大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案信息化管理與應(yīng)用研究

趙嬋

摘 要：在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各單位應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，推動(dòng)文書檔案信息化管理與應(yīng)用，挖掘文書檔案資源，強(qiáng)化服務(wù)能力，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，注重檔案信息安全管理，更好地發(fā)揮文書檔案的價(jià)值和作用。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);文書檔案;信息化管理;應(yīng)用路徑

文書檔案管理工作是一個(gè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的必要保證，也是單位管理工作的重要基礎(chǔ)。各單位應(yīng)重視文書檔案管理工作，充分認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案管理信息化建設(shè)的必要性，認(rèn)真對(duì)待檔案信息化管理存在的問題，采取必要措施，進(jìn)一步提升文書檔案管理水平，更好地促進(jìn)單位長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展[1 ]。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案信息化管理存在的主要問題

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為文書檔案信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供了技術(shù)支持，通過大數(shù)據(jù)與文書檔案信息化管理的有機(jī)融合，不僅能夠?yàn)橛脩籼峁└鼮楸憬?、全面的信息服?wù)，也有助于提升單位文書檔案資源的利用效率。但在文書檔案信息化建設(shè)中也出現(xiàn)了一系列問題，需引起重視。

1.1 文書檔案管理模式不規(guī)范，存在安全隱患

當(dāng)前部分單位文書檔案管理制度機(jī)制不健全，缺少對(duì)文書檔案管理工作必要的監(jiān)督檢查指導(dǎo)，檔案工作人員對(duì)文書檔案管理規(guī)范化重視不足，工作隨意性大，文書檔案內(nèi)容缺失，檔案信息資源開發(fā)緩慢等問題不同程度地存在。有的檔案收集過程不嚴(yán)格，收集上來的文書檔案格式不統(tǒng)一、排序混亂、裝訂不合格，影響了文書檔案的有序保存，也不利于文書檔案的系統(tǒng)開發(fā)和利用。雖然對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行了數(shù)字轉(zhuǎn)化，但對(duì)后續(xù)數(shù)字檔案的保存、利用卻缺少必要手段，導(dǎo)致很多帶有密級(jí)的文書檔案信息長(zhǎng)期暴露在互聯(lián)網(wǎng)，很容易被不法分子所竊取和利用，不利于文書檔案信息安全。

1.2 文書檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)落后

當(dāng)前很多單位在文書檔案信息化管理過程中偏重于硬件設(shè)施的配備和軟件系統(tǒng)的引進(jìn)，對(duì)于文書檔案人才隊(duì)伍建設(shè)重視程度不足，很多文書檔案管理人員年齡偏大，多是其他崗位轉(zhuǎn)崗而來，未經(jīng)過系統(tǒng)的檔案專業(yè)教育和培養(yǎng)，對(duì)相關(guān)檔案管理制度執(zhí)行和落實(shí)不到位，在檔案信息化建設(shè)過程中對(duì)于大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)掌握得不夠全面，難以將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)運(yùn)用到實(shí)際的文書檔案信息化管理之中。由于文書檔案人才隊(duì)伍建設(shè)落后，影響了單位文書檔案信息化管理的推進(jìn)，也難以對(duì)單位文書檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)的開發(fā)，無法為單位中心工作提供必要的檔案信息支持。

1.3 大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用創(chuàng)新不足

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該成為檔案管理的中心工作。但當(dāng)前部分單位在文書檔案管理仍然以紙質(zhì)文書檔案作為重點(diǎn)，沒有開展較為系統(tǒng)的文書檔案信息化管理工作，無論是在檔案信息收集，還是在檔案服務(wù)、借閱、利用等方面，都存在不同程度的短板。甚至有些單位為了更好地控制成本，沒有為單位檔案信息化配備必要的硬件設(shè)施和其他的配套措施，在文書檔案管理過程中只注重文書檔案的保密性，卻沒有重視文書檔案現(xiàn)代信息技術(shù)的引入。部分單位檔案信息化建設(shè)起步晚，經(jīng)驗(yàn)不足，加之人員素質(zhì)所限，更愿意保守地開展文書檔案管理工作，難以實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和創(chuàng)新，只停留在紙質(zhì)文書檔案數(shù)字化，簡(jiǎn)單的文書檔案服務(wù)之上，難以為文書檔案管理工作效率提升提供必要的信息技術(shù)支撐。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案信息化管理的應(yīng)用路徑

各單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作人員應(yīng)主動(dòng)轉(zhuǎn)變檔案工作思路，將文書檔案信息化管理作為檔案工作發(fā)展的主要方向，加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理人員的教育培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)與文書檔案信息化建設(shè)的真正融合，通過文書檔案資源的深入挖掘，為單位各項(xiàng)工作開展提供更好的文書檔案服務(wù)。

2.1 挖掘文書檔案資源，強(qiáng)化文書檔案服務(wù)

