財務共享中心風險管控分析

楊文 謝玥

基金項目：教育部高等教育司2019年第二批產學合作協(xié)同育人項目“財務大數(shù)據(jù)實驗室建設”（201902162052）;肇慶市哲學社會科學2020年度規(guī)劃項目“肇慶智慧旅游發(fā)展影響因素及路徑研究”（20ZC-38）;廣東理工學院2020年度“質量工程”項目“人工智能時代下民辦工科高校會計學專業(yè)人才培養(yǎng)”（JXGG202002）

摘 要：本文以A公司財務共享中心為案例，介紹了其財務共享中心的發(fā)展歷程和結構，重點論述了運行中存在的風險及防控措施。經研究發(fā)現(xiàn)，A公司財務共享中心運行中存在的風險主要有財務隊伍不穩(wěn)定、財務管理流程制度欠完善、財務信息系統(tǒng)安全性及穩(wěn)定性較低等五個方面。結合A公司的實際情況，為了企業(yè)財務管理能力和財務共享中心的應用能力的提高，提出了優(yōu)化財務隊伍結構，推動財務人員轉型升級等風險防控措施，以有助于財務共享中心在提升集團效益上發(fā)揮充分的作用，降低財務管理總體成本，為公司創(chuàng)造更多的價值。

關鍵詞：財務共享中心;風險管控;A公司

一、引言

近年來，伴隨著信息技術與社會經濟的發(fā)展，集團公司持續(xù)擴張，企業(yè)經營范圍變大，集團公司難以全方位管理下屬公司，此時財務共享中心應時而生，財務共享模式逐漸受到集團公司的青睞。2013年，中興通訊公司集團下的財務云發(fā)展成為中國第一家全球財務共享中心，并建立了一套戰(zhàn)略財務、業(yè)務財務、財務共享及專家團隊四位一體的全球財經管理體系。

國有資產監(jiān)督管理委員會從2013年開始就財務共享服務進行了大力的宣傳和推廣，鼓勵企業(yè)集團在大數(shù)據(jù)時代下逐步建立財務共享中心，在制度化、流程化、服務化和系統(tǒng)化的新型財務管理狀態(tài)下加強集團企業(yè)的管理。財政部在《財政部關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》中明確指出：鼓勵大型企業(yè)和企業(yè)集團充分利用專業(yè)化分工和信息技術優(yōu)勢，建立財務共享服務中心，加快會計職能從重核算到重管理決策的拓展，促進管理會計工作的有效開展。推進企業(yè)會計信息系統(tǒng)建設，將財務共享中心納入信息化建設。國家給予此政策支持，有利于未來會計體系建設，對財務共享模式發(fā)展有著重大影響。

本文以A公司財務共享中心為例，對財務共享中心存在的風險進行分析和評估，并提出合理有效的防控措施，有利于提升集團績效，規(guī)避風險，并為其他集團公司了解和構建財務共享中心提供參考。同時，能夠幫助健全以財務共享模式為基底的風險管控體系，擴寬對共享中心風險管控的認知，為其他學者的研究提供借鑒。

二、文獻綜述

張燕珍（2017）針對財務共享服務下傳統(tǒng)財務人員的轉型，對共享模式下的企業(yè)財務再分類，認為縱向是財務與風險管理中心人員，橫向可以分為運營管理者、技術人員、運用業(yè)務人員以及研發(fā)環(huán)節(jié)業(yè)務財務人員。田高良（2019）提出財務共享中心要建立企業(yè)的數(shù)字神經網(wǎng)絡，從“最小數(shù)據(jù)集”向“大數(shù)據(jù)”轉變，通過在線互聯(lián)，運用信息技術將數(shù)據(jù)采集、加工、報告，幫助企業(yè)用數(shù)據(jù)來管理、決策和創(chuàng)新。程平、代佳（2018）基于云會計下的財務共享中心總賬管理進行研究，在闡述總賬管理現(xiàn)狀及其存在問題的基礎上，提出通過 RPA（Robotic Process Automation）技術能夠高效準確地完成復雜的工作，將財務人員從低價值的工作中解脫出來，從而達到降低企業(yè)財務工作人員工作量，構建財務共享中心總賬管理控制框架，更加合理地配置企業(yè)資源。王壘壘、連長嵩（2015）提出如何建設財務共享中心制度，從業(yè)務流程設計、組織結構設計、信息系統(tǒng)設計等維度對企業(yè)集團的財務共享服務中心制度的建設進行了分析，為企業(yè)在財務管理模式轉型奠定了理論基礎。

