新時(shí)期完善醫(yī)院人事檔案管理工作的措施探討

文/泰安市中心醫(yī)院 時(shí)康 張?chǎng)﹤?；泰安市人才交流服?wù)中心 周明明

目前，檔案的應(yīng)用對(duì)于國(guó)家機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位有極為重要的作用，能夠保證資料等具有歷史性的物品得以有效保存。隨著科技的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，數(shù)字化管理趨勢(shì)已經(jīng)成為檔案管理的主要類型。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，大數(shù)據(jù)時(shí)代網(wǎng)絡(luò)檔案的管理依舊屬于新生事物，缺乏足夠的完善度，所以在進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理時(shí)，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)了解其重要性，并做好相應(yīng)的管理，這樣才能使大數(shù)據(jù)時(shí)代網(wǎng)絡(luò)檔案得到實(shí)際應(yīng)用，使醫(yī)院的檔案得到有效的管理。在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，主要選擇傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，雖然有部分企事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，逐漸將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用其中，但依舊處于初級(jí)的應(yīng)用階段，沒有形成人事檔案管理模式改革體系。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，檔案管理模式改革能夠有效節(jié)約空間，并且提高檔案管理的安全性。在醫(yī)院人事檔案管理時(shí)，將大數(shù)據(jù)時(shí)代網(wǎng)絡(luò)檔案應(yīng)用其中，能夠保證資料得到有效管理，大大提高基礎(chǔ)信息支持，保證醫(yī)院在進(jìn)行人員管理時(shí)，能夠?qū)Y料進(jìn)行隨時(shí)調(diào)取。

一、人事檔案管理模式改革過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）思想認(rèn)知不足。在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，涉及醫(yī)院的諸多部門以及醫(yī)療人員，但相關(guān)管理人員并沒有重視醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作，大多數(shù)醫(yī)療人員將工作重點(diǎn)放在醫(yī)療質(zhì)量的提升上。除此之外，在醫(yī)院內(nèi)部，大多數(shù)人事檔案沒有對(duì)外公開，工作人員不能隨意查閱，這就導(dǎo)致醫(yī)院的相關(guān)管理人員忽略了人事檔案管理工作的重要性，而一部分員工在實(shí)際工作時(shí)僅僅履行自身的工作職責(zé)，沒有將自身的人事信息交給管理部門，這就導(dǎo)致信息在收集時(shí)出現(xiàn)不規(guī)范和不全面的情況。也直接導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作缺乏完整性，對(duì)于后續(xù)的績(jī)效考核以及人事資源整合來(lái)說(shuō)，造成了極大的影響。

（二）人事檔案管理機(jī)制較為落后。在傳統(tǒng)的人力資源管理工作中，雖然醫(yī)院都開展人事檔案管理工作，但總的來(lái)說(shuō)，并沒有建立完善的管理制度以及管理體系，這就導(dǎo)致醫(yī)院的人事管理機(jī)制依舊較為落后，直接導(dǎo)致人事檔案管理工作落實(shí)不到位，并且很多醫(yī)院由于獎(jiǎng)懲制度不完善，無(wú)法進(jìn)行有效的工作創(chuàng)新，這些因素都直接導(dǎo)致人事檔案管理工作處于不規(guī)范和不科學(xué)的狀態(tài)，最終影響了管理工作的整體機(jī)制，導(dǎo)致其無(wú)法在醫(yī)療改革過(guò)程中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（三）人事檔案管理方法較為落后。人事檔案管理工作涉及內(nèi)容較為豐富，其中涉及許多工作人員的個(gè)人信息和隱私性較強(qiáng)的內(nèi)容，所以在進(jìn)行不同資料的登記與管理時(shí)，需要專門管理并且根據(jù)其加密權(quán)限分別開展存放工作，其中涉及的覆蓋面較廣，并且信息量較大，所以在進(jìn)行信息的收集時(shí)，傳統(tǒng)的手工管理與收集工作效率較低，并且時(shí)間較長(zhǎng)，沒有建立科學(xué)且完善的技術(shù)制度規(guī)范，所以市場(chǎng)上的新型技術(shù)手段未得到有效應(yīng)用，導(dǎo)致最終的管理效率受到影響。