當(dāng)前在文書檔案資源利用過程中有必要引入更為先進(jìn)的大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案的數(shù)字轉(zhuǎn)化，加強(qiáng)檔案數(shù)字信息資源的合理利用和開發(fā)。一方面，將文書檔案資源挖掘作為重要工作加以落實(shí)。當(dāng)前各單位在工作中會(huì)生成大量數(shù)字文書檔案，這些文書檔案既是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記載，也是未來其他工作開展的重要依據(jù)。因此，對(duì)這些文書檔案資源的開發(fā)和利用，對(duì)單位發(fā)展起著重要作用。在文書檔案開發(fā)過程中，一方面，應(yīng)明確文書檔案資源開發(fā)利用的目標(biāo)，在此基礎(chǔ)上形成專項(xiàng)開發(fā)或課題開發(fā)，緊緊圍繞單位中心工作，進(jìn)一步提升文書檔案資源開發(fā)的針對(duì)性和有效性，更好地發(fā)揮文書檔案的價(jià)值和作用。另一方面，強(qiáng)化文書檔案服務(wù)職能，主動(dòng)地利用大數(shù)據(jù)時(shí)代所帶來的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，加速推進(jìn)文書檔案信息化管理，構(gòu)建檔案信息化管理平臺(tái)，加強(qiáng)與各部門的聯(lián)系互動(dòng)，針對(duì)各部門的需要提供有針對(duì)性的檔案信息服務(wù)[2 ]。

2.2 更新檔案管理手段，提高檔案管理效率

應(yīng)加強(qiáng)資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的管理手段。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各單位應(yīng)對(duì)文書檔案信息化建設(shè)給予必要的資金保障，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)手段，確保文書檔案信息化建設(shè)順利推進(jìn)。應(yīng)引進(jìn)更為先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，進(jìn)一步提升單位檔案信息化管理平臺(tái)的兼容性、延展性和適用性，為檔案信息化建設(shè)提供硬件保障，使檔案工作人員能夠利用軟硬件設(shè)施設(shè)備對(duì)文書檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)，進(jìn)一步提升文書檔案管理效率。還應(yīng)完善相關(guān)的制度規(guī)制，充分認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)信息化建設(shè)產(chǎn)生的重要影響，對(duì)原有的文書檔案管理制度進(jìn)行完善和創(chuàng)新，進(jìn)一步提升文書檔案管理制度的針對(duì)性和有效性，切實(shí)為文書檔案信息化建設(shè)提供完善的制度保障。同時(shí)要對(duì)文書檔案信息化建設(shè)各項(xiàng)工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，進(jìn)一步優(yōu)化文書檔案管理流程。

加大對(duì)文書檔案信息化建設(shè)宣傳力度。單位在文書檔案信息化建設(shè)過程中一定要對(duì)文書檔案信息化建設(shè)的必要性和重要性進(jìn)行宣傳，讓各部門及其工作人員了解文書檔案信息化建設(shè)的重要性、主要目標(biāo)和具體流程，并加強(qiáng)與檔案管理部門的聯(lián)系和互動(dòng)，確保文書檔案能夠快速收集、整理和數(shù)字化，進(jìn)一步提升文書檔案的管理效率。通過“檔案宣傳周”“檔案文書展示月”等活動(dòng)，讓單位內(nèi)部人員對(duì)文書檔案信息化建設(shè)的成果有所了解，并主動(dòng)地參與到文書檔案信息化建設(shè)之中，形成全員參與的良好局面。

2.3 加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，保障檔案管理安全

從文書檔案信息化管理的角度看，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來對(duì)單位文書檔案管理方式、內(nèi)容、手段都產(chǎn)生了深刻影響，文書檔案信息化管理正向著多元化、開放性、智慧化、信息化方向發(fā)展。因此，有必要針對(duì)文書檔案信息化管理存在的信息安全問題，完善相關(guān)的制度機(jī)制，引進(jìn)更為先進(jìn)的檔案信息管理軟件，進(jìn)一步提升文書檔案信息安全屬性。在具體實(shí)施過程中，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員應(yīng)定期關(guān)注文書檔案信息化建設(shè)的具體情況，及時(shí)解決存在的問題，為文書檔案信息管理配備先進(jìn)的軟件系統(tǒng)，設(shè)置安全防火墻，完善文書檔案信息管理制度，設(shè)置文書檔案信息查詢權(quán)限，確保文書檔案信息安全，為后續(xù)文書檔案信息資源的合理開發(fā)和利用提供保障。

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，要想進(jìn)一步提升文書檔案管理效率，就必須將加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)放在突出位置。應(yīng)構(gòu)建專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)。單位檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜工程，既需要單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，也需要專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)主動(dòng)參與落實(shí)各項(xiàng)措施，因此必須選拔一批政治素質(zhì)高、綜合素質(zhì)強(qiáng)的人才參與文書檔案信息化管理之中。還應(yīng)加強(qiáng)文書檔案管理人員的教育培訓(xùn)。制定更為科學(xué)合理的教育培訓(xùn)計(jì)劃，將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)納入到文書檔案管理人員的培訓(xùn)之中，進(jìn)一步提升文書檔案管理人員技術(shù)能力和技術(shù)水平，并能夠靈活地運(yùn)用文書檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)文書檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)和利用[3 ]。

總之，在新時(shí)代應(yīng)高度重視和大力推進(jìn)文書檔案信息化建設(shè)，主動(dòng)地引入大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)，對(duì)文書檔案管理流程、管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)文書檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，建好用好文書檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的系統(tǒng)開發(fā)和利用，努力實(shí)現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)：

[1]張麗梅.大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案管理及信息化應(yīng)用分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（04）：89，95.

[2]周臻君.大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案辦公自動(dòng)化的便捷與隱患[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（02）：80—81.

[3]劉嵐萍，曠文俊.檔案數(shù)據(jù)深度挖掘與精細(xì)化管理：大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化建設(shè)策略[J].知識(shí)經(jīng)濟(jì)，2020（03）：69—70.

（作者單位：陜西省西安市高陵區(qū)人民政府辦公室）