省級電網(wǎng)企業(yè)智能采購模式的探索與實踐

呂挺，李昳溦，孔瑩

（國網(wǎng)陜西省電力公司物資公司，陜西 西安 710000）

近年來，“放管服”成為國家轉變政府職能的重要舉措，加快推進物資管理創(chuàng)新，推動智能采購建設成為新的發(fā)展要求。在“放管服”改革舉措下，優(yōu)化營商環(huán)境、提升服務質(zhì)效已成為招標采購工作的重中之重。因此，在對業(yè)務痛點、招標全流程工作進行深入分析和全面調(diào)查研究后，提出建設以智能采購平臺為核心，智能化評審中心為補充的智能采購模式，在實踐中進一步探索招標采購智慧型、平臺型的采購工作新模式。

一、傳統(tǒng)采購模式的業(yè)務痛點

（一）接收光盤標書費時費力，供應商滿意度低

供應商投標存在兩個問題。一是多數(shù)網(wǎng)省公司標書介質(zhì)為光盤，長期存放存在消磁風險；二是標書接收仍采取現(xiàn)場遞交或郵寄等傳統(tǒng)模式，供應商需投入大量人力、物力來完成標書遞交工作，費時費力，供應商滿意度低，且應對疫情、極端天氣等突發(fā)情況的能力較弱。

（二）投標文件格式多樣，評審質(zhì)效較差

投標人編制的投標文件樣式多、內(nèi)容雜、結構不統(tǒng)一，致使在評標過程中專家無法快速提取關鍵信息，對評審的時間、質(zhì)量、成本等造成一定程度影響。

（三）投標保證金匯款備注混亂，賬務無法分清

經(jīng)統(tǒng)計，匯款備注不明確、不規(guī)范的占比高達55%，而涉及投標保證金相關工作多為人工篩選、退付，無法高效核查，易因賬目混亂產(chǎn)生退付不及時、不足額的風險。

（四）招標過程周期長，資料歸集效率低

招標采購工作從項目準備到發(fā)布中標公告，時間跨度約為30～40天，期間會產(chǎn)生大量如審批單、招投標文件、打分表、工作票等過程資料，而整體工作周期長、環(huán)節(jié)多，易發(fā)生資料遺漏、歸檔不及時等問題，且大量紙質(zhì)歸檔資料難以隨時調(diào)取，審計需要資料時無法及時提供。

（五）評審工作人員多，監(jiān)督工作超負荷

招標采購評審工作需要在封閉、隔離的環(huán)境中進行，而評審專家、工作人員、會務人員、安保人員、后勤人員的數(shù)量較多，監(jiān)督人員難以在短時間內(nèi)分辨出來，無法實時監(jiān)督各類人員的違規(guī)行為，工作難度極大。為保障評審的公平公正，監(jiān)督組往往需要超負荷工作。

二、智能采購平臺

讓供應商一次都不跑、采購質(zhì)效明顯提升、業(yè)務數(shù)據(jù)標準規(guī)范是公司開展智能采購業(yè)務的目標。為實現(xiàn)此目標，公司獨立設計、開發(fā)了一套基于云架構的“過程+結果”雙管控的采購服務系統(tǒng)，徹底改變傳統(tǒng)采購模式，全面推動智能采購業(yè)務鏈建設，滿足投標人、項目單位、主管部門的個性化需求，大幅提升了公司采購服務質(zhì)量和工作質(zhì)量。按照規(guī)劃，平臺共分為三期建設。

一期以為供應商減負為主題，完成平臺整體框架搭建，解決安全性、穩(wěn)定性的難題，重點實現(xiàn)投標文件線上遞交，替代現(xiàn)場標書接收工作。

二期以精益采購為主題，重點實現(xiàn)投標保證金訂單式管理、投標文件自檢、結構化評審等。

三期以數(shù)據(jù)價值挖掘為主題，重點開展智能客服、短信平臺、檔案作業(yè)管理、供應商畫像等工作，目標是應用招標大數(shù)據(jù)，向電網(wǎng)供應鏈生態(tài)圈提供更有價值的增值服務。

平臺從用戶體驗、精益評審、數(shù)據(jù)價值、經(jīng)濟效益四方面著手，可實現(xiàn)招標采購業(yè)務全程的線上化，以及箱式變電站、柱上斷路器等部分物資品類和電網(wǎng)基建項目設計、施工、監(jiān)理的結構化評審及數(shù)據(jù)分析，變革了現(xiàn)有工作模式，招標采購業(yè)務實現(xiàn)跨越式發(fā)展。

三、智能采購平臺創(chuàng)新點

平臺的設計、開發(fā)基于云架構理念，應用公司云服務和云存儲系統(tǒng)，支撐了投標文件制作、遞交、評審、檔案資料歸檔等招標采購全流業(yè)務流程，架起了一條智能采購高速路。