Shuqi Jia（2020）提出將區(qū)塊鏈技術與金融共享服務中心的應用相結合，可以提高金融共享服務中心的工作效率，實現(xiàn)金融共享服務中心的優(yōu)化。以區(qū)塊鏈技術為基礎，闡述了區(qū)塊鏈技術和金融共享服務中心的相關概念，并運用相關的構建算法，探討了區(qū)塊鏈技術在金融共享服務中心中的應用。Girdea Dan和Nilsson Peter（2010）表明公司必須關注包括財務和非財務績效的結果，通過創(chuàng)建共享服務中心，使企業(yè)邁出了成本效益業(yè)務的第一步，以財務和非財務績效衡量的形式來衡量效率和生產率。公司應該在涉及和激勵客戶的同時，實現(xiàn)流程的自動化和標準化。Ian Herbert和Will Seal（2014）證明從管理者的角度來看，財務共享中心可以創(chuàng)造有特定于公司資源和動態(tài)能力的價值，而不是單純提供后臺業(yè)務支持服務。通過分析財務共享模式給企業(yè)帶來的利益，表明財務共享中心對財務是有推動作用的。

綜合國內外學者對財務共享中心的研究，主要集中于財務共享中心對會計人員的影響、數(shù)據(jù)類型的轉變、財務共享中心組織框架與制度的建設，以及財務共享中心價值創(chuàng)造等方面，但對于財務共享中心存在的潛在風險，以及風險管控措施的研究較少涉及。

三、A公司財務共享中心概況

1.財務共享中心組建背景

目前，A公司下屬單位較多，當采用紙質報銷流程模式時，業(yè)務人員報銷費用審批層級較多，審批周期長影響票據(jù)的流轉效率。傳統(tǒng)分散的財務管理模式流程過長，不利于公司規(guī)章制度的落實。通過組建財務共享中心，打造“戰(zhàn)略財務、共享財務和業(yè)務財務三位一體”的一流現(xiàn)代化財務管理體系，充分發(fā)揮財務管理“價值引領、績效規(guī)劃、資本管理、決策支持、反映監(jiān)督”的核心功能，為A公司改革發(fā)展培育經營管理人才。同時，通過構建財務共享中心，充分發(fā)揮集約共享的規(guī)模效能，提升財務工作效率，使更多的核算財務釋放出來，并向業(yè)務財務、戰(zhàn)略財務轉型，推動財務人員素質的提升。

2.共享中心建設歷程及實施成果

（1） 建設歷程

2019年4月，A公司財務共享中心開始組建，同年7月正式投入使用。實施共享模式運作包括下屬公司核算主體36個、單位財務核算72家。A公司財務共享中心建設具體歷程如下圖所示。

A公司財務共享中心具體建設歷程圖

（2） 實施成果

截至2020年年底，納入A公司財務共享中心的核算主體30多家，累計完成付款3億元，且準確率為100%，完成業(yè)務量2萬多筆，錯誤率為1%以內，制單速率得到了極大提高。與此同時，A公司財務人員釋放比例約10%，各部門人員得到合理的安排，降低了人力成本。財務共享中心運行數(shù)據(jù)顯示，成員單位自加入財務共享中心后未出現(xiàn)支付錯誤，總部能更好地監(jiān)控子公司的資金運轉狀況。

3.公司財務組織結構

A公司總部財務部內設資本運營組、預算管理組、資金管理組、經營分析組和內控管理組，主要負責整個集團公司的資本運營、資源配置、風險控制和決策支持。下屬公司財務部由總部管理，直接為子公司服務，內設財務負責人和管理會計兩個崗位。財務共享中心作為總部的二級機構，受總部財務部管理，同時向總部和子公司反饋財務信息。

