南京工程學(xué)院紙質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)踐及思考

王調(diào)江

摘 要：隨著信息時(shí)代的到來，檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。本文對(duì)南京工程學(xué)院紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)中遇到的問題及應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行了討論，以期為其他高校紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：南京工程學(xué)院;紙質(zhì)檔案數(shù)字化;實(shí)踐;思考

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息利用服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化、遠(yuǎn)程化成為新形勢(shì)下檔案利用的一種新方式，人們更加重視檔案信息資源的開發(fā)利用。早在2000年12月，國家檔案局、中央檔案館就將“加快檔案信息化建設(shè)”“加快檔案數(shù)字化進(jìn)程”列入《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”規(guī)劃》中。同月，國家檔案局又在中國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會(huì)上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀等設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程（《DA/T31-2017紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》）。紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)是信息社會(huì)的要求，它有效地保護(hù)了檔案原件，方便了檔案的查閱，極大地提高了工作效率。

一、我校紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作基本情況

我校紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)起步較晚，2013年才正式開始啟動(dòng)，剛開始的時(shí)候兩年開展一次，通過對(duì)外公開招標(biāo)方式進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工。2017年起，紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作納入學(xué)校每年的檔案工作計(jì)劃，采用對(duì)外公開招標(biāo)和檔案館自己加工相結(jié)合的方式，每年新歸檔的新生錄取名冊(cè)、畢業(yè)生成績(jī)單、學(xué)籍卡、畢業(yè)生驗(yàn)印名冊(cè)、學(xué)位授予名冊(cè)等由檔案館工作人員自己加工處理，其余的仍然采用對(duì)外公開招標(biāo)方式。

我校非常重視紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，成立了由檔案館館長(zhǎng)牽頭、檔案館全體工作人員參與的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作小組，檔案一室（主要負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案和實(shí)物檔案）負(fù)責(zé)提供需要數(shù)字化的紙質(zhì)檔案清單，檔案二室（主要負(fù)責(zé)電子檔案和網(wǎng)絡(luò)管理）負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目的招標(biāo)和組織實(shí)施、協(xié)調(diào)管理。檔案館全體工作人員分工協(xié)作，每人負(fù)責(zé)幾個(gè)檔案門類，從確定當(dāng)年紙質(zhì)檔案數(shù)字化的范圍，到圖片掃描質(zhì)量和數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確率的檢查，全程跟進(jìn)。歷年來，我校已完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化10000余卷?，F(xiàn)就我校在紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交等基本環(huán)節(jié)中遇到的問題和大家進(jìn)行交流、討論，希望集思廣益，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，讓其他檔案人在做紙質(zhì)檔案數(shù)字化時(shí)少走些彎路。

二、我校紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中遇到的問題與對(duì)策

正式啟動(dòng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作前，我校更新了檔案管理軟件，并就紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行了專項(xiàng)調(diào)研，但紙上得來終覺淺，實(shí)際操作起來困難要多得多，只能是摸著石頭過河。

1.檔案工作經(jīng)費(fèi)有限，專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案數(shù)字化建設(shè)人才缺乏

檔案數(shù)字化建設(shè)投入的資金不足，人才缺乏，導(dǎo)致檔案數(shù)字化工作起步艱難，這是很多基層檔案部門面臨的共性問題?！昂娩撘迷诘度猩稀薄榱俗層邢薜慕?jīng)費(fèi)發(fā)揮最大的作用，我們根據(jù)檔案的利用率、亟待搶救程度、珍貴程度統(tǒng)籌規(guī)劃，確定了分階段開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的原則。首先是歷年新生錄取名冊(cè)、畢業(yè)生成績(jī)單、學(xué)籍卡、畢業(yè)生驗(yàn)印名冊(cè)、學(xué)位授予名冊(cè)等，這一部分檔案是日常工作中利用率最高的。其次是建國前的老檔案，我校館藏中有不少新中國成立前的老檔案，這一部分檔案由于年代久遠(yuǎn)，紙質(zhì)已經(jīng)發(fā)黃發(fā)脆，使用檔案原件會(huì)加劇檔案的破損，亟待盡快搶救。再接下來是教職工人事任免、職稱評(píng)定、表彰獎(jiǎng)勵(lì)和科研項(xiàng)目等，每年職稱評(píng)審的時(shí)候，都會(huì)有很多老師前來查詢。最后是其他檔案，按照年度由近往前推，依次進(jìn)行數(shù)字化掃描。

2.數(shù)字化前的準(zhǔn)備工作

紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，經(jīng)常遇到案卷內(nèi)目錄與文件內(nèi)容不相符的情況，尤其是老檔案，經(jīng)常出現(xiàn)題目擬寫不全、頁碼漏編、漏文件等情況，因此一定要做好數(shù)字化前的準(zhǔn)備工作。

