檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的路徑探究

摘? ?要：企業(yè)的檔案管理是行政管理重要一部分，隨著信息技術(shù)的提升，企業(yè)的文件檔案管理也有很大的變化。不斷以新的技術(shù)和方法，加強(qiáng)企業(yè)文件檔案管理工作，對于企業(yè)的發(fā)展有十分重要的意義。檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，就是在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的。通過檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，能夠使企業(yè)與當(dāng)下的信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代有效銜接。文章闡述了檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型實(shí)現(xiàn)企業(yè)科學(xué)的內(nèi)部管理、提升企業(yè)的職工管理、促進(jìn)高校的科研與教學(xué)等意義，分析了傳統(tǒng)的檔案管理存在的文件檔案的設(shè)施環(huán)境差異較大、文件檔案的利用率不高、電子文件檔案的相關(guān)制度不完善等，提出了檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的完善和規(guī)范、存量檔案的數(shù)字化、增量檔案的數(shù)字化、數(shù)字檔案館的建設(shè)、服務(wù)能力的提升等內(nèi)容，探討了做好檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的規(guī)劃工作、協(xié)調(diào)存量數(shù)字化與增量數(shù)字化的建設(shè)、檔案管理個(gè)別環(huán)節(jié)與整體數(shù)字檔案館的建設(shè)、檔案管理電子化與人工智能化的建設(shè)等檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的路徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化轉(zhuǎn)型;路徑探索

企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是指企業(yè)將檔案工作的管理對象、管理手段等由傳統(tǒng)向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，以此提升檔案管理水平和效益的過程。在信息技術(shù)的不斷提升下，數(shù)字經(jīng)濟(jì)成為當(dāng)下及未來社會(huì)發(fā)展的整體趨勢。社會(huì)各個(gè)行業(yè)，包括社會(huì)的職權(quán)和管理部門，都需要進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，才能夠與未來社會(huì)的發(fā)展相適應(yīng)。人民生活水平顯著提高，對檔案信息、檔案文化的需求日益增長，迫切要求加快檔案開放、擴(kuò)大檔案利用、提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案工作環(huán)境、對象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的提升，企業(yè)的電子檔案已經(jīng)十分普及，相關(guān)的規(guī)章制度也在不斷完善。這對企業(yè)的檔案管理工作產(chǎn)生了革命性的改變，極大提升了企業(yè)檔案管理的工作效率。在新的社會(huì)環(huán)境下，企業(yè)檔案管理也應(yīng)該利用更加先進(jìn)的信息技術(shù)，在技術(shù)和管理模式上有所創(chuàng)新和改革，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，不斷完善企業(yè)的檔案管理工作，使檔案管理能夠更加符合新時(shí)代的企業(yè)發(fā)展要求。

一、檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的意義

1.實(shí)現(xiàn)企業(yè)科學(xué)的內(nèi)部管理

企業(yè)的檔案管理工作，是企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部事務(wù)管理的基礎(chǔ)。無論是上級主管部門對企業(yè)的戰(zhàn)略部署，還是企業(yè)對廣大職工的管理，都是以文件形式來進(jìn)行的。所有的事務(wù)都是有文件發(fā)布、歸檔，實(shí)現(xiàn)科學(xué)具體的內(nèi)部管理。國有企業(yè)職工人員數(shù)量眾多，內(nèi)部的機(jī)構(gòu)和部門眾多，如此龐大的人員機(jī)構(gòu)組織，需要通過檔案來進(jìn)行精細(xì)的管理，才能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.提升企業(yè)的職工管理

廣大的職工是企業(yè)的主體，對于職工管理來說，傳統(tǒng)的檔案管理模式有很大的難度。企業(yè)的檔案管理工作，能夠通過職工的各種信息檔案的統(tǒng)計(jì)和整理，對職工進(jìn)行詳細(xì)的分類，做到精細(xì)化和人性化的管理。另外，當(dāng)下的企業(yè)職工流動(dòng)性較大，職工檔案管理的工作也十分煩瑣。尤其是在企業(yè)的職工入職以及離職和退休階段，職工的文件檔案管理工作也比較集中。通過對職工的文件檔案管理，可以有效提升職工管理的效率，保證職工能夠在入職和離職等階段順利進(jìn)行。

3.促進(jìn)高校的科研與教學(xué)

