基層檔案管理工作問題與對策

文/新密市檔案局 郭麗娜

基層檔案是保證單位穩(wěn)定發(fā)展的基石，檔案管理工作是否正常，與管理人員能否正常工作有直接關(guān)系。針對基層檔案管理中存在的問題，及時制定解決措施，有效保證管理工作順利開展，這是提升基層檔案管理整體水平的前提條件。

一、基層檔案管理工作在單位發(fā)展中的意義

要想在檔案管理工作中保持正確的工作態(tài)度，需要樹立正確的管理意識，加強(qiáng)對檔案管理工作的重視和理解?；鶎訖n案是單位日常管理發(fā)展的如實(shí)記錄，是單位不斷發(fā)展的歷史憑證，也是單位難以估量的資本?；鶎訖n案有多種存檔方式，有文書和業(yè)務(wù)形式，還有人事及財務(wù)形式，安全類檔案也是其中的一種。不同的檔案資料記錄著單位不同發(fā)展階段的軌跡，對基層單位的管理工作及未來發(fā)展有非常重要的歷史意義和借鑒價值。

二、分析基層檔案管理中存在的主要問題

（一）未引起檔案管理人員的足夠重視。根據(jù)我國當(dāng)前發(fā)展情形，可以發(fā)現(xiàn)檔案管理工作被個別基層單位忽視，他們對管理檔案的重要性認(rèn)識不夠。因此某些基層單位認(rèn)為管理檔案簡單易上手，需要的技術(shù)含量不高，對大多數(shù)人稍加培訓(xùn)，做到歸整、排放或者修補(bǔ)檔案就可以；再加上這項(xiàng)工作缺乏完善的評估體制，相對于其他工作穩(wěn)固性高，導(dǎo)致一些工作人員態(tài)度敷衍，假如這種不良風(fēng)氣蔓延，不僅嚴(yán)重影響基層單位檔案管理質(zhì)量，還會因不當(dāng)管理造成重要資料的丟失。因此，基層單位務(wù)必要強(qiáng)化工作人員的檔案意識，使其認(rèn)識到檔案管理對單位發(fā)展的重要性。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。縱觀我國目前檔案管理的實(shí)際情況，檔案管理未引起足夠重視是普遍存在的現(xiàn)象，再加上專業(yè)的管理人才比較缺乏，而現(xiàn)有檔案人員工作能力較差或職業(yè)素質(zhì)低下，個別單位甚至把其他工作崗位的人員調(diào)過來管理基層檔案，所謂“拆東墻補(bǔ)西墻”，調(diào)劑人員無法全面了解和掌握檔案管理的工作內(nèi)容，也不具備分析檔案的能力。更有甚者，對檔案的整理、歸檔、查找和維護(hù)這些基本工作都不清楚，因此，難以放心將這些珍貴的國家資源交給專業(yè)能力不足或不對口人員進(jìn)行保管。基于此，加大對基層單位建設(shè)的重視力度是目前檔案管理的重中之重，這也是有效避免基層檔案被管理人員當(dāng)作廢舊資料銷毀的重要防護(hù)手段，提升檔案人員綜合能力，使檔案管理工作符合新時代人們的期望，為檔案管理工作的順利進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。

（三）硬件設(shè)施不完善且檔案管理混亂。對基層檔案進(jìn)行管理需要結(jié)合硬件設(shè)施來進(jìn)行，一般情況下，檔案應(yīng)用價值較大，尤其是紙質(zhì)檔案，其價值更是難以估量，單位通常將這類檔案存放于鋼質(zhì)且防御性較好的存儲柜中，這種存儲方式雖然能保護(hù)紙質(zhì)檔案免受外來不利因素的破壞，但無法抵擋自然環(huán)境所帶來的不利影響。另外，部分單位當(dāng)?shù)丨h(huán)境比較惡劣，自然災(zāi)害較為嚴(yán)重，紙質(zhì)檔案的儲存質(zhì)量難以保障。雖然部分單位采用了電子檔案管理模式，但仍舊需要借助硬件設(shè)施的支持才行，實(shí)際情況是，檔案管理部門所配備的計算機(jī)設(shè)備型號比較老舊，內(nèi)存運(yùn)行受限，對檔案管理工作的順利實(shí)施造成嚴(yán)重影響。部分基層單位，尤其是人流量相對較小的鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)，其工作量和員工人數(shù)、檔案存放規(guī)模遠(yuǎn)沒有市區(qū)以上單位多，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位，檔案柜中通常存放的都是鄉(xiāng)鎮(zhèn)村民的個人參保信息，對其進(jìn)行分村或分盒整理存儲進(jìn)入檔案柜實(shí)行專管，除了上述類型的檔案信息相對管理比較規(guī)范，其他類檔案信息通常都是工作人員個人管理，并沒有對其進(jìn)行細(xì)致分類，更沒有固定的存儲位置，經(jīng)常容易發(fā)生檔案資料本該歸檔卻未歸檔的混亂現(xiàn)象。

（四）基層檔案人員信息化管理意識較差，且信息化管理程度偏低。部分單位仍舊沿用傳統(tǒng)的手工方式來查找所需的檔案資料，雖然有計算機(jī)等硬件設(shè)備，但檔案工作人員信息化管理意識缺乏，未將科技信息的優(yōu)勢充分利用起來，手工方式管理檔案，不僅影響工作效率，還容易因個人原因等出現(xiàn)錯誤，影響檔案管理質(zhì)量。信息化管理只局限于對參保人員實(shí)現(xiàn)計算機(jī)查找對應(yīng)檔案編號信息，然后工作人員再去找對應(yīng)的紙質(zhì)檔案，并未將參保人員的檔案資料進(jìn)行集中化信息管理，其他類型的檔案資料更未納入信息化管理范圍，這對基層檔案管理的質(zhì)量和效率造成非常不利的影響。

