試論基層單位兼職檔案管理人員檔案管理意識(shí)的培養(yǎng)

摘 要：本文基于基層單位檔案資料管理現(xiàn)狀，強(qiáng)調(diào)了兼職檔案管理人員加強(qiáng)檔案管理意識(shí)培養(yǎng)的必要性和迫切性，并論述了兼職檔案管理人員進(jìn)行管理的可操作性意見，旨在通過對(duì)兼職檔案管理人員檔案管理意識(shí)的培養(yǎng)，進(jìn)一步提高基層單位檔案工作的質(zhì)量和水平。

關(guān)鍵詞：意識(shí);檔案管理人員;基層;兼職;措施

檔案資料管理工作是基層單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是確保單位日常工作有序開展的基本保證，其重要性不言而喻。工作中，我們應(yīng)當(dāng)牢固樹立“信息就是資源，資料就是財(cái)富”的觀念，努力搞好檔案資料管理工作，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也要把能否掌握積累資料的基本功，作為考核和獎(jiǎng)勵(lì)辦公室文秘人員的一項(xiàng)重要內(nèi)容。[1 ]目前，基層單位的檔案管理人員普遍是兼職，在實(shí)際工作中存在兼職檔案管理人員對(duì)檔案資料管理工作重視不夠，檔案管理意識(shí)較為缺乏的問題，需要我們認(rèn)真對(duì)待并加以解決。

1 基層單位檔案管理兼職人員檔案意識(shí)方面存在的問題及后果

1.1 基層單位及兼職檔案管理人員工作中常見的兩個(gè)不容忽視的問題

1.1.1 缺乏保存文書材料的習(xí)慣。有些部門能夠按上級(jí)要求上交各種材料，但是材料上交后，往往沒有將材料備份后留在本部門保管。久而久之，當(dāng)需要再次提供材料或者以材料作為今后工作參考時(shí)，從本單位檔案中查找不到所需要的材料，不得不求助于曾經(jīng)要求提交材料的上級(jí)部門，工作往往容易陷入被動(dòng)狀態(tài);或者束手無策，有的甚至?xí)霈F(xiàn)憑記憶重新編造材料的錯(cuò)誤行為。

1.1.2 檔案資料管理雜亂無章。一些兼職檔案管理人員雖然有保存檔案材料的意識(shí)，但是對(duì)于需要保存的材料，在材料產(chǎn)生的第一時(shí)間不能按照問題或類型，或者時(shí)間順序進(jìn)行整理，而是隨意放置在各個(gè)文件盒中，過后又沒有整理的習(xí)慣，時(shí)間長(zhǎng)了，當(dāng)需要用到以往的某個(gè)文書材料時(shí)，面對(duì)隨意亂放的雜亂無序的材料，免不了要“翻箱倒柜”，這樣既浪費(fèi)時(shí)間，又給自己增加了不必要的工作量。

1.2 基層單位檔案管理常見的問題引起的兩個(gè)方面不良后果

1.2.1 直接影響單位工作效率，對(duì)單位和部門工作查考及接受各項(xiàng)評(píng)估檢查尤為不利。由于日常工作中形成的一些材料并不具備歸檔的價(jià)值，因此，對(duì)于一些基層單位來說，做好檔案資料整理工作，更多的不是將有價(jià)值材料歸檔，而僅僅是為本單位工作開展提供便利，不自覺地造成一些材料散失。在工作中形成的各類文件通知、各種數(shù)據(jù)信息、各項(xiàng)工作記錄等文件材料，如果沒有得到妥善保管，今后一旦用到，或者有類似的工作需要參考，要么花費(fèi)大量時(shí)間和精力到處尋找，要么需要全部返工重做，給工作的正常開展造成了極大不便。一些業(yè)內(nèi)專家認(rèn)為，單位行政工作能否順利開展，很大程度上取決于檔案工作水平，一定程度上說明日常文書材料管理對(duì)基層單位日常工作開展的影響和作用。在建筑行業(yè)，工程檔案是建設(shè)項(xiàng)目施工中的一項(xiàng)重要組成部分，是工程建設(shè)及竣工驗(yàn)收的必備條件，也是對(duì)工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、改建和擴(kuò)建的原始依據(jù)，在工程建設(shè)、運(yùn)行、管理、維護(hù)等項(xiàng)工作中發(fā)揮著重要的作用，如不及時(shí)收集歸檔，很容易散失，給日后查找利用造成很大障礙。

1.2.2 從源頭上影響基層單位歸檔文件材料的完整性。檔案具有憑證和參考兩大作用，對(duì)于單位工作的正常有序開展至關(guān)重要。作為基層單位兼職檔案管理人員，在單位每年的檔案歸檔工作中，需要?jiǎng)澏w檔范圍、向各部門發(fā)出歸檔通知，再由各部門按照歸檔范圍，從上年形成的文件材料中選取歸檔文件材料，做到應(yīng)歸盡歸。由于兼職檔案管理人員普遍沒有接受過檔案管理方面的培訓(xùn)，缺乏檔案管理意識(shí)，在實(shí)際工作中，檔案材料歸檔工作會(huì)有較明顯的參差不齊。一般來說，單位制定的歸檔范圍相對(duì)固定，數(shù)年不變，工作責(zé)任心強(qiáng)的部門大多能按照檔案室的要求進(jìn)行歸檔，甚至?xí)c兼職檔案管理人員溝通，超出歸檔范圍提交有價(jià)值的材料歸檔;而對(duì)于工作經(jīng)驗(yàn)欠豐富且工作責(zé)任心較差的部門人員來說，往往也只能手頭找到多少歸檔多少。由于各部門工作具有一定的專業(yè)性，兼職檔案管理人員并不清楚其他部門的工作重點(diǎn)和要點(diǎn)，也就是說并不完全了解哪些材料是必須歸檔的。如果兼職檔案管理人員檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，工作責(zé)任心不強(qiáng)，難以保證做到應(yīng)歸盡歸，容易造成歸檔材料缺失，造成不可挽回的損失。

