(shù)主要是根據(jù)人物不同的面部特征，通過(guò)錄像、照片的方式識(shí)別出具體的人物。智慧檔案館的建設(shè)主要在于創(chuàng)建檔案全文數(shù)據(jù)，把檔案里無(wú)法檢索的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成可檢索，比如文字，聲音，圖像等，如果能夠成功實(shí)現(xiàn)上述轉(zhuǎn)化技術(shù)，那么建成智慧檔案館也就指日可待。

（三）智慧檔案館的平臺(tái)建設(shè)

智慧檔案館除了需要借助技術(shù)手段、豐富檔案信息資源以外，還要?jiǎng)?chuàng)建可以管理并且利用檔案信息資源的平臺(tái)。在新時(shí)代背景下，把大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)技術(shù)充分融合到智慧檔案館建設(shè)進(jìn)程中，可以借助這三大平臺(tái)的力量，提升檔案館的信息整合以及分析、服務(wù)能力。目前，部分地方檔案館也能依托豐富的檔案資源，對(duì)整個(gè)智慧管理體系進(jìn)行構(gòu)建，也在不斷嘗試創(chuàng)建智慧檔案館平臺(tái)。例如，浙江紹興市檔案部門就在原有數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建了“區(qū)域涉民檔案集成管理與服務(wù)平臺(tái)”以及“區(qū)域公共檔案信息資源管理和服務(wù)總平臺(tái)”，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享共建。此外，對(duì)于檔案服務(wù)外包企業(yè)來(lái)說(shuō)，智慧檔案館的建設(shè)也可為其發(fā)展提供動(dòng)力，產(chǎn)生其積極性，企業(yè)與檔案館之間形成對(duì)應(yīng)需求；而智慧檔案的實(shí)際需求，將會(huì)引導(dǎo)整個(gè)檔案服務(wù)外包企業(yè)長(zhǎng)足發(fā)展，使這些企業(yè)朝著人力、技術(shù)方向不斷發(fā)展?？偟膩?lái)說(shuō)，檔案館是需方，缺乏人力、技術(shù)；檔案服務(wù)外包企業(yè)是供方，可以為檔案管理提供人力、技術(shù)，兩者只有互相協(xié)作，加強(qiáng)溝通，才能達(dá)到互利共贏、自然結(jié)合的最終目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案管理智慧化。

（四）智慧檔案館的人才建設(shè)

智慧檔案館建設(shè)不僅需要充足的制度保障、技術(shù)、平臺(tái)等，還需要重視“人”的因素，加強(qiáng)人才培養(yǎng)力度，提升人才儲(chǔ)備量。首先，要對(duì)檔案管理工作人員加強(qiáng)技能與工作方法的培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)全新技術(shù)，掌握全新計(jì)算機(jī)知識(shí)。其次，對(duì)于檔案專業(yè)學(xué)生來(lái)說(shuō)，學(xué)校不僅需要設(shè)置檔案專業(yè)課程，使學(xué)生掌握檔案相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)，還要積極創(chuàng)建計(jì)算機(jī)檔案管理類的實(shí)踐課程，提升人才質(zhì)量。此外，檔案館還可以引進(jìn)創(chuàng)新型、復(fù)合型人才，為智慧檔案館的發(fā)展出謀劃策，智慧檔案館也要重視智慧型人才的培養(yǎng)，不僅要培養(yǎng)具備專業(yè)知識(shí)的人才，還要培養(yǎng)能夠熟練運(yùn)用各種技術(shù)的人才。重視管理型、領(lǐng)導(dǎo)型人才培養(yǎng)，提升人員整體素質(zhì)。智慧檔案館建設(shè)最核心的問(wèn)題之一就是要把原有的紙質(zhì)檔案、音像檔案數(shù)據(jù)化，各級(jí)檔案館也要重視這類人才的培養(yǎng)，使工作人員能夠盡快熟練掌握各種技術(shù)，開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)化工作，實(shí)現(xiàn)檔案智慧化。

（五）智慧檔案館的保障建設(shè)

智慧檔案館建設(shè)除了制度、技術(shù)、人才、平臺(tái)以外，還要重視保障建設(shè)，這里的保障最主要的就是資金保障。由于智慧檔案館建設(shè)涉及的工程十分龐大，涉及的資金需求也較大，不管是人才培養(yǎng)、技術(shù)運(yùn)用還是平臺(tái)開(kāi)發(fā)運(yùn)行、人才引進(jìn)等，都需在資金的支持下才可完成。一般來(lái)說(shuō)，檔案館的經(jīng)費(fèi)來(lái)源主要為財(cái)政收入、社會(huì)捐贈(zèng)、計(jì)劃投資以及創(chuàng)收四大類，財(cái)政收入是最核心的資金來(lái)源，如果計(jì)劃投資與財(cái)政撥款都無(wú)法滿足建設(shè)智慧檔案館的實(shí)際需求，那么智慧檔案館的建設(shè)也只能泛泛而談，最終的建設(shè)質(zhì)量也會(huì)大打折扣。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，智慧檔案館建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案管理提出的全新要求。檔案事業(yè)在不斷發(fā)展，檔案人身上肩負(fù)的責(zé)任與使命也更加重大，檔案管理的智慧化發(fā)展方向?qū)?huì)為人們提供更加舒適、精準(zhǔn)與人性化的服務(wù)，檔案所具備的歷史價(jià)值也更加凸顯。智慧檔案館的建設(shè)無(wú)法一蹴而就，需要社會(huì)、政府共同努力，精準(zhǔn)發(fā)力，只有這樣，我國(guó)的檔案事業(yè)才可朝著智慧化、可持續(xù)方向不斷發(fā)展。