醫(yī)衛(wèi)機(jī)構(gòu)創(chuàng)建國(guó)衛(wèi)城市檔案管理工作問(wèn)題分析及破解對(duì)策

文/秦皇島市衛(wèi)生應(yīng)急調(diào)度中心 崔馳

創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市是提升城市品質(zhì)、樹(shù)立城市形象、促進(jìn)市民健康、提升城市軟實(shí)力的重要途徑。在國(guó)家創(chuàng)建衛(wèi)生城市相關(guān)政策支持下，很多城市都在積極參與國(guó)家衛(wèi)生城市的創(chuàng)建，但是仍有城市在創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市過(guò)程中有多項(xiàng)重難點(diǎn)問(wèn)題沒(méi)有得到實(shí)質(zhì)性解決，尤其是對(duì)創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市至關(guān)重要的檔案資料收集整理工作做的還不到位。國(guó)家衛(wèi)生城市檔案是指在城市創(chuàng)建過(guò)程中所形成的各種文檔資料，是國(guó)家衛(wèi)生城市考核、技術(shù)評(píng)估和審定不可或缺的評(píng)審資料，為此，現(xiàn)階段對(duì)創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市的申辦城市而言，當(dāng)務(wù)之急是加強(qiáng)國(guó)衛(wèi)檔案的規(guī)范和建設(shè)。

一、檔案在國(guó)家衛(wèi)生城市創(chuàng)建中的重要性

（一）檔案管理在國(guó)家衛(wèi)生城市創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)中占比較大。自2014年發(fā)布第一版《國(guó)家衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)》以來(lái)，在各省市國(guó)衛(wèi)城市創(chuàng)建過(guò)程中，不斷總結(jié)問(wèn)題，不斷提升要求，國(guó)家衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)也在不斷完善，2020版《國(guó)家衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)》對(duì)于國(guó)衛(wèi)城市創(chuàng)建提出了新的要求，其中在國(guó)衛(wèi)驗(yàn)收考核的十大項(xiàng)中，創(chuàng)國(guó)衛(wèi)工作計(jì)劃、制度、方案、健康宣傳內(nèi)容記錄、城市垃圾運(yùn)行處理記錄、全年空氣API指數(shù)監(jiān)測(cè)等指標(biāo)均需提供檔案供考核組查閱，檔案評(píng)審在國(guó)家衛(wèi)生城市創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)中占比較大，為此，加強(qiáng)申辦國(guó)家衛(wèi)生城市創(chuàng)建過(guò)程中各組織機(jī)構(gòu)、各項(xiàng)工作檔案管理和收集整理工作至關(guān)重要。

（二）創(chuàng)國(guó)衛(wèi)檔案是城市建設(shè)的真實(shí)反映。創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市是一個(gè)龐大而系統(tǒng)的工程，在創(chuàng)建過(guò)程中很多組織和工作從無(wú)到有，在慢慢細(xì)化過(guò)程中完善和達(dá)標(biāo)，創(chuàng)國(guó)衛(wèi)檔案就是對(duì)一個(gè)城市各方面工作的開(kāi)展、落實(shí)、成果的記錄，是國(guó)家衛(wèi)生城市創(chuàng)建過(guò)程中形成的第一手資料，可以真實(shí)地再現(xiàn)創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市的歷史痕跡。尤其在國(guó)家衛(wèi)生城市創(chuàng)建過(guò)程中，會(huì)制定一些相對(duì)較高、有難度的指標(biāo)，國(guó)家衛(wèi)生城市驗(yàn)收的時(shí)候，相應(yīng)的目標(biāo)還沒(méi)有達(dá)成，但在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中所形成的檔案資料為考評(píng)組提供了有力的依據(jù)，所以，創(chuàng)國(guó)衛(wèi)檔案是對(duì)申辦國(guó)家衛(wèi)生城市建設(shè)歷史的真實(shí)反映，其作為創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市考核驗(yàn)收憑證顯得十分重要。

（三）創(chuàng)國(guó)衛(wèi)檔案便于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和后期參考。國(guó)家衛(wèi)生城市的創(chuàng)建是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，在衛(wèi)生城市創(chuàng)建過(guò)程中需要成立一些新的組織，制定和落實(shí)眾多考核項(xiàng)目和考核指標(biāo)，需要各組織設(shè)立專(zhuān)人收集項(xiàng)目在落實(shí)的過(guò)程中所形成的檔案資料。國(guó)家衛(wèi)生城市創(chuàng)建考核標(biāo)準(zhǔn)極其嚴(yán)格，需要將衛(wèi)生城市創(chuàng)建過(guò)程中涉及的所有內(nèi)容進(jìn)行匯總，便于城市建設(shè)過(guò)程中工作計(jì)劃的制定、問(wèn)題的處理和工作的延續(xù)。同時(shí)可以根據(jù)收集的檔案資料進(jìn)行相關(guān)的數(shù)據(jù)分析，總結(jié)在衛(wèi)生城市創(chuàng)建過(guò)程中的問(wèn)題和相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，用于后期工作的參考，以不斷提高城市建設(shè)和管理水平。

