科研院所科技檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變探討

摘要：伴隨著科學(xué)技術(shù)，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，我國已然進(jìn)入到了大數(shù)據(jù)時(shí)代?？蒲性核臋n案保存在這樣的時(shí)代背景之下也就需要及時(shí)地做出一些改變。本文集中分析了我國的科技館檔案在信息化大數(shù)據(jù)時(shí)代下展現(xiàn)的特征和展現(xiàn)出來的缺陷，以及面對(duì)這樣的問題需要做的實(shí)際性改變。在經(jīng)過這樣的思考之后主要的發(fā)展方向有如下四種：管理模式順應(yīng)數(shù)字化發(fā)展，針對(duì)數(shù)字化時(shí)代完善檔案保存方式，開拓更多的檔案保存數(shù)字化用途，建立起完善的檔案數(shù)字化保存體系。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;科技檔案管理;信息化改革;調(diào)整方式

科技檔案管理和保存工作對(duì)于我國整體的科技的傳承發(fā)展極為重要。因此，在現(xiàn)代化的大時(shí)代背景之下需要我們及時(shí)作出有利的調(diào)整和改變來快速適應(yīng)時(shí)代節(jié)奏。國家檔案局2002年印發(fā)的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中明確提出了“存量數(shù)字化，增量電子化”的檔案信息化工作基本思路，所以對(duì)于科技檔案的保存和維護(hù)時(shí)體現(xiàn)我國綜合國力提升的重要指標(biāo)。正因如此科技檔案的管理和保存一定要順應(yīng)時(shí)代要求，就像之前從紙質(zhì)信息到現(xiàn)在的數(shù)字化信息的轉(zhuǎn)變。在如今的大數(shù)據(jù)時(shí)代也不能只滿足于科技檔案的保存，而是要極力拓展信息資源的開發(fā)和利用方面的效益，來大量挖掘和拓展科技檔案在如今社會(huì)所能發(fā)揮的作用和價(jià)值。

一、科技檔案順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字化管理的意義

（一）有利于更好地幫助實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展

大數(shù)據(jù)時(shí)代要求檔案信息的管理必須要適應(yīng)數(shù)字化和計(jì)算機(jī)技術(shù)。只有在這樣的前提之下才能最終實(shí)現(xiàn)檔案信息不會(huì)在現(xiàn)如今社會(huì)遺失。而且在計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)字化方式的管理之下，各個(gè)檔案信息可以實(shí)現(xiàn)匯總和比較從而更好地相互交流，相互完善。這樣一來科技檔案信息的管理就不會(huì)只是對(duì)于文獻(xiàn)資料的保存，更多的還會(huì)有對(duì)于檔案信息之間的對(duì)比和交流，從而在當(dāng)代環(huán)境之下實(shí)現(xiàn)科技檔案信息的活化。這樣的管理工作才是真正有意義的，使得人在閱讀相關(guān)的檔案資料時(shí)不再只是普通的內(nèi)容了解，還會(huì)有過去和現(xiàn)在的信息相互結(jié)合的效果。

（二）有利于更好的開發(fā)和提升科技檔案管理系統(tǒng)

雖然數(shù)字化時(shí)代是特別需要交流和相互發(fā)展的，但是科技檔案信息的管理還是需要依據(jù)保存時(shí)的需要來做出相對(duì)應(yīng)的改變和調(diào)整。使得在打開文件時(shí)都會(huì)需要客戶端的開啟權(quán)限，在如此設(shè)置之后不管是機(jī)密文件還是非機(jī)密文件都可以實(shí)現(xiàn)較高安全系數(shù)的保存模式。這樣利用數(shù)據(jù)時(shí)代的技術(shù)特點(diǎn)的同時(shí)也要很好地保障科技檔案管理的隱秘性，作為現(xiàn)代信息技術(shù)的主要特點(diǎn)來進(jìn)行開發(fā)極大地降低了檔案保存的成本。這樣的高要求反過來也可以很好地促進(jìn)信息化技術(shù)的發(fā)展，以這樣的信息技術(shù)安全型保障為例就可以大概提供一個(gè)發(fā)展的方向，借助于檔案信息來幫助數(shù)字化進(jìn)行深度開發(fā)和促進(jìn)。這樣的相互促進(jìn)的過程一定要有完善的規(guī)定和法律體系的監(jiān)督和規(guī)劃，所以相關(guān)部門要做出表率及時(shí)依據(jù)具體情況制定符合保障機(jī)密科技檔案保存的規(guī)定。