首先要確定哪些案卷需要數(shù)字化，對(duì)需要數(shù)字化的案卷最好先檢查一遍，看看頁碼編寫有無錯(cuò)誤，卷內(nèi)文件目錄與文件內(nèi)容相不相符。頁碼編寫錯(cuò)誤或者漏編的要重新編寫;對(duì)有文件而沒有目錄的要補(bǔ)充目錄;對(duì)有目錄而沒有文件或者檔案有所缺失、缺頁的，要如實(shí)填寫《館藏檔案卷內(nèi)文件材料登記備查表》，經(jīng)檔案館和立卷歸檔部門相關(guān)人員認(rèn)可簽字。在掃描時(shí)將《備查表》掃描在所缺內(nèi)容位置，這樣在查閱該卷檔案時(shí)，其缺失、不完整等情況就一目了然。

其次對(duì)于涉密檔案，要求在數(shù)字化前對(duì)檔案全宗進(jìn)行摸底，由館長(zhǎng)和部門保密員共同確定涉密案卷并進(jìn)行詳細(xì)登記，如上級(jí)單位下發(fā)的具有保密性質(zhì)的文件和學(xué)校管理過程中產(chǎn)生的涉密文件等。出于涉密信息安全考慮，我校暫未對(duì)涉密紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，如確實(shí)需要數(shù)字化，待條件成熟時(shí)由檔案館自己來進(jìn)行。

3.紙質(zhì)檔案數(shù)字化時(shí)掃描頁的確定

我校剛開始紙質(zhì)檔案數(shù)字化時(shí)，不少檔案都是挑掃的，這雖然在一定程度上緩解了當(dāng)時(shí)經(jīng)費(fèi)緊張的壓力，但也留下了很多遺留問題。一是數(shù)字化加工從業(yè)人員對(duì)區(qū)分和剔除掃描或不掃描文件的界定能力有限，經(jīng)常是該掃描的沒有掃，不需要掃描的又掃了。二是時(shí)間長(zhǎng)了，檔案館工作人員也不一定記得哪些掃描了，哪些沒有掃描，以后想再補(bǔ)做數(shù)字化時(shí)只能整卷重掃，反而造成人力、物力、財(cái)力等資源浪費(fèi)。三是從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展要求來看，建設(shè)數(shù)字檔案館對(duì)檔案的整體數(shù)字化程度有明確的要求，“東一榔頭西一棒子”，不如步步為營(yíng)，久久為功，一次少做點(diǎn)，但一次做全、做好。因此原則上應(yīng)將確定為數(shù)字化對(duì)象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進(jìn)行挑掃，如確有不需要掃描的頁面應(yīng)加以標(biāo)注。

掃描時(shí)一般只掃描原文，但在實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)，案卷的卷皮和備考表有時(shí)也有一定的信息量，這一類卷皮和備考表最好掃描。卷內(nèi)文件目錄也最好掃描，便于數(shù)字化圖片合成PDF時(shí)參考頁號(hào)起止。

近年來，隨著大家檔案意識(shí)的提高及管理的規(guī)范化，許多兼職檔案員在立卷錄入時(shí)就上傳了對(duì)應(yīng)的WORD、EXCEL電子文件，有的人認(rèn)為紙質(zhì)檔案數(shù)字化時(shí)這一部分檔案不需要掃描了，再次掃描是浪費(fèi)時(shí)間。但我們認(rèn)為WORD、EXCEL文件容易更改，而且很多時(shí)候這種電子文件是沒有加蓋公章或電子簽章的，不能作為電子檔案存儲(chǔ)，必須重新掃描。

4.歷史檔案案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄的著錄

歷史檔案案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄中很多是手寫的，有的是繁體，有的是簡(jiǎn)寫，有的是草書，有的是自創(chuàng)體，總之是五花八門，在寫的過程中，一筆畫的增減，一個(gè)字的有無，都影響到檔案內(nèi)容的真實(shí)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工公司從業(yè)人員文化程度普遍偏低，經(jīng)過系統(tǒng)檔案專業(yè)教育的人員很少，有的人甚至沒有接受過任何培訓(xùn)就直接上崗，加上有的人責(zé)任心不強(qiáng)，難免在實(shí)際著錄工作中出現(xiàn)差錯(cuò)。對(duì)這一類手寫的歷史檔案目錄，我校采取組織檔案館工作人員集中著錄的方式，著錄人員遇到潦草難辨的手寫體或者繁、簡(jiǎn)寫字時(shí)第一時(shí)間跟其他工作人員一起辨認(rèn)，如還不能確認(rèn)，再向退休老教師和寫草書的書法愛好者請(qǐng)教。這樣一方面可以保證著錄的正確率，另一方面也可以大大節(jié)約紙質(zhì)檔案數(shù)字化經(jīng)費(fèi)。