2 關(guān)于增強(qiáng)兼職檔案管理人員檔案意識(shí)的幾點(diǎn)措施

2.1 兼職檔案管理人員應(yīng)具備收集管理檔案的基本素養(yǎng)

由于基層單位編制所限，檔案室所配備的人員基本上是兼職人員，其檔案管理意識(shí)相對(duì)淡薄，有些人甚至誤認(rèn)為歸檔文件材料對(duì)于單位無足輕重。如何培養(yǎng)兼職檔案管理人員的檔案意識(shí)，有專家提出這樣一些要求：“一是全面系統(tǒng)，科學(xué)管理，分門別類，有規(guī)律可循，力求‘事前有計(jì)劃，事后有整理;二是收集、整理的檔案有‘據(jù)可查，做到文件柜內(nèi)既有有形的檔案，心中又有無形的檔案;三是對(duì)檔案資料‘說得準(zhǔn)、道得明、依據(jù)全;四是善于督促其他人員將檔案資料按時(shí)存檔?！盵2 ]這說的很有道理，我們應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持，提高自己收集整理檔案的基本素養(yǎng)。

2.2 兼職檔案管理人員應(yīng)樹立“以我為主”的檔案管理理念

檔案管理的立卷歸檔原則是“以我為主”，對(duì)于本單位工作中形成的各類文件材料，應(yīng)有意識(shí)地及時(shí)主動(dòng)做好收集與整理，以便歸檔文件材料齊全完整，今后工作有據(jù)可查，切忌出現(xiàn)坐等其他部門幫助提供，靠在其他部門保存的材料中翻看是否有本部門材料的被動(dòng)現(xiàn)象。應(yīng)當(dāng)說，“以我為主”這一原則在基層非檔案管理部門中能不能執(zhí)行到位，是能否做好部門日常檔案資料管理的關(guān)鍵。

2.3 兼職檔案管理人員要善于對(duì)日常工作中形成的材料及時(shí)地進(jìn)行分類管理

在基層檔案管理中，常見的分類方法有按問題分類和按年度分類兩種，對(duì)于材料相對(duì)較少的基層非檔案管理部門來說，先按問題分類，再按年度分開更加方便實(shí)用。在文件材料形成階段，兼職檔案管理人員可以按照問題，將日常形成的文件材料分裝在不同的盒子中。即，按照黨務(wù)類、行政類、教學(xué)類、人事類、工會(huì)類等檔案管理“一級(jí)類目”，先相對(duì)分成不同的類別，再按照檔案管理“二級(jí)類目”做更加精細(xì)的劃分。比如文件材料中，又可按照部門形成的文件和收到的批復(fù)、會(huì)議記錄本、部門各類上報(bào)單位的材料等，將不同類型的材料裝入不同的文件盒。由于日常形成的材料相對(duì)來說不多，可不以檔案保管年限對(duì)材料進(jìn)行永久、30年和10年的劃分，我們建議按照年度對(duì)文件材料初步進(jìn)行歸類保管，這樣一方面容易查找到相關(guān)材料，另一方面也可為來年檔案整理歸檔提供便利。此外，對(duì)于部門常常用到的、不受年度限制的各種材料，應(yīng)當(dāng)復(fù)印后統(tǒng)一歸入固定的文件盒中，并在盒子脊背上標(biāo)明“常用材料”等字樣。

2.4 做好同一材料的電子版與紙質(zhì)版的“互通”工作

在這方面應(yīng)注意兩點(diǎn)。一是同一份文件材料的紙質(zhì)版所在文件盒的位置與電子版所在電腦文件夾的位置應(yīng)一一對(duì)應(yīng)。二是同一份文件材料可以利用電子版文件名作標(biāo)識(shí)的辦法，實(shí)現(xiàn)與紙質(zhì)版材料的位置對(duì)應(yīng)。在檔案管理中，專業(yè)的檔案管理軟件可以幫助檔案人員快速地找到檔案的準(zhǔn)確位置，而基層非檔案部門往往沒有配備這樣的管理軟件。但是，在進(jìn)行日常文書材料整理時(shí)，我們可以借鑒專業(yè)軟件的管理方式，在電子版材料的文件名上作標(biāo)識(shí)，實(shí)現(xiàn)電子版與紙質(zhì)版的一一對(duì)應(yīng)。

增強(qiáng)兼職檔案管理人員的檔案管理意識(shí)，不僅能進(jìn)一步提高工作效率，使日常工作井然有序，還能從源頭上確保本單位歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確，是一項(xiàng)事半功倍、不容忽視的工作，應(yīng)當(dāng)引起基層各部門和單位及檔案主管部門的高度重視，積極加以推進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄧小玲.淺談高校辦公室文書資料管理[J].有色金屬高教研究，1994（2）：95.

[2]胡國(guó)蘭.論高校院系教學(xué)秘書的管理素質(zhì)與檔案意識(shí)[J].湖南醫(yī)科大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2008（10—2）：115.

作者簡(jiǎn)介：趙麗穎，吉林省白城市洮北區(qū)烈士陵園管理中心副研究館員。