辦公室秘書公文寫作能力提升探究

文/黃石市大冶有色金屬有限責(zé)任公司礦業(yè)分公司銅山口銅礦 曹磊

社會市場經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入使得市場競爭形勢越來越復(fù)雜，公司日常業(yè)務(wù)開展中面臨的壓力不斷增加。辦公室作為公司管理決策的重要部門，公司發(fā)展會對其產(chǎn)生較大影響。辦公室業(yè)務(wù)的開展質(zhì)量會對公司發(fā)展產(chǎn)生直接影響，辦公室業(yè)務(wù)開展過程中，秘書屬于核心職位，辦公室秘書需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成公司日常管理事務(wù)，而文書工作是辦公室最常見的一種業(yè)務(wù)，因此，作為辦公室秘書，有效提升辦公室文書寫作能力具有重要的實(shí)踐意義。

一、公文寫作及要求

公文主要指的是組織機(jī)構(gòu)發(fā)布的行政命令等具備法律效應(yīng)的書面指令，通過發(fā)布公文，能夠讓組織管理人員的命令得以傳達(dá)。從廣義角度來看，公文主要指的是黨政機(jī)構(gòu)、企業(yè)及事業(yè)單位所使用的書面通知。從當(dāng)前的組織管理發(fā)展情況來看，公文寫作屬于一項(xiàng)非常重要的公文發(fā)布手段之一。在公文寫作過程中，不同類型公文具有自身的特征，從寫作類型角度可以進(jìn)一步分為對事物的寫作、對事物的支持、對事物的反對、對事物的褒獎、對事物的貶低、對事物的倡導(dǎo)以及對事物的制止等類型。

公文寫作過程中首先要與國家基本政策、企業(yè)相關(guān)規(guī)定保持一致，需要明確公文寫作的政治立場。而且必須保證公文書寫內(nèi)容的真實(shí)性和有效性，確保書寫內(nèi)容簡潔明了、條理結(jié)構(gòu)清晰、標(biāo)點(diǎn)符號正確。在公文寫作過程中，要對涉及的人物、地點(diǎn)、數(shù)字、引序等進(jìn)行明確標(biāo)注，而且在公文文末要按照年月日精確書寫公文編制時間。

二、公文寫作能力認(rèn)知偏差

（一）過分注重格式。從當(dāng)前辦公室秘書公文寫作實(shí)際狀況來看，很多文秘人員過分注重公文格式，甚至一些文秘人員將公文格式當(dāng)成公文書寫能力的基本要素。雖然在辦公室公文書寫過程中需要注意和掌握一定的書寫格式，在公文書寫中體現(xiàn)出規(guī)范的格式要求非常重要。但是對于公文書寫來說，格式要求屬于淺層次基本能力。因?yàn)樽鳛槲拿厝藛T都知道功能格式具有程式化規(guī)定。如果辦公室秘書的公文寫作能力提升將文書格式作為首要任務(wù)，必然會導(dǎo)致對公文寫作內(nèi)容的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練放松。

（二）利用培訓(xùn)課來提升公文寫作能力。在作者實(shí)際接受培訓(xùn)過程中與部分文秘人員交流得知，很多文秘人員對于培訓(xùn)課的期望值比較高，而且對于參加培訓(xùn)課格外興奮。這種積極參加培訓(xùn)的精神值得肯定，而且通過參與培訓(xùn)課能夠讓辦公室秘書視野進(jìn)一步開闊，對于公文書寫中的各項(xiàng)基本要求也能夠更加清晰、明確地掌握。但是要想僅僅通過培訓(xùn)課聽講來實(shí)現(xiàn)自身公文書寫能力的有效提升，就會顯得脫離實(shí)際。公文寫作能力本身無法通過授課直接傳授，公文寫作能力需要在日常工作中反復(fù)實(shí)踐才能逐步形成適合自身的書寫方法。過分依賴培訓(xùn)課程而忽視意識和實(shí)踐寫作能力的培養(yǎng)，很難有效提升文秘人員公文寫作能力。

（三）完全依賴單位發(fā)文慣例模仿。在進(jìn)行公文寫作過程中，根據(jù)單位公文寫作慣例進(jìn)行模仿雖然能夠?qū)Ρ締挝还倪\(yùn)作實(shí)際情況進(jìn)行快速熟悉，對于了解本單位工作模式也有積極的促進(jìn)作用，因此，對于辦公室秘書來說，可以將其作為一種提升公文書寫能力的有效方法。但是從實(shí)際角度來看，很多基層公文與相關(guān)法律法規(guī)的調(diào)整實(shí)現(xiàn)同步，而且體現(xiàn)出來比較明顯的滯后性。例如2000年8月24日出臺了《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，該辦法于2001年1月1日正式實(shí)行，在該辦法中撤銷了“報(bào)告”中“向上級機(jī)關(guān)提出意見和建議”的使用內(nèi)容，同時新增了法定公文文種“意見”來承擔(dān)這一功能。但是一些行政機(jī)關(guān)在向上級提出建議時仍然會使用“報(bào)告”。又如很多基層機(jī)關(guān)單位文秘人員雖然經(jīng)過多次變動，但是當(dāng)時在轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)“通知”公文的標(biāo)題中仍然使用“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)……的通知的通知”。而這種表述方式與《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》要求的“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要概括公文主要內(nèi)容”嚴(yán)重不符。

