基于辦公室管理中OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用分析

文/水發(fā)公用事業(yè)集團(tuán) 董健

OA辦公系統(tǒng)是Office Automation的簡(jiǎn)稱，也被稱為協(xié)同辦公系統(tǒng)。在辦公室管理中應(yīng)用OA，能夠充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和作用，提升辦公室管理工作的質(zhì)量和效率，提升辦公的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)化水平，是促進(jìn)辦公室管理精細(xì)化水平的重要措施。隨著企業(yè)的壯大，辦公室業(yè)務(wù)隨之增多，對(duì)企業(yè)的行政管理提出的要求越來(lái)越高，因此加強(qiáng)對(duì)OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用勢(shì)在必行。

一、OA辦公系統(tǒng)的主要功能分析

OA辦公系統(tǒng)的功能十分全面，對(duì)于辦公室工作能夠起到極大的支持和幫助作用。主要包括以下方面：

（一）人事管理的功能。應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)中的人力資源管理功能，可以為人事檔案管理以及工資統(tǒng)計(jì)等工作帶來(lái)便利，提高人事管理工作的效率。此外，在辦公室管理工作中，考勤工作是重要內(nèi)容。應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)中的考勤管理，可以在很大程度上降低工作人員的工作量，同時(shí)有助于提升考勤工作的規(guī)范性。應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)，可以直接對(duì)員工的出差以及請(qǐng)假情況等進(jìn)行查詢，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)考勤工作的數(shù)據(jù)化管理，提升了考勤管理工作的質(zhì)量和效率。另外，OA辦公系統(tǒng)還可以為人事招聘工作提供建議，提升人事招聘工作的科學(xué)性。

（二）文檔管理的功能。所謂文檔管理，是指文案的制作、文案的接收、文案的審核以及文案的歸檔等方面的工作，應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)中的文案管理功能，能夠?qū)崿F(xiàn)辦公室的收文、發(fā)文辦理，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)在線文案審批以及線下發(fā)通知公告等。

（三）綜合管理的功能。綜合管理內(nèi)容比較繁雜，而OA辦公系統(tǒng)的綜合管理功能主要是指輔助管理功能，比如辦公室設(shè)備的保養(yǎng)維修、辦公用品的方法領(lǐng)取以及會(huì)議室使用時(shí)間的查詢等。

（四）現(xiàn)代化辦公功能。OA辦公系統(tǒng)是信息技術(shù)在辦公室管理中應(yīng)用的主要體現(xiàn)，應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)，提升了辦公室管理的現(xiàn)代化水平與自動(dòng)化水平。與此同時(shí)，對(duì)OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，可以使企業(yè)員工認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化辦公的優(yōu)勢(shì)和重要作用，有助于將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)推廣應(yīng)用到企業(yè)工作中，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

（五）信息平臺(tái)發(fā)布的功能。在信息化時(shí)代，企業(yè)的發(fā)展需要借助信息化技術(shù)，因此企業(yè)普遍建立了自己的微信公眾號(hào)以及門戶網(wǎng)站，而應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)，有助于實(shí)現(xiàn)對(duì)門戶網(wǎng)站以及微信公眾號(hào)的管理，同時(shí)也可以通過(guò)OA辦公系統(tǒng)在第一時(shí)間發(fā)布企業(yè)的動(dòng)態(tài)信息與企業(yè)的新聞信息等。除此之外，應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)各種信息發(fā)布與審核的統(tǒng)一管理。