A公司財務共享中心設四個工作小組，分別為運營管理組、會計核算組、資金結算組和報表管理組，設共享中心主任1名。按照公司“戰(zhàn)略財務、共享財務、業(yè)務財務三位一體”的財務職能規(guī)劃，財務共享中心作為財務處理的中心點，規(guī)范各個部門負責的業(yè)務和管理范疇。

4.財務共享中心業(yè)務情況

（1） 主要業(yè)務

①運營管理組負責綜合服務。如：系統(tǒng)培訓財務共享中心員工、運營維護系統(tǒng)、考核工作人員、推廣建設等工作。

②會計核算組負責費用報賬及成員單位全部會計核算業(yè)務。主要工作內容是收取成員單位寄來的原始單據(jù)，審核收到的票據(jù)及付款信息，發(fā)現(xiàn)問題直接與所負責的單位聯(lián)系，最后每月制作會計憑證。

③資金結算組主要負責總部和子公司的所有資金收付款業(yè)務。根據(jù)職責權限和審核要求對支付業(yè)務進行復核，并依據(jù)復核結果統(tǒng)一進行支付，接收成員單位的定時匯款，按照各單位在共享的資金集中結算，實行共享中心不墊資的政策付款。

④報表管理組負責會計報表編制、報送及稅務管理。集中盤點差異分析和會計處理，協(xié)助完成各類審計工作。

（2） 業(yè)務流程

A公司財務共享中心現(xiàn)有資金支付和單據(jù)傳遞兩大板塊，這兩大板塊業(yè)務主要包括經辦人員交單、領導層審批、共享審核確認、支付和歸檔，以及賬表處理，兩大板塊的業(yè)務相互不受影響。

單據(jù)傳遞業(yè)務。首先，由報銷人員自行登錄V6平臺填寫電子報銷單。確保報銷單信息數(shù)據(jù)與原始單據(jù)一致，審批通過后打印審批表并將原始報銷單據(jù)粘貼在審批表上給相關人員簽名。若本公司審批不通過則系統(tǒng)退單給報銷人員，讓其補充完整所缺的資料或者修改錯誤的地方后再次提交。其次，報銷人員要把紙質的資料交到子公司財務部。子公司財務人員整理收到的資料，將原始單據(jù)和審批表全部以郵寄的方式轉交給財務共享中心。最后，財務共享中心的會計核算組根據(jù)業(yè)務審核標準和業(yè)務核算標準審核單據(jù)。審核完畢后原始單據(jù)自留用作處理憑證，在審批表上簽名后交由資金結算組依據(jù)資金管理標準對須支付的款項用銀企直聯(lián)的方式支付，資金結算組將支付的回單交由報表管理組編制報表。

資金支付業(yè)務。首先，需要發(fā)起人提交支付申請，包括填報事項說明、支付信息和金額。其次，財務共享中心根據(jù)此筆業(yè)務實際情況選擇是否需要預核銷處理。再次，成員單位領導在財務遠程服務系統(tǒng)進行付款業(yè)務認證。從次，資金結算組對支付說明內容的真實性、合理性進行核查。如有問題，要盡快與成員單位溝通，確認無誤后選擇支付方式及時支付。組員進入資金平臺支付后合作的銀行會自動出具付款回單，后續(xù)只需等待進貨單等原始單據(jù)再處理入賬，記賬憑證處理結束后系統(tǒng)自動生成報表。最后，財務共享中心的賬和報表都要提供給企業(yè)高層、成員企業(yè)和管理人員使用。

四、財務共享中心風險分析

財務共享模式作為被國家和集團公司青睞并實施的管理方式之一，能更好地順應共享的發(fā)展趨勢，強化公司核心競爭力，但也給財務管理帶來了新的風險和考驗。盡管A公司專門針對財務共享中心創(chuàng)設了一套科學合理的監(jiān)管體系，但仍存在風險管控效果欠佳的情況。經深入研究，發(fā)現(xiàn)A公司財務共享中心在運行過程中主要存在以下幾個風險：財務隊伍不穩(wěn)定、財務管理流程制度欠完善、財務信息系統(tǒng)安全性及穩(wěn)定性較低、數(shù)據(jù)共享增加維護數(shù)據(jù)安全的難度、財務共享中心定位不準。

