新時期檔案數字化管理及其創(chuàng)新策略

文/山東傳媒職業(yè)學院 馮月

數字化檔案管理是利用計算機將模擬信號轉化為數字信號的處理過程，將紙質檔案數字化，可通過掃描儀或者數碼設備對紙質檔案進行數據化處理，將其存入磁盤或光盤等載體上，方便計算機識別。積極推行數字化檔案管理，充分滿足時代需求，是保障檔案管理工作開展的前提條件。目前，就檔案數字化管理服務而言，其需求量持續(xù)增加，且操作步驟和方法較為簡便。分析其管理特征，制定創(chuàng)新性策略，可進一步提升管理成效。本研究就此展開探討，現總結結果如下。

一、檔案數字化管理所涉內容及具體實施方法

（一）檔案數字化管理所設內容。在檔案管理中，數字化作用日趨顯著，引起檔案管理相關從業(yè)人員的充分重視，是新形勢下數字化管理的核心要務。檔案數字化是數字檔案建設中最重要最基礎的工作，它通過先進的技術將紙質檔案歸納為數字檔案，然后通過互聯網形成龐大的數據庫。檔案數字依托計算機技術的迅猛發(fā)展、數字攝影技術的進步、多媒體的多元化演變而形成的極具時代特征的檔案管理新模式。其完全打破傳統(tǒng)模式，改變原紙質檔案文件管理形式，經計算機系統(tǒng)操作，對文字、數據、表格、圖畫進行存儲。不管是查找或是記錄，均極具便捷性。在節(jié)約管理時間的同時，也進一步優(yōu)化了人力資源。檔案數字化管理建設符合時代發(fā)展，對檔案資源與利用都有著重要作用。

（二）檔案數字化具體實施方法。所謂檔案數字化，在具體實施時，是自實體檔案庫中，將檔案提檔。首先，有效完成拆卷操作，然后展開細致的校對，并經系列高掃、平掃，完成對相關數據的精準采集。不管是數字化檔案或實體檔案，均會有相關圖表附帶。其次，將與檔案存在緊密關聯性的圖表在數字化檔案中精準導入，對于檔案數字化而言，是依托互聯網來實施，采用服務器或瀏覽器進行遠程操控操作，無地域上的限制，對有關檔案進行查閱時，不會受運輸、人工、時間等問題的干擾。同時，在安全性上，數字化檔案也更趨完善，可經檔案性質、大小、時間軸等予以劃分，以方便精準查閱，對信息保護發(fā)揮作用。

二、對檔案數字化管理進行創(chuàng)新的意義

（一）與時代發(fā)展要求相符合。目前，在檔案管理活動中，廣泛引入了掃描儀等先進設備，對檔案管理科學、創(chuàng)新發(fā)展具推動作用，也利于檔案管理質量水平進一步提升。以此為背景，不斷對管理方式進行創(chuàng)新，對管理規(guī)章制度進行建立健全，積極推進檔案管理數字化體現，可與時代發(fā)展需要契合，為推進檔案管理工作的有序完成提供了保障。

（二）不斷增強檔案管理方面的水平。當前，掃描和信息技術應用領域逐漸擴大，加之檔案管理人員重視不斷提升自身綜合技能，故檔案管理數字化成為發(fā)展的必然。實踐也表明，積極促進管理實現數字化，除可為與檔案相關的信息資源歸檔和整理提供便利外，也可為查詢打下良好基礎，最大限度滿足使用者的需要，并可促進檔案管理服務水平的提升。積極開展數字化管理，在一定程度上還可縮短檔案資料在存放時的占地面積，增強檔案資料所必需的防水、防火能力，進一步增強檔案管理水平，并可對公眾利用檔案信息資源的實際需要予以滿足。

（三）持續(xù)增強檔案工作服務水準。以檔案管理數字化為背景，經對管理方式進行創(chuàng)新，并積極對檔案相關的信息資源數據庫進行構建，數字化完成檔案資料的處理，后精準編號并有序存儲。使用者在日常工作中需對檔案資料進行查閱時，僅需將編號和目錄輸入，即可對所需資料達到快速查詢目的。此項作用，在增強檔案信息服務水準、對公眾日趨增高的物質和精神需求滿足方面作用卓著。

