數字化技術在檔案管理工作中的應用研究

文/山東省菏澤市單縣應急管理局 邵繼仁

檔案屬于個人或整體的信息資源，具有內容廣泛、信息量大及價值高等特點。檔案管理是一項系統(tǒng)性的工程，在信息技術推動下，檔案管理從傳統(tǒng)的紙質檔案管理走向了數字化管理模式。但是，單純的信息化、數字化管理無法滿足檔案現代化管理的需求，如何運用高科技手段實現檔案管理和有效利用是當前檔案管理現代化發(fā)展中關注的焦點。當前，國內外檔案管理專家和信息管理專家已經逐步開始了數字技術虛擬化管理模式和檔案利用形式，檔案管理智能化發(fā)展取得了一定的成就。利用“大智移云”和數字技術虛擬檔案管理數據，實現現有檔案資料和歷史檔案利用數據永久保存。綜合運用計算機技術虛化檔案管理現狀，突破檔案管理和利用時間、空間層面的限制，提高檔案利用效率將是數字技術引發(fā)的最大變革。我們必須抓住檔案管理升級轉型的趨勢，借助數字技術，全面推動檔案管理高質量發(fā)展，滿足新時期檔案管理和檔案服務需求。

一、數字技術在檔案管理工作中的運用現狀

隨著科學技術的發(fā)展，數字技術逐漸運用到生活發(fā)展各領域，同時在檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用。數字技術主要包含了采集、儲存、云端等技術系統(tǒng)，各系統(tǒng)功能在長期發(fā)展中逐漸成為檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的主要趨勢。隨著數字技術的廣泛運用，我國檔案管理工作數字技術管理取得了顯著的成績，主要依賴于數字技術發(fā)展到一定程度，將檔案管理現代化和檔案利用現代化深度融合，促進檔案管理轉型升級。

檔案管理數據采集系統(tǒng)的運用。此種數字技術的運用與智慧檔案管理息息相關，檔案數字采集系統(tǒng)增加了數字RS技術和檔案三維攝影技術，傳統(tǒng)檔案掃描歸檔轉向了數字技術立體化保存，檔案數字采集成果顯著；同時，在數字多維技術支撐下，檔案管理數字化管理實現了圖像保護與數字畫面信息雙向轉化，利用數字技術信息抓取、立體掃描和資料信息錄取等技術，結合虛擬技術繪圖軟件，保持檔案紙質化原狀。尤其是三維技術在檔案管理工作中的運用，可以有效利用檔案數字化模型，將虛擬畫面和檔案管理實際工作結合起來，將傳統(tǒng)檔案管理虛擬化，形成直觀的檔案管理。

傳統(tǒng)檔案利用或者信息化檔案利用中，我們經常會出現細微的差異，但是數字化技術與檔案管理深度融合，運用數字畫像形式展示檔案管理工作，可以改變傳統(tǒng)的檔案管理精細化不足的問題。將大數據和檔案管理、檔案服務和檔案利用等結合起來，做好數據的分析，增強檔案利用效率。

同時，可視化數字技術綜合運用。通過現代化設備的購買和引入，保障了檔案管理的信息化建設基礎。通過必備的掃描儀、紅外線設備、掃碼器等設備的配置，實現檔案數字化處理，將處理后的檔案實現電子化歸檔，方便檔案管理的查閱和管理。實現傳統(tǒng)檔案的數字化歸檔，針對歷史檔案相對較多的情形，實現傳統(tǒng)檔案數字化手段。

二、加強檔案管理數字技術運用的重要性

（一）數字技術是提升檔案管理效率的必經途徑。迅速發(fā)展的科學技術背景下，傳統(tǒng)檔案管理方式由于成本偏高已不再適用。信息時代的數字化檔案管理方式，不但檔案管理費用大幅度降低，而且檔案管理工作效率得到有效提升。同時，從檔案需求受眾層面來講，檔案利用和檔案需求日益增加。數字化檔案管理方式的出現，不但能夠保密處理檔案信息，且辦公效率更快。從檔案保存層面來講，傳統(tǒng)檔案管理方式以紙質檔案保存為主，此種管理方式極易損壞檔案文件并加大檔案查找難度。信息時代的數字化檔案管理方式，可將以往來自外界環(huán)境的干擾排除，通過無紙化檔案管理方法的運用，可為檔案保存提供安全保障，并實現檔案利用率的提升。

（二）數字技術是推動檔案管理現代化發(fā)展的基礎。網絡技術及檔案人員數字化管理應用技術水平是必須具備的條件。就硬件設施而言，日益發(fā)展的互聯(lián)網技術背景下，檔案管理需與時代腳步同步。當前，檔案管理工作基本普及了計算機，內部局域網的構建，成為檔案管理實施數字化管理的網絡硬件基礎條件。單純地從檔案信息化管理層面上看，檔案現代化管理是遠遠不夠的。檔案現代化管理需要將數字技術和檔案務實工作深度融合，對檔案管理專用軟件進行開發(fā)，確保數字化檔案管理能夠具備檔案收集、檢索及編目等基本服務功能，共同推動檔案管理現代化發(fā)展。