（一）碎片式遞交標書，保障招投標信息全面安全

在招投標文件傳輸過程中，系統(tǒng)會自動將原始200MB～300MB 的投標文件切割成若干份不大于400KB 的小文件，形成碎片化文件片段，并對每一個小文件進行加密編碼，再經(jīng)內(nèi)外網(wǎng)安全隔離裝置將文件傳輸至內(nèi)網(wǎng)存儲系統(tǒng)。在文件傳輸過程中，如果遇到網(wǎng)絡故障，系統(tǒng)可以自動續(xù)點上傳，解決了用瀏覽器傳輸大文件和大文件穿透隔離裝置速度慢、穩(wěn)定性差的問題。同時，加密編碼的文件也保證了投標文件的安全性，即使直接從存儲系統(tǒng)中拷貝出來，文件也都會是一串亂碼，無法獲取標書內(nèi)容。應用文件切割加密編碼技術使投標文件上傳速度提升80%，招投標文件信息泄露風險被徹底消除，保障了文件信息全面安全。

（二）訂單式保證金管理，實現(xiàn)投標保證金精益化管理

平臺與銀聯(lián)建立專用通道，支持28家銀行轉賬，在上傳標書環(huán)節(jié)提供匯款、保險、保函三種保證金遞交模式，系統(tǒng)根據(jù)投標包自動計算投標人需繳納的保證金金額并生成支付訂單，系統(tǒng)根據(jù)銀聯(lián)反饋信息自動生成保證金臺賬。通過訂單匹配，保證金核對時間由4小時縮短至1分鐘，退付時間由5天縮短至1小時，核對和退付準確率提升至100%，徹底解決了當前保證金收退過程中資金用途難以分辨的問題。

（三）填空式標書制作，降低投標文件制作難度

公司梳理近5年的采購臺賬，針對電網(wǎng)集中采購標的，按照電壓等級、項目屬性、貨物類別等條件精確進行多維度分類，全面統(tǒng)一編碼，形成一對一、多對一映射的采購與投標文件標準模板，并將模板部署于系統(tǒng)中。批次采購中，項目經(jīng)理根據(jù)項目類型關聯(lián)填空式模板，供應商逐項填空并上傳佐證材料即可完成響應。標書制作由以往的論述題變成填空題，制作時間縮短、難度降低、格式規(guī)范。

（四）體檢式文件自查，將問題消滅在萌芽時期

在投標時間截止前，平臺為投標單位提供標書自檢服務，將采購文件要求與投標工具關聯(lián)，自動比對供應商響應內(nèi)容與采購文件要求，并作出相應提示，輔助供應商修改答案，在標書遞交前修正文件內(nèi)容，將問題消滅在萌芽時期。該功能應用以來，既優(yōu)化了營商環(huán)境，又減少因文件制作而引起的否決，全面提升了投標文件質(zhì)量。

（五）閱卷式輔助評審，提高評審精度、速度

在評審階段，平臺依據(jù)評審細則，結合企信數(shù)據(jù)和歷史投標數(shù)據(jù)，輔助專家對響應文件進行點對點批閱，并對資質(zhì)、業(yè)績、技術參數(shù)等客觀項進行量化打分，專家閱標速度提升200%，減少人為因素影響。通過數(shù)據(jù)積累，充分挖掘和分析數(shù)據(jù)內(nèi)在價值，相關數(shù)據(jù)應用于項目評審、優(yōu)質(zhì)供應商推薦、市場競爭度分析、投標單位畫像等方面，徹底激活數(shù)據(jù)價值，改變了以往數(shù)據(jù)價值浪費的局面。

（六）航標式檔案管理，以目標導向促進過程管控

在歸檔管理方面，首先，設置航標。圍繞招標采購業(yè)務要求，招標主管配置招標采購和非招標采購的歸檔模板，包括項目類型、項目階段、檔案明細目錄。其次，按航標指引前行。業(yè)務人員根據(jù)歸檔明細目錄，按照業(yè)務節(jié)點同步完成資料歸檔，涉及檔案資料的整理、采集、上傳、審批，以明確的目標導向加強采購過程管控。在檔案價值挖掘應用方面，首先，整合業(yè)務與檔案管理工作。項目經(jīng)理可隨時定位查詢歷史數(shù)據(jù)（如上一批采購數(shù)據(jù)），了解最新采購要求與相關規(guī)范，提高工作效率；新員工可直接學習檔案資料理解業(yè)務的內(nèi)在邏輯，積累經(jīng)驗；地市公司物資管理人員和日常審計人員可根據(jù)權限快速調(diào)取電子檔案資料。其次，與公司數(shù)字化轉型相結合，將檔案歸檔、查閱、審計等數(shù)據(jù)推送至ESC（供應鏈運營中心），利用ESC 強大的統(tǒng)計分析能力，對檔案的借閱熱度、審計重點、資料完整度進行統(tǒng)計分析，從而有針對性地完善采購流程和后續(xù)檔案資料。