二、創(chuàng)國(guó)衛(wèi)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

很多城市在爭(zhēng)創(chuàng)國(guó)家衛(wèi)生城市過(guò)程中，既向兄弟城市學(xué)習(xí)借鑒了寶貴的創(chuàng)建經(jīng)驗(yàn)，又在思想上明確了檔案管理工作的重要性。總體上來(lái)說(shuō)，大部分城市在創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市檔案管理工作中還存在如下問(wèn)題：

（一）創(chuàng)國(guó)衛(wèi)檔案管理缺乏健全的制度。在創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市過(guò)程中，一些醫(yī)療衛(wèi)生單位缺少對(duì)檔案管理工作的重視，有些單位甚至根本沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)檔案收集部門(mén)，導(dǎo)致“重視業(yè)務(wù)輕視程序”“重結(jié)果輕過(guò)程”的現(xiàn)象十分嚴(yán)重，而且檔案管理人員多為臨時(shí)抽調(diào)或者身兼數(shù)職的人員，缺少檔案管理和收集的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致檔案管理水平不高。而且檔案管理人員疏于對(duì)此項(xiàng)工作的重視，對(duì)于國(guó)家衛(wèi)生城市創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有進(jìn)行深入細(xì)致的了解，對(duì)于各項(xiàng)評(píng)審指標(biāo)所要求的檔案標(biāo)準(zhǔn)并不熟悉，導(dǎo)致收集的檔案資料不規(guī)范或者存在漏洞，不足以支撐國(guó)衛(wèi)城市評(píng)審資料，還有一些單位檔案資料只注重裝訂等外在表象，缺少對(duì)于檔案內(nèi)容和檔案質(zhì)量的審核，導(dǎo)致檔案存在失真和不完整的現(xiàn)象。究其根本原因，在于各個(gè)單位還沒(méi)有形成健全的檔案管理制度，所以現(xiàn)階段，如何盡快健全創(chuàng)國(guó)衛(wèi)檔案管理制度，加快國(guó)家衛(wèi)生城市建設(shè)是急需解決的難題。

（二）創(chuàng)國(guó)衛(wèi)資料收集與歸檔缺少同步性。創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市是一個(gè)龐大的工程，涉及的創(chuàng)建單位和部門(mén)眾多，各部門(mén)分別設(shè)置專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集和整理，但在各個(gè)項(xiàng)目建設(shè)和推進(jìn)的過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)材料和數(shù)據(jù)的變更，個(gè)別部門(mén)檔案管理人員會(huì)疏于檔案資料的重新整理，并且把這部分檔案資料重新報(bào)送到國(guó)衛(wèi)檔案管理部門(mén)。創(chuàng)國(guó)衛(wèi)檔案資料要求完整性，現(xiàn)階段其形式主要包括音像、圖片、紙質(zhì)文字及電子文件等，但檔案人員鑒于工作內(nèi)容范圍，并不具備全程參與創(chuàng)立國(guó)家衛(wèi)生城市的條件，尤其在召開(kāi)一些有關(guān)創(chuàng)立國(guó)家衛(wèi)生城市的重大會(huì)議上，相關(guān)工作人員對(duì)于如何收集資料方面不專(zhuān)業(yè)，導(dǎo)致一些工作照片、領(lǐng)導(dǎo)講話錄音、專(zhuān)題會(huì)議講稿收集不及時(shí)、不完整等等。

（三）創(chuàng)國(guó)衛(wèi)檔案管理人才缺乏。當(dāng)前，各部門(mén)單位對(duì)于檔案管理工作并不是十分重視，沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理科室，檔案管理人員或?yàn)榕R時(shí)抽調(diào)或?yàn)榧媛殻行┎⒎强瓢喑錾?，缺乏檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，在檔案管理數(shù)字化的過(guò)程中，檔案的收集和整理工作困難重重。對(duì)于檔案管理人員的重視程度不夠，缺少相應(yīng)的培訓(xùn)，檔案管理人員能力不足；由于檔案管理人員工資水平較低，難引進(jìn)高層次人才，導(dǎo)致很多醫(yī)衛(wèi)機(jī)構(gòu)在創(chuàng)國(guó)衛(wèi)檔案管理工作中人才缺乏，影響檔案管理工作的創(chuàng)新和推進(jìn)。

三、創(chuàng)國(guó)衛(wèi)檔案管理工作的提升策略

在創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市檔案管理工作過(guò)程中，切實(shí)有效且富有特色的創(chuàng)國(guó)衛(wèi)檔案管理策略，是破解創(chuàng)國(guó)衛(wèi)生城市檔案管理工作問(wèn)題的重要抓手。針對(duì)醫(yī)衛(wèi)機(jī)構(gòu)在創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市中檔案管理工作存在的問(wèn)題，現(xiàn)提出如下解決策略：

