醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及應(yīng)對(duì)策略研究

胡楠

摘 要：在醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中，針對(duì)辦公室文書與文書檔案管理工作中存在不足要有正確認(rèn)識(shí)，通過(guò)加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理重視程度、構(gòu)建完善管理制度、加強(qiáng)檔案管理信息化、加強(qiáng)管理系統(tǒng)建設(shè)等不同方式，將各類問(wèn)題更好解決，同時(shí)實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的更好落實(shí)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;辦公室文書;文書檔案管理

醫(yī)院是我國(guó)發(fā)展過(guò)程中的重要組成部分，在保證人民身體健康，促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的作用。為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院自身更好發(fā)展，對(duì)于辦公室文書以及文書檔案管理工作要給予更多重視，辦公室文書檔案記錄主要是有關(guān)會(huì)議、業(yè)務(wù)管理、醫(yī)院歷史發(fā)展等相關(guān)內(nèi)容，是醫(yī)院發(fā)展中的重點(diǎn)工作，會(huì)對(duì)醫(yī)院管理以及醫(yī)療水平的提升產(chǎn)生直接影響。在此背景下，對(duì)于文書檔案管理中存在的不足要有正確認(rèn)識(shí)，并給出針對(duì)性解決措施，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院自身的可持續(xù)發(fā)展。

一、醫(yī)院辦公室文書檔案特點(diǎn)

醫(yī)院辦公室主要負(fù)責(zé)醫(yī)院的日常行政管理工作，而文書檔案主要記載的是醫(yī)院運(yùn)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中，形成的具有價(jià)值的信息。比如，會(huì)議記錄信息、工作計(jì)劃信息、文書報(bào)告信息等。醫(yī)院辦公室文書檔案特點(diǎn)，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)中：（1）綜合性特點(diǎn)。從文書檔案記錄的內(nèi)容中可以看出，在其中包括年度計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄等，包含醫(yī)院科研教學(xué)方面內(nèi)容、黨務(wù)工作內(nèi)容以及基礎(chǔ)建設(shè)內(nèi)容等，因此具有綜合性特點(diǎn)。（2）行業(yè)性特點(diǎn)。行業(yè)性特點(diǎn)主要是指文書檔案中的內(nèi)容具有行業(yè)性特點(diǎn)。醫(yī)院辦公室文書檔案內(nèi)容，通常情況下與醫(yī)院長(zhǎng)期發(fā)展，以及醫(yī)療業(yè)務(wù)開展之間有著較為密切的聯(lián)系。在其中包含著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)相關(guān)內(nèi)容，如醫(yī)療業(yè)務(wù)指導(dǎo)性文件等。（3）保密性特點(diǎn)。醫(yī)院辦公室文書檔案具有保密性特點(diǎn)，檔案中的很多內(nèi)容都不可以對(duì)外公布，一旦出現(xiàn)信息泄露等問(wèn)題，會(huì)對(duì)醫(yī)院的發(fā)展造成嚴(yán)重影響。（4）關(guān)聯(lián)性特點(diǎn)。關(guān)聯(lián)性特點(diǎn)主要是指醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作與文書工作之間有著較為密切的聯(lián)系，文書檔案管理工作的展開，需要將文書工作作為紐帶，從而實(shí)現(xiàn)文書資料收集、資料整理以及資料保管等。由此可以看出，文書工作是文書檔案管理工作更好落實(shí)的前提保障。

二、醫(yī)院辦公室文書檔案管理現(xiàn)狀

從當(dāng)前醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作的落實(shí)中不難看出，在其中仍然存在很多不同問(wèn)題，這些問(wèn)題的出現(xiàn)，對(duì)于文書檔案管理工作的更好落實(shí)，以及檔案管理工作價(jià)值的發(fā)揮會(huì)產(chǎn)生直接影響。對(duì)于醫(yī)院辦公室文書檔案管理現(xiàn)狀，本文主要從以下幾點(diǎn)進(jìn)行分析與闡述：

