行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)策略探討

淄博市張店區(qū)衛(wèi)生和計(jì)劃生育綜合監(jiān)督執(zhí)法局

引言

行政事業(yè)單位構(gòu)建內(nèi)部控制體系就是為了進(jìn)一步提升行政事業(yè)單位管理水平，也是確保內(nèi)部管理各項(xiàng)活動(dòng)的合法合規(guī)性、國有資產(chǎn)的安全性以及財(cái)稅財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性。另外通過內(nèi)部控制能夠更好地落實(shí)廉政建設(shè)工作，有利于行政事業(yè)單位治理水平的提升。而信息化建設(shè)則是行政事業(yè)單位內(nèi)部控制優(yōu)化的必要路徑，通過信息化建設(shè)也能夠?qū)π姓聵I(yè)單位所面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效控制，并且將內(nèi)部控制的作用進(jìn)行最大化發(fā)揮。

一、行政事業(yè)單位共性風(fēng)險(xiǎn)問題探析

行政事業(yè)單位實(shí)施內(nèi)部控制不僅是積極落實(shí)國家政策要求，同時(shí)也是保障單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的合法合規(guī)，促進(jìn)預(yù)算編制執(zhí)行可控有序化，國有資產(chǎn)管理安全高效；結(jié)合問題導(dǎo)向的原則，對行政事業(yè)單位內(nèi)部控制所面臨的共性風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行分析，具體風(fēng)險(xiǎn)問題如下。

（一）預(yù)算控制環(huán)節(jié)

預(yù)算控制環(huán)節(jié)涉及預(yù)算編制、預(yù)算審核等過程。預(yù)算編制當(dāng)中行政事業(yè)單位的預(yù)算編制時(shí)間通常是固定的周期，同時(shí)需要財(cái)務(wù)部門之外的其他部門完成項(xiàng)目預(yù)算、采購計(jì)劃和基建項(xiàng)目的編制，直接造成時(shí)間與質(zhì)量的矛盾，也會(huì)為預(yù)算編制埋下一定的風(fēng)險(xiǎn)隱患，最終可能會(huì)造成風(fēng)險(xiǎn)不可控情況下進(jìn)行預(yù)算編制的執(zhí)行；也會(huì)讓編制的預(yù)算執(zhí)行面臨重重困難，最終與行政事業(yè)單位的活動(dòng)存在十分嚴(yán)重的脫軌情況，預(yù)算的約束性無法充分發(fā)揮。預(yù)算審核過程中，行政事業(yè)單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)間的預(yù)算指標(biāo)分解落實(shí)存在尋租空間，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的不同業(yè)務(wù)間的資金分配也存在尋租空間，內(nèi)部事權(quán)與財(cái)力支配不匹配難以避免，合法性與合理性都缺乏相應(yīng)的保障，最終導(dǎo)致行政事業(yè)單位的資金利用效率并不高，或者資金挪用存在漏洞。最后就是預(yù)算執(zhí)行過程當(dāng)中，行政事業(yè)單位的成本支出主要是通過人工審核的形式，無法形成穩(wěn)定、長效的控制機(jī)制，一旦審核存在漏洞就會(huì)導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行與預(yù)算指標(biāo)存在差異。

（二）收支控制方面

行政事業(yè)單位收支控制方面的風(fēng)險(xiǎn)問題方面首要的就是行政事業(yè)單位的收入方面并沒有實(shí)現(xiàn)完全的電子化收繳情況，尤其是某些自收自支的行政事業(yè)單位，會(huì)由于收入業(yè)務(wù)崗位設(shè)置的不合理不清晰、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)很難進(jìn)行把控、財(cái)務(wù)核算部門以及執(zhí)收執(zhí)法部門信息存在不對稱、票據(jù)信息管理十分混亂；此外就是支出環(huán)節(jié)會(huì)因?yàn)槭跈?quán)支付范疇的擴(kuò)大導(dǎo)致支出存在較大的風(fēng)險(xiǎn)問題，也是行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，這直接涉及國家資產(chǎn)的流失。

（三）內(nèi)部控制信息化范疇及邊界問題

行政事業(yè)單位內(nèi)部控制通常涵蓋業(yè)務(wù)層面與內(nèi)部職能層面；業(yè)務(wù)層面通常是涵蓋單位日常運(yùn)營中的業(yè)務(wù)預(yù)算、收入、采購、資產(chǎn)管理以及合同控制等等。后者內(nèi)部職能層面就是從行政事業(yè)單位的部門管理、職責(zé)權(quán)限以及人員培訓(xùn)方面進(jìn)行落實(shí)。而且內(nèi)部職能層面的內(nèi)部控制通常以依賴單位制度設(shè)定、日常管理以及文化建設(shè)達(dá)到目的；但是前者也就是業(yè)務(wù)層面就需要通過內(nèi)部控制信息化，運(yùn)用信息技術(shù)的高效性來提升行政事業(yè)單位的業(yè)務(wù)執(zhí)行效率，不僅可以促進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部管理質(zhì)量的提升，更能夠讓行政事業(yè)單位業(yè)務(wù)執(zhí)行質(zhì)量進(jìn)行提升。