5.涉及人名的紙質(zhì)檔案數(shù)字化

有關(guān)學(xué)生的新生錄取名冊(cè)、畢業(yè)生成績(jī)單、學(xué)籍卡、畢業(yè)生驗(yàn)印名冊(cè)、學(xué)位授予名冊(cè)等，要求掛接到人，一張新生錄取名冊(cè)上所有的新生名字都關(guān)聯(lián)同一張數(shù)字化圖片，輸入“張三”，有關(guān)“張三”的新生錄取名冊(cè)、畢業(yè)生成績(jī)單、學(xué)籍卡、畢業(yè)生驗(yàn)印名冊(cè)、學(xué)位授予名冊(cè)等都能一次查詢出來并可以選擇性地進(jìn)行打印。有關(guān)教師人事任免、職稱評(píng)定、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、科研項(xiàng)目等涉及個(gè)人切身利益的文件材料，我們要求數(shù)字化加工公司在文件標(biāo)題內(nèi)錄入所有相關(guān)人員名字。

6.紙質(zhì)檔案數(shù)字化時(shí)是否拆卷

紙質(zhì)檔案數(shù)字化時(shí)是否進(jìn)行拆卷，拆卷后是否需要重新裝訂的問題，從檔案保護(hù)的角度考慮，反復(fù)裝訂本身就會(huì)對(duì)檔案有破壞，加上操作人員的熟練程度和責(zé)任心問題，很難做到在原來打孔或者裝訂的位置進(jìn)行裝訂，一定程度上會(huì)影響到檔案壽命。但從掃描圖片質(zhì)量來說，拆卷后進(jìn)行掃描質(zhì)量要比不拆卷好很多，特別是對(duì)于一些裝訂線和內(nèi)容很接近的文件，不拆卷的話很難把內(nèi)容掃描完整。另外，拆卷后如果發(fā)現(xiàn)卷內(nèi)有頁碼編錯(cuò)或者漏編的情況，可以及時(shí)更正，保證了文件的連續(xù)性，也避免了掛接的時(shí)候因?yàn)轫摯a錯(cuò)誤而導(dǎo)致PDF合成錯(cuò)誤。我校沒有實(shí)施立卷改革，紙質(zhì)檔案一直是以卷為單位進(jìn)行整理，除了裝訂成書的，在數(shù)字化掃描前都要進(jìn)行拆卷，拆除裝訂物，待掃描結(jié)束后再重新裝訂起來。

7.掃描設(shè)備的選擇

掃描設(shè)備的選擇應(yīng)特別注意對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù)，盡量采用對(duì)檔案實(shí)體破壞性小的掃描設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化。比如近期形成的紙質(zhì)厚實(shí)、平整的A4紙大小的文件材料，可以用高速掃描儀;新生錄取名冊(cè)那種又薄又卷的紙張和發(fā)黃發(fā)脆的歷史老檔案必須用平板掃描儀，以免破壞檔案;裝訂成書的拆卷時(shí)容易破壞檔案，重新裝訂時(shí)也無法恢復(fù)原貌，最好用書刊掃描儀。

8.紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果驗(yàn)收

紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果驗(yàn)收包括掃描圖片驗(yàn)收和數(shù)據(jù)掛接驗(yàn)收兩個(gè)方面。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作專項(xiàng)調(diào)研時(shí)，我們發(fā)現(xiàn)有的單位在實(shí)施數(shù)字化時(shí)對(duì)掃描圖片分辨率沒有提出明確要求，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工公司為了追求掃描速度有意降低圖片分辨率，導(dǎo)致圖片打印時(shí)失真、模糊。因此我校根據(jù)項(xiàng)目招標(biāo)文件和項(xiàng)目合同，制定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范，對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化全過程進(jìn)行有效地控制，確保數(shù)字化成果質(zhì)量。一般文件的掃描分辨率要求不小于300dpi，照片和需要高精度仿真復(fù)制的檔案，掃描分辨率要求不小于600 dpi。每天一上班，我們會(huì)安排專人把前一天掃描的圖片全部拷出來，組織全館工作人員進(jìn)行完整度、清晰度、偏斜度檢查，數(shù)字圖像不完整、無法識(shí)別或圖像失真度較大的圖像和漏掃、重掃、多掃等情況，一一列表反饋要求調(diào)整或重掃并及時(shí)跟進(jìn)重新檢查。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工公司完成數(shù)據(jù)掛接工作后，檔案館工作人員對(duì)照紙質(zhì)檔案數(shù)字化移交清單，逐卷逐件檢查，首先是看掛沒掛，然后是掛了的能不能打開，打開以后再檢查PDF圖像合成正確不正確，并抽樣檢查打印效果。