1.文書檔案管理工作的重視程度有待提升

辦公室文書檔案管理工作，是醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，具體的管理水平會(huì)對(duì)醫(yī)院的發(fā)展產(chǎn)生直接影響。從當(dāng)前辦公室文書檔案管理工作的落實(shí)中不難看出，有很多工作人員并沒(méi)有從根本上意識(shí)到辦公室文書檔案管理工作的重要作用，使得管理工作沒(méi)有被更好落實(shí)到實(shí)際醫(yī)院發(fā)展中。管理人員對(duì)該項(xiàng)工作造成忽視，使得檔案管理工作流于形式，無(wú)法在推動(dòng)社會(huì)更好發(fā)展中將自身優(yōu)勢(shì)與價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，檔案管理工作質(zhì)量與工作效率受到很大影響。

2.文書檔案管理制度有待完善

在辦公室文書檔案管理工作的開展中，完善的管理制度可以為文書檔案管理工作提供有效引導(dǎo)，同時(shí)也是每一位管理人員對(duì)于自身管理工作的具體范圍，以及自身應(yīng)該肩負(fù)的責(zé)任有正確認(rèn)識(shí)。但在具體的管理中，并沒(méi)有一個(gè)完善的管理制度。這對(duì)于檔案歸檔工作、各類資料和數(shù)據(jù)的收集產(chǎn)生很大影響。

三、醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理策略

1.加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理重視程度

為促使辦公室文書檔案管理工作能夠在醫(yī)院中得到更好落實(shí)，需要加強(qiáng)對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度，只有領(lǐng)導(dǎo)者、管理者以及管理人員意識(shí)到文書檔案管理工作的重要作用，才能對(duì)自身工作理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，同時(shí)對(duì)自身工作行為進(jìn)行規(guī)范與約束，為辦公室文書檔案管理工作的順利進(jìn)行打下良好基礎(chǔ)。在加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的重視程度中，可以從以下幾點(diǎn)展開：

領(lǐng)導(dǎo)者與管理者要起到良好帶頭作用，在醫(yī)院中做好宣傳工作，使得醫(yī)務(wù)人員以及相關(guān)工作人員能夠在潛移默化中受到影響。讓其意識(shí)到文書檔案管理工作的重要作用，將會(huì)促使不同工作人員在未來(lái)檔案管理工作中都能夠給予一定幫助。在此期間，要積極引導(dǎo)檔案管理工作人員能夠摒棄傳統(tǒng)管理理念，不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)與觀點(diǎn)，更新自身管理理念與管理意識(shí)，為辦公室文書檔案管理的全面落實(shí)提供保障。

針對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)較好的工作人員，醫(yī)院方面可以進(jìn)行適當(dāng)鼓勵(lì)，使得管理人員的工作積極性能夠被調(diào)動(dòng)起來(lái)，這也側(cè)面說(shuō)明文書檔案管理工作的重要作用。檔案管理工作人員獲得一定激勵(lì)，能夠?qū)ψ陨砉ぷ鞯闹匾饔糜姓_認(rèn)識(shí)，端正自身工作態(tài)度，主動(dòng)參與到知識(shí)的學(xué)習(xí)中，拓展自身知識(shí)層面的同時(shí)，掌握更多先進(jìn)的管理技巧。反之，對(duì)于在文書檔案管理中表現(xiàn)較差的工作人員，要及時(shí)對(duì)其進(jìn)行處罰，在最大程度上，使得每一位工作人員都能夠?qū)ψ陨砉ぷ饔姓_認(rèn)識(shí)，提升自身思想意識(shí)，為未來(lái)辦公室文書檔案管理工作的更好落實(shí)打下良好基礎(chǔ)。

2.構(gòu)建完善管理制度

在醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作開展中，對(duì)于構(gòu)建完善管理制度要給予更多關(guān)注，制度是確保文書檔案管理工作更好展開的前提保障。在實(shí)際管理制度的構(gòu)建中，需要相關(guān)工作人員能夠結(jié)合醫(yī)院實(shí)際發(fā)展情況展開，明確其中的細(xì)節(jié)問(wèn)題，使得管理制度的完善性與針對(duì)性得到提升，促使管理人員在管理工作進(jìn)行過(guò)程中，能夠做到有制度可以依靠，有相關(guān)法律法規(guī)可以遵循。

