從干部人事檔案審核反思高校學(xué)生類檔案的管理

文/長安大學(xué)檔案館 趙維超；西安理工大學(xué)檔案館 王雪荻

自《干部人事檔案管理?xiàng)l例》施行以來，干部人事檔案審核工作在全國多個(gè)省市展開，各地企事業(yè)單位的組織人事部門對(duì)干部人事檔案進(jìn)行查證。作為高校檔案工作者，筆者在經(jīng)辦過大量干部人事檔案補(bǔ)辦事宜后，發(fā)現(xiàn)干部人事檔案審核工作引申出高校學(xué)生類檔案管理存在的諸多問題，造成部分干部人事檔案難以補(bǔ)全，既可能對(duì)干部的提干、調(diào)動(dòng)等工作產(chǎn)生不利影響，也不利于維護(hù)高校檔案工作的專業(yè)性和權(quán)威性。面對(duì)數(shù)量龐大、形成過程復(fù)雜、內(nèi)容豐富的高校學(xué)生類檔案，同時(shí)相關(guān)管理規(guī)范、制度不夠健全的前提下，高校學(xué)生類檔案管理部門應(yīng)結(jié)合干部人事檔案管理的相關(guān)要求，對(duì)二者相關(guān)聯(lián)的檔案管理進(jìn)行進(jìn)一步的規(guī)范。

一、高校學(xué)生類檔案管理存在的問題

（一）高校學(xué)生類檔案歸檔不全。對(duì)照《干部人事檔案管理?xiàng)l例》中對(duì)干部人事檔案材料的相關(guān)要求，學(xué)生類檔案中的學(xué)歷材料、黨團(tuán)材料缺失情況尤為突出。其中學(xué)歷材料主要為學(xué)籍卡、成績單、《學(xué)生登記表》《畢業(yè)生登記表》以及升學(xué)報(bào)名等材料不全；黨團(tuán)材料主要為入黨志愿書、黨課證明等材料不全。一方面，有些屬于學(xué)生個(gè)人檔案的材料僅有一份，在校期間若未及時(shí)歸入學(xué)生類檔案，日后用人單位難在高校檔案館的綜合檔案中補(bǔ)回；另一方面，干部人事檔案中的材料是個(gè)人形成的歸檔材料，而高校檔案館管理的教學(xué)類、黨群類檔案都屬于綜合類檔案，其中雖然包含學(xué)生的成績單、黨課記錄等內(nèi)容，但作為校內(nèi)各立卷單位歸集而成的檔案，內(nèi)容上多以名單、花名冊(cè)的形式體現(xiàn)，二者的形成過程和內(nèi)容形式上有很大區(qū)別，不能直接作為嚴(yán)格意義上的干部人事檔案材料。即使高校檔案館館藏有相關(guān)個(gè)人的檔案材料，但若與《干部人事檔案管理?xiàng)l例》中的要求不一致，就需要檔案館在提供復(fù)印材料的同時(shí)輔以說明材料。如此一來，既增加了高校檔案館的工作量，也不利于維護(hù)干部人事檔案的完整性和原始性。

（二）缺乏與干部人事檔案管理要求的銜接?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱“27號(hào)令”）增設(shè)了“學(xué)生類”檔案，首次將學(xué)生檔案納入歸檔范圍，體現(xiàn)了以學(xué)生為本的理念。無論從“27號(hào)令”的相關(guān)內(nèi)容還是實(shí)踐工作來看，可以確定的是學(xué)生類檔案就是學(xué)生檔案，也等同于學(xué)生在校期間的個(gè)人檔案，是人事檔案的雛形，是全面反映學(xué)生在校期間個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)業(yè)成績、思想品德等情況的原始記錄。畢業(yè)后“檔隨人走”，學(xué)生檔案直接轉(zhuǎn)化為干部人事檔案或其他類型的人事檔案。作為在形成過程中前后相繼的同一類管理對(duì)象，高校學(xué)生檔案的歸檔材料與干部人事檔案的歸檔材料在內(nèi)容和形式上并沒有形成良好的銜接。例如學(xué)生的學(xué)籍卡，有用人單位在干部檔案審核中認(rèn)為是“包含學(xué)生姓名、籍貫、住址等學(xué)籍信息的登記卡”，與學(xué)生成績單是兩種不同的檔案材料；而高校檔案館提供的是包含學(xué)生成績和部分學(xué)籍信息的成績單；又如用人單位要求提供《入學(xué)登記表》或《報(bào)考登記表》等學(xué)生入學(xué)所填寫的材料，但《報(bào)考登記表》是學(xué)生錄取入校之前產(chǎn)生的歷史記錄，并不屬于高校綜合類檔案的歸檔范圍，高校檔案館只能提供《學(xué)生登記表》或錄取名冊(cè)為證。由于“27號(hào)令”只規(guī)定了學(xué)生類檔案材料的大致范疇，沒有具體列舉哪些材料需要?dú)w檔，因此實(shí)踐中歸檔的主觀性過強(qiáng)，缺乏規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性，加之各高校供學(xué)生填寫的各類表格名稱、內(nèi)容不盡相同，給后續(xù)的干部人事檔案管理造成一定的困難。