1.財務隊伍不穩(wěn)定

在財會人員分配的過程中，調整了部分原財會人員進到財務共享中心工作，致使員工的財務工作內容出現(xiàn)改變。財會人員的工作內容發(fā)生了轉變且財會人員在單獨的區(qū)域從事著重復的工作，工作人員流動性比較大，與原財會人員之前所處的職能部門或公司產生了差別，適應程度也受到了負面作用影響，不太利于工作人員長期的職業(yè)生涯規(guī)劃與發(fā)展。與此同時，財務共享中心剛成立對工作人員專業(yè)水平有了更高的要求，員工可能不習慣新的財務系統(tǒng)致使工作積極性降低。

2.財務管理流程制度欠完善

第一，公司現(xiàn)階段的管理工作流程繁雜，具體到業(yè)務辦理時，缺少明確的規(guī)章制度。第二，業(yè)務人員對規(guī)章制度理解存在不一致，導致實施效果產生差異，出現(xiàn)問題時互相推托，無法使財務共享中心發(fā)揮最大效用。第三，票據(jù)管理制度欠完善。A公司財務共享中心暫未實現(xiàn)無紙化費用報銷，票據(jù)需讓下屬公司采用快遞方式寄送至財務共享中心，再由財務共享中心審核。但快遞文件存在丟失、毀壞及延誤的風險，一旦出現(xiàn)問題則會影響票據(jù)傳遞的進度，致使票據(jù)管理存在不可控風險。第四，成員單位工作流程管理缺少獎懲制度。各成員單位上報票據(jù)的時間、手續(xù)、溝通傳達及人員配置等均按工作流程標準分步驟進行，任何一個階段沒有完成都無法進入下一階段，但卻未及時對延誤責任單位及責任人進行追責處理，導致工作流程延誤時常發(fā)生，降低了財務共享中心的運作效率。

3.財務信息系統(tǒng)安全性及穩(wěn)定性較低

A公司財務信息系統(tǒng)由定制的V6系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、業(yè)務運營支撐系統(tǒng)和拜特系統(tǒng)構成。財務共享中心成立后，公司對信息系統(tǒng)的依賴程度加大，如公司財務數(shù)據(jù)的存儲、傳遞、處理、導出都依賴于財務信息系統(tǒng)，但這些系統(tǒng)種類繁多易發(fā)生重復錄入業(yè)務數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)傳遞錯誤的情況。同時，系統(tǒng)基本屬于定制型，公司內部在運營和維護方面還不夠成熟，缺乏相應的技術人員，導致系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性較差。甚至有些系統(tǒng)由于權限設置不當，增大了資金結算的風險。

4.數(shù)據(jù)共享增加維護數(shù)據(jù)安全的難度

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”和“大數(shù)據(jù)”時代的不斷發(fā)展，帶來了便捷的同時，也給數(shù)據(jù)安全帶來了更多風險，保障信息數(shù)據(jù)安全成為財務共享中心的必要任務。A公司財務共享中心創(chuàng)立后，下屬公司需把本公司的財務數(shù)據(jù)上傳至系統(tǒng)以便進行管理，這些數(shù)據(jù)至關重要，屬于公司的高級機密，若保管不當會有被泄露、竊取和丟失的風險。目前，我國的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境并不是絕對的安全，計算機存在的漏洞和可能感染的病毒，對數(shù)據(jù)安全形成一定威脅。同時，財務共享中心工作人員對系統(tǒng)權限的違規(guī)使用，增加了財務數(shù)據(jù)被篡改的風險。財務共享中心的組建，進一步強化了對共享數(shù)據(jù)的要求，增加了維護數(shù)據(jù)安全的難度。

5.財務共享中心定位不準

A公司財務共享中心在公司組織架構中，隸屬于總部財務部，作為財務部二級機構存在。A公司財務共享中心現(xiàn)已正式運行了一年半，成員單位和總部認為財務共享中心僅是負責做賬和付款的職能部門，使得財務共享中心在公司內部的重要性大大降低，不利于發(fā)揮財務共享中心的價值創(chuàng)造能力。A公司財務共享中心介于財務部和成員單位之間，導致其權責不夠分明，難以督促各成員單位配合工作。財務共享中心的定位不準，使其難以統(tǒng)籌規(guī)劃公司財務業(yè)務，無法真正實現(xiàn)業(yè)財融合。

