淺談建設(shè)工程檔案管理工作
——以掌鳩河引水供水工程檔案管理工作為例

■ 李 銘

昆明作為云南省會城市，一直被人們稱為“春城”，同時昆明也是全國14 個水資源嚴重短缺的城市之一，而境內(nèi)最大的湖泊滇池又受到嚴重污染，隨著昆明市城市規(guī)模、工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的擴大和人民生活水平的不斷提高，水資源供需矛盾越來越突出，已成為制約昆明市經(jīng)濟社會可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。昆明掌鳩河引水供水工程就是在這樣的大背景下開始實施的。

昆明掌鳩河引水供水工程于1999年12月19日正式開工，工程經(jīng)過10年多的艱苦建設(shè)，于2007年通水。共投入建設(shè)資金40 億元。項目包括水源、輸水、凈配水和移民等多項工程。其中，水源工程云龍水庫徑流面積745 平方公里，直接淹沒區(qū)總面積20.66 平方公里，最大庫容4.84 億立方米；輸水工程全長97.72 公里，有隧道17 條，總長87 公里。整個工程從移民、水源、到輸水、凈配水一次建成在云南尚屬首次；水源工程云龍水庫大壩樞紐工程，屬大（二）型工程。包括77 米高的黏土心墻堆石壩、導流泄洪隧洞和引水隧洞、溢洪道等工程項目。工程完工蓄水后，水庫成了風景優(yōu)美的“千島湖”景觀，為綠水青山與經(jīng)濟建設(shè)的美妙和音作出了生動詮釋。

工程建設(shè)后，極大地緩解了昆明水資源的供需矛盾，為治理滇池帶來了機遇，為建設(shè)現(xiàn)代新昆明創(chuàng)造了良好的條件。特別是自2009年以來，昆明市遭遇五年特大連旱，昆明周邊庫塘蓄水嚴重不足，城市供水形勢異常嚴峻，而作為昆明城市飲用水的骨干型水庫，云龍水庫承擔著昆明主城區(qū)約60%的原水供應(yīng)任務(wù)，極大地保障了大旱期間昆明城區(qū)供水安全，確保了經(jīng)濟發(fā)展和社會穩(wěn)定。截至2020年2月底，云龍水庫已累計向昆明城市供應(yīng)原水23.14 億立方米，掌鳩河引水供水項目社會效益十分顯著。

昆明掌鳩河引水供水工程實現(xiàn)了移民工程和扶貧工作相結(jié)合的目標，掌鳩河項目共搬遷2569 戶，11756 人，這些移民從國家貧困縣、鄉(xiāng)搬遷到昆明經(jīng)濟相對發(fā)達的官渡區(qū)、西山區(qū)、安寧市、嵩明縣，走出了一條通過工程移民脫貧的新路子。目前，移民在新的家園中安居樂業(yè)，生產(chǎn)生活條件明顯改善。

昆明掌鳩河引水供水工程實施全過程中形成了大量的有價值的工程檔案，這些檔案真實、客觀、全面的反映了工程建設(shè)的詳細情況。進一步做好這些檔案的收集與管理，對工程建設(shè)過程管理和工程竣工投產(chǎn)后的正常生產(chǎn)組織維護，具有十分重要的意義。

一、工程檔案管理工作現(xiàn)狀：

（一）各級、各部門高度重視，明確職責

為加強對掌鳩河項目的建設(shè)和管理，昆明市委、市政府成立了昆明市掌鳩河引水供水建設(shè)管理局（以下簡稱“掌鳩河管理局”）。從項目立項開始，掌鳩河管理局對檔案管理工作高度重視，成立了檔案管理部門，具體負責整個掌鳩河項目檔案工作的統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)，并對施工、監(jiān)理單位進行監(jiān)督、檢查、指導。

一是實行檔案管理責任制。掌鳩河管理局分管局領(lǐng)導同昆明市城建檔案館簽訂責任書，并由管理局與施工、監(jiān)理單位簽訂責任書，在責任書中明確各自的責任和義務(wù)，確保責任到人。

二是成立檔案收集、管理網(wǎng)絡(luò)。掌鳩河項目工程檔案管理由分管局領(lǐng)導負責，檔案部門分設(shè)在管理局之下的辦公室和移民辦，共有5 名專職檔案人員負責本項目工程檔案、移民檔案的收集、整理、歸檔工作。同時，由分管局領(lǐng)導牽頭成立掌鳩河項目工程檔案領(lǐng)導小組，對整個工程檔案進行通盤管理、鑒定、驗收，并協(xié)調(diào)處理建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理四方檔案歸檔過程中出現(xiàn)的問題。管理局各處室設(shè)置有兼職檔案員，配合管理局檔案部門進行檔案管理，管理局檔案部門和各處檔案員對施工、監(jiān)理等單位檔案工作均有監(jiān)督、指導、檢查的職能。并要求施工、監(jiān)理等單位配備專職和兼職檔案人員，負責工程建設(shè)及竣工期間檔案的收集整理歸檔，為竣工檔案的完整、準確性打下堅實的基礎(chǔ)。