（三）學(xué)生類檔案整套丟失現(xiàn)象依然存在。學(xué)生類檔案是高校所管理的各類檔案中，唯一一類歸檔完整后不歸屬學(xué)校保管的檔案。其伴隨學(xué)生的升學(xué)、就業(yè)而轉(zhuǎn)遞出校。實(shí)踐中存在因?qū)W校與檔案接收單位轉(zhuǎn)遞不清、畢業(yè)生檔案意識(shí)不強(qiáng)等種種原因，而出現(xiàn)丟檔、棄檔的現(xiàn)象，而鮮有原始檔案能找回。從而有用人單位在審核檔案過程中發(fā)現(xiàn)在校期間整套檔案缺失，同時(shí)不乏個(gè)人違約棄檔在先而要求補(bǔ)辦整套學(xué)籍檔案的情形。他們?cè)噲D通過學(xué)校檔案館的復(fù)印件來“重建”整套學(xué)生檔案。此做法不僅使人事檔案的權(quán)威性和嚴(yán)肅性大打折扣，同時(shí)若全套學(xué)生檔案均為復(fù)印件，且有些檔案材料一旦丟失無法補(bǔ)全，也可能會(huì)給個(gè)人日后辦理提干、退休、社保等手續(xù)時(shí)帶來諸多不便。

二、規(guī)范高校學(xué)生類檔案管理的關(guān)鍵點(diǎn)

（一）加強(qiáng)高校學(xué)生類檔案的“全過程管理”和“前端控制”。歸檔材料不全是高校學(xué)生類檔案管理需解決的突出問題。無論其主管部門是高校檔案館還是學(xué)院等其他部門，要在認(rèn)識(shí)上明確學(xué)生類檔案就是學(xué)生的個(gè)人檔案，而且會(huì)成為日后人事檔案材料的重要組成部分，將其視為不斷形成、不斷積累的過程。對(duì)于干部人事檔案審核中反映出的高校學(xué)生檔案中有關(guān)報(bào)考、就業(yè)等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)材料缺失的突出問題，高校學(xué)生檔案管理部門有必要要求學(xué)生將研究生報(bào)名、畢業(yè)生招聘等網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)產(chǎn)生的有關(guān)報(bào)考、就業(yè)等事宜的“線上”材料下載打印并收集歸檔，從而客觀、真實(shí)地反映學(xué)生從入學(xué)到升學(xué)或就業(yè)的完整過程。在此基礎(chǔ)上，高校學(xué)生檔案管理部門還應(yīng)對(duì)學(xué)生類檔案管理進(jìn)行“前端控制”?！陡刹咳耸聶n案管理?xiàng)l例》第十九條規(guī)定的學(xué)歷學(xué)位材料以中學(xué)為起點(diǎn)，“27號(hào)令”也指出學(xué)生類檔案包括高中檔案。高校學(xué)生類檔案是干部人事檔案的“前端”，而高中檔案又是高校學(xué)生類檔案的“前端”，要重視高校學(xué)生類檔案管理起點(diǎn)，在學(xué)生入學(xué)報(bào)到后就應(yīng)對(duì)隨轉(zhuǎn)來的高中檔案進(jìn)行逐一審查，其中的報(bào)考材料、入團(tuán)材料等如有缺失應(yīng)盡早補(bǔ)全，若等到學(xué)生畢業(yè)后檔案轉(zhuǎn)遞出校，再由人事檔案管理單位審核后補(bǔ)充，則檔案材料的補(bǔ)全難度會(huì)非常大。高校學(xué)生類檔案管理部門應(yīng)最大限度地做到學(xué)生在校期間的相關(guān)個(gè)人檔案材料收集的齊全完整，保障學(xué)生類檔案歸檔材料的原始性和規(guī)范性，避免學(xué)生畢業(yè)后再補(bǔ)充在讀期限相關(guān)檔案材料的情況發(fā)生。