（四）醫(yī)院人事管理工作人員的工作量較大。就目前來(lái)說(shuō)，市場(chǎng)上大多數(shù)醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，相關(guān)的工作人員設(shè)置數(shù)量較少，并且大多數(shù)屬于兼職工作人員，主要由醫(yī)院內(nèi)部的信息管理人員兼職進(jìn)行，大多數(shù)檔案管理人員不具備相應(yīng)的管理資質(zhì)，也沒有接受過(guò)相關(guān)培訓(xùn)，由于醫(yī)院內(nèi)部的工作人員眾多，并且檔案十分復(fù)雜，再加上人員流動(dòng)時(shí)所帶來(lái)的檔案?jìng)鬟f和檔案審核，這些非常規(guī)工作大大增加了檔案管理的復(fù)雜性，導(dǎo)致檔案管理人員需要進(jìn)行大量的非常規(guī)操作，影響了最終的管理質(zhì)量。

二、強(qiáng)化檔案管理模式改革的要求

（一）強(qiáng)化檔案管理工作的教育以及認(rèn)知。在進(jìn)行管理時(shí)，相關(guān)醫(yī)務(wù)人員的人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)由管理人員自身進(jìn)行，所以需要提高管理人員的工作重視度，使相關(guān)管理工作人員養(yǎng)成良好的職業(yè)道德，為管理人員培養(yǎng)高度的責(zé)任感，使其在工作時(shí)保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，尤其需要借鑒和吸收優(yōu)秀的人事檔案管理研究成果，使檔案管理工作能夠成為檔案管理工作人員的使命和責(zé)任，強(qiáng)化其工作意識(shí)。除此之外，在醫(yī)院內(nèi)部，還需要強(qiáng)化宣傳力度，使基層的一線醫(yī)務(wù)人員能夠主動(dòng)參與到檔案管理工作中，明確檔案管理工作并非是簡(jiǎn)單的人力資源登記，更重要的是維護(hù)醫(yī)院的正常運(yùn)行，這樣才能使一線的醫(yī)護(hù)人員積極配合人事檔案管理工作的進(jìn)行。

（二）建立完善的管理制度。在相關(guān)制度和條例執(zhí)行過(guò)程中，工作人員可以借鑒國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)已經(jīng)歸檔的醫(yī)務(wù)人員信息進(jìn)行電子文件的管理，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度和措施進(jìn)行，保證信息的完整性和原始性。如果某一類電子文件檔案需要進(jìn)行長(zhǎng)期保存，則需要將其與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件一同歸檔，而對(duì)于具有保密要求的電子文件，則應(yīng)當(dāng)應(yīng)用安全的保密措施，并且對(duì)涉及隱秘的電子文件進(jìn)行全面的密碼管理，嚴(yán)禁在外網(wǎng)開放，并且定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檢測(cè)，避免出現(xiàn)黑客攻擊或病毒入侵的情況。在進(jìn)行體制建設(shè)時(shí)，可以從信息收集、檔案保管以及借閱等多個(gè)步驟進(jìn)行流程完善，使各項(xiàng)管理工作都能夠參照對(duì)應(yīng)的管理制度進(jìn)行，避免由于員工工作疏漏出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象。除此之外，通過(guò)合理的管理，還能夠使工作人員各司其職，嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行各項(xiàng)操作，并且還需要規(guī)范認(rèn)定制度以及查遺補(bǔ)缺措施，使信息收集具有一定的可信度和科學(xué)性。

（三）科學(xué)建立大數(shù)據(jù)庫(kù)防護(hù)體系。在醫(yī)院開展人事檔案管理工作時(shí)，可以在醫(yī)院內(nèi)部建立完善的局域網(wǎng)信息管理平臺(tái)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件對(duì)其中的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，能夠大大提升管理效率，并且在大數(shù)據(jù)理論的支持下，還可以將大數(shù)據(jù)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，在醫(yī)院內(nèi)部建立完整的大數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣能夠有效保障醫(yī)院的人力資源管理質(zhì)量。計(jì)算機(jī)大數(shù)據(jù)庫(kù)防護(hù)體系建設(shè)主要是防護(hù)黑客和病毒的入侵，使醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)能夠安全有效地運(yùn)行。但計(jì)算機(jī)在運(yùn)行過(guò)程中，各項(xiàng)操作活動(dòng)本身屬于動(dòng)態(tài)的變化系統(tǒng)，在用戶的指令操作下，計(jì)算機(jī)會(huì)進(jìn)行某一項(xiàng)操控行為，如果用戶操作不規(guī)范或者登錄某危險(xiǎn)網(wǎng)站，則會(huì)加大計(jì)算機(jī)遭到病毒和黑客入侵的風(fēng)險(xiǎn)。在這種狀況下，想要強(qiáng)化計(jì)算機(jī)本身的安全特性，就需要制定相應(yīng)的防護(hù)體系，定期做好計(jì)算機(jī)的病毒查殺、漏洞修復(fù)，這樣能夠使計(jì)算機(jī)建立動(dòng)態(tài)化的安全防護(hù)體系，通過(guò)定向的途徑將其傳遞到用戶面前，規(guī)范計(jì)算機(jī)用戶的各項(xiàng)操作行為。