三是加強學習培訓。檔案管理人員分期分批參加了省、市檔案部門組織的各種檔案培訓，獲得了上崗證，通過培訓學習，加強了對檔案法律、法規(guī)以及工程檔案管理相關(guān)知識的掌握。

（二）把好合同簽訂關(guān)，明確職能職責

建設(shè)單位在與參建單位進行合同談判時，要求檔案管理人員必須參與，每份合同簽訂時把建設(shè)單位檔案部門制定的《水利基本建設(shè)項目文件材料歸檔范圍》《掌鳩河工程竣工檔案驗收有關(guān)要求》《施工單位檔案管理的職責》《監(jiān)理公司檔案管理職責》《監(jiān)理文件歸檔范圍》等文件要求相對應(yīng)地列入合同條款，參建單位根據(jù)建設(shè)單位檔案部門提出的相關(guān)要求，嚴格落實把關(guān)，并按照“誰形成文件材料、誰立卷歸檔”的原則，開展相應(yīng)工作，各參建單位為竣工檔案的第一責任人，不按規(guī)定提交竣工檔案，管理局將不予工程決算和審計，竣工檔案的完整、準確、系統(tǒng)性，既受到經(jīng)濟的制約，又得到了法律的保證。

（三）建立健全各項規(guī)章制度

建設(shè)單位根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》和《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等文件以及省、市檔案主管部門有關(guān)要求，先后制定了《昆明市掌鳩河引水供水工程建設(shè)管理局檔案管理辦法》《昆明市掌鳩河引水供水工程建設(shè)管理局歸檔要求及歸檔細目》《昆明市掌鳩河引水供水工程建設(shè)管理局移民檔案管理辦法》《昆明市掌鳩河引水供水工程建設(shè)管理局檔案借查閱制度》《昆明市掌鳩河引水供水工程建設(shè)管理局關(guān)于竣工檔案交驗有關(guān)事項的通知》《昆明市掌鳩河引水供水工程建設(shè)管理局會計檔案管理辦法》等文件，及時印發(fā)給各處室及各建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位（部門），形成了檔案管理網(wǎng)絡(luò)。一直以來，掌鳩河管理局積極與省市檔案局溝通匯報，并得到了大力支持和指導，確保了檔案工作與工程同步進行。結(jié)合掌鳩河項目施工任務(wù)重、標段多且分散等特點，建設(shè)單位檔案室編制了“竣工檔案跟蹤卡”，中標單位一經(jīng)確認，檔案部門便發(fā)放檔案跟蹤管理通知，進行全過程檔案的監(jiān)督、檢查、指導，確保竣工檔案的完整性。

（四）超前控制，嚴把單位工程竣工驗收關(guān)

國家重點工程竣工驗收，是工程實體驗收，也是工程檔案的驗收，建設(shè)單位檔案部門把工程檔案的預(yù)驗收作為檔案超前控制的重中之重，主要做法是：竣工檔案首先要通過監(jiān)理公司驗收，合格后簽字。建設(shè)單位檔案部門進行預(yù)驗收，預(yù)驗收合格后，填寫掌鳩河管理局《檔案移交工作聯(lián)系單》，經(jīng)正式驗收合格簽字后，移交歸檔。各參建單位辦理《工程結(jié)算審批單》時，須憑檔案管理部門簽字方可支付工程款，采用這種規(guī)范管理，不僅理順了建設(shè)單位的檔案管理流程，而且保證了從立項到竣工驗收全過程中建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位和使用單位工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全。

（五）嚴把質(zhì)量關(guān)，確保工程檔案立卷上架

在檔案管理工作中，嚴格按檔案管理辦法把好質(zhì)量關(guān)，過程中不定期邀請云南省檔案局、昆明市檔案局、昆明市城建檔案館工作人員到現(xiàn)場對施工、監(jiān)理等單位進行檔案業(yè)務(wù)培訓、檢查、指導及交流，講解工程檔案細目及竣工檔案編制要求，在掌鳩河項目建設(shè)期間先后到現(xiàn)場指導150多次。根據(jù)《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》和《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》要求，以及省、市檔案管理部門提出的具體指導意見，建設(shè)單位積極督促各施工、監(jiān)理單位完成了竣工檔案移交工作，完成了庫房與檔案管理系統(tǒng)設(shè)備配置。建設(shè)單位按文書類、工程類、設(shè)備類、會計檔案類、人事檔案類、聲像類、電子檔案類七大類目，對掌鳩河項目所有竣工檔案進行了重新整理、分類、裝訂、上架，共計4764 卷。部分工程檔案經(jīng)審核合格后已分批移交至昆明市城建檔案館、祿勸縣檔案館等屬地檔案管理部門。

