深化體制機制改革 加快檔案管理部門科技創(chuàng)新

付賀 吳園園

摘? 要：現(xiàn)代體制機制改革深化推動下，作為日常工作重要組成部分的檔案管理工作也必須要全面掌握體制機制改革深化的具體要求，從檔案管理工作實際出發(fā)，不斷在管理思維、管理模式、管理方法上進(jìn)行創(chuàng)新變革，尤其要重視檔案管理的信息化建設(shè)和技術(shù)改進(jìn)，完善工作機制，提高管理和工作效能。該文從高校檔案管理體制機制現(xiàn)狀分析出發(fā)，闡述深化體制機制改革下高校檔案管理部門科技創(chuàng)新的具體需求，并針對如何加快檔案管理部門科技創(chuàng)新的新思路與新路徑提出幾點建議。

關(guān)鍵詞：體制機制改革? ?高校檔案管理? ?檔案管理部門? ?科技創(chuàng)新

中圖分類號：G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1672-3791（2021）08（b）-0077-03

Deepening the Reform of the System and Mechanism and Accelerating the Scientific and Technological Innovation

of the Archives Management Department

FU He? WU Yuanyuan

（Hengshui University， Hengshui， Hebei Province， 053000 China）

Abstract： Driven by the deepening of the reform of modern systems and mechanisms， as an important part of daily work， archives management must also comprehensively grasp the specific requirements of deepening the reform of modern system and mechanism. It is needed to proceed from the reality of archives management， constantly make innovations and changes in management thinking， management mode and management methods， and pay particular attention to the information construction and technical improvement of archives management， improve the working mechanism and improve management and work efficiency. Starting from the analysis of the current situation of archives management system and mechanism in colleges and universities， this paper expounds the specific needs of scientific and technological innovation of archives management departments in colleges and universities under the deepening reform of system and mechanism， and puts forward some suggestions on how to speed up the new ideas and paths of scientific and technological innovation of archives management departments.

Key Words： System and mechanism reform; University archives management; Archives management department; Technological innovation

我國的檔案管理體制是在“集中統(tǒng)一”的原則上形成的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”，中央級的檔案行政管理機構(gòu)負(fù)責(zé)掌管全國的檔案工作，負(fù)責(zé)對全國檔案事物進(jìn)行規(guī)劃和管理、統(tǒng)一對黨和國家機關(guān)的重要檔案進(jìn)行管理;地方下設(shè)各級黨委和人民政府的檔案管理機構(gòu)，統(tǒng)一管理內(nèi)部事務(wù)，對該區(qū)域內(nèi)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。地方政府針對高校人員總量多、變動頻繁等特點，將人事檔案管理權(quán)委托給高校自行管理。為了便于深入剖析體制機制改革下的檔案管理部門的科技創(chuàng)新，現(xiàn)以高校為例展開陳述。

高校檔案管理的主要內(nèi)容包括教學(xué)、科研、行政管理、社會服務(wù)等方面工作情況的詳實記錄，它不僅僅是客觀存在的數(shù)據(jù)信息，更是單位多年發(fā)展歷程的見證。深入了解和分析企業(yè)或者單位中的檔案資料，人們可以很清楚地掌握這一個企業(yè)或者單位發(fā)展的客觀規(guī)律，以及領(lǐng)導(dǎo)層做出每一項決策的參考依據(jù)，其為高校自身改革創(chuàng)新也提供了重要的參考依據(jù)。從當(dāng)前高校檔案管理工作開展現(xiàn)狀來看，其仍然存在檔案利用率不高、檔案規(guī)范性不強、檔案信息化建設(shè)不完善等諸多問題，歸根結(jié)底是高校對檔案管理工作創(chuàng)新重視程度不足、支持力度不夠、開發(fā)利用意識不強等原因造成的[1]。為此，高校需要明確深化體制機制改革下檔案管理部門科技創(chuàng)新的必要性，掌握體制機制改革對高校檔案管理部門所提出的新要求，為高校未來發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

1? 高校檔案管理體制機制現(xiàn)狀

目前來講，我國部分高校仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理體制機制，整體效率較低且已經(jīng)無法滿足高校發(fā)展的實際需求，這也是管理體制機制改革深化的重要核心要求之一。《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》的頒布與實施和高校規(guī)模的不斷擴大及高校檔案資源服務(wù)利用范圍的拓展，對高校檔案管理部門的工作開展提出了新要求。高校逐漸建立起了檔案館（室）管理和利用高校檔案信息的管理體制，但仍需加大創(chuàng)新力度，確保檔案管理工作能夠得以高效推進(jìn)，為高校發(fā)展提供有力的支持。為此，高校必須要做出改變，不斷加強管理的創(chuàng)新，加強人才引進(jìn)機制的完善，創(chuàng)新人才引進(jìn)方式，優(yōu)化薪資獎勵機制。深化體制機制改革，將科技創(chuàng)新作為高校檔案管理體制發(fā)展的驅(qū)動力，同時要以思維變革來推動檔案管理機制的建設(shè)與改進(jìn)[2]。