（四）單位現(xiàn)有信息系統(tǒng)升級(jí)困難

行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化是目前大勢所趨，所以多數(shù)行政事業(yè)單位已經(jīng)進(jìn)行內(nèi)部控制建設(shè)，但是多數(shù)處于初步階段，在順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展趨勢下進(jìn)行行政事業(yè)單位內(nèi)部控制全面信息化改造升級(jí)還有較長的一段距離。目前盡管某些行政事業(yè)單位已經(jīng)初步引入信息系統(tǒng)，但是多數(shù)比較基礎(chǔ)，常見的就是辦公室OA系統(tǒng)和固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)等基礎(chǔ)的辦公軟件，但是無法形成內(nèi)部控制體系下的信息管理系統(tǒng)，沒有達(dá)到行政事業(yè)單位信息化建設(shè)的整體目標(biāo)。因此行政事業(yè)單位必須要在原有基礎(chǔ)上盡心信息化系統(tǒng)的改造，如此才能夠推動(dòng)行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制信息化建設(shè)進(jìn)程。

（五）內(nèi)部控制信息化組織架構(gòu)重建問題

行政事業(yè)單位通常缺乏專職的內(nèi)部控制工作部門，也導(dǎo)致內(nèi)部控制相關(guān)工作無法進(jìn)行落實(shí)。行政事業(yè)單位需要將組織架構(gòu)進(jìn)行重建，主要是將內(nèi)部控制信息化建設(shè)進(jìn)行考慮，確保內(nèi)部控制信息化建設(shè)工作能夠獲得行政事業(yè)單位各制度、各部門的配合。此外在內(nèi)控部門當(dāng)中需要設(shè)置信息小組，通過信息小組的引導(dǎo)促進(jìn)行政事業(yè)單位各部門完成信息化轉(zhuǎn)型升級(jí)，充分掌握信息技術(shù)的應(yīng)用。同時(shí)信息小組與財(cái)務(wù)部門需要定期收集、分類整理行政事業(yè)單位的運(yùn)營狀況。此外內(nèi)控部門還需要負(fù)責(zé)信息的維護(hù)與管理，從安全防護(hù)、系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置和軟件升級(jí)等，以此確保內(nèi)部控制信息的安全性，也能夠有效地防止網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵。

二、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)具體路徑

（一）構(gòu)建覆蓋全面的預(yù)算控制系統(tǒng)

當(dāng)下預(yù)算管理體系已經(jīng)成為組織單位的重要管理工具，對于行政事業(yè)單位內(nèi)部控制存在的諸多風(fēng)險(xiǎn)問題就需要通過全面預(yù)算控制系統(tǒng)作為保障；將傳統(tǒng)手動(dòng)的、人工的操作環(huán)節(jié)全部轉(zhuǎn)化為信息化。所以行政事業(yè)單位通過實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制、上報(bào)審批等流程的信息化管理是有利于行政事業(yè)單位內(nèi)部控制水平提升的。另外全過程覆蓋的預(yù)算內(nèi)控體系具體需要內(nèi)控部門設(shè)置專項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)小組，針對該項(xiàng)工作制定工作方案，并且以此工作方案作為引導(dǎo)，將全面預(yù)算控制工作落到實(shí)處，為行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)奠定重要的環(huán)境基礎(chǔ)。

（二）構(gòu)建滾動(dòng)控制的項(xiàng)目管理系統(tǒng)

行政事業(yè)單位也存在工作項(xiàng)目，在項(xiàng)目落實(shí)過程中需要專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的支出，因此對于支出的控制有著嚴(yán)格的要求。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)控制是行政事業(yè)單位內(nèi)控的重點(diǎn)工作，具體就是涉及財(cái)政專項(xiàng)資金的配置與使用。因此行政事業(yè)單位必須要構(gòu)建滾動(dòng)的項(xiàng)目管理體系，通過項(xiàng)目評估、立項(xiàng)、批復(fù)等多個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范性，來降低項(xiàng)目所面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也降低行政事業(yè)單位財(cái)政專項(xiàng)資金支出的管理風(fēng)險(xiǎn)。該環(huán)節(jié)通過內(nèi)部控制信息化建設(shè)可以將專項(xiàng)資金的使用全部留下操作痕跡，便于對項(xiàng)目的專項(xiàng)資金使用進(jìn)行追溯追責(zé)，能夠?qū)⑿姓聵I(yè)單位的整體風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制。