9.紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理

必須加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理，確保檔案實(shí)體和檔案信息的安全。一是確保紙質(zhì)檔案不受破壞，輕拿輕放。二是確保紙質(zhì)檔案實(shí)體不要丟失，檔案領(lǐng)取、收回需要詳細(xì)的交接清單，檔案館分管老師和數(shù)字化加工公司執(zhí)行經(jīng)理共同清點(diǎn)無誤后雙方簽字方可進(jìn)行交接出庫、入庫。三是確保數(shù)字化后的成果不外泄，與數(shù)字化加工公司簽訂保密協(xié)議，明確要求數(shù)字化工作人員不得攜帶U盤、移動(dòng)硬盤等設(shè)備進(jìn)入辦公場(chǎng)所。四是確保檔案數(shù)據(jù)傳輸過程中的安全。由于計(jì)算機(jī)病毒的存在，在數(shù)據(jù)傳輸過程中，容易被計(jì)算機(jī)病毒所感染，加上惡意攻擊等行為，需要對(duì)應(yīng)水平的技術(shù)保障體系，并做好檔案數(shù)據(jù)的備份工作。

三、對(duì)我校紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的幾點(diǎn)思考

我校紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作還處于探索論證的初級(jí)階段，為了有效確保檔案數(shù)字化建設(shè)取得快速發(fā)展，必須認(rèn)識(shí)到目前數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題，積極改善當(dāng)前所面臨的一系列問題，通過加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化建設(shè)的重視程度，提高檔案管理工作人員專業(yè)技能素養(yǎng)以及不斷完善檔案管理制度，確保相關(guān)信息安全等措施來促進(jìn)學(xué)校數(shù)字化建設(shè)的快速發(fā)展。

1.提高認(rèn)識(shí)，更新觀念，高度重視紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。我們要加強(qiáng)《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》的學(xué)習(xí)和宣傳力度，增強(qiáng)全體教職工的檔案意識(shí)，提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作和紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作重要性的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展，將檔案數(shù)字化納入學(xué)校信息化發(fā)展規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等的對(duì)接，做好校內(nèi)各部門（單位）在辦公自動(dòng)化過程中形成的電子文件的歸檔與管理工作，提升檔案工作服務(wù)學(xué)校和社會(huì)的能力。

2.提升檔案管理安全意識(shí)。很多人對(duì)檔案安全工作的認(rèn)識(shí)還只停留在紙質(zhì)檔案等載體的安全保密上，對(duì)網(wǎng)絡(luò)化中的檔案信息的安全、保密問題認(rèn)識(shí)不足，以為信息沒丟就是做好信息的安全保密工作了。我們要加強(qiáng)檔案管理安全宣傳，了解、認(rèn)識(shí)檔案檔案管理安全的重要性，在日常工作中主動(dòng)采取并落實(shí)相應(yīng)的安全措施，預(yù)防安全問題的發(fā)生。建立并嚴(yán)格執(zhí)行安全責(zé)任制度，減少人為因素導(dǎo)致的檔案安全隱患，采用加密、防火墻、入侵檢測(cè)以及數(shù)字簽名等安全保障技術(shù)，提升電子檔案安全性。

3.積極引進(jìn)和培養(yǎng)檔案數(shù)字化人才。檔案數(shù)字化是一種新的檔案管理模式，其安全管理與傳統(tǒng)模式有很大區(qū)別，對(duì)檔案數(shù)字化管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，既要懂得檔案管理工作規(guī)范，又要熟悉計(jì)算機(jī)、檔案管理軟件、圖像處理等現(xiàn)代技術(shù)。

4.加強(qiáng)檔案數(shù)字化軟硬件設(shè)施建設(shè)?！肮び破涫?，必先利其器。”軟硬件設(shè)施建設(shè)是做好檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)和前提，我們要加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，不斷改進(jìn)和完善與檔案數(shù)字化建設(shè)相匹配的檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備性能良好的計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、照相機(jī)、翻錄設(shè)備，擁有足夠存儲(chǔ)空間的服務(wù)器，建立專門的數(shù)據(jù)庫，升級(jí)檔案管理軟件，保證檔案數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]王良成，馬淑桂，郝晨輝 ，程春雨，杜琳琳，蔡 偉，宋 涌，王大眾，田 軍，曹 燕，李華峰.國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所;國家檔案局信息管理中心;國家檔案局技術(shù)部. DA/T 31-2017紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

[2]孟凡華 于佩蘭.豐寧滿族自治縣檔案局.檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)存在的問題及對(duì)策.辦公室業(yè)務(wù)[J]，2016

[3]彭薈吉.海南大學(xué).高校檔案數(shù)字化建設(shè)的常見問題及解決對(duì)策.信息化建設(shè)[J]城建檔案，2020

（作者單位：南京工程學(xué)院檔案館）