發(fā)電企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的探索與實(shí)踐

文/國(guó)家能源泰安熱電有限公司 藺晶

一、電力企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的意義

（一）數(shù)字檔案室建設(shè)可大幅提升檔案利用價(jià)值。電力企業(yè)通過數(shù)字檔案室建設(shè)，可以將企業(yè)檔案資源從紙質(zhì)化變成數(shù)字化，檔案資源數(shù)字化后無(wú)論在信息檢索與共享方面，還是在檔案管理服務(wù)方面都變得十分便捷，使檔案管理工作效率不斷提升，提高電力企業(yè)檔案的利用價(jià)值，繼而促進(jìn)電力企業(yè)生產(chǎn)效益提升。

（二）數(shù)字檔案室建設(shè)可有效提高檔案的安全性。電力企業(yè)進(jìn)行數(shù)字化檔案室建設(shè)后，電力企業(yè)技術(shù)檔案原件可以進(jìn)行封存，采用數(shù)字化技術(shù)檔案代替原件作為副本借閱共享或者異地保存，對(duì)檔案原件進(jìn)行有效保護(hù)，避免重要的檔案原件遭到毀滅性打擊后無(wú)法修復(fù)的局面，電子檔案不像紙質(zhì)檔案那樣，因年代久遠(yuǎn)而出現(xiàn)字跡模糊、圖片不清晰等問題。與此同時(shí)，電子檔案對(duì)紙質(zhì)檔案原件的修復(fù)提供了有力支撐。所以，數(shù)字檔案室建設(shè)對(duì)企業(yè)檔案管理長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。

（三）數(shù)字檔案室建設(shè)可增加檔案利用的形式。電力企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)可以改變以往紙質(zhì)檔案單一的應(yīng)用模式，實(shí)現(xiàn)多種利用形式。在數(shù)字檔案室建設(shè)之前，一份紙質(zhì)檔案只能借閱給一個(gè)人閱讀使用，而數(shù)字檔案建成以后，可以實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)共享檔案文件；數(shù)字檔案可以通過企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行異地傳輸，方便企業(yè)各地員工異地調(diào)閱，擴(kuò)大了電力企業(yè)檔案文件的利用空間；數(shù)字檔案室建成后，借閱者只要獲取企業(yè)檔案協(xié)同辦公平臺(tái)登錄權(quán)限，就可以隨時(shí)隨地調(diào)閱企業(yè)已經(jīng)開發(fā)完成的電子檔案，且檢索時(shí)間極短，只要輸入關(guān)鍵詞或者關(guān)鍵字即可查詢相關(guān)內(nèi)容，進(jìn)一步提升了企業(yè)員工處理問題的效率。

二、電力企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)內(nèi)容探索

（一）紙質(zhì)檔案數(shù)字化。紙質(zhì)檔案數(shù)字化主要包括利用先進(jìn)的數(shù)碼設(shè)備對(duì)電力企業(yè)原有技術(shù)文件、技術(shù)圖紙、現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)圖片進(jìn)行清晰掃描、原有的影像檔案文件格式的轉(zhuǎn)化以及檔案目錄的著錄等內(nèi)容，最終實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)檔案文件從紙質(zhì)實(shí)物到檔案數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。

（二）在線收集數(shù)字化。電力企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的過程是一個(gè)相當(dāng)復(fù)雜繁瑣的過程，涉及的部門比較多，不同的部門又會(huì)產(chǎn)生不同類型的檔案文件，無(wú)形中增加了電力企業(yè)檔案管理人員的工作內(nèi)容。基于此，檔案室數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容應(yīng)包括開發(fā)具有檔案在線收集功能的軟件，實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)不同部門同時(shí)在線上傳零散的檔案信息，檔案管理人員可以借助系統(tǒng)平臺(tái)的編輯、刪除以及整合功能，快速收集檔案信息。

（三）檔案利用數(shù)字化。電力企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)內(nèi)容還應(yīng)包括辦公與檔案管理系統(tǒng)協(xié)同互通的平臺(tái)建設(shè)。該協(xié)同平臺(tái)應(yīng)該具有但不限于以下功能：電力企業(yè)辦公人員的組織架構(gòu)和人員信息與檔案管理系統(tǒng)組織架構(gòu)和人員信息實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通；電力企業(yè)辦公系統(tǒng)協(xié)同單點(diǎn)登錄檔案管理系統(tǒng)；電力企業(yè)不同部門辦公系統(tǒng)文件以規(guī)定格式自動(dòng)報(bào)送檔案管理系統(tǒng)并自動(dòng)歸檔；辦公系統(tǒng)協(xié)同檢索查詢檔案管理系統(tǒng)；協(xié)同辦公系統(tǒng)顯示檔案目錄、案卷以及文件信息等。此外，檔案的借閱流程可以從企業(yè)辦公系統(tǒng)直接發(fā)起，借閱審批流程進(jìn)度實(shí)時(shí)顯示在檔案管理員和借閱者的操作界面，審批通過后，借閱者可以在辦公系統(tǒng)界面直接下載所需文件，不需要再次登錄檔案系統(tǒng)下載。