企業(yè)除了在生產(chǎn)、服務(wù)之外，還承擔(dān)著一定的科研工作。企業(yè)的檔案管理，就是要保障科研與生產(chǎn)服務(wù)工作的良好順利進(jìn)行。企業(yè)的科研工作，一部分是承接了上級主管部門所安排的科研項(xiàng)目，另一部分是對自身技術(shù)和管理的有效改進(jìn)。不管是哪種科研項(xiàng)目，一般來說，從科研項(xiàng)目的立項(xiàng)到完成，周期比較長，科研人員的工作量也較大，整個(gè)過程所產(chǎn)生的各種工作文件較多，需要進(jìn)行統(tǒng)一的管理。這樣才能夠保證科研工作的順利進(jìn)行，同時(shí)，也能清楚顯示每個(gè)參與者的工作量。企業(yè)的檔案管理工作，為企業(yè)的科研和生產(chǎn)提供了基本的信息服務(wù)，使得科研與生產(chǎn)服務(wù)工作能夠相輔相成，完美的配合。

二、傳統(tǒng)的檔案管理存在的問題

1.文件檔案的設(shè)施環(huán)境差異較大

在傳統(tǒng)的檔案管理工作開展中，存放文件檔案的設(shè)施和環(huán)境是十分重要的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件檔案管理，對于外部環(huán)境的要求較高，對于溫度和濕度都有嚴(yán)格的限制。尤其要控制防水防火，以免產(chǎn)生不可恢復(fù)的影響。對于電子文件檔案來說，除了外部環(huán)境之外，還需要應(yīng)對磁盤自身的機(jī)械故障，保證磁盤能夠正常的工作。目前來看，企業(yè)在檔案管理工作中，對外部環(huán)境的要求和管理存在一定的問題。一方面，是因?yàn)槠髽I(yè)的文件檔案過多，其中有大部分文件檔案都屬于職工的個(gè)人存檔，極少使用但是需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力來整理，而且需要占用場所來存檔。這就使文件檔案場所存放著無用的內(nèi)容，也使得檔案的場所管理得不到應(yīng)有的重視;另一方面文件檔案的存放場所管理不夠精細(xì)，沒有建立一定的責(zé)任制度。尤其是一些溫度和濕度檢測設(shè)施，以及防火、防潮的設(shè)施，都比較陳舊，沒有進(jìn)行更新。

2.文件檔案的利用率不高

企業(yè)的檔案數(shù)量種類眾多，而文件檔案的利用率不高，則使得企業(yè)的文件檔案管理工作沒有發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。首先，企業(yè)的檔案內(nèi)容十分繁雜，涉及企業(yè)的日常管理、生產(chǎn)、服務(wù)和科研等內(nèi)容。這些內(nèi)容很大一部分只是單純的存檔，沒有利用價(jià)值。其次，針對企業(yè)的科研工作，許多文件在存檔之后，沒有進(jìn)行數(shù)據(jù)化的整理，導(dǎo)致許多科研信息沒有進(jìn)行公布。這樣就使得許多教學(xué)科研工作的資料和文件重復(fù)，許多科研人員還需要花費(fèi)大量的時(shí)間來重新進(jìn)行研究前期的成果，使得人力資源有一定的浪費(fèi)。最后，對于職工管理來說，許多基層管理人員所進(jìn)行的有關(guān)職工管理工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、學(xué)術(shù)論文等，都會(huì)在企業(yè)中存檔。這些文件檔案是企業(yè)職工管理工作的寶貴經(jīng)驗(yàn)。應(yīng)該通過文件檔案管理工作的不斷細(xì)化和完善，來加強(qiáng)文件檔案的利用率。

3.電子文件檔案的相關(guān)制度不完善

電子信息技術(shù)的應(yīng)用，使得文件檔案得以通過電子資源的形式進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。電子資源檔案在管理中，具有更加鮮明的特點(diǎn)和優(yōu)勢。尤其是互聯(lián)網(wǎng)的廣泛普及下，電子資源可以通過互聯(lián)網(wǎng)來廣泛進(jìn)行傳播。不過這種電子資源，也存在著很大的風(fēng)險(xiǎn)和新的問題，如由于自身的文件檔案資源管理方式的不同，導(dǎo)致許多重要的資源被公布，或者是由于網(wǎng)絡(luò)安全問題導(dǎo)致的電子文件檔案的泄露，造成了企業(yè)以及職工的損失。這些問題在一定程度上說明了企業(yè)電子文件檔案管理的制度不夠完善，缺乏合理的管理模式，同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)安全管理也存在著一定的漏洞。

