檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對(duì)策

鐘連升

烏蘭浩特市環(huán)衛(wèi)處

一、檔案管理現(xiàn)代化的重要意義

檔案管理要隨著時(shí)代的進(jìn)步而進(jìn)步，要不斷地改進(jìn)，運(yùn)用時(shí)代發(fā)展中的最新科技和技術(shù)，最大化地提高檔案管理的工作效率，提升檔案管理的質(zhì)量，與此同時(shí)，也能讓相關(guān)工作人員的工作更輕松一些。在當(dāng)下的工作中，利用當(dāng)下最新的技術(shù)使得檔案信息做到共享，不再使用之前的紙質(zhì)版檔案，統(tǒng)一切換成電子版檔案，讓日程的檔案管理工作能更加方面，查詢起來(lái)也能更高效，更容易，而且還大大的節(jié)省了檔案的存儲(chǔ)空間，一舉兩得，加快推薦檔案管理工作。

二、檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展現(xiàn)狀分析

1.相關(guān)工作人員意識(shí)欠缺。

在目前工作當(dāng)中，管理人員素質(zhì)高低不等，主要是因?yàn)闄n案管理崗位人才缺乏，招聘困難，人們覺(jué)得檔案管理工作沒(méi)有意思，乏味，普遍對(duì)于這項(xiàng)工作的接受度不高，導(dǎo)致招聘上來(lái)的人員綜合能力并不高。

2.檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)不完善。

檔案管理工作需要從不止一個(gè)方面去把握，也不只是簡(jiǎn)單的系統(tǒng)或者設(shè)備的更新，方方面面需要彼此制衡，互相協(xié)調(diào)，才能把工作做好。這中間不斷需要最新的管理理論做支撐，但是，這方面工作離不開(kāi)上層領(lǐng)導(dǎo)的高度認(rèn)可和鼎力支持，同時(shí)對(duì)應(yīng)的部門(mén)，相關(guān)的工作人員和管理人員也需要配合到位，彼此協(xié)調(diào)，做到及時(shí)溝通和交流，不斷學(xué)習(xí)，實(shí)時(shí)進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)我們檔案管理的高速發(fā)展。

3.檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程和標(biāo)準(zhǔn)不一致。

在我國(guó)共同執(zhí)行現(xiàn)代化檔案管理工作過(guò)程中，有些關(guān)注度高的地方和部門(mén)能及時(shí)獲取到先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，但是較多的區(qū)域并非如此，并不能及時(shí)獲取，需要一段時(shí)間進(jìn)行過(guò)度。還會(huì)面臨的挑戰(zhàn)就是，就算是擁有最新的設(shè)備和技術(shù)，但是因?yàn)榈赜虻牟町惷總€(gè)設(shè)備的型號(hào)和性能都有多多少少的不同，統(tǒng)一性并不能很好的做到，對(duì)于現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)的定義也有不一。

三、檔案管理現(xiàn)代化的改革策略

1.創(chuàng)新管理手段。

傳統(tǒng)的管理手段太過(guò)于陳舊，我們應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)步，對(duì)于國(guó)外領(lǐng)先的管理辦法要吸收運(yùn)用，根據(jù)當(dāng)下的具體情況，活學(xué)活用。在創(chuàng)新管理手段的基礎(chǔ)上，對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的資源也要時(shí)時(shí)更新，匹配上社會(huì)的發(fā)展速度。與時(shí)俱進(jìn)，才能在發(fā)展中獲取更多的競(jìng)爭(zhēng)力。

2.轉(zhuǎn)變觀念，儲(chǔ)備人才。

首先，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，檔案工作的性質(zhì)和任務(wù)發(fā)生了變化。要更新觀念，更新觀念，努力擺脫檔案管理原有的思維模式，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，樹(shù)立科學(xué)的思維意識(shí)和效率意識(shí)。其次，檔案管理的現(xiàn)代化對(duì)檔案管理者提出了更高、更嚴(yán)格的要求。必須具備非常重要的檔案理論和足夠的實(shí)踐知識(shí)，以及經(jīng)濟(jì)學(xué)、信息技術(shù)和寫(xiě)作方面的綜合知識(shí)。因此，必須加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，注重選拔優(yōu)秀檔案管理人才，使他們走向現(xiàn)代檔案管理的前沿。

3.加大對(duì)硬件設(shè)施建設(shè)的資金投入。

實(shí)現(xiàn)辦公室設(shè)備的現(xiàn)代化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的首要條件，現(xiàn)代化設(shè)備包括先進(jìn)的掃描儀、光盤(pán)等在內(nèi)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。與此同時(shí)，加快實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化和檔案管理信息化的步伐也是至關(guān)重要的一環(huán)，這就要強(qiáng)化通用實(shí)用軟件的研發(fā)，使科技在檔案管理中得到充分發(fā)揮。充足的資金是檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)最重要的條件，相關(guān)部門(mén)需要積極爭(zhēng)取更多的資金支持。除此之外，檔案管理現(xiàn)代化也要高度重視，必要的時(shí)候，要制定新的政策，加大資金投入，加強(qiáng)技術(shù)輸入，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，為檔案管理現(xiàn)代化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的統(tǒng)一管理。

由于現(xiàn)代化進(jìn)程的不一致性和標(biāo)準(zhǔn)的不一致性，現(xiàn)代化工作中容易出現(xiàn)問(wèn)題。因此，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，有必要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理。在現(xiàn)代化工作開(kāi)始之前，必須統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)該設(shè)備。設(shè)備采購(gòu)后，應(yīng)將數(shù)據(jù)、系統(tǒng)等整合到管理中，以方便相關(guān)文檔管理單位更好地工作。此外，不僅要購(gòu)買(mǎi)相同的設(shè)備，還要使用相同的系統(tǒng)實(shí)時(shí)共享數(shù)據(jù)，以確保所有檔案管理單位能夠及時(shí)共享第一手信息。但是在數(shù)據(jù)共享中，一定要注意文件管理數(shù)據(jù)的安全性。避免不法分子利用私人信息共享平臺(tái)竊取，造成檔案管理單位損失。為了保證檔案管理的現(xiàn)代化能夠更好地推進(jìn)，我們應(yīng)該盡量選擇熟練的人員來(lái)操作設(shè)備工作。只有當(dāng)相關(guān)設(shè)備完全掌握并介紹給博物館工作人員后，所有工作人員才能投入到現(xiàn)代設(shè)備的使用中。

四、結(jié)束語(yǔ)

在我國(guó)的檔案管理部門(mén)，還存在著一系列的問(wèn)題，比如說(shuō)實(shí)行的標(biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)方面交流并不通順等等，針對(duì)于這些問(wèn)題就必須要需要系統(tǒng)化的管理。第一項(xiàng)需要統(tǒng)一的就是管理過(guò)程中涉及到的各種設(shè)備和配置參數(shù)，再者就是操作系統(tǒng)的整齊劃一，只有這樣才能大幅的的提高信息和數(shù)據(jù)的交流能力。與此同時(shí)，需要格外注意數(shù)據(jù)的安全系數(shù)，以防資料被不法人員竊取。