（二）明確高校學(xué)生類檔案的歸檔范圍。高校學(xué)生類檔案無論從內(nèi)容還是形式上，都明顯區(qū)別于高校其他類型的檔案。但從“27號(hào)令”的內(nèi)容上看，學(xué)生類檔案在概念上并不具備排他性，而且各高校對(duì)學(xué)生類檔案的有關(guān)規(guī)定的理解還存在不一致的情況，目前尚未出臺(tái)專門針對(duì)學(xué)生類檔案管理的規(guī)范，加之高校學(xué)生數(shù)量龐大、檔案管理人員有限、人員流動(dòng)性大等諸多原因，導(dǎo)致高校學(xué)生類檔案的歸檔范圍不明確，歸檔材料不齊全的問題出現(xiàn)。筆者認(rèn)為高校學(xué)生類檔案材料的歸檔范圍“宜寬不宜窄”，其收集應(yīng)當(dāng)以“27號(hào)令”為依據(jù)，明確教學(xué)類中的《學(xué)生登記表》《畢業(yè)生登記表》、成績單等同屬于學(xué)生類檔案的材料類型。針對(duì)此類材料，在形成時(shí)就應(yīng)一式多份，形成后分別移交學(xué)校檔案管理部門，裝入學(xué)生個(gè)人檔案。同時(shí)高校學(xué)生類檔案管理部門應(yīng)參照《干部人事檔案管理?xiàng)l例》中要求的學(xué)歷學(xué)位材料、黨團(tuán)材料以及其他可供組織參考的材料，將學(xué)生在校期間檔案材料的歸檔范圍以清單的形式確定下來，明確不同材料的歸檔時(shí)間，提高學(xué)生類檔案歸檔工作的針對(duì)性和可操作性，加強(qiáng)高校學(xué)生類檔案與干部人事檔案管理的銜接。

（三）理順畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)寄的責(zé)任。畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞是保障學(xué)生畢業(yè)后人事檔案齊全完整的重要環(huán)節(jié)，同時(shí)也是高校學(xué)生類檔案管理部門與畢業(yè)生人事檔案管理機(jī)構(gòu)就檔案管理權(quán)限的交接。要理順在此過程中高校、畢業(yè)生及人事檔案接收單位的責(zé)任，避免在此過程中檔案去向不明甚至丟失的情況發(fā)生。首先，高校學(xué)生類檔案管理部門要確保寄出的檔案齊全完整，根據(jù)不同生源、不同去向?qū)Ξ厴I(yè)生檔案做精細(xì)化轉(zhuǎn)遞，保障轉(zhuǎn)遞流程的規(guī)范與安全，妥善留存檔案寄出記錄和檔案接收單位出具的接收回執(zhí)，做到日后有據(jù)可查。其次，應(yīng)幫助學(xué)生樹立檔案意識(shí)。學(xué)生檔案意識(shí)淡薄是造成“丟檔”“棄檔”現(xiàn)象的重要原因之一，高校的學(xué)院、檔案館等相關(guān)部門對(duì)畢業(yè)生進(jìn)行集中教育或培訓(xùn)，促使畢業(yè)生形成最基本的人事檔案意識(shí)，確保所填寫的檔案接收單位信息的準(zhǔn)確性，主動(dòng)追溯檔案轉(zhuǎn)遞去向，確認(rèn)人事檔案的接收情況。再次，人事檔案接收單位在接收到畢業(yè)生檔案后應(yīng)及時(shí)核查其材料是否齊全，并將接收回執(zhí)返回畢業(yè)生所在學(xué)校的寄出單位，使畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作形成完整的閉環(huán)。

三、結(jié)語

綜上所述，《干部人事檔案管理?xiàng)l例》出臺(tái)以后，全國各級(jí)各類企事業(yè)單位在干部人事檔案審核中所反映的高校《學(xué)生登記表》《畢業(yè)生登記表》、學(xué)籍卡、成績單等在校期間學(xué)籍檔案材料缺失情況較為突出。由此反映出高校學(xué)生類檔案管理存在的歸檔范圍不明確、歸檔責(zé)任不清晰、檔案轉(zhuǎn)遞有風(fēng)險(xiǎn)等多方面的不足。對(duì)高校而言，目前尚未出臺(tái)專門針對(duì)高校學(xué)生類檔案管理的相關(guān)規(guī)范，故此，將高校學(xué)生類檔案視為學(xué)生在校期間的個(gè)人檔案進(jìn)行管理是相對(duì)穩(wěn)妥的做法，學(xué)生學(xué)籍材料的歸檔及管理工作可參照《干部人事檔案管理?xiàng)l例》的相關(guān)管理要求進(jìn)行完善，從而提高學(xué)生類檔案管理的規(guī)范性與科學(xué)性。