三、檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的內(nèi)容

1.基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的完善和規(guī)范

基礎(chǔ)業(yè)務(wù)完善和規(guī)范，就是要將檔案管理工作的基礎(chǔ)工作進(jìn)行提升。主要包括健全檔案管理制度、實(shí)現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一、規(guī)范檔案管理的業(yè)務(wù)流程等。這是開展檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)工作，對于后期的檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有很大的作用。尤其是一些國有企業(yè)，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型過程中，檔案管理工作還沒有進(jìn)行有效的改革，在檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)中，一些事項(xiàng)和流程都比較煩瑣，在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下也失去了意義。對于在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期遺留下來的過于煩瑣的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，要進(jìn)行適當(dāng)?shù)木?，保證檔案管理工作基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的高效簡潔。

2.存量檔案的數(shù)字化

對于存量檔案進(jìn)行數(shù)字化的加工，是一項(xiàng)十分煩瑣的內(nèi)容，但也是十分重要的內(nèi)容。尤其是一些建立時(shí)間較長的國有企業(yè)，存量檔案內(nèi)容眾多，對于存量檔案的數(shù)字化加工費(fèi)時(shí)費(fèi)力。不過企業(yè)的檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，對于存量檔案的加工是必要的基礎(chǔ)工作。在存量檔案的數(shù)字化加工中，要給予一定的支持，配置較為高端的掃描儀、刻錄機(jī)等設(shè)備，盡可能地降低人工勞動(dòng)。同時(shí)，在存放數(shù)字存量檔案中，要注意進(jìn)行科學(xué)合理的編號收錄，保證檔案檢索和瀏覽的方便和快捷。存量檔案數(shù)字化屬于管理對象數(shù)字化的轉(zhuǎn)型范圍，是檔案管理過程數(shù)字化能否發(fā)揮作用的關(guān)鍵。

3.增量檔案的數(shù)字化

增量檔案電子化是指新增的電子文件歸檔形成電子檔案。企業(yè)在不斷的經(jīng)營和發(fā)展中，新增電子檔案是檔案管理工作很重要的一部分。尤其是業(yè)務(wù)較為多樣性的國有企業(yè)，新增電子檔案的內(nèi)容也十分豐富。在進(jìn)行增量檔案的數(shù)字化管理中，要根據(jù)業(yè)務(wù)的輕重緩急來進(jìn)行電子檔案的歸檔。在新增電子檔案的歸檔中，要注意對新增檔案的歸檔程序的建設(shè)，使電子檔案的程序盡可能地通過線上來進(jìn)行。增量檔案無論是在檔案的內(nèi)容形式還是流程形式，都應(yīng)徹底實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的轉(zhuǎn)型。

4.數(shù)字檔案館的建設(shè)

中共中央、國務(wù)院下發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出：推進(jìn)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織建設(shè)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接的電子檔案管理信息系統(tǒng)。企業(yè)的數(shù)字檔案館的建設(shè)，對于檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型有著十分明顯的效果。運(yùn)用現(xiàn)代科技，將企業(yè)的檔案資源進(jìn)行征集、整理和保存，并且通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的一體化系統(tǒng)，可以有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)，并且實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)方式知識化的過程。企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和制度規(guī)范的建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施就是檔案的場館、計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)交換設(shè)備等場地和設(shè)施，是提供檔案數(shù)字化服務(wù)的基礎(chǔ)。在規(guī)章制度的建設(shè)上，除了傳統(tǒng)檔案館的基本理念之外，還應(yīng)該規(guī)范數(shù)字檔案的檢索、錄入、傳輸和下載等行為，增加數(shù)字信息的權(quán)限設(shè)定和安全保密等體系建設(shè)。

5.服務(wù)能力的提升

檔案工作服務(wù)能力的提升，是在市場經(jīng)濟(jì)的社會(huì)環(huán)境下所必須達(dá)到的理念。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案部門為管理機(jī)構(gòu)，缺乏必要的服務(wù)意識。而在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)的檔案管理要增加自身的服務(wù)意識。在進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，檔案的數(shù)字化建設(shè)要以服務(wù)用戶為基本理念，來確定整體的工作方向。首先，要將被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)為主動(dòng)服務(wù)，能夠?qū)n案信息進(jìn)行有序的公布，并且通過大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，來實(shí)現(xiàn)用戶的主動(dòng)檢索和推送，來使用戶了解檔案信息。其次，企業(yè)的檔案管理部門可以制作推出檔案管理平臺，這種互聯(lián)網(wǎng)平臺可以由用戶登錄并且進(jìn)行檔案信息的基本操作，使用戶能夠更加便捷地進(jìn)行自己的檔案管理。