二、OA辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)分析

相較于傳統(tǒng)的辦公室管理方式，應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)具有多方面的優(yōu)勢(shì)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）提升了辦公效率。傳統(tǒng)的辦公方式以人工為主，比如公文的簽收、公文的傳閱等，都需要工作人員將公文直接遞交到相關(guān)人員手中。這種方式依靠人工操作，導(dǎo)致工作流程繁瑣，并且受人為因素的影響較大。應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)文件在OA辦公系統(tǒng)中的流轉(zhuǎn)，極大提升了文件流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化水平。不僅如此，OA辦公系統(tǒng)還可以對(duì)公文的流轉(zhuǎn)進(jìn)行自動(dòng)化推進(jìn)，這樣一來(lái)，可以極大提升辦公的規(guī)范性和時(shí)效性。在公文的編輯、公文的流轉(zhuǎn)以及公文的審批等過(guò)程中，通過(guò)OA辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化運(yùn)作，提升工作效率的同時(shí)，降低了工作人員的壓力。與此同時(shí)，工作人員還可以應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)設(shè)置需要催辦的文件，通過(guò)OA辦公系統(tǒng)自動(dòng)催辦文件，并由系統(tǒng)自動(dòng)跟蹤文件的流轉(zhuǎn)狀態(tài)。相較于傳統(tǒng)的工作人員電話催辦等方式，OA辦公系統(tǒng)無(wú)疑更加便捷高效。OA辦公系統(tǒng)還可以使公文格式更加規(guī)范，能夠自動(dòng)生成具有標(biāo)準(zhǔn)格式的公文，進(jìn)而保障公文的質(zhì)量，有效避免人為操作不當(dāng)所造成的失誤。

（二）有助于提升信息共享水平。紙質(zhì)的公文通常只能實(shí)現(xiàn)在少數(shù)人范圍內(nèi)傳遞，難以進(jìn)行廣泛的信息共享。而應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)則可以改變這一狀況。OA辦公系統(tǒng)可以通過(guò)電子公文的形式進(jìn)行信息共享，并且這種共享突破了時(shí)間與空間上的桎梏，極大提升了信息共享的水平和范圍。除此之外，OA辦公系統(tǒng)還為公文的查閱帶來(lái)了極大的便利，員工可以通過(guò)輸入檢索條件直接搜集所需的內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了對(duì)公文文件的快速定位。

（三）有助于降低辦公成本。傳統(tǒng)的公文屬于紙質(zhì)文檔，紙質(zhì)文檔不僅儲(chǔ)存條件要求苛刻，而且對(duì)紙質(zhì)文檔的查詢也比較復(fù)雜，同時(shí)紙質(zhì)文檔的重復(fù)利用率相對(duì)較低，會(huì)耗費(fèi)大量的辦公成本。另外，紙質(zhì)文檔還需要耗費(fèi)大量的人力進(jìn)行歸類與管理，進(jìn)而造成人工成本的提升。而應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)，這些問(wèn)題將會(huì)迎刃而解。OA辦公系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔，這樣不僅儲(chǔ)存管理十分便捷，而且查詢也十分方便，并且避免了紙張的消耗，節(jié)省了人力、物力成本。

三、辦公室管理中OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用措施

（一）OA辦公系統(tǒng)在文件收發(fā)管理中的應(yīng)用。在收文管理過(guò)程中應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)來(lái)文等級(jí)、分辦、承辦、傳閱以及歸檔等方面的規(guī)范管理。同時(shí)在發(fā)文管理過(guò)程中，OA辦公系統(tǒng)也發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。在發(fā)文管理中使用OA辦公系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)發(fā)文擬稿、審核、會(huì)簽、簽發(fā)、分發(fā)以及歸檔等方面的有效管理。此外，應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)，在很大程度上提升了文件辦理以及文件流轉(zhuǎn)的效率。以發(fā)文管理中的會(huì)簽功能為例，文件發(fā)起人可以結(jié)合文件的內(nèi)容來(lái)合理選擇會(huì)簽方式；再比如針對(duì)印制環(huán)節(jié)，在印制過(guò)程中，OA辦公系統(tǒng)的文件自動(dòng)套紅功能，可以提前制定文件的格式，進(jìn)而能夠自動(dòng)生成標(biāo)準(zhǔn)格式的公文，保障了公文的規(guī)范性，避免因人為操作而導(dǎo)致的公文格式錯(cuò)誤。除此之外，OA辦公系統(tǒng)還可以在文件發(fā)送完成后，自動(dòng)將文件轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行儲(chǔ)存。有力保障了文件的安全性，同時(shí)降低了文件儲(chǔ)存管理的工作量，有助于緩解工作人員的壓力。