四、智能采購平臺建設成效

（一）讓供應商省心

以前，供應商標書遞交通過光盤介質(zhì)在開標現(xiàn)場遞交，供應商投標成本高，同時在常態(tài)化疫情防控階段，不利于安全風險管控；供應商水平參差不齊，造成投標文件制作水平不一，給評審工作帶來一定困難；供應商保證金遞交采用自行匯款方式，備注混亂，造成保證金的核對和退付工作效率低。

平臺實現(xiàn)了供應商投標工作一次都不跑，足不出戶地完成投標，利用計算機技術，強化文件傳輸安全風險管控；提供填空式投標文件制作工具，供應商逐項填空即可完成響應，標書制作由論述題變成填空題，制作時間縮短、難度降低、格式規(guī)范；投標工具自動比對響應與文件要求，并作出提示，輔助供應商修改答案，減少因文件制作而引起的否決；投標人線上完成保證金遞交。真正做到讓供應商省時省力，有效優(yōu)化營商環(huán)境。

（二）讓代理機構順心

以往投標文件遞交都是現(xiàn)場遞交，代理機構需要投入大量時間和物力；投標文件制作階段，收到供應商關于格式內(nèi)容的澄清較多，代理機構重復性工作量大。保證金賬目不清，導致人工校驗、審核往來款項的工作難度大。采購過程資料歸檔，均在項目結束后開始，易發(fā)生資料遺漏、歸檔不及時等問題。

智能采購平臺實現(xiàn)了標書遞交電子化、開標電子化，降低了人員聚集風險，減少了代理機構的人員成本。開發(fā)供應商投標工具，供應商實現(xiàn)點對點的應答響應，避免代理機構重復解答供應商問題；系統(tǒng)自動生成保證金臺賬，減少保證金的核對和退付時間，核對和退付準確率提升至100%；按照采購業(yè)務節(jié)點同步完成資料歸檔，以結果導向加強了采購過程的管控。

（三）讓招標人放心

在以往的評標工作中，評標專家水平參差不齊，專家大量查找標書、重復計算和驗證、對招標文件和投標文件理解不一、部分專家評審帶有一定的主觀性，這些因素可能導致評審質(zhì)量不高。

平臺依據(jù)評審細則，輔助專家對響應文件進行點對點批閱，并對資質(zhì)、業(yè)績、技術參數(shù)等客觀項進行量化打分，專家閱標速度提升200%，有效降低人為因素影響，有效提高了評審的質(zhì)量，保證入網(wǎng)設備質(zhì)量。

五、智能化評審中心建設

智能化評審中心旨在為監(jiān)督人員配備智能化監(jiān)督系統(tǒng)，擴大監(jiān)督范圍，增強監(jiān)督能力，保障評審公平公正。智能化評審中心依托物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)、網(wǎng)絡安全等技術組建無線專網(wǎng)，集合智能終端設備、智能門禁、智能定位、錄音電話管理設備、移動監(jiān)督記錄設備，搭建評標現(xiàn)場智慧管理平臺。優(yōu)化評審中心內(nèi)評標人員入場流程；實現(xiàn)人員身份檢索比對工作智能化；防控各類人員違規(guī)行為，嚴格確保各類人員在規(guī)定區(qū)域內(nèi)活動，豐富評標專家業(yè)余生活，從而提升評標現(xiàn)場管理水平，打造現(xiàn)代化、智能化、人性化的評標現(xiàn)場管理新模式。

公司智能化評審中心建設歷時5個月，共安裝室內(nèi)定位基站270個，室外定位基站12個，智能手環(huán)224個，無線定位基站管理設備1套，人臉識別閘機1套，人臉識別門鎖16個，智能門鎖131個，智能儲物柜16組，智能門鎖控制器1套，室內(nèi)AP 設備85個，室外AP 設備5個，移動監(jiān)督記錄儀4個，POE 交換機14臺，服務器6臺，手持評審設備140臺，錄音電話授權管理系統(tǒng)1套。

六、結語

公司探索實踐的智能采購模式，響應了國家和國網(wǎng)總部號召，踐行了人民電業(yè)為人民的宗旨，在招投標過程中實現(xiàn)了讓供應商一次都不跑、評審公平公正的承諾，通過發(fā)放滿意度調(diào)查表進行成果調(diào)研，供應商滿意度、評審專家滿意度高達100%，提升了企業(yè)公信力。