三、數(shù)字檔案室建設(shè)形式探索

（一）各部門產(chǎn)生的散文件在系統(tǒng)內(nèi)自動(dòng)收集。以電力企業(yè)各職能部門為單位在系統(tǒng)內(nèi)收集散文件，散文件自動(dòng)收集上傳的內(nèi)容需包括的信息有：散文件的條目信息和文件原文的全部信息。此外，散文件自動(dòng)收集上傳系統(tǒng)應(yīng)具有編輯文件、刪除添加以及修改文件數(shù)據(jù)的功能。要實(shí)現(xiàn)以上所列舉的散文件自動(dòng)收集系統(tǒng)的功能，必須要解決以下幾項(xiàng)技術(shù)問題。第一是散文件分類需按照電力企業(yè)部門屬性進(jìn)行分類；第二是散文件目錄信息和原文全部?jī)?nèi)容信息的上傳過程中必須按照電力企業(yè)部門屬性進(jìn)行上傳。散文件自動(dòng)收集上傳功能實(shí)現(xiàn)后，可確保電力企業(yè)種類繁多的技術(shù)檔案、合同檔案以及業(yè)務(wù)檔案等文件的紙質(zhì)版本和電子版進(jìn)一步規(guī)范化，檔案文件的目錄、格式以及文件字段統(tǒng)一后便于管理。

（二）文件資料歸檔一體化。數(shù)字化檔案室協(xié)同辦公系統(tǒng)對(duì)各部門的文件資料信息進(jìn)行自動(dòng)打包，并以程序設(shè)定的傳輸方式精準(zhǔn)推送文件數(shù)據(jù)到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，檔案文件的基本信息通過程序設(shè)定的端口直接推送，協(xié)同辦公系統(tǒng)中的附件內(nèi)容直接推送到檔案系統(tǒng)附件服務(wù)器的目錄中，實(shí)現(xiàn)所有檔案文件自動(dòng)歸檔，與散文件自動(dòng)收集上傳系統(tǒng)共同實(shí)現(xiàn)了電力企業(yè)檔案文件數(shù)字化和歸檔一體化。電力企業(yè)協(xié)同部門辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)在協(xié)同平臺(tái)內(nèi)可以實(shí)現(xiàn)檔案目錄清單的共享，所有檔案文件的目錄清單根據(jù)查詢者職務(wù)不同而設(shè)定了不同的查詢權(quán)限。保密等級(jí)較高的檔案文件在協(xié)同系統(tǒng)內(nèi)不會(huì)顯現(xiàn)，若查詢需要走嚴(yán)格的節(jié)約審批流程，待領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱查詢。由此可見，數(shù)字檔案室建設(shè)不單單是基于檔案文件電子化的建設(shè)，也是基于電力企業(yè)各部門辦公系統(tǒng)的建設(shè)，通過協(xié)同辦公系統(tǒng)豐富擴(kuò)大了檔案文件應(yīng)用范圍，實(shí)現(xiàn)檔案應(yīng)用的便捷性。從另外一個(gè)角度看，數(shù)字檔案室建設(shè)是一個(gè)跨部門、跨工種的綜合性建設(shè)工作。

四、數(shù)字檔案室建設(shè)實(shí)踐探討

（一）檔案管理組織框架的構(gòu)建。電力企業(yè)應(yīng)建設(shè)嚴(yán)密的檔案管理工作組織架構(gòu)，應(yīng)由企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)掛帥，高層領(lǐng)導(dǎo)下設(shè)不同的檔案管理專業(yè)組，其中至少應(yīng)包括存量檔案數(shù)字化組、增量檔案電子化歸檔組、數(shù)字檔案質(zhì)量監(jiān)督組、檔案管理綜合保障組等。不同的專業(yè)組應(yīng)委派一名高級(jí)別企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做組長(zhǎng)，全權(quán)負(fù)責(zé)各專業(yè)組的一切事宜。專業(yè)組成員要明確各自的任務(wù)并清晰自己的工作內(nèi)容和工作方法。電力企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)肯定需要投入一大筆資金，由企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥督辦，為檔案室建設(shè)的資金申請(qǐng)和部門協(xié)調(diào)方面提供了有力支撐。