（一）加緊建立健全的檔案管理機(jī)制。創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市需要建立健全的檔案管理機(jī)制。首先，在檔案管理工作中建立“三同時(shí)”組織機(jī)構(gòu)，即各部門(mén)檔案工作的安排應(yīng)該與創(chuàng)國(guó)衛(wèi)工作實(shí)現(xiàn)同步的部署、安排和開(kāi)展，省級(jí)檔案管理部門(mén)應(yīng)該抽調(diào)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員對(duì)市級(jí)各建設(shè)單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并定時(shí)抽查市級(jí)檔案的整理和歸檔工作，鄉(xiāng)鎮(zhèn)及街道辦等部門(mén)要對(duì)負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)創(chuàng)國(guó)衛(wèi)檔案的收集和整理進(jìn)行督促和落實(shí)，根據(jù)《國(guó)家衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行對(duì)標(biāo)和落實(shí)。其次，明確職責(zé)，檔案管理人員要進(jìn)行明確的職能分工，明確各自職責(zé)，恪盡職守，實(shí)行檔案管理排名和追責(zé)制，督促工作的落實(shí)和開(kāi)展。最后，建立創(chuàng)國(guó)衛(wèi)檔案監(jiān)督考核機(jī)制。各單位在檔案整理過(guò)程中，形成完善的共性檔案和專(zhuān)業(yè)檔案，按季度和年度考核對(duì)標(biāo)《國(guó)家衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)》，對(duì)于達(dá)標(biāo)的單位給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于檔案管理存在問(wèn)題的單位，市創(chuàng)建辦對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，督促整改，爭(zhēng)取達(dá)標(biāo)，并形成1-2處示范單位，在管轄區(qū)域范圍內(nèi)進(jìn)行推廣。

（二）加強(qiáng)檔案資料收集的完整性和歸檔同步性。創(chuàng)辦國(guó)家衛(wèi)生城市檔案收集時(shí)間為4年，時(shí)間跨度比較大，檔案收集和整理的數(shù)量和難度較大，因此要求各單位部門(mén)在檔案收集時(shí)要有時(shí)效性?，F(xiàn)階段，各單位都在緊鑼密鼓地進(jìn)行創(chuàng)衛(wèi)項(xiàng)目的建設(shè)和整改，如果各單位疏于檔案管理，無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)完成相應(yīng)檔案的收集，則可能導(dǎo)致部分檔案流失。并且全市每年定期要對(duì)各單位檔案的整理工作進(jìn)行檢查和接受，及時(shí)查缺補(bǔ)漏。要做好檔案的電子化工作，同步做好電子檔案的歸檔工作。創(chuàng)國(guó)衛(wèi)資料要求嚴(yán)謹(jǐn)，有據(jù)可依有據(jù)可查，在分類(lèi)整理的一二三級(jí)檔案中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)要一致，其對(duì)應(yīng)的檔案資料要如實(shí)反映創(chuàng)建工作的真實(shí)情況，及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、時(shí)效性強(qiáng)的檔案才能體現(xiàn)檔案記錄的優(yōu)越性，更好地輔助創(chuàng)國(guó)衛(wèi)工作的順利開(kāi)展。

（三）提升檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和審定要求。依據(jù)《國(guó)家衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)》嚴(yán)格規(guī)范城市檔案的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)審定的環(huán)節(jié)和步驟，例如，對(duì)于紙質(zhì)檔案資料的驗(yàn)收，要求按照紅頭文件的格式進(jìn)行收集和整理，注意行文規(guī)范，規(guī)范文件標(biāo)題、文本內(nèi)容、簽發(fā)時(shí)間、簽發(fā)份數(shù)等，對(duì)于照片類(lèi)的檔案資料要求彩色印刷，備注簡(jiǎn)單說(shuō)明，音像和電子資料進(jìn)行標(biāo)號(hào)和單獨(dú)建檔。省市創(chuàng)國(guó)衛(wèi)檔案資料驗(yàn)收部門(mén)要嚴(yán)格依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，并及時(shí)與檔案館對(duì)接，做好檔案的規(guī)范和移交工作，防止檔案丟失和破損，可以充分開(kāi)發(fā)檔案的價(jià)值，為科研工作者提供數(shù)據(jù)支撐。

（四）引進(jìn)并培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才。為進(jìn)一步規(guī)范和提高創(chuàng)國(guó)衛(wèi)檔案管理水平，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才是關(guān)鍵。首先，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員結(jié)合創(chuàng)國(guó)衛(wèi)檔案管理要求進(jìn)行定向培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平；其次，提高檔案管理人員的工資水平，實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)薪酬制，檔案管理工作繁瑣復(fù)雜，需要對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)更新、細(xì)化、整理，根據(jù)創(chuàng)國(guó)衛(wèi)檔案資料考核細(xì)則，對(duì)市檔案資料進(jìn)行定級(jí)排序，對(duì)于檔案管理工作優(yōu)秀、業(yè)績(jī)突出的部門(mén)和人員給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)；最后，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的研讀，做到檔案資料的收集和整理心中有數(shù)，能夠嚴(yán)格對(duì)標(biāo)，同時(shí)加強(qiáng)檔案管理人員的使命感和責(zé)任意識(shí)，以保質(zhì)保量完成檔案管理工作。