高校檔案管理的多元化發(fā)展探討

索曉欣

摘 要：高等院校檔案所涉及的內(nèi)容非常廣泛，主要包括招生、教學(xué)、科研以及各項(xiàng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的一些對(duì)學(xué)校、學(xué)生以及社會(huì)具有一定保存價(jià)值的文字、聲像以及圖表等。從高等院校以往檔案管理模式來(lái)看，無(wú)論是管理方式還是檔案資源都比較單一。為了適應(yīng)高等院校的發(fā)展，就必須推動(dòng)高等院校檔案管理朝著多元化的方向發(fā)展，只有這樣才能夠充分發(fā)揮高等院校檔案的重要價(jià)值。筆者針對(duì)高等院校檔案管理多元化發(fā)展的必要性和主要要求進(jìn)行了探究與分析，并提出了高等院校檔案管理多元化發(fā)展的有效策略，希望有助于高等院校檔案管理工作重要價(jià)值的充分發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：高等院校;檔案管理;多元化;發(fā)展策略

中圖分類號(hào)：G270? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? 文章編號(hào)：1673-260X（2021）10-0072-03

在人類發(fā)展史上，檔案發(fā)揮著不可替代的重要作用，是人類進(jìn)行歷史研究的重要查考憑證。對(duì)于高等院校來(lái)說(shuō)，在其發(fā)展過(guò)程中，產(chǎn)生了大量的信息資料，隨著高等院校的不斷發(fā)展，檔案管理工作的重要性逐漸地凸顯出來(lái)。傳統(tǒng)檔案管理中存在的諸多弊端也隨之暴露出來(lái)，因此，高等院校應(yīng)該注重加強(qiáng)檔案管理多元化發(fā)展，不斷地優(yōu)化和完善檔案管理工作。

1 高等院校檔案管理多元化發(fā)展的必要性

1.1 高等院校檔案管理工作的多樣性

對(duì)于高等院校來(lái)說(shuō)，檔案是聯(lián)系高等院校內(nèi)部和社會(huì)的重要紐帶。高等院校檔案管理工作的主要內(nèi)容就是收集各種所需的資料信息，并對(duì)其進(jìn)行整理、統(tǒng)計(jì)，最后保存下來(lái)，以此為高等院校日后的使用做好充分的準(zhǔn)備工作。因此，從高等院校檔案管理的基本流程來(lái)看，不管是高等院校的檔案資料還是管理工作都具有多樣化的特點(diǎn)。在完成檔案整理、統(tǒng)計(jì)和存儲(chǔ)等工作后，為了提高檔案的使用效率，需要結(jié)合檔案資料的內(nèi)容，對(duì)其進(jìn)行合理的分類，并充分利用信息化技術(shù)手段設(shè)置相應(yīng)的檔案檢索工具，這樣更加有助于檔案資料的充分利用。除此之外，還應(yīng)該結(jié)合檔案的實(shí)際使用情況對(duì)檔案進(jìn)行區(qū)分，并且檔案管理室需要配備相應(yīng)的安保設(shè)施。高等院校在實(shí)施檔案管理工作的過(guò)程中還必須嚴(yán)格遵守我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)和政策的規(guī)定，這也體現(xiàn)了高等院校檔案管理工作具有較強(qiáng)的政治色彩。因此，部分檔案資料需要保密不可以對(duì)外開(kāi)放，必要情況下，高等院校在完成使用后需要將其銷毀。這就要求高等院校檔案管理工作必須朝著多元化的方向發(fā)展。

1.2 高等院校檔案分類的多樣性

高等院校的檔案資料可以按照其自身的職能和所屬部門(mén)劃分為不同的種類，主要包括：（1）黨建類：主要涉及高等院校工會(huì)、黨委以及團(tuán)組織等各種會(huì)議記錄、各種文件以及工作計(jì)劃等。（2）行政類：主要涉及高等院校行政工作中的各種材料、紀(jì)要以及問(wèn)津等。（3）學(xué)生類：主要涉及學(xué)生的學(xué)籍、檔案、黨團(tuán)關(guān)系以及獎(jiǎng)懲記錄等。（4）教學(xué)科研類：主要涉及相關(guān)教學(xué)研究、教學(xué)實(shí)踐以及教學(xué)管理方面的文件。（5）儀器設(shè)備類：主要涉及高等院校擁有各種儀器設(shè)備的相關(guān)文件和技術(shù)資料，其中包括國(guó)產(chǎn)的儀器設(shè)備，也包括進(jìn)口的儀器設(shè)備。（6）出版類：主要涉及高等院校所出版的一些學(xué)術(shù)類刊物以及學(xué)報(bào)等的原始稿件和樣板稿件等。（7）外事交流類：主要涉及高等院校任課教師以及工作人員外出考察、留學(xué)以及參與合作研究中所形成的具有價(jià)值的資料和文件等。由此可見(jiàn)，高等院校的方案分類具有多樣性的特點(diǎn)，這也決定著檔案管理工作需要朝著多元化發(fā)展。