三、秘書公文寫作能力提升的途徑

（一）表達(dá)方式的單項(xiàng)及綜合練習(xí)。公文寫作過程中主要涉及敘述、說明以及議論等一些表達(dá)方式，與普通語文教育寫作訓(xùn)練中明顯文學(xué)化的狀況相比較，公文表達(dá)方式體現(xiàn)出了較強(qiáng)的應(yīng)用性。因此，辦公室秘書在進(jìn)行寫作功能練習(xí)的過程中需要對此進(jìn)行清晰認(rèn)識，盡可能避免在公文寫作中出現(xiàn)文學(xué)化的特征。從大量辦公室秘書公文熟悉實(shí)踐可以體會到，敘事簡潔莊重、不修飾是公文寫作過程中表達(dá)的基本要求；說明要保證真實(shí)性，不做過分渲染、不失真；議論要精煉得當(dāng)，避免繁瑣和過分鋪展。例如針對本單位存在的錯誤現(xiàn)象，首先可以針對公文“通報(bào)”所包含的各項(xiàng)內(nèi)容有意識、有針對性地開展各個單項(xiàng)的練習(xí)：對于錯誤情況進(jìn)行敘述，對原因進(jìn)行分析，對處理結(jié)果進(jìn)行說明，并以此為基礎(chǔ)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出期望和要求。通過對各個單項(xiàng)的練習(xí)來進(jìn)一步讓公文寫作滿足表達(dá)方式基本要求。隨后即可開展公文寫作綜合性練習(xí)，在此基礎(chǔ)上，能夠?qū)懗龈油暾?、段落清晰的公文。在這種寫作方式下，完全擺脫了過去粗放式的公文寫作方法，實(shí)現(xiàn)辦公室公文寫作的集約化，從而讓辦公室秘書的公文寫作能力得到有效提升。

（二）培養(yǎng)反復(fù)修改的寫作習(xí)慣。常言道，好文章是修改出來的，公文書寫也是如此。雖然在日常公文寫作實(shí)踐中可以發(fā)現(xiàn)很多文秘人員對于普通模仿功能往往可以一揮而就，但需要注意的是，這種效果是在多年的文章修改過程中積淀而來，這種書寫效率充分體現(xiàn)出了辦公室文秘人員快速打腹稿的能力，袖手于前才能做到疾書以后。對此需要指出的是，在我們當(dāng)前的語文寫作教育體系中，“修改”這個非常重要的環(huán)節(jié)被嚴(yán)重忽視，這也導(dǎo)致很多辦公室秘書在走上崗位之后，并未形成善于修改文稿的良好習(xí)慣，文稿往往是在形成后即刻送審，這種書寫習(xí)慣很不成熟，因此也很難達(dá)到順利通過的目標(biāo)。例如，一些辦公室文秘人員在面對公職人員大擺宴席、廣收禮金問題進(jìn)行批評性“通報(bào)”寫作的過程中，多數(shù)辦公室秘書都是以“大擺宴席、廣收禮金問題”作為“通報(bào)”書寫的主要內(nèi)容，對整個事件進(jìn)行詳細(xì)剖析，書寫內(nèi)容非常生動。但是，都忽略了批評性“通報(bào)”要求的“剖析根源，歸納教訓(xùn)”這一核心，在這種書寫方式下形成的“通報(bào)”失去了教育意義和警示作用。因此作為辦公室秘書要充分認(rèn)識到公文寫作過程中反復(fù)修改的重要性。在文稿形成后，首先需要對文稿是否與國家法律法規(guī)和相關(guān)部門規(guī)定相符，也就是嚴(yán)格按照文種內(nèi)容要求對文稿進(jìn)行詳細(xì)檢查，這樣才能讓修改過程更具針對性。

（三）培養(yǎng)對事物語體的感悟和應(yīng)用能力。公文語言通常情況下被稱為是“事物語體”，又會被稱為公文語體，與普通的文藝語體存在較大差別。但由于受到我國傳統(tǒng)語文教育的深刻影響，導(dǎo)致很多功能書寫采取的是文藝語體，語言應(yīng)用方面表現(xiàn)出嚴(yán)重文學(xué)化，而且語感也體現(xiàn)出了畸形化的問題，這與當(dāng)前社會實(shí)用型語言能力的要求嚴(yán)重不符。這一點(diǎn)在公文書寫領(lǐng)域已經(jīng)引起廣泛重視。因此對于辦公室秘書來說，公文寫作能力培養(yǎng)過程中需要對事物語體感悟能力培養(yǎng)給予高度重視，這樣才能在公文書寫過程中對公文語言進(jìn)行恰當(dāng)、得體的應(yīng)用。對于這種語言的培養(yǎng)來說，并不是僅僅在了解事物語體特征和具體要求后就能自然而然形成，需要在實(shí)際工作中進(jìn)行不斷鍛煉，通過上文中提到的單向練習(xí)和反復(fù)修改積累，才能夠真正形成對事務(wù)語體的熟練應(yīng)用。

四、結(jié)語

綜上所述，辦公室秘書的日常業(yè)務(wù)開展過程中，公文書寫能力屬于一個非常重要的基礎(chǔ)技能要求，在新的發(fā)展形勢下，公文書寫要求相應(yīng)發(fā)生了改變，為了適應(yīng)新時代辦公室秘書工作的實(shí)際需求，需要對公文寫作能力的培養(yǎng)給予高度重視，這樣才能對單位發(fā)展發(fā)揮積極作用。