（四）注重醫(yī)院檔案的管理人才培養(yǎng)以及設(shè)備升級(jí)。大數(shù)據(jù)背景下管理人才的培養(yǎng)工作十分重要，醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理人員需要不斷更新自身的認(rèn)知體系和管理理念，接受現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)信息培訓(xùn)活動(dòng)。醫(yī)院內(nèi)部需要注重網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才的專業(yè)化培養(yǎng)，在檔案管理模式傳統(tǒng)與現(xiàn)代轉(zhuǎn)變過(guò)程中，醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)型人才較為缺乏，所以需要積極引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)專業(yè)和計(jì)算機(jī)專業(yè)的人才，并注重檔案管理人員的技能與知識(shí)培養(yǎng)?，F(xiàn)代化的人事檔案管理工作要求管理人員具備專業(yè)的人事檔案管理知識(shí)，還需要具備二次處理技術(shù)、信息挖掘技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)專業(yè)知識(shí)。除此之外，需要加強(qiáng)工作人員之間的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流，立足于醫(yī)院的實(shí)際工作狀況，而醫(yī)院人事檔案管理部門需要配合其他部門開展有效合作，討論在檔案管理中存在的重點(diǎn)和難點(diǎn)，這樣能夠提升檔案管理的穩(wěn)定性。在培養(yǎng)管理人才的基礎(chǔ)上，還可以對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的相關(guān)工作設(shè)備進(jìn)行進(jìn)一步的完善，可以在醫(yī)院建立紙質(zhì)檔案專用庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)部配置完善的保存鐵柜，每日需要對(duì)庫(kù)房的環(huán)境狀況進(jìn)行檢查，保障設(shè)備的溫度和濕度都維持在合理范圍內(nèi)。

（五）提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。人事檔案管理工作是一項(xiàng)極為復(fù)雜并且涉及內(nèi)容較多的工作。人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，會(huì)對(duì)最終的管理水平產(chǎn)生極大的影響，所以相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)提升對(duì)于人力資源管理來(lái)說(shuō)極為重要。作為檔案管理部門的工作人員，在日常工作中需要不斷提升自身的政治思想水平建設(shè)，并且還需要在業(yè)余時(shí)間強(qiáng)化自身的綜合素質(zhì)以及職業(yè)道德。在信息化時(shí)代，醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理資源，不僅需要具備良好的計(jì)算機(jī)操作能力，還需要具備良好的保密意識(shí)。由于醫(yī)療行業(yè)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)水平較為復(fù)雜，屬于一個(gè)綜合性的公立系統(tǒng)，在日常工作中涉及的醫(yī)療行業(yè)專業(yè)知識(shí)也較為豐富，所以醫(yī)院需要通過(guò)集中培訓(xùn)的方式，使人事檔案管理工作人員的醫(yī)療基礎(chǔ)知識(shí)水平得到提升，只有檔案管理人員的醫(yī)療專業(yè)技能得到培養(yǎng)，才能對(duì)醫(yī)院人事檔案管理產(chǎn)生全面的認(rèn)知，使檔案管理工作的效率得到進(jìn)一步提升。

三、結(jié)語(yǔ)

在現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理過(guò)程時(shí)，相關(guān)工作人員首先需要做好自身的能力培養(yǎng)，不斷提高單位內(nèi)部人事檔案管理水平，建立科學(xué)且安全的數(shù)據(jù)資料庫(kù)，這樣才能體現(xiàn)檔案的價(jià)值，便于相關(guān)用戶進(jìn)行資料調(diào)取時(shí)，能夠獲取準(zhǔn)確且真實(shí)的資料，這樣才能保證醫(yī)院人事檔案管理工作順利進(jìn)行，促進(jìn)我國(guó)醫(yī)療行業(yè)快速發(fā)展。