2? 建立健全高校檔案管理體制機制

2.1 完善培訓(xùn)機制，提高專業(yè)知識

一是組織有針對性的專業(yè)培訓(xùn)，組織培訓(xùn)機構(gòu)和高校檔案管理人員集中培訓(xùn)，提高檔案管理人員的知識技能。二是做好培訓(xùn)計劃，長期培訓(xùn)與短期培訓(xùn)要科學(xué)有效地結(jié)合起來。三是提高培訓(xùn)的廣度和深度，遴選優(yōu)秀的檔案管理人員進(jìn)行綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)知識的開發(fā)培訓(xùn)，以便人才儲備。四是構(gòu)建培訓(xùn)機制，將檔案管理工作的主體脈絡(luò)與當(dāng)前工作有機地結(jié)合起來。五是豐富培訓(xùn)內(nèi)容，將專業(yè)知識培訓(xùn)與綜合知識培訓(xùn)結(jié)合起來，政策解讀與典型案例結(jié)合起來，增強對政策要求、管理方法、操作技術(shù)等知識的灌輸領(lǐng)悟。六是培訓(xùn)形式多樣化，增強培訓(xùn)的感染力和滲透力，提高培訓(xùn)效果。七是加大培訓(xùn)力度，綜合考量，合理設(shè)置培訓(xùn)課程。

2.2 完善管理體制機制，提高管理效能

一是設(shè)置統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)體制。高校檔案館將分散于各部門的干部檔案、人事檔案、辦公文書檔案、學(xué)生檔案、教務(wù)檔案等統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)規(guī)劃，分門別類專業(yè)管理。二是完善管理體制，充分發(fā)揮職能作用，為相關(guān)部門提供及時、準(zhǔn)確、全面的檔案數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持。三是完善管理機制。完善管理體系和獎勵機制，調(diào)動檔案管理人員的工作積極性;完善考核、激勵、約束機制，以主要崗位職責(zé)、業(yè)務(wù)能力為主，以工作態(tài)度、師德師風(fēng)等為輔，融入領(lǐng)導(dǎo)評價和對接部門多方面評價，明確考核指標(biāo)、方式、方法，以及考核結(jié)果的使用，確保規(guī)章制度的落實。嚴(yán)格執(zhí)行各項獎懲制度，真正使各類制度起到激勵先進(jìn)，鞭撻后進(jìn)的效果。完善工作交流機制，加強高校檔案館與地方檔案管理機構(gòu)的協(xié)調(diào)交流，拓寬信息渠道，及時準(zhǔn)確地解讀國家相關(guān)方針政策，實現(xiàn)渠道暢通、信息共享，提高校內(nèi)管理人員的工作效率。

3? 體制機制改革下高校檔案管理部門科技創(chuàng)新

3.1 加強管理思維的創(chuàng)新

高校管理層與檔案管理部門要將檔案管理創(chuàng)新擺在與教學(xué)科研、管理服務(wù)、招生就業(yè)同地位，要重視檔案管理工作開展的效率和質(zhì)量以及創(chuàng)新的投入力度，尤其要充分認(rèn)識到檔案管理工作的順利開展和改革創(chuàng)新是對高等教育發(fā)展的重要驅(qū)動力，需要有組織、有計劃、有制度、有目標(biāo)、有措施、有考核、有完善地開展，尤其要重視檔案管理思維意識的創(chuàng)新[3]。

例如：將“互聯(lián)網(wǎng)+”思維與技術(shù)融入到檔案管理部門工作開展中，打造多元化檔案信息收集、整理、歸類、存儲、調(diào)閱、驗證的現(xiàn)代化管理平臺，以現(xiàn)代化、共享化、便捷化的思維進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新與變革，從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)固化的管理思維，融入新時代發(fā)展性思維與先進(jìn)技術(shù)，懂得發(fā)揮先進(jìn)信息技術(shù)的作用和優(yōu)勢，引導(dǎo)全校師生重視檔案管理工作，使高校檔案管理工作成為全校的工作，使其在高校日常管理工作中自覺收集、整理、歸總、保存檔案資料，最大程度地保證檔案信息的完整性與真實性[4]。