三、檔案采用數字化管理模式的創(chuàng)新性舉措

（一）加大宣傳工作開展力度。在新形勢下，需對檔案管理數字化價值引起充分重視，不斷對思維進行創(chuàng)新，并持續(xù)對管理理念進行革新，以滿足時代發(fā)展需要，加快提高檔案管理水平的進程。另外，可在專業(yè)人才、資金、制度等方面提供全面的支持，不斷對檔案管理制度進行完善，并重視資金的投入，為相關工作的開展打下良好基礎。同時，檔案管理人員需具備崇高的使命感，順應時代發(fā)展所需，滿足檔案管理數字化方面的要求，并不斷增強自身學習能力，掌握檔案管理專業(yè)技能和基礎知識，不斷豐富檔案管理經驗，努力滿足新形勢下的多元化需要，進而保障檔案管理工作高效進行，持續(xù)改善檔案管理水平。

（二）建立健全數字化管理相關規(guī)章制度。持續(xù)對檔案管理制度進行完善，積極開展整理、存儲等各環(huán)節(jié)的有效管理工作，進而保障規(guī)范化開展管理工作。積極開設獎懲機制，對服務質量高、管理工作到位的個人和部門予以獎勵。進而使其主動性不斷被激發(fā)，與檔案管理在數字化方向發(fā)展的趨勢契合，最終達到增強檔案管理質量的目標。

（三）加大數據庫建設力度。積極對檔案管理數據庫進行構建，以實現統(tǒng)一的針對檔案信息資源的管理工作。完成針對檔案資料的掃描、業(yè)務管理、信息查詢以及數據分析等內容，并持續(xù)對檔案管理信息系統(tǒng)進行完善。另外，還需對檔案信息資源進行不斷采集，加強檔案信息數據庫的構建?？蛇\用數據壓縮、掃描儀等技術，為數據信息查閱提供便利，達到持續(xù)增強檔案管理水平的目的。

（四）積極對安全保障體系予以構建。重視對數字化檔案加強安全管理，對安全保障體系進行構建，為開展檔案管理，需加大與檔案管理相關的安全保障技術的引入力度，可對密鑰技術、加密轉輸技術、加密存儲技術、訪問控制技術等充分運用，以增強數據庫信息安全相關的工作，防范檔案信息出現泄露，并可規(guī)避檔案資料丟失現象，進而為檔案信息資料安全提供保障。針對紙質檔案，需加強歸檔和整理工作，注意構建良好的環(huán)境，加強鼠害、防火、防水等工作力度，以防檔案信息資料出現損害。

四、檔案數字化的重要作用

檔案數字化具有重要的作用，首先能夠方便用戶的查詢和利用數字形式的信息，可以幫助用戶快速查閱，并且實時異地傳輸和遠程利用，利于復制和共享。檔案數字化能夠支持電子化業(yè)務的開展，隨著經濟不斷發(fā)展，越來越多的業(yè)務依靠網絡進行，通過計算機網絡能大幅度提高工作效率。并且電子檔案能有效保存檔案原件，減少因檔案查閱對檔案造成的物理損傷，通過網絡可以匯聚分散存儲在各地的檔案信息庫，真正實現信息資源共享和綜合利用開發(fā)。

五、結語

在檔案數字化建設過程中，必須堅持高效性、安全性、保密性和規(guī)范性的原則。加大保密性是工作的重點，隨著大數據時代的到來，因工作失誤而導致的數字流失屢見不鮮。因此在檔案數字化過程中要細化每個環(huán)節(jié)，使得流轉存儲與利用的安全性增加，要保護檔案，保護個人隱私，杜絕泄密現象發(fā)生。所謂檔案數字化，是改變既往保管檔案實體的形式，使其向數字化信息形式發(fā)展，以為公眾提供更高效的服務。數字化的過程，即是針對信息技術進行開發(fā)利用、推廣應用的過程，同時也是促使社會生產加速，不斷促使管理水平、工作效率、經濟效益增強、人員素質提升的過程，也可促進人才開發(fā)、各地經濟實力增強。在新形勢下，數字化檔案管理成為綜合國力提升的重要標準，需引起充分重視，不斷創(chuàng)新。