（1）醫(yī)院要制訂文書檔案立卷制度與銷毀制度，在檔案歸檔過(guò)程中，要結(jié)合相應(yīng)年限展開，而且還要根據(jù)具體情況，對(duì)檔案進(jìn)行有效的分類管理。這樣可以為檔案內(nèi)容的查閱與使用，提供更多便利，不需要花費(fèi)更多時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行翻閱。針對(duì)已經(jīng)失去保存價(jià)值的文書檔案內(nèi)容，管理人員要制訂銷毀制度，確保此類檔案內(nèi)容都能夠在有效的引導(dǎo)之下被銷毀，避免銷毀不到位，被不法人員利用影響醫(yī)院更好發(fā)展。通過(guò)該種方式，醫(yī)院文書檔案管理工作的科學(xué)性與全面性，都可以得到提升。

（2）對(duì)醫(yī)院文書檔案借閱制度進(jìn)行完善，在借閱制度當(dāng)中，需要對(duì)借閱流程做出明確規(guī)定。如果在借閱過(guò)程中，出現(xiàn)操作不當(dāng)情況，或者違反條例情況，那么需要按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。通過(guò)該種方式，使得醫(yī)院文書檔案的安全性與完整性得到保障，為后續(xù)文書檔案的使用打下良好基礎(chǔ)。

3.加強(qiáng)檔案管理信息化

在如今社會(huì)快速發(fā)展背景下，先進(jìn)科學(xué)技術(shù)以及信息技術(shù)的應(yīng)用，為人們?nèi)粘Ｉ钆c工作帶來(lái)很多便利。因此，在醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作的開展中，也要加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)技術(shù)的利用，這樣才能不斷提升檔案管理工作效率與工作質(zhì)量。在加強(qiáng)檔案管理信息化中，可以從以下幾點(diǎn)展開：

醫(yī)院文書檔案管理人員對(duì)于先進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用的重要作用要有正確認(rèn)識(shí)，將先進(jìn)信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，促使文書檔案管理方式可以實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。為促使先進(jìn)的信息技術(shù)管理手段能夠得到更好落實(shí)，醫(yī)院方面要加大資金投入力度，采購(gòu)更多電子設(shè)備，利用先進(jìn)設(shè)備實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的收集與歸檔，這樣可以減輕工作人員的工作量，提升工作效率。與此同時(shí)，管理人員要根據(jù)具體情況，構(gòu)建相應(yīng)的信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的自動(dòng)收集、分析與整理。

在信息化建設(shè)背景下，檔案信息幾乎都會(huì)以數(shù)字化方式進(jìn)行存儲(chǔ)，在這一過(guò)程中，網(wǎng)絡(luò)可能會(huì)存在風(fēng)險(xiǎn)，使得檔案信息出現(xiàn)被盜取、篡改等情況，這對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展以及各項(xiàng)工作的更好落實(shí)會(huì)產(chǎn)生很大制約?；诖?，為使檔案信息安全得到保障，要做好安全防護(hù)工作。文書檔案內(nèi)容有著不同保密級(jí)別，針對(duì)不同保密級(jí)別，做好軟件設(shè)計(jì)與軟件開發(fā)工作，并根據(jù)保密級(jí)別做好加密處理工作。對(duì)文書檔案的查閱設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，如果所查詢的內(nèi)容超過(guò)權(quán)限之外，那么將無(wú)法對(duì)其進(jìn)行查詢。想要繼續(xù)查詢，需要經(jīng)過(guò)有關(guān)部門的審批，審批合格后，才能對(duì)檔案信息資源進(jìn)行利用。采用該種方式，能夠在很大程度上保證文書檔案信息安全。與此同時(shí)，還要做好計(jì)算機(jī)的定期殺毒工作，避免對(duì)檔案信息安全的影響。此外，還要加強(qiáng)對(duì)防火墻技術(shù)的應(yīng)用，通過(guò)防火墻的設(shè)置，未經(jīng)允許的用戶會(huì)被抵御在系統(tǒng)之外，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及檔案信息內(nèi)容的訪問(wèn)，這樣能夠避免檔案信息被篡改等問(wèn)題產(chǎn)生。要及時(shí)對(duì)文書檔案信息資源進(jìn)行備份，防止檔案信息丟失造成嚴(yán)重影響。