（二）OA辦公系統(tǒng)在會(huì)議管理中的應(yīng)用。OA辦公系統(tǒng)在會(huì)議管理中的應(yīng)用，主要體現(xiàn)在能夠?qū)崿F(xiàn)登記、申請(qǐng)、審核與發(fā)布一體化管理。在會(huì)議管理過(guò)程中，管理人員可以將會(huì)議室的大小、會(huì)議室中應(yīng)用的設(shè)備以及會(huì)議室使用的具體時(shí)間等錄入OA辦公系統(tǒng)之中，這樣一來(lái)，企業(yè)所有人員都可以通過(guò)該系統(tǒng)來(lái)查詢會(huì)議室的具體情況，有助于合理安排會(huì)議室的使用。與此同時(shí)，在OA辦公系統(tǒng)中提出會(huì)議室的使用申請(qǐng)，并錄入會(huì)議的時(shí)間以及參會(huì)的人員信息，管理人員可以根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容對(duì)會(huì)議室的使用進(jìn)行統(tǒng)一管理和安排，確保會(huì)議室的使用效率。在制定完成會(huì)議室使用計(jì)劃之后，可以將會(huì)議安排情況通過(guò)OA辦公系統(tǒng)向企業(yè)工作人員進(jìn)行發(fā)布，同時(shí)還可以通過(guò)顏色標(biāo)注的形式幫助會(huì)議室使用人員更加清晰地區(qū)分會(huì)議室。通過(guò)這種方式，既能避免部門之間會(huì)議室使用矛盾，確保會(huì)議順利進(jìn)行，也能提升辦公效率。

（三）OA辦公系統(tǒng)在印章管理中的應(yīng)用。傳統(tǒng)的印章管理，需要通過(guò)表格的形式來(lái)申請(qǐng)使用印章，同時(shí)還要通過(guò)審核等手續(xù)，工作程序比較繁瑣，不僅耗時(shí)長(zhǎng)，而且工作效率較低。除此之外，對(duì)申請(qǐng)單的保管也比較麻煩，為印章使用情況查詢工作帶來(lái)了較大的難度。而在印章管理中應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)，則可以有效解決以上問(wèn)題。在用章申請(qǐng)過(guò)程中，申請(qǐng)人員可以直接將用章理由填寫到OA辦公系統(tǒng)中，然后通過(guò)線上的方式向?qū)徟藛T提交申請(qǐng)，審批人員直接進(jìn)行在線審核。這種便捷的方式，提升了印章管理的效率。與此同時(shí)，用章審批的過(guò)程也會(huì)自動(dòng)保存到OA辦公系統(tǒng)之中，便于后期的查閱，這在很大程度上提升了印章管理的嚴(yán)謹(jǐn)性與準(zhǔn)確性。

（四）OA辦公系統(tǒng)在辦公用品管理中的應(yīng)用。辦公用品消耗量較大，管理不嚴(yán)格，很容易造成浪費(fèi)。并且各部門在使用辦公用品之前都需要申領(lǐng)，這導(dǎo)致辦公用品管理更加復(fù)雜。同時(shí)，不同的部門所需的辦公用品種類和數(shù)量也不相同，再加之辦公用品比較零散，因此申請(qǐng)工作以及審批工作比較繁瑣。而辦公用品的管理中應(yīng)用OA，可以自動(dòng)對(duì)各項(xiàng)物品進(jìn)行匯總，降低了辦公用品管理工作的難度。工作人員可以直接將申領(lǐng)的物品錄入OA辦公系統(tǒng)之中，系統(tǒng)可以結(jié)合部門對(duì)辦公用品進(jìn)行自動(dòng)匯總，同時(shí)清晰標(biāo)注物品的數(shù)量以及規(guī)格等，管理人員結(jié)合系統(tǒng)顯示的內(nèi)容對(duì)辦公用品進(jìn)行發(fā)放，進(jìn)而提升工作效率，同時(shí)還能節(jié)省大量的人力。除此之外，OA辦公系統(tǒng)還可以對(duì)辦公用品的使用情況進(jìn)行匯總，幫助管理人員掌握各部門對(duì)辦公用品的使用情況，避免重復(fù)申請(qǐng)與多次申請(qǐng)，造成辦公用品資源的浪費(fèi)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，OA辦公系統(tǒng)具有明顯的優(yōu)勢(shì)，其各項(xiàng)功能在辦公室管理中的應(yīng)用，有助于提升辦公室管理的質(zhì)量和效率，進(jìn)而提升企業(yè)的管理水平，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。