3.2 加強管理模式的創(chuàng)新

高校可以在取得主管部門和上級領(lǐng)導(dǎo)的支持下，根據(jù)自身發(fā)展需要，選拔培養(yǎng)掌握先進(jìn)信息技術(shù)、計算機技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)秀管理人才，發(fā)揮新時期人才所具有的創(chuàng)新思維優(yōu)勢，同時也要配備完善的現(xiàn)代化信息技術(shù)設(shè)備與設(shè)施，建立檔案管理的長效機制，完全摒棄掉以往返聘退休老教師為主要組建方式組成檔案管理團隊的舊思想和舊管理模式，成立專門的檔案館，并加強優(yōu)秀檔案管理人員的梯隊建設(shè)。同時，高校要配備固定的辦公地點、信息設(shè)備和檔案存儲用房，設(shè)立專屬于檔案管理的經(jīng)費預(yù)算，建立科學(xué)健全的檔案管理工作制度與考核評比機制，開展有針對性的檔案管理工作，尤其要徹底改變只認(rèn)學(xué)歷不認(rèn)能力的舊思想與舊管理模式以及人才選拔模式[5]。此外，高校檔案管理部門要結(jié)合實際需求引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備及注重專項資金的管理，設(shè)計專屬高校檔案管理部門的信息管理平臺和管理軟件，重新梳理檔案管理流程，使其具備先進(jìn)的技術(shù)條件與人才條件，從人才與技術(shù)兩方面來打造出全新的檔案管理模式。

3.3 加強管理方法的創(chuàng)新

如今早已是高速發(fā)展的信息化、數(shù)字化時代，新科學(xué)技術(shù)廣泛應(yīng)用下改變了人們生活、工作方式，也使得現(xiàn)代管理體制與機制不斷變革。而從高校檔案管理實際來講，其在管理方法上并沒有實現(xiàn)與現(xiàn)代科學(xué)思維和科技方法的融合，雖然現(xiàn)在來看很多高校檔案管理部門都實現(xiàn)了信息化設(shè)備的應(yīng)用，引入了一些信息技術(shù)產(chǎn)品，但其在檔案資料的管理和數(shù)字化建設(shè)方面的需求遠(yuǎn)未得到滿足。因此，高校檔案管理部門要加大管理方法的創(chuàng)新研究力度，一方面，要建立數(shù)字檔案館，其不僅僅是將所有檔案資料通過文字錄入、掃描拍照、建立電子檔案編號等方法進(jìn)行檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，還要充分利用新媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將實體檔案通過3D形式展現(xiàn)出來，要通過強大的數(shù)據(jù)庫技術(shù)運用形成與實體檔案館相一致的電子數(shù)字檔案館，以一臺電腦就可以完整地反映出整個檔案管理全貌。另一方面，高校檔案管理部門科技創(chuàng)新還可以體現(xiàn)在運用自動化分級管理方法來進(jìn)行檔案管理工作的開展，將檔案管理按照不同分級要求，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)要具備自動分級功能，要可以依據(jù)不同檔案資料信息類型進(jìn)行自動分級分類，并自動入庫存儲和備份，確保檔案信息真實性的同時，也保證檔案信息的安全性[6]。

4? 結(jié)語

高校檔案管理工作是高校健康發(fā)展、國家檔案工作開展的重要組成部分。在國家體制機制不斷深化改革的背景下，高校檔案管理工作要不斷進(jìn)行科技創(chuàng)新，提高檔案管理水平，借助檔案管理體制與機制改革深化這一“東風(fēng)”大力進(jìn)行管理思維的轉(zhuǎn)變、管理模式與管理方法的創(chuàng)新，立足高校發(fā)展實際，提高自身管理水平，以實現(xiàn)高校檔案管理科技創(chuàng)新成果的創(chuàng)造，為高校持續(xù)發(fā)展提供充足的動力。

參考文獻(xiàn)

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[3] 高玲俐.基于信息化背景的文書檔案管理工作創(chuàng)新路徑探索[J].信息記錄材料，2020，21（10）：83-84.

[4] 魯偉麗.基于新時代高質(zhì)量發(fā)展的工業(yè)企業(yè)檔案管理研究[D].保定：河北大學(xué)，2020.

[5] 黃麗華.以科技創(chuàng)新和信息技術(shù)為引領(lǐng)推動檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展——2018年國家檔案局中央檔案館技術(shù)部工作要點[J].中國檔案，2018（2）：19.

[6] 楊旭中.信息化視域下的高校檔案管理創(chuàng)新[J].山西檔案，2018（6）：47-49.