1.3 檔案材料載體形式的多樣性

高等院校檔案材料載體形式具有多樣性的特點(diǎn)，并非是整齊劃一的，主要分為紙質(zhì)檔案、錄音檔案、錄像檔案、膠片檔案、圖像檔案、電子檔案以及實(shí)物檔案等。檔案材料的載體形式不同，其歸類、編目、保存以及使用的方式自然也就有所不同。如果將不同載體形式的檔案材料統(tǒng)一對(duì)待和處理，最終將致使各檔案資料很難對(duì)號(hào)入座，對(duì)檔案材料的充分利用將造成嚴(yán)重的影響。例如：對(duì)于紙質(zhì)檔案材料，高等院校在管理的過(guò)程中應(yīng)該注重做好防霉、防潮、防鼠蟲(chóng)工作，在使用的過(guò)程中，要謹(jǐn)慎小心，避免將其撕壞或者污染，也不可以隨意地涂改這些檔案材料。對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，高等院校在實(shí)施管理的過(guò)程中，則需要注重對(duì)存儲(chǔ)器、信息傳輸渠道以及程序安全性等問(wèn)題的關(guān)注，在使用的過(guò)程中，需要注意病毒的入侵對(duì)文件惡意進(jìn)行復(fù)制、刪除、修改等，以此確保電子檔案的充分利用。正是因?yàn)楦叩仍盒n案材料載體形式具有多樣性特點(diǎn)，所以，高等院校應(yīng)該實(shí)施多元化檔案管理，以此確保不同載體形式的檔案材料都能夠得到妥善的保存與使用。

2 高等院校檔案管理多元化發(fā)展的主要要求

2.1 多元化的檔案管理工作人員結(jié)構(gòu)

檔案管理工作人員具備的知識(shí)體系、思想政治面貌以及綜合素養(yǎng)直接影響著高等院校檔案管理工作的效果，甚至影響著檔案管理的發(fā)展^[1]。在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的社會(huì)背景下，隨著改革開(kāi)放，高等院校的檔案已經(jīng)從以往的內(nèi)向型、封閉式逐漸地轉(zhuǎn)變?yōu)橥庀蛐汀㈤_(kāi)放式，服務(wù)模式也由以往的被動(dòng)式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)式。高等院校檔案發(fā)生的這一巨大改變需要一支具有多元化結(jié)構(gòu)的檔案管理工作人員隊(duì)伍來(lái)支撐，這樣才能夠使高等院校檔案館的功能與學(xué)科越來(lái)越豐富和多元化，從而進(jìn)一步促進(jìn)高等院校檔案館的發(fā)展。

例如：某高等院校，隨著不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理工作越來(lái)越重視，并積極地引進(jìn)了一批具有較高專業(yè)水平的檔案管理工作人員，其中不單單包括檔案專業(yè)的人才，還包括計(jì)算機(jī)專業(yè)、信息科學(xué)專業(yè)以及英語(yǔ)專業(yè)的人才，極大地豐富了高等院校檔案管理人才隊(duì)伍，為高等院校檔案管理的多元化發(fā)展奠定了良好的人才基礎(chǔ)。

2.2 多元化的檔案資源結(jié)構(gòu)

教育部對(duì)高等院校檔案資源的類型做出了明確規(guī)定，主要包括：外事檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案、出版檔案、設(shè)備檔案、學(xué)生檔案、財(cái)會(huì)檔案、教學(xué)檔案、基建檔案、黨群檔案、行政檔案11類^[2]。

多數(shù)高等院校檔案館保存的都是一些有關(guān)教學(xué)和黨政部門(mén)方面的檔案和資料等，檔案載體形式不僅缺乏多樣性，同時(shí)還不整齊統(tǒng)一，并且儲(chǔ)存的檔案資料不能夠充分體現(xiàn)自身的特色和高等院校的歷史發(fā)展全貌。因此，高等院校在進(jìn)行檔案資源收集時(shí)，應(yīng)該注重檔案資源結(jié)構(gòu)的多元化，收集一些具有不同載體形式的檔案資料。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，高等院?？梢院侠淼厥占恍┚哂兄庇^、靈活載體形式的聲像檔案、實(shí)物檔案等。以此做到與時(shí)俱進(jìn)，并更好地為廣大用戶服務(wù)。

