文書檔案管理的辦公自動化應用

文/新疆生產建設兵團第四師第一中學 楊明明

隨著互聯(lián)網的發(fā)展，網絡和辦公自動化為人們的生活帶來了便捷，不僅改變了人們的生活方式，也改變了人們的工作方式，這為文書檔案管理的自動化提供了基礎。隨著辦公自動化的發(fā)展，傳統(tǒng)紙質文書檔案管理的弊端表現(xiàn)得越來越明顯，為了有效提高文書檔案管理的管理質量和管理效率，應用辦公自動化管理文書檔案是行之有效的方法。但是現(xiàn)階段，在應用文書檔案辦公自動化的過程中依然存在許多問題，這就需要相關工作人員針對此類問題進行具體地分析和解決，進而將文書檔案辦公自動化的優(yōu)勢發(fā)揮出來。

一、辦公自動化在文書檔案管理中的應用優(yōu)勢

（一）為數(shù)據共享提供保障。隨著辦公自動化時代的不斷深入，傳統(tǒng)的文書檔案管理已經逐漸被辦公自動化的新方法所取代，辦公自動化在文書檔案管理中的應用主要是通過網絡平臺，保障辦公自動化傳輸?shù)谋憬菪浴⒂行院蜁r效性，達到辦公自動化資源共享和流動有序管理的目的，在企業(yè)文書檔案管理的過程中起到重要的作用。首先，在辦公自動化為支撐的前提下，企業(yè)可以運用電子化處理方式整合和歸納文書檔案辦公自動化，進而達到辦公自動化的有效查詢、調用和流動共享。其次，文書檔案管理的目的是將復雜無序的企業(yè)資料、數(shù)據進行整合、存檔和調用，辦公自動化在這一方面提供了不可取代的技術支撐，實現(xiàn)企業(yè)文書檔案管理的資源共享，節(jié)省不必要的資源和時間。最后，在企業(yè)文書檔案管理中運用辦公自動化，符合時代發(fā)展和企業(yè)發(fā)展的需求，文書檔案數(shù)據在企業(yè)中的價值隨著發(fā)展日益凸顯，只有將這些文書檔案的價值充分發(fā)揮出來，才能實現(xiàn)讀取共享。

（二）節(jié)約成本，提高管理效率。在企業(yè)的文書檔案管理過程中，由于企業(yè)資料、數(shù)據的數(shù)量龐大，處理的資料、數(shù)據具有多元化特征，所以文書檔案管理工作量較大且十分復雜，對待這些資料、數(shù)據必須進行分類整合、歸納和儲存，便于日后的調取和查詢。但是傳統(tǒng)的文書檔案管理工作一般是由人工進行完成，在企業(yè)資料、數(shù)據的處理方面效率很低，且不能保證準確率，造成了很多誤差，不能很好地滿足快速整理、儲存及調用的要求，也不利于企業(yè)文書檔案管理工作的開展。在企業(yè)文書檔案管理工作中有效運用辦公自動化，利用辦公自動化的時效性、便捷性和準確性能有效彌補傳統(tǒng)企業(yè)文書檔案管理工作中的不足和人工導致的誤差，不僅能夠提升文書檔案管理的效率和質量，還能有效節(jié)省人力成本、資源和時間。

（三）為文書檔案長久保存提供保障。在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，企業(yè)的資料、數(shù)據以紙質的方式長時間存放，在企業(yè)資料、數(shù)據的保存過程中，如果保存不當會造成紙張損壞、蟲蛀、墨水風化、人為損壞、偷竊等影響查閱企業(yè)資料、數(shù)據的情況，最終給企業(yè)帶來巨大的損失。但是在企業(yè)的文書檔案管理工作中有效運用辦公自動化，能通過網絡平臺和數(shù)據庫將企業(yè)的資料、數(shù)據進行加密存檔和備份，為文書檔案長久保存提供保障，還節(jié)省了存放紙質文書檔案的空間，提高了辦公自動化資源的利用率。另外，運用網絡平臺和數(shù)據庫，方便企業(yè)資料、數(shù)據的調取和提高實用性，還可以借助可移動硬盤儲存、U盤儲存等方式對企業(yè)資料、數(shù)據進行保管，提高企業(yè)資料、數(shù)據的安全性。