（二）開發(fā)適合電力企業(yè)的檔案管理軟件?，F(xiàn)階段，市面上數(shù)字檔案管理軟件種類眾多，都可以實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公系統(tǒng)的電子文件接收。但是，電力企業(yè)涉及的技術(shù)檔案文件較多，其中一些部門生成的文件是比較專業(yè)的電子文件，此類專業(yè)文件無(wú)法與現(xiàn)有的檔案管理軟件接口兼容，所以在協(xié)同辦公系統(tǒng)內(nèi)無(wú)法進(jìn)行接收與傳送。解決此類專業(yè)文件的現(xiàn)有做法是先將檔案紙質(zhì)文件歸檔，再通過一些技術(shù)手段將紙質(zhì)文件電子化，再將專業(yè)文件的電子版進(jìn)行歸檔，這無(wú)疑增加了檔案管理工作的負(fù)擔(dān)，也增加了檔案管理工作的成本。所以，在電力企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，要根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)去開發(fā)一套適應(yīng)企業(yè)本身的檔案管理軟件，可以完全開發(fā)一套屬于自己企業(yè)的檔案管理軟件，也可以在現(xiàn)有檔案管理軟件的基礎(chǔ)上進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)。無(wú)論是原生開發(fā)還是現(xiàn)有軟件系統(tǒng)升級(jí)，最終的目的是要建立檔案管理軟件與電力企業(yè)各大業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成接口，繼而真正實(shí)現(xiàn)檔案文件的自動(dòng)采集和自動(dòng)歸檔。

（三）優(yōu)化整合檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字化檔案室經(jīng)過一段時(shí)間的建設(shè)，取得了一定的成績(jī)，整體上建立了覆蓋室藏實(shí)體的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，但是數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)儲(chǔ)存的文件數(shù)據(jù)質(zhì)量偏低，一大部分檢索關(guān)鍵詞沒有體現(xiàn)在檔案條目上，限制了數(shù)字化檔案高效率查詢的要求。應(yīng)根據(jù)電力企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)工作特點(diǎn)，參照省市檔案管理相關(guān)規(guī)定，建立符合電力企業(yè)自身需求的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)以及著錄細(xì)則。與此同時(shí)，應(yīng)調(diào)動(dòng)專業(yè)檔案管理人員和數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)人員共同對(duì)原室藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行整理和完善，為電力企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)。

（四）實(shí)施“檔案存量文件數(shù)字化”。因電力企業(yè)所屬的建設(shè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)資料繁多且存在多種類型的重要藍(lán)圖，如工程前期文件、線路路徑圖、衛(wèi)星地理圖、主接線圖、招投標(biāo)文件等等，應(yīng)依據(jù)集團(tuán)公司檔案管理實(shí)施辦法和細(xì)則，預(yù)先確定紙質(zhì)檔案文件向數(shù)字化文件轉(zhuǎn)變的規(guī)范要求，明確規(guī)定文件的掃描方式、要求以及分辨率、圖像圖片的保存格式與規(guī)格大小。例如，規(guī)定所有紙質(zhì)檔案文件統(tǒng)一掃描成JPG格式與檔案管理系統(tǒng)掛接。因?yàn)榻y(tǒng)一了格式，無(wú)論是對(duì)批量掛接方面還是對(duì)電子檔案文件檢查方面都提供了便利。與此同時(shí)，記載著電力企業(yè)各項(xiàng)榮譽(yù)的獎(jiǎng)杯、獲獎(jiǎng)證書，以及記載著電力企業(yè)發(fā)展里程碑的紀(jì)念物品應(yīng)通過高清掃描或高清拍照等技術(shù)手段進(jìn)行數(shù)字化處理，并妥善保存。

（五）實(shí)施先前數(shù)據(jù)集成遷移。電力企業(yè)在全面實(shí)行數(shù)字化檔案室建設(shè)之前已經(jīng)開始了檔案信息化管理工作，以前保存在不同平臺(tái)、不同類型的電子檔案數(shù)據(jù)需統(tǒng)一遷移到現(xiàn)有的數(shù)字檔案協(xié)同辦公平臺(tái)。沒有經(jīng)歷過數(shù)據(jù)遷移工作的人可能覺得數(shù)據(jù)遷移工作就是導(dǎo)入、導(dǎo)出那么輕松，實(shí)則不然。數(shù)據(jù)遷移工作涉及的問題比較多，諸如檔案原文件的文件號(hào)和文件目錄號(hào)不一致、先前的文件格式不規(guī)范以及批量掛接時(shí)目錄著錄缺失、文件書序或者文件頁(yè)數(shù)不對(duì)等等，稍有不慎遷移工作就會(huì)以失敗告終，不采取必要的數(shù)據(jù)遷移策略，很容易在遷移過程中丟失檔案文件數(shù)據(jù)。所以，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)遷移的工作人員首先應(yīng)具有足夠的耐心和認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，在數(shù)據(jù)遷移工作中做到數(shù)據(jù)反復(fù)核對(duì)才能確保遷移后電子檔案的準(zhǔn)確性。

五、結(jié)語(yǔ)

在做好上述工作的同時(shí)，電力企業(yè)檔案管理人員要積極推進(jìn)“增量電子化”工作進(jìn)程，并秉持檔案文件電子化工作的常態(tài)機(jī)制。電力企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案室是我國(guó)信息化建設(shè)的要求，也是電力企業(yè)檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。電力企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)無(wú)論是對(duì)檔案管理的發(fā)展還是對(duì)電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的發(fā)展都具有重要意義。