（三）有利于更好地提升科技檔案管理的水平

在數(shù)字化時(shí)代到來之前，我們對(duì)科技檔案的管理和保存主要就是依靠這文獻(xiàn)的存儲(chǔ)和相關(guān)資料的及時(shí)翻閱。但是這樣的保存方式對(duì)于科技檔案自身的損傷極大，會(huì)遺留下許多問題。所以在進(jìn)入到信息化時(shí)代之后，我們就可以很好地利用這樣的數(shù)字化特點(diǎn)優(yōu)勢，將原本的文獻(xiàn)科技檔案資料轉(zhuǎn)化成相對(duì)應(yīng)的信息資料然后存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中。這樣對(duì)于文獻(xiàn)的保存就不會(huì)限制在紙質(zhì)上，從而大大減少因?yàn)椴馁|(zhì)問題出現(xiàn)的無法保管等問題。在使用計(jì)算機(jī)技術(shù)幫助存儲(chǔ)科研所科技檔案之后，每個(gè)檔案都會(huì)以數(shù)字化形式儲(chǔ)存，這樣在搜索應(yīng)用或者是檢查時(shí)都可以快速精確地找到檔案所在地緊接著迅速開始工作，這樣就會(huì)帶來極大的便捷。還有就是在借助于信息化存儲(chǔ)的幫助下，我們可以很好地將原本文獻(xiàn)資料所需要的存儲(chǔ)空間大大減少，甚至只需要一個(gè)主機(jī)就可以保存下很多的文獻(xiàn)資料。這以上幾方面的改變都是數(shù)據(jù)化時(shí)代之下我們對(duì)于科技檔案的存儲(chǔ)可以做出的提升，由此就快速地將科技檔案的管理服務(wù)水平提升到一個(gè)較高的狀態(tài)。

二、數(shù)字化時(shí)代下科技檔案的工作思考

數(shù)字化時(shí)代之下，對(duì)于科技檔案的存儲(chǔ)和保護(hù)可以借助于信息技術(shù)的幫助從而提升到一個(gè)極高的水平。這樣的提升不僅將科技檔案的利用效率更大化，還很大程度上解決了科技檔案之前作為紙質(zhì)版文獻(xiàn)所帶來的一些缺點(diǎn)如不利于保存，翻閱文獻(xiàn)過于繁瑣以及占據(jù)空間太大等都很好的進(jìn)行了彌補(bǔ)。

（一）保障數(shù)字化工作的經(jīng)濟(jì)效益

對(duì)于檔案存儲(chǔ)來說，所要面臨的問題就是數(shù)量過于龐大，以及保存的時(shí)間會(huì)持續(xù)很久。這樣一來科技檔案的保存就會(huì)需要許多的人力，物理和空間時(shí)間資源。所以在思考如何進(jìn)行現(xiàn)代化的科技文獻(xiàn)存儲(chǔ)時(shí)最主要的就是要保障這樣大范圍涉及下的經(jīng)濟(jì)效益。最好的方式就是為檔案數(shù)字化框定好范圍，這樣便可以保持住科研檔案不會(huì)占用過多空間和不會(huì)雜亂分布，也可以幫助優(yōu)化對(duì)于科研檔案的管理。

（二）保障數(shù)字化管理科技檔案的連續(xù)性

數(shù)字化檔案的管理具有十分明顯的優(yōu)勢，就是在具體的保存過程中數(shù)據(jù)可以被很好地循環(huán)和利用。這樣一來就使得各個(gè)時(shí)間和各個(gè)內(nèi)容的文獻(xiàn)相互之間可以被很好地聯(lián)系和比較。對(duì)于紙質(zhì)版文獻(xiàn)檔案來說這是無法有效實(shí)現(xiàn)的，所以在數(shù)字化時(shí)代之下一定要好好使用這樣的優(yōu)勢做好文獻(xiàn)資料之間的連續(xù)性的有效利用。

（三）構(gòu)建出新的檔案收集體系保障科技檔案管理的規(guī)范性

對(duì)于檔案收集來說由于處于新的數(shù)據(jù)化時(shí)代之下，所以就需要很好地順應(yīng)這樣的時(shí)代特點(diǎn)來調(diào)整數(shù)據(jù)化管理體系，建立起符合這樣技術(shù)特點(diǎn)的存儲(chǔ)體系。

（四）保障科研檔案管理的安全性

對(duì)于科技檔案來說雖然不再是紙質(zhì)版的傳統(tǒng)管理，但是還是會(huì)面臨新的數(shù)據(jù)時(shí)代下的挑戰(zhàn)。所以在面對(duì)這樣的變化，我們就需要針對(duì)時(shí)代的新的特點(diǎn)做出相關(guān)的調(diào)整。從新的方面考慮和完善存儲(chǔ)體系，確保檔案信息的保存安全。

（五）建立科技檔案存儲(chǔ)的數(shù)字化結(jié)構(gòu)體系

在經(jīng)歷了改革和完善之后，文獻(xiàn)資料的保存就不再是對(duì)于紙質(zhì)資料的搬運(yùn)和存儲(chǔ)，而是檔案信息的處理和收集。所以相對(duì)應(yīng)的也就不想要在對(duì)固定的文獻(xiàn)資料做出相關(guān)的調(diào)整，更多的是要將新式設(shè)備像計(jì)算機(jī)，掃描機(jī)和路由器等用于數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的設(shè)備做好先關(guān)的改良和利用來建立起更好的管理體系。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡介：

王軍英，女，漢，1972年11月，河南省安陽縣，單位：中國電子科技集團(tuán)公司第二十二研究所，研究方向：檔案管理，學(xué)歷：本科，職稱：中級(jí)。單位所在地：河南省新鄉(xiāng)市。