目前，掌鳩河工程竣工檔案已完成系統(tǒng)化整理，分類科學，組卷合理，達到了有關(guān)標準要求，檢索工具齊備，完成了文件級著錄，全部錄入清華紫光專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，配備專門的計算機及獨立的大容量存儲器，設(shè)置了專人管理，形成檔案數(shù)據(jù)庫，為檔案管理數(shù)字化打下了良好的基礎(chǔ)。

二、工程檔案管理工作存在的問題及不足

掌鳩河項目具有投資大、資金來源渠道多，涉及面廣，專業(yè)多，設(shè)計、施工、監(jiān)理單位多，建設(shè)工期長，工程檔案數(shù)量多等特點。參建的各施工、監(jiān)理等單位過程中人員調(diào)整頻繁，建設(shè)初期，部分單位存在對檔案重要性認識不足、重視程度不夠、管理措施不到位等問題，出現(xiàn)檔案資料的收集、整理存在不完整等現(xiàn)象，導致工程檔案至今未進行整體移交驗收。具體問題主要有以下幾點：

（一）各參建單位檔案管理意識淡薄，建設(shè)初期未能及時建立健全檔案管理工作制度，檔案管理未及時與工程建設(shè)同步，文件材料的收集、整理、歸檔未能得到足夠重視，工程文件有遺漏以及原件不齊等現(xiàn)象。

（二）參建單位只注重工程工期、質(zhì)量，有的單位不能合理配備檔案管理人員，工程完工后未能把竣工檔案及時歸檔，最終人員變動、公司搬遷等原因，造成竣工檔案移交滯后。

三、加強工程檔案管理工作的措施及方法

（一）進一步完善規(guī)章制度，狠抓執(zhí)行力和落實力

在項目實施階段，應(yīng)進一步加強檔案管理的規(guī)章制度，制定統(tǒng)一標準，促進檔案管理良好發(fā)展。利用先進的科學技術(shù)，結(jié)合科學的管理理念，將檔案管理工作規(guī)范化、標準化、精細化。檔案管理工作精細化的體現(xiàn)直接反映在執(zhí)行力和落實力上。應(yīng)對各部門檔案管理人員建立執(zhí)行力和落實力績效考核方案。在工程項目建設(shè)過程中，讓檔案管理人員參加有關(guān)工程重要會議，了解掌握建設(shè)項目動態(tài)，使檔案管理人員在文件材料形成之初就能把握文件的來龍去脈，以便及時完整地收集相關(guān)資料，使應(yīng)當歸檔的資料“粒粒歸倉”。

（二）強化檔案全過程管理，形成做好工程檔案的工作合力

工程項目檔案涉及面廣，貫穿于工程全過程，工程的管理、設(shè)計人員和施工人員對工程項目的情況最了解，因此建設(shè)和施工單位的每一個管理人員頭腦中都要有“檔案”意識，單位檔案室專職人員應(yīng)經(jīng)常深入現(xiàn)場進行指導，一方面向工程技術(shù)人員和施工人員宣傳檔案工作在工程建設(shè)中的重要作用，使他們在平時工作中有意識地做好工程文件材料的收集，另一方面加強檔案人員與工程技術(shù)人員的聯(lián)系，積極提供有效服務(wù)，從而通力合作，共同做好工程檔案管理工作。

堅持對工程項目檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，保證工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)以及安全保管和有效利用，為竣工后的生產(chǎn)、運行、維修、改擴建服務(wù)。要樹立質(zhì)量管理和服務(wù)意識，合理運用合同條款和檔案管理的有關(guān)規(guī)定來提高工程項目建設(shè)工程檔案的編制質(zhì)量。在與相關(guān)參建單位簽訂合同或協(xié)議時，就應(yīng)把相關(guān)檔案工作列入合同的條款中，并明確提出歸檔要求，在工程決算、付款上進行約束。嚴格按要求做到工程驗收與檔案驗收、移交同步進行。

四、工程檔案管理工作的意義

工程檔案的原始真實性是基礎(chǔ)工作，系統(tǒng)完整性是支撐工作，利用追溯性才是最后的目的和意義?！澳苡媚懿椋捎每刹?，好用好查”要在這方面做文章，目的是為了利用，而更好的開發(fā)利用檔案信息，反過來也會促進檔案管理工作。讓工程管理人員、技術(shù)人員真正從檔案的利用上認識了其價值才能使檔案管理工作更上新的臺階，并形成良性循環(huán)和可持續(xù)發(fā)展。加強工程檔案管理工作必須扎實抓好檔案收集、整理、移交等基礎(chǔ)工作，應(yīng)進一步加強工程檔案管理工作，將創(chuàng)新思想融入其中，運用數(shù)字化、大數(shù)據(jù)等構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的檔案管理“大環(huán)境”，從而更加有效發(fā)揮工程檔案的社會價值和經(jīng)濟價值。