4.加強(qiáng)管理系統(tǒng)建設(shè)

在文書檔案管理工作的落實(shí)過(guò)程中，針對(duì)管理系統(tǒng)建設(shè)工作，要加強(qiáng)重視程度，使得管理系統(tǒng)能夠?qū)⒆陨韮?yōu)勢(shì)與價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，為文書檔案管理工作的展開提供有效引導(dǎo)。在加強(qiáng)文書檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中，可以從以下幾點(diǎn)展開：

醫(yī)院內(nèi)的文書檔案管理部門，要做好文書檔案管理需求調(diào)查分析工作。無(wú)論是文書檔案管理部門，還是信息化系統(tǒng)承建單位，針對(duì)醫(yī)院內(nèi)部不同部門的文書檔案管理內(nèi)容，要做好全方位調(diào)查與分析，了解各部門實(shí)際需求情況。比如，檔案的產(chǎn)生情況、檔案應(yīng)用情況等。針對(duì)調(diào)查分析內(nèi)容，要整理成為相應(yīng)報(bào)告，針對(duì)收集到的數(shù)據(jù)信息，要做好全方位分析，對(duì)文書檔案管理工作流程能夠有正確認(rèn)識(shí)，并將此類內(nèi)容作為信息化管理系統(tǒng)建設(shè)的重要依據(jù)。

文書檔案管理部門，要及時(shí)與信息化管理系統(tǒng)承建單位之間進(jìn)行聯(lián)系與溝通，確保承建單位能夠?qū)︶t(yī)院文書檔案管理工作有一定的認(rèn)識(shí)與了解，并對(duì)其他行業(yè)或者其他醫(yī)院的信息化管理系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行借鑒。在此基礎(chǔ)上，制定一個(gè)相對(duì)統(tǒng)一的文書檔案信息化管理系統(tǒng)，并將文書檔案信息化管理系統(tǒng)與醫(yī)院其他信息化系統(tǒng)之間進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，這樣可以促使檔案收集、整理工作以及歸檔工作的順利進(jìn)行。

醫(yī)院在文書檔案管理軟件建設(shè)與硬件建設(shè)中，要加大物力資源與人力資源的投入力度。在當(dāng)今已有的信息化管理系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，對(duì)相關(guān)文書檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行采購(gòu)，確保兩者之間的相互統(tǒng)一。促使醫(yī)院信息化管理工作能夠全面落實(shí)，創(chuàng)建文書檔案庫(kù)。實(shí)現(xiàn)對(duì)不同檔案信息的有效收集，提升檔案信息利用率。

5.打造專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)

在文書檔案管理工作開展中，管理人員在其中發(fā)揮著不可替代的作用，如果工作人員自身能夠具備較強(qiáng)綜合素質(zhì)，同時(shí)意識(shí)到工作重要性，這樣才能將更多精力投入到工作中，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)管理工作的順利進(jìn)行，為醫(yī)院更好發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。反之，如果管理人員沒(méi)有先進(jìn)的管理理念，也不具備綜合素質(zhì)，那么文書檔案管理工作的落實(shí)將會(huì)受到很大影響。為避免此類情況出現(xiàn)，要將打造專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作。在實(shí)際文書檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)中，可以從以下幾點(diǎn)進(jìn)行：

要根據(jù)實(shí)際情況，提升文書檔案管理人員的錄用門檻，選擇專業(yè)素質(zhì)較強(qiáng)、綜合能力較高，同時(shí)有著豐富工作經(jīng)驗(yàn)的工作人員。這樣可以確保錄用的管理人員能夠在短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)崗位工作，在管理工作的開展中，能夠?qū)⑾冗M(jìn)的管理理念以及管理方式融入到其中，為醫(yī)院文書檔案管理團(tuán)隊(duì)注入新鮮血液，并提供合理的工作思路。