三、數字技術在檔案管理工作中的具體運用

（一）獲取數據資源，建立檔案管理數據庫。數字化檔案管理中，涉及大量信息設備的使用，包含各類區(qū)域網絡、硬件設備及軟件等，所以檔案管理需完善數字化檔案管理配置，并要重視數據庫管理與操作等系統(tǒng)的完善力度。因此，在數字技術運用前必須做好檔案管理基礎數據采集，主要包含檔案管理歷史數據、管理需求、管理發(fā)展趨勢等，為了確?；A數據的真實性和可靠性，筆者建議從以下幾個層面落實：一是有針對性的檔案管理調研。通過檔案管理對象實地調研的方式掌握基層檔案需求數據資源，獲取有效的檔案管理基礎數據。二是利用現代技術梳理檔案歷史管理數據。通過檔案管理數據、查找和數據瀏覽的方式在現代信息技術瀏覽中形成的歷史記錄，明確歷史檔案數據資源使用情況。三是利用檔案數據系統(tǒng)綜合測量，對獲得的檔案管理基礎數據綜合匯總。利用大數據技術科學處理現有的檔案管理數據，做好檔案管理數據歸類處理。這是檔案管理數據信息使用的重要環(huán)節(jié)，主要是綜合考慮檔案管理和歷史管理中各種數據發(fā)展影響因素與相關因素，進而全面掌握數字化檔案管理需求。

（二）搭建信息系統(tǒng)，實現檔案數字化歸檔。通過數字化處理的檔案，重要的是加強檔案管理。建議購買相關檔案管理軟件，實現內部授權，對接各部門發(fā)展端口，實現網絡化管理。各部門的檔案信息可以自行錄入系統(tǒng)，檔案管理部門可以進行有效的歸檔，促進檔案管理工作的效率。根據目前人們“互聯(lián)網+移動APP”的生活習慣，加強建設檔案管理部門的檔案管理APP建設，檔案管理相關人員可以有效利用APP查閱和利用檔案，實現檔案管理生活化和利用效率最大化。通過信息化系統(tǒng)建設為檔案管理系統(tǒng)運行提供可靠性、安全性的保障。此外，信息系統(tǒng)建設涉及各類PAID保護級別的運用，以便滿足各個用戶實際需要。系統(tǒng)有著極為嚴格的硬件要求，需要能夠熱插拔的硬件，以便保障系統(tǒng)應用的連續(xù)性。合理運用數字技術，實現檔案管理虛擬動態(tài)演示。檔案管理數字技術具備明顯的交互性，推動檔案管理數字技術有效運用，可以從檔案管理需求者角度自動調整檔案管理方向。對檔案管理現代化來講，這種虛擬的技術可以實現檔案管理內部結構關系、外部模擬結構和需求模型虛擬，借助3D環(huán)境光源模擬系統(tǒng)打造立體化的檔案管理格局。將數字漫游技術和電影蒙太奇剪輯技術運用到檔案管理現代化管理中，直接為檔案管理帶來視覺化沖擊，檔案管理現場模擬更加真實。檔案管理和利用可以清晰地掌握各流程與各服務環(huán)節(jié)。

（三）運用數字化體系，實現檔案管理組織重構。綜合運用數字化技術重構檔案管理組織生態(tài)是檔案管理現代化發(fā)展的最終途徑，以網絡虛擬技術和數字技術模型構建，將檔案管理影響因素和需求因素融合起來，優(yōu)化檔案管理組織生態(tài)，提高檔案利用效率。數字化體系運用到檔案管理組織重構中是一種全新的技術理念和方法，除了傳統(tǒng)的數字技術處理和流程處理以外，必須將檔案管理利用、現代化因素和數字技術下檔案管理優(yōu)化算法結合起來，從根本上改變檔案管理生態(tài)，實現檔案管理組織重構。筆者建議，在檔案管理基礎數據搜集完成以后，通過大數據虛擬技術和大數據挖掘技術合理整合數據，用三維數字技術和數據模型技術形成檔案管理虛擬軟件，模擬檔案管理組織架構。將現有的檔案管理需求和檔案管理模式在模型中體現出來。清晰地展示檔案管理發(fā)展趨勢和管理結構之間的關系，進一步凸顯檔案服務管理效率。

四、結語

信息時代，強化檔案數字化管理是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，檔案管理應當深入認識檔案管理中數字化管理的必要性與重要性，將資金等方面的支持供于檔案數字化建設，健全數字化檔案管理相關配置?，F代化數字技術運用到檔案管理工作中，實現科技與檔案管理工作深度融合，將技術與檔案服務有機結合。不僅可以為檔案管理直接帶來服務體驗，還能提升檔案服務效率，滿足社會大眾檔案需求。進入新時代，我們必須重視檔案管理和檔案利用的重要性，將現代技術與檔案管理工作深度融合起來，推動檔案管理現代化發(fā)展，重構檔案管理數字化生態(tài)結構，滿足檔案現代化轉型升級的需求。