二、辦公自動化在文書檔案管理中的應用

（一）創(chuàng)建專門管理文書檔案的辦公自動化系統(tǒng)。在企業(yè)中，文書檔案的管理與一般定義的辦公自動化管理是有很大不同的，傳統(tǒng)的辦公自動化系統(tǒng)一般應用于基礎的工作，無法滿足一些重要的、專業(yè)的文書檔案的儲存。文書檔案辦公自動化需要整理、分類、開發(fā)或者長期使用，需要一個強大的、細致的辦公自動化管理系統(tǒng)來支撐。想讓文書檔案充分體現(xiàn)價值，就要在實際中確保文書檔案整理的效率以及質量，需建立文書檔案辦公自動化管理系統(tǒng)。企業(yè)在運用辦公自動化時，要同時保留現(xiàn)有文書檔案管理技術上的優(yōu)點，繼而研發(fā)專業(yè)性的辦公自動化管理系統(tǒng)，從而滿足文書檔案管理的需求。要想建設好辦公自動化管理系統(tǒng)，就要做到以下三點：首先，要注重硬件方面的建設，專業(yè)的辦公自動化管理系統(tǒng)對于網絡以及計算機等設備有很高的要求，所以，單位要把所用的計算機設備等硬件進行更新升級，儲存文書檔案辦公自動化設備的房間要裝監(jiān)控設施，打好專業(yè)化系統(tǒng)創(chuàng)建的基礎。其次，要注重軟件方面的建設，購買穩(wěn)定優(yōu)質的軟件，還要做好軟件調試、系統(tǒng)維護等多方面工作，安排專業(yè)人員負責軟件的管理運行與操作。最后，在建立專業(yè)管理系統(tǒng)的同時，要注重對于安全方面的考慮，特別是系統(tǒng)建立完成后，一定要制定安全保障措施，建立網絡安全防火墻，保證文書檔案辦公自動化不被病毒感染，確保文書檔案辦公自動化的完整性。與此同時，要提前做好系統(tǒng)發(fā)生故障后的應對方案，以免文書檔案辦公自動化因系統(tǒng)故障造成損失。

（二）以傳統(tǒng)文書檔案管理作為基礎。辦公自動化在企業(yè)文書檔案管理中的應用不代表傳統(tǒng)文書檔案管理模式消失，二者的關系不是相互替代而是應該做到結合。辦公自動化文書檔案管理依靠自動化與網絡智能的結合，但是傳統(tǒng)文書檔案管理與辦公自動化的聯(lián)系十分密切。事實上，辦公自動化文書檔案管理是以傳統(tǒng)文書檔案管理為基礎，繼承了文書檔案資源的形成、整理、儲存、檢查、保管、鑒定、統(tǒng)計等業(yè)務。二者的差距只是服務對象的不同，傳統(tǒng)文書檔案管理是運用紙質的實體文書檔案以面對面的方式服務，而辦公自動化文書檔案管理是運用辦公自動化、數(shù)字辦公自動化、資源共享等方式提供遠程服務。雖然辦公自動化文書檔案管理具備很多優(yōu)勢，但是不能完全取替?zhèn)鹘y(tǒng)文書檔案管理。首先，傳統(tǒng)文書檔案管理是開展辦公自動化文書檔案管理的基礎，辦公自動化文書檔案管理的自動化空間需要傳統(tǒng)文書檔案管理進行補充。其次，文書檔案管理的儲存要做到紙質與辦公自動化數(shù)字化的長期并存。再次，辦公自動化文書檔案管理難將文書檔案的人文精神進行體現(xiàn)。最后，傳統(tǒng)文書檔案管理中資源會受限制，對于辦公自動化文書檔案加密的企業(yè)，需要在傳統(tǒng)文書檔案中遵守某些條件才能獲得使用權。綜上所述，為了保護文書檔案的完整性、安全性、實用性和便捷性，需要辦公自動化文書檔案管理和傳統(tǒng)文書檔案管理二者相互結合，相互依托，形成多元化發(fā)展趨勢。

（三）建立完善的管理隊伍，提升文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。隨著辦公自動化技術在企業(yè)文書檔案管理中的普遍應用，對文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)也提出了新的要求?；诖?，文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)要適應辦公自動化技術在企業(yè)文書檔案管理中的應用要求，提升自身的工作水平和思維廣度，加強自身的紀律意識和規(guī)則意識，才能更好地掌握辦公自動化技術在企業(yè)文書檔案管理中的應用，文書檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)水平直接決定了企業(yè)辦公自動化文書檔案管理的水平和效率，甚至關系到企業(yè)辦公自動化文書檔案管理未來的發(fā)展走向。想要有效提高文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和技能水平，需要提升文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，經常舉辦一些有關于辦公自動化的文書檔案管理交流會和專題座談會，有計劃地安排一些相關實踐活動和技術交流活動，聘請專家對文書檔案管理人員進行講解和指導，并傳遞先進的管理理念和教育理念，增強文書檔案管理人員的學習積極性和自主性，提高文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和技能水平，促進企業(yè)辦公自動化文書檔案管理的良性發(fā)展。

三、結語

綜上所述，在企業(yè)文書檔案管理當中有效融入辦公自動化技術，是現(xiàn)代化文書檔案管理的必由之路和發(fā)展要求，保障了企業(yè)資料、數(shù)據的完整性和保密性，還為企業(yè)文書檔案管理工作提供了時效性、便捷性和可操作性。另外，在企業(yè)檔案管理當中有效融入辦公自動化，不僅提高了企業(yè)檔案管理的效率和管理水平，也提高了企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)，為企業(yè)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展提供了源源不斷的動力。