四、檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的路徑分析

1.做好檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的規(guī)劃工作

在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)中，要做好統(tǒng)籌規(guī)劃。首先，企業(yè)的管理層要對檔案的數(shù)字化建設(shè)引起足夠的重視，建立以檔案管理部門為首，多個(gè)部門共同配合的檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作團(tuán)隊(duì)。其次，檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，涉及的內(nèi)容眾多，僅僅通過“花錢買機(jī)器”這樣的理念來進(jìn)行，是遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到要求的。因此，要在檔案管理的數(shù)字化建設(shè)之前，做好統(tǒng)一的規(guī)劃和部署，建立詳細(xì)周密的工作計(jì)劃，確立檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的工作目標(biāo)，并且建立專業(yè)的人員團(tuán)隊(duì)，來集中進(jìn)行檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。

2.協(xié)調(diào)存量數(shù)字化與增量數(shù)字化的建設(shè)

對于企業(yè)來說，主要的目標(biāo)是進(jìn)行日常的經(jīng)營活動(dòng)，對于檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，并沒有很大的精力。因此，在進(jìn)行檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型中要循序漸進(jìn)，由易到難來進(jìn)行。而企業(yè)的經(jīng)費(fèi)有限，無法同時(shí)開展多種檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，就更需要按照企業(yè)的自身發(fā)展來逐步進(jìn)行。對于存量檔案的數(shù)字化建設(shè)，操作起來比較簡單，只需要花費(fèi)一定的時(shí)間就可完成。企業(yè)可以對增量檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行外包，節(jié)省了檔案管理人員的時(shí)間，同時(shí)外包服務(wù)的人員相對來說較為專業(yè)和系統(tǒng)，能夠?qū)⒋媪繖n案數(shù)字化進(jìn)行專業(yè)化的制作。對于增量檔案來說，工作較為復(fù)雜，難度也比較大，可以根據(jù)企業(yè)的自身發(fā)展，來選擇較為熟悉的領(lǐng)域來進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以保證企業(yè)良好的運(yùn)營。

3.檔案管理個(gè)別環(huán)節(jié)與整體數(shù)字檔案館的建設(shè)

檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，要從個(gè)別環(huán)節(jié)到整體檔案館建設(shè)的過程來進(jìn)行實(shí)施。對于企業(yè)來說，檔案管理的整體數(shù)字檔案館建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的項(xiàng)目，需要花費(fèi)一定的人力、物力。因此，要從檔案管理的個(gè)別環(huán)節(jié)到整體檔案館的建設(shè)，來有效實(shí)施。首先，可以在檔案管理中，在某些環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)型，如將目錄數(shù)字化以提高檢索效率，或是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助分類和排列，來實(shí)現(xiàn)部分整理工作的數(shù)字化等。在檔案管理的數(shù)字化建設(shè)中，對于個(gè)別環(huán)節(jié)的數(shù)字轉(zhuǎn)化，既可以進(jìn)行資源的轉(zhuǎn)化，也能夠吸取一些經(jīng)驗(yàn)。通過個(gè)別環(huán)節(jié)的數(shù)字檔案建設(shè)，最終形成有效的整體檔案館的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

4.檔案管理電子化與人工智能化的建設(shè)

人工智能是未來社會(huì)管理的一個(gè)主要的趨勢，對于檔案管理來說，其本質(zhì)上也是信息資源的管理。檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，其主要目的也是對檔案進(jìn)行更加高效的利用。因此，在檔案管理的電子化與人工智能化建設(shè)，是檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型以及未來發(fā)展的主要目標(biāo)。在中共中央、國務(wù)院下發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出：加快推進(jìn)對重要檔案數(shù)字化成果進(jìn)行文字識別和語音識別。因此，在企業(yè)的檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，要廣泛利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，來加強(qiáng)檔案信息資源的信息智能化建設(shè)。同時(shí)，由于人工智能技術(shù)正處在不斷發(fā)展和完善的階段，在檔案管理的數(shù)字化建設(shè)中，要隨時(shí)進(jìn)行新的技術(shù)和設(shè)備更新，來不斷提升人工智能的應(yīng)用效果。

五、結(jié)語

檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，要根據(jù)企業(yè)自身的經(jīng)營與發(fā)展，合理進(jìn)行檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，要把握整體的方向，使得檔案的數(shù)字化構(gòu)建能夠切實(shí)有效地應(yīng)用于日常的企業(yè)管理和生產(chǎn)經(jīng)營中，提升檔案信息的利用率，這才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目的。同時(shí)也要認(rèn)識到，檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，要做好長遠(yuǎn)的規(guī)劃，按照科學(xué)的方法和途徑來逐步的實(shí)現(xiàn)。

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（作者單位：中國鐵路西安局集團(tuán)有限公司閻良工務(wù)段）

作者簡介：安妮鴿（1983-），女，漢族，陜西渭南人，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。