（三）梳理詳細(xì)的內(nèi)控流程

行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)環(huán)節(jié)中需要搭建成熟的內(nèi)部控制信息化體系，將崗位職責(zé)、內(nèi)控制度等內(nèi)控信息進(jìn)行整理錄入與信息歸集，同時(shí)在系統(tǒng)中形成標(biāo)準(zhǔn)性文檔。另外就是在該基礎(chǔ)上針對行政事業(yè)單位已經(jīng)應(yīng)用的辦公自動(dòng)化軟件、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)以及預(yù)算管理系統(tǒng)等獨(dú)立性的信息管理系統(tǒng)，結(jié)合行政事業(yè)單位業(yè)務(wù)的基本范疇展開業(yè)務(wù)流程規(guī)范化的整合，為行政事業(yè)單位整體性的內(nèi)部控制信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。此外就是行政事業(yè)單位要針對內(nèi)部控制的運(yùn)營環(huán)節(jié)整理出詳盡的報(bào)告，便于后期對內(nèi)部控制信息建設(shè)存在的問題進(jìn)行調(diào)整，以此做好監(jiān)督，且跟蹤缺陷的信息化流程進(jìn)行優(yōu)化。最后就是加強(qiáng)監(jiān)督控制力度，確保內(nèi)部控制信息化建設(shè)工作能夠執(zhí)行到位，同時(shí)要發(fā)動(dòng)全單位職工的積極性，主動(dòng)參與到內(nèi)部控制信息化建設(shè)當(dāng)中。

同時(shí)信息技術(shù)的應(yīng)用盡管提升行政事業(yè)單位的內(nèi)控效率，但是同樣也會(huì)給內(nèi)控管理工作帶來一定調(diào)整，尤其是信息化后所面臨的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)更是關(guān)鍵。所以在梳理內(nèi)控流程的過程中要針對行政事業(yè)單位信息化的風(fēng)險(xiǎn)制定預(yù)警措施，尤其是要制定相應(yīng)的防火墻來低于外網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。

（四）強(qiáng)化各部門配合交流

行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)涉及單位的各個(gè)方面，需要各個(gè)部門以及職工的充分配合，只有如此才能夠有效推動(dòng)內(nèi)部控制信息化建設(shè)。尤其是行政事業(yè)單位各部門的數(shù)據(jù)來源渠道不同，只有將單位內(nèi)控服務(wù)于服務(wù)總線進(jìn)行結(jié)合，才能夠?qū)崿F(xiàn)信息服務(wù)總線與管理平臺(tái)充分結(jié)合，同時(shí)將行政事業(yè)單位的內(nèi)控?cái)?shù)據(jù)信息資源進(jìn)行充分共享。另外行政事業(yè)單位必須要將財(cái)政紀(jì)律、政策規(guī)定、支出標(biāo)準(zhǔn)以及制度設(shè)計(jì)等均上傳到信息平臺(tái)，且融入每一筆預(yù)算執(zhí)行當(dāng)中。將業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、業(yè)務(wù)股室責(zé)任人、財(cái)務(wù)人員以及分管領(lǐng)導(dǎo)的資金使用與管理進(jìn)行公開透明化。此外就是結(jié)合內(nèi)部控制規(guī)范，將業(yè)務(wù)工作進(jìn)行梳理，其中最重要的就是零余額支付系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)以及固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，這些信息系統(tǒng)必須要形成平臺(tái)，如此才能夠打造出內(nèi)部控制信息化平臺(tái)。

結(jié)語

綜上所述，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)的過程當(dāng)中要積極的引入先進(jìn)的信息化系統(tǒng)以及硬件設(shè)備，定期對全體職工進(jìn)行內(nèi)部控制信息化知識(shí)培訓(xùn)，為后續(xù)內(nèi)部控制信息化建設(shè)工作的展開奠定環(huán)境基礎(chǔ)。行政事業(yè)單位在加速內(nèi)部控制信息化建設(shè)的同時(shí)，必須要實(shí)現(xiàn)多部門、各系統(tǒng)的協(xié)調(diào)與融合發(fā)展，且對行政事業(yè)單位的資金運(yùn)用情況進(jìn)行監(jiān)督，梳理詳細(xì)的內(nèi)部控制流程，確保財(cái)政資金以及專項(xiàng)資金的使用安全。