針對(duì)錄用管理人員以及現(xiàn)有管理人員，要做好教育培訓(xùn)工作，教育培訓(xùn)工作開展的目的，不僅僅是讓管理人員意識(shí)到文書檔案管理工作的重要作用，而且還要讓管理人員掌握更多管理技巧，提高其管理水平，這樣才能使得崗位工作需求得到滿足。教育培訓(xùn)工作要定期落實(shí)，不斷更新管理人員的知識(shí)框架，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的全面落實(shí)。除此之外，還要讓管理人員學(xué)習(xí)有關(guān)文書檔案的法律法規(guī)，確保各項(xiàng)工作的落實(shí)能夠在法律法規(guī)允許范圍內(nèi)進(jìn)行，避免違法情況出現(xiàn)。

對(duì)于文書檔案管理人員要做好定期考核工作，考核的主要內(nèi)容是有關(guān)教育培訓(xùn)的內(nèi)容，以及管理人員應(yīng)該掌握的基本知識(shí)與技能。通過(guò)考核工作的全面落實(shí)，能夠?qū)芾砣藛T的實(shí)際工作態(tài)度以及學(xué)習(xí)態(tài)度等有正確認(rèn)識(shí)。只有在考核通過(guò)之后，才能參與到文書檔案管理工作中。如果管理人員首次考核未通過(guò)，那么醫(yī)院方面要給予補(bǔ)考機(jī)會(huì)，在經(jīng)過(guò)多次考核都未通過(guò)后，則要對(duì)工作人員進(jìn)行處罰，情況嚴(yán)重的可以予以勸離。通過(guò)不同方式，使得每一位管理人員都能夠掌握更多管理技巧與管理知識(shí)，在工作開展中，能夠?qū)⒆陨韺I(yè)能力發(fā)揮出來(lái)，不斷提升文書檔案管理水平。

6.完善檔案收集方式

在醫(yī)院不斷發(fā)展背景下，傳統(tǒng)檔案收集方式已經(jīng)無(wú)法跟上醫(yī)院發(fā)展步伐，而且會(huì)對(duì)檔案管理工作的更好落實(shí)以及醫(yī)院更好發(fā)展會(huì)產(chǎn)生很大影響。因此，在文書檔案管理中，要摒棄傳統(tǒng)“坐等上門”收集方式，采取主動(dòng)收集方式，在不同職能部門，可以安排一名工作人員兼職文書檔案人員，主要工作是負(fù)責(zé)本部門的文書檔案收集。將收集好的文書檔案上交給檔案管理部門，檔案管理部門對(duì)上交的資料信息進(jìn)行整理、歸檔。在文書檔案管理工作的落實(shí)中，可以采取統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則與分散管理原則，檔案管理部門工作人員針對(duì)各職能部門兼職人員，要及時(shí)進(jìn)行檔案知識(shí)的傳輸、培訓(xùn)。為調(diào)動(dòng)兼職人員的工作積極性，要及時(shí)進(jìn)行獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)，或者采取其他獎(jiǎng)勵(lì)方式。工作人員努力工作可以得到回報(bào)，從而將更多精力放在檔案收集工作中。在日常工作開展中，能夠及時(shí)對(duì)檔案收集方式做出調(diào)整與完善。提升檔案收集質(zhì)量與收集效率，為后續(xù)文書檔案管理工作的更好落實(shí)打下良好基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，辦公室文書與文書檔案管理工作的展開，對(duì)于促進(jìn)醫(yī)院更好發(fā)展具有重要作用。因此，醫(yī)院要根據(jù)自身發(fā)展情況，對(duì)以往工作中存在的不足進(jìn)行分析，并給出針對(duì)性解決措施。若能妥善解決此類問(wèn)題，并發(fā)揮出檔案管理工作的最大優(yōu)勢(shì)，則會(huì)在增強(qiáng)醫(yī)院市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的同時(shí)，更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

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[1]陳燕燕.“一動(dòng)力三循環(huán)”在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用——以福建省婦幼保健院為例[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020

[2]魯延紅.文檔一體化在文書檔案信息化管理中的應(yīng)用分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020

（作者單位：寧夏銀川市第一人民醫(yī)院）