五、財務共享中心風險管控措施

1.優(yōu)化財務隊伍結構，推動財務人員轉型升級

A公司應通過優(yōu)化財務隊伍結構和推動財務人員轉型升級，來維持財務隊伍的穩(wěn)定性。首先，加強員工思想教育工作，定期詢問員工建議，優(yōu)化崗位的設置。其次，建立“共享互學”、“財務知識庫”等多元化的財務人員學習手段，培養(yǎng)創(chuàng)新共享中心財務人員，讓員工度過適應期。最后，建立量化績效考核的考評機制，激發(fā)員工的潛能，拓寬晉升通道，增強共享中心財務人員工作積極性。

2.完善財務管理流程制度

完善財務管理流程制度，公司必須按照國家法定法規(guī)保管電子檔案，改變現(xiàn)有的有紙化報銷和快遞寄送方式，最快程度建立影像系統(tǒng)采用無紙化方式。財務共享中心在月末業(yè)務量增大，業(yè)務堆積過多，公司在制度上應做出改變，盡量協(xié)調成員單位的報銷時間段，減少財務共享中心員工前期工作失誤程度和提高后期業(yè)務處理效率。優(yōu)化業(yè)務上報流程和溝通渠道，過程中出現(xiàn)任何問題，要進行追查或追責，形成獎懲制度。

3.提高財務信息系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性

引入“大數(shù)據(jù)分析”、“云計算”、“財務機器人”、“AI+智慧財務”等新興技術，制定系統(tǒng)的風險評價制度，持續(xù)優(yōu)化財務信息化建設。由于現(xiàn)階段使用的財務系統(tǒng)的種類繁多，各成員單位分析提交現(xiàn)有系統(tǒng)的使用情況，如有個別系統(tǒng)使用少或與其他系統(tǒng)業(yè)務重復，總部可以與軟件設計方提出系統(tǒng)定制要求將現(xiàn)有的V6系統(tǒng)進行優(yōu)化配置。員工可結合日常使用與維護人員反饋，小問題可直接提出建議修改，較大的問題應先請示領導提出整改，經開發(fā)和運維商量制定可行方案后，對系統(tǒng)模塊進行改動，先試點后分步實施。

4.強化數(shù)據(jù)安全性管理

總部需要建立數(shù)據(jù)共享風險評估機制，聘用專業(yè)的技術人員，按時檢測維護保養(yǎng)設備和系統(tǒng)，健全完善網(wǎng)絡系統(tǒng)安全，建立服務器防火墻，保護公司財務共享中心的財務信息安全。層級化開放數(shù)據(jù)查閱權限，對崗位級別不同的人員和部門進行訪問權限的設置。財務數(shù)據(jù)共享時對文件加密備份處理，增添密鑰技術，確保不會受到木馬病毒和系統(tǒng)漏洞的干擾，為防止信息丟失泄漏風險，應提早制定安全應急方案以防突發(fā)狀況。

5.優(yōu)化組織結構，重新定位財務共享中心

組織結構層次重塑，優(yōu)化、改進集團內部組織結構，以滿足共享中心業(yè)務發(fā)展需要。公司應將財務共享中心作為最終財務處理機構，將總部財務部和成員單位財務部同時納入財務共享中心之下進行管理，以增加財務共享中心的重要性。同時，對財務共享中心進行適當授權，使其能夠對成員單位業(yè)務處理方面的延遲及不合規(guī)進行相應追責處理，以提高財務共享中心的運行效果。充分利用系統(tǒng)的優(yōu)勢，及時改進人員架構，進一步完善財務共享中心自身的組織架構。

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作者簡介：楊文（1989- ），女，碩士研究生，廣東理工學院會計學院智能財務研究中心，副主任，講師，中國注冊會計師、中國注冊稅務師，中級會計師，主要從事會計學專業(yè)學科建設、智能財務發(fā)展研究;謝玥，廣東理工學院會計學院，2017級本科會計學8班學生