三、加強(qiáng)基層檔案管理工作的相關(guān)措施

（一）加強(qiáng)檔案管理人員對工作的重視，積極宣傳檔案管理的意義。強(qiáng)化檔案管理人員的相關(guān)意識，使其充分認(rèn)識做好檔案管理工作對單位發(fā)展的重要意義。未對檔案管理工作引起足夠的重視是我國檔案管理普遍存在的現(xiàn)象，要保證檔案管理工作達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，可以從以下兩方面來著手：一方面，加大對檔案管理工作的宣傳力度，積極宣講檔案管理對單位經(jīng)營發(fā)展的重要性，同時對宣傳工作進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，以保證檔案宣傳的有效性。借助目前宣傳的不同形式，加大宣傳范圍和力度，比如將宣傳彩頁刊登在報刊上，或者利用廣播電視、網(wǎng)絡(luò)等多媒體形式進(jìn)行宣傳，也可以利用微信公眾號等不同形式進(jìn)行大范圍宣講，提升基層檔案管理人員對工作的重視程度，這是避免重要檔案被損壞的重要手段。另一方面，除了上述宣傳方式外，政府部門需配合出臺相關(guān)的行政性文件，進(jìn)一步加大宣傳力度，同時也體現(xiàn)檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，并全面監(jiān)管基層檔案管理工作的實(shí)際執(zhí)行情況，使基層單位充分意識到檔案管理的真正意義。

（二）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，進(jìn)而提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。檔案管理人員個人水平是保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理隊伍預(yù)期的建設(shè)水平，需要加強(qiáng)對檔案管理人員綜合素質(zhì)的重視和提升，單位可以根據(jù)自身實(shí)際為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會。同時，注重對檔案管理專業(yè)人才的引進(jìn)和重用，杜絕使用其他部門工作人員來管理檔案，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)其高度負(fù)責(zé)的工作態(tài)度和責(zé)任心，將檔案管理人員的薪資福利和個人績效掛鉤，并實(shí)行獎罰措施，對優(yōu)秀的檔案管理人員給予合理的物質(zhì)獎勵和精神獎勵，對于工作散漫、不負(fù)責(zé)或發(fā)生重大錯誤的檔案人員給予嚴(yán)厲懲罰，必要時予以開除等。通過不斷優(yōu)化和改進(jìn)檔案管理隊伍，達(dá)到提升檔案管理工作效率及質(zhì)量的最終目的。

（三）完善硬件設(shè)施并對檔案資料進(jìn)行規(guī)范化管理。根據(jù)基層單位的實(shí)際存檔條件，實(shí)施完善的電子檔案管理模式。除重要檔案進(jìn)行專人專管外，還要進(jìn)行電子存檔保管，通過雙重保險實(shí)現(xiàn)對基層檔案資料的完善管理。及時更新硬件設(shè)施的型號和內(nèi)存，以保證檔案管理工作的順利開展。不管是鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位還是市區(qū)以上單位，都需做好基層檔案資料的規(guī)范管理，將所有檔案分門別類進(jìn)行全面存檔保管，對特殊、重要的檔案除了紙質(zhì)存檔外，還要進(jìn)行電子檔案的專門保管，以防丟失或損壞，對單位造成不可估量的損失。務(wù)必保證所有檔案的全部歸檔，對應(yīng)歸未歸的問題，根據(jù)實(shí)際情況對管理人員進(jìn)行批評或處罰，使其認(rèn)識到問題的嚴(yán)重性。

（四）強(qiáng)化檔案管理人員信息化意識，提升檔案信息化管理程度。強(qiáng)化檔案管理人員信息化管理意識，運(yùn)用先進(jìn)的信息管理模式替代傳統(tǒng)的手工管理模式，使計算機(jī)等信息設(shè)備的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。對所有檔案資料實(shí)行信息化管理，以此來提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。不斷提升基層檔案管理信息化建設(shè)水平，加大對檔案信息化管理的投入力度。針對信息化管理實(shí)施過程中遇到的各種問題，工作人員要積極同技術(shù)人員共同分析和研究應(yīng)對措施，引入先進(jìn)的檔案信息管理軟件，建立基層檔案資料數(shù)據(jù)庫，將參保檔案信息及其他檔案信息統(tǒng)一錄入數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行安全保存，制定檔案信息化管理制度，并根據(jù)單位實(shí)際不斷優(yōu)化和改進(jìn)制度內(nèi)容，為基層檔案管理工作的有效落實(shí)提供重要保障，這也是提升檔案管理水平的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

綜上所述，基層檔案管理是單位經(jīng)營發(fā)展不可或缺的重要環(huán)節(jié)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層及檔案管理人員應(yīng)引起足夠的重視。強(qiáng)化檔案管理意識，充分認(rèn)識檔案管理工作對單位發(fā)展的重要性。制定完善的檔案管理制度，加大對檔案管理軟硬件方面的投入力度，對基層檔案實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的雙重管理模式，同時，提升檔案管理人員的綜合能力，以此來推動基層單位檔案管理工作健康發(fā)展。