2.3 多元化的檔案管理模式

在完成檔案資料收集后，需要對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的整理。在以往的高等院校檔案管理工作模式中，僅僅是將收集的檔案資料進(jìn)行了分類排序、編目、裝訂最后排放，這樣的檔案管理模式雖然在管理上很容易，但是也有一定的弊端。因?yàn)楝F(xiàn)代的知識(shí)內(nèi)容與傳統(tǒng)的知識(shí)內(nèi)容在交叉點(diǎn)上存在不同的融合性，按照傳統(tǒng)的檔案分類很難從多個(gè)角度和層次體現(xiàn)出檔案資料所涉及的內(nèi)容^[3]，像在研究高等院校發(fā)展史的過(guò)程中，需要從高等院校的教學(xué)、科研、基建等多個(gè)方面進(jìn)行研究與了解，而在傳統(tǒng)的檔案管理分類中，這些檔案資料在不同的檔案類別中，這就需要消耗一定的物力、人力和時(shí)間去整理，然后才能夠使用。因此，高等院校在實(shí)施檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)該采用多元化的管理模式。

例如：某高等院校在實(shí)施檔案管理工作的過(guò)程中，利用信息化手段建立了不同專題的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，將與專題相符的所有檔案資料整合在一起，充分體現(xiàn)每一個(gè)檔案主題的內(nèi)容，極大地方便了用戶的使用。

3 高等院校檔案管理多元化發(fā)展的有效策略

3.1 積極地更新檔案管理工作理念和手段

為了促進(jìn)高等院校檔案管理多元化發(fā)展，首要任務(wù)就是積極地更新檔案管理工作理念和手段，從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度考慮檔案管理工作的實(shí)施，保證檔案管理的發(fā)展與高等院校的發(fā)展相協(xié)同^[4]。首先，高等院校檔案管理工作人員應(yīng)該樹(shù)立起服務(wù)當(dāng)前、面向未來(lái)，服務(wù)公眾、面向社會(huì)，服務(wù)教學(xué)、面向?qū)W生的理念，并不斷地創(chuàng)新檔案管理工作，轉(zhuǎn)變以往的管理方式和手段。其次，在實(shí)施檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)該朝著現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變，將現(xiàn)代化的科學(xué)信息技術(shù)融入其中，構(gòu)建現(xiàn)代化、智能化、自動(dòng)化的檔案管理模式和手段。

3.2 注重加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培養(yǎng)

為了更好地實(shí)現(xiàn)高等院校檔案管理多元化發(fā)展，高等院校應(yīng)該注重加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培養(yǎng)，注重提高檔案管理工作人員的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)。首先，定期地組織檔案管理工作人員進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，促使每一名檔案管理工作人員都能夠全面地了解檔案管理系統(tǒng)的操作規(guī)范和電子檔案的特征，并了解一定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息安全知識(shí)，以此加強(qiáng)對(duì)檔案資料的安全保護(hù)。其次，作為一名檔案管理工作人員，應(yīng)該不斷地進(jìn)行自我提高和自我完善，認(rèn)真地學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)和技術(shù)，熟悉高等院校檔案管理工作的所有操作流程和技巧，在保證工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上，提高工作的效率[5]。另外，高等院校檔案管理工作人員在平時(shí)的工作中，要注重加強(qiáng)對(duì)檔案資料的收集、整理和存儲(chǔ)等，并加強(qiáng)與其他院校檔案管理工作人員之間的交流，以此互相學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，在相互交流工作經(jīng)驗(yàn)過(guò)程中，提高自身的專業(yè)能力和工作效率。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著高等院校的不斷發(fā)展，形成的檔案資料越來(lái)越多，檔案管理多元化發(fā)展的必要性也隨之日益明顯。高等院校檔案管理多元化發(fā)展要求檔案資料的結(jié)構(gòu)多元化、檔案管理工作人員的機(jī)構(gòu)多元化、檔案管理工作模式多元化。為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理多元化發(fā)展，高等院校應(yīng)該積極地更新檔案管理工作理念和手段，并注重加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培養(yǎng)，以此不斷地提高其專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)，從而不斷地推動(